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CONCEPTO 11 DE 2015

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá D.C.

XXXXXXXXXXXXXXX

ASUNTO:Su solicitud de concepto.

En atención a su comunicación radicada No. 8-2015-001569, en la cual solicita se emita concepto en el siguiente sentido: “si aplica para nuestros aprendices y/o aprendizas que estén en monitoria y apoyo de sostenimiento con monitoria, (realizan prácticas), de igual forma para los practicantes universitarios en el área de psicología, que en que están en el Centro Ad- honorem”, comedidamente me permito remitirle el texto del concepto emitido para la Secretaria General el pasado 05 de febrero, el cual se emitió en los siguientes términos:

Teniendo en cuenta que a partir del pasado 01 de febrero entró en vigencia el Decreto 0055 de 14 de enero de 2015 “Por el cual se reglamenta la afiliación de estudiantes al sistema General de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones”, esta Direccion en cumplimiento de las funciones establecidas en los numerales 3 y 5 del Decreto 249 de 2004, con el fin de orientar y propender porque las acciones de la institución se ajusten a la normatividad vigente y emitir directrices jurídicas para la aplicación de las normas por parte de la entidad, se permite hacer las siguientes precisiones para la correcta aplicación de la norma en comento:

El Sistema General de Riesgos Laborales (Artículo 1o de la Ley 1562 de 2012), es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.

Las disposiciones vigentes de salud ocupacional relacionadas con la prevención de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales y el mejoramiento de las condiciones de trabajo, hacen parte integral del Sistema General de Riesgos Laborales.

Son objetivos del Sistema General de Riesgos Laborales:

- Establecer las actividades de promoción y prevención tendientes a mejorar las condiciones de trabajo y salud de la población trabajadora, protegiéndola contra los riesgos derivados de la organización del trabajo que puedan afectar la salud individual o colectiva en los lugares de trabajo, tales como los físicos, químicos, biológicos, biomecánicos, psicosociales, de saneamiento y de seguridad.

- Fijar las prestaciones de atención de la salud de los trabajadores y las prestaciones económicas por incapacidad temporal a que haya lugar frente a las contingencias de accidente de trabajo y enfermedad Laboral.

- Reconocer y pagar a los afiliados las prestaciones económicas por incapacidad permanente parcial o invalidez, que se deriven de las contingencias de accidente de trabajo o enfermedad laboral y muerte de origen laboral.

- Fortalecer las actividades tendientes a establecer el origen de los accidentes de trabajo y las enfermedades laborales y el control de los agentes de riesgos laborales.

Son afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales (Artículo 4 de la Ley 1562 de 2012):

a) En forma obligatoria:

1. Los trabajadores dependientes nacionales o extranjeros, vinculados mediante contrato de trabajo escrito o verbal y los servidores públicos; las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas, tales como contratos civiles, comerciales o administrativos, con una duración superior a un mes y con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación.

2. Las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado son responsables conforme a la ley, del proceso de afiliación y pago de los aportes de los trabajadores asociados. Para tales efectos le son aplicables todas las disposiciones legales vigentes sobre la materia para trabajadores dependientes y de igual forma le son aplicables las obligaciones en materia de salud ocupacional, incluyendo la conformación del Comité Paritario de Salud Ocupacional (Copaso).

3. Los jubilados o pensionados, que se reincorporen a la fuerza laboral como trabajadores dependientes, vinculados mediante contrato de trabajo o como servidores públicos.

4. Los estudiantes de todos los niveles académicos de instituciones educativas públicas o privadas que deban ejecutar trabajos que signifiquen fuente de ingreso para la respectiva institución o cuyo entrenamiento o actividad formativa es requisito para la culminación de sus estudios, e involucra un riesgo ocupacional, de conformidad con la reglamentación que para el efecto se expida dentro del año siguiente a la publicación de la presente ley por parte de los Ministerio de Salud y Protección Social.

5. Los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogadas por el Ministerio de Trabajo como de alto riesgo. El pago de esta afiliación será por cuenta del contratante.

6. Los miembros de las agremiaciones o asociaciones cuyos trabajos signifiquen fuente de ingreso para la institución.

7. Los miembros activos del Subsistema Nacional de primera respuesta y el pago de la afiliación será a cargo del Ministerio del Interior, de conformidad con la normatividad pertinente.

b) En forma voluntaria:

Los trabajadores independientes y los informales, diferentes de los establecidos en el literal a) del presente artículo, podrán cotizar al Sistema de Riegos Laborales siempre y cuando coticen también al régimen contributivo en salud y de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Ministerio de Salud y Protección Social en coordinación con el Ministerio del Trabajo en la que se establecerá el valor de la cotización según el tipo de riesgo laboral al que está expuesta esta población.

Son responsabilidades del empleador según el Decreto Ley 1295 de 1994, art. 21:

a. “El pago de la totalidad de la cotización de los trabajadores a su servicio.

b. Trasladar el monto de las cotizaciones a la entidad Administradora de Riesgos Laborales correspondiente, dentro de los plazos que para el efecto señale el reglamento.

c. Procurar el cuidado integral de la salud de los trabajadores y de los ambientes de trabajo.

d. Programar, ejecutar y controlar el cumplimiento del programa de salud ocupacional de la empresa y procurar su financiación.

e. Notificar a la entidad administradora a la que se encuentre afiliado los accidentes de trabajo y las enfermedades laborales.

f. Facilitar los espacios y tiempos para la capacitación de los trabajadores a su cargo en materia de salud ocupacional y para adelantar los programas de promoción y prevención a cargo de las Administradoras de Riesgos Laborales (modificado por la Ley 1562 de 2012, art. 26).

g. Informar a la entidad Administradora de Riesgos Laborales a la que está afiliado, las novedades laborales de sus trabajadores.

Parágrafo 2: Referente al teletrabajo, las obligaciones del empleador en Riesgos Laborales y en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, son las definidas por la normatividad vigente” (adicionado por la Ley 1562 de 2012, art. 26).

Son además obligaciones del empleador las contenidas en las normas laborales y de salud ocupacional, que no sean contrarias a la ley”.

Son Obligaciones de los trabajadores, Decreto Ley 1295 de 1994, art. 22.:

a. “Procurar el cuidado integral de su salud.

b. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.

c. Colaborar y velar por el cumplimiento de las obligaciones contraídas por los empleadores en este decreto.

d. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de la empresa y asistir periódicamente a los programas de promoción y prevención adelantados por las Administradoras de Riesgos Laborales (modificado por la Ley 1562 de 2012, art. 27).

e. Participar en la prevención de los riesgos Laborales a través de los comités paritarios de salud ocupacional, o como vigías ocupacionales.

f. Los pensionados por invalidez por riesgos laborales, deberán

a. mantener actualizada la información sobre su domicilio, teléfono y demás datos que sirvan para efectuar las visitas de reconocimiento.

g. Los pensionados por invalidez por riesgos laborales deberán informar a la entidad Administradora de Riesgos Laborales correspondiente, en el momento en el cual desaparezca o se modifique la causa por la cual se otorgó la pensión, incluido el nivel de ingreso y sus cambios, las vinculaciones y retiros.

Parágrafo: referente al teletrabajo, las obligaciones del teletrabajador en Ios riesgos laborales y en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST son las definidas por la normatividad vigente” (adicionado por la Ley 1562 de 2012, art. 26).

Ahora bien, mediante sentencia del 10 de abril de 2014 en el trámite de una acción de cumplimiento, la sección quinta del Consejo de Estado ordenó al Ministerio de Salud y Protección Social reglamentar la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de los estudiantes de todos los niveles académicos de instituciones educativas públicas y privadas contenida en el numeral 4 del artículo 2o de la Ley 1562 de 2012.

Dicha norma, determina como afiliados obligatorios al Sistema General de Riesgos Laborales, a los estudiantes de todos los niveles académicos de instituciones educativas públicas o privadas:

i) Que deban ejecutar trabajos que signifiquen fuente de ingreso para la respectiva institución e involucren un riesgo ocupacional, o

ii) Cuyo entrenamiento o actividad formativa sea requisito para la culminación de sus estudios e involucren un riesgo ocupacional.

Estas prácticas, entrenamientos o actividades formativas que los estudiantes realizan como requisito para culminar sus estudios, son de varios tipos según sus finalidades, el nivel de formación en el que se encuentre el estudiante y la modalidad de formación escogida o cursada. Por tanto, se considera que las prácticas que deben ser cubiertas por el Sistema General de Riesgos Laborales son aquellas que dentro del sistema educativo colombiano han sido estructuradas especialmente para desarrollar competencias específicas en el estudiante hacia un campo laboral determinado, las cuales solo ocurren en: i) la educación media técnica, ii) los programas de formación complementaria ofrecidos por las escuelas normales superiores, iii) la educación superior y, iv) los programas de formación laboral de la educación para el trabajo y el desarrollo humano

En consecuencia de lo anterior, el gobierno expidió el Decreto 0055 de 14 de enero de 2015, en el cual podemos establecer varios posibles escenarios de aplicación a saber:

a- Practicantes bajo contrato de aprendizaje:

De conformidad con el parágrafo 2 del artículo 2 del Decreto 00055 de 2015 “La afiliación y obligaciones en el Sistema General de Riesgos Laborales de los estudiantes que ejecuten trabajos o realicen sus prácticas formativas mediante contrato de aprendizaje, vínculo laboral; contrato de prestación de servicios o en el marco de un convenio docencia - servicio en el área de la salud, procederá de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes que regulen dichos escenarios de trabajo o prácticas formativas.”

Por lo tanto, es menester concluir que frente a los aprendices que ejecutan su fase practica bajo la modalidad de contrato de aprendizaje, continuará rigiéndose en lo establecido en el artículo 5 del Decreto 933 de 2003

“Artículo 5o. Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral. La afiliación de los aprendices alumnos y el pago de aportes se cumplirán plenamente por parte del patrocinador así:

a) Durante las fases lectiva y práctica el aprendiz estará cubierto por el Sistema de Seguridad Social en Salud y la cotización será cubierta plenamente por la empresa patrocinadora, sobre la base de un salario mínimo legal mensual vigente;

b) Durante la fase práctica el aprendiz estará afiliado al Sistema de Riesgos Profesionales por la Administradora de Riesgos Profesionales, ARP, que cubre la empresa patrocinadora sobre la base de un salario mínimo legal mensual vigente.

Cuando las fases lectiva y práctica se realicen en forma simultánea, el aprendiz estará cubierto por salud y riesgos profesionales.”

b- Aprendices sin contrato de aprendizaje:

De conformidad con el parágrafo 4 del artículo 4 del Decreto 0055 de 2015 “Para el caso de la educación superior y de la educación para el trabajo y el desarrollo humano, cuando la práctica se realice en escenarios que en sí mismos no constituyan una persona jurídica, la afiliación y el pago del aporte al Sistema General de Riesgos Laborales del estudiante estará a cargo de la institución de educación donde curse sus estudios.”

Por lo tanto, el SENA estaría en la obligación de afiliar al inicio de su etapa práctica a los aprendices que reúnan estas condiciones directamente a la ARP, teniendo en cuenta lo prescrito en el artículo 5o de esta norma que establece: “La cobertura del Sistema General de Riesgos Laborales se iniciará el día calendario siguiente al de la afiliación y se mantendrá por todo el tiempo que dure la práctica o actividad.” (subrayado y resaltado fuera de texto)

c- Practicantes Ad Honorem o en Judicatura.

El parágrafo 1 del artículo 2 del Decreto 00055 de 2015 establece: “El presente decreto aplicará a todas aquellas personas que se encuentren realizando prácticas Ad-Honorem que involucren un riesgo ocupacional, como requisito para obtener un título y que por disposición de los reglamentos internos de la institución de educación donde cursa sus estudios, no cuentan con matrícula vigente.”

Lo anterior se interpreta en concordancia con lo establecido en artículo 4o que establece que cuando se trate de estudiantes que deban realizar prácticas o actividades como requisito para culminar sus estudios, que los acredite para el desempeño laboral en uno de los sectores de la producción y de los servicios,la afiliación y el pago de aportes estará a cargo de la entidad, empresa o institución pública o privada donde se realice la práctica, para el caso de la educación superior, sin perjuicio de los acuerdos entre la institución de educación y la entidad, empresa o institución pública o privada donde se realice la práctica, sobre quién asumirá la afiliación y el pago de los aportes al Sistema General de Riesgos Laborales y la coordinación de las actividades de promoción y prevención en seguridad y salud en el trabajo, siempre y cuando no cuenten con matricula vigente, por cuanto si las mismas se realizan bajo matricula en la Institución Educativa deberán estar cubiertos por estos mediante póliza de seguros o afiliación por parte de dicha entidad.

d- Estudiantes en relación docencia – servicio.

Teniendo en cuenta que la relación docencia servicio se definió por el Decreto 2376 de 2010, como el vínculo funcional que se establece entre instituciones educativas y otras organizaciones, con el propósito de formar talento humano en salud o entre instituciones educativas cuando por lo menos una de ellas disponga de escenarios de práctica en salud. El literal e y parágrafo del artículo 7o del Decreto 0055 de 2015, agregó y modificó el artículo 15 del Decreto 2376 de 2010 en lo siguiente: “Los estudiantes de pregrado y de educación para el trabajo y el desarrollo humano en programas de formación laboral, serán afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales durante el tiempo que dure su práctica. La afiliación y cotización se realizará sobre la base de un salario mínimo legal mensual vigente (1 smlmv) y en ningún caso implicará un vínculo laboral.

Parágrafo. Las garantías establecidas en el presente artículo serán responsabilidad de las instituciones que integran la relación docencia servicio, quienes financiarán la totalidad de los gastos que impliquen las mismas. Los convenios docencia-servicio establecerán las responsabilidades de las partes en la suscripción, financiación, pago, trámite y seguimiento de dichas garantías, así como la afiliación a los Sistemas Generales de Seguridad Social en Salud y de Riesgos Laborales, según corresponda de acuerdo con el nivel académico”.

En consecuencia, la determinación sobre quien asumirá la afiliación y el pago de los aportes al Sistema General de Riesgos Laborales, es convencional pero de forzoso acuerdo entre las partes, esto es, que es una obligación legal ineludible de las partes que celebran el convenio, determinar las responsabilidades en cuanto a las garantías, incluida la afiliación y pago a la ARL. En caso de no hacerse la afiliación por no pactarse en el convenio, se podría generar una responsabilidad solidaria entre los convinientes si llegase a ocurrir algún evento de riesgo laboral.

Otros aspectos a tener en cuenta son los siguientes:

Responsabilidades de los estudiantes durante la realización de la práctica o actividad.

1. Procurar el cuidado integral de su salud.

2. Dar cumplimiento a las recomendaciones en materia de prevención que le sean indicadas para el desarrollo de actividades dentro de su práctica.

3. Utilizar los elementos de protección personal que sean necesarios para la realización de la práctica o actividad correspondiente.

4. Informar a la entidad territorial certificada en educación, a la institución educativa o a la empresa o institución pública o privada que lo afilió, la ocurrencia de incidentes, accidentes o de enfermedades causadas por la práctica o actividad.

Responsabilidades de la entidad que afilia y paga los aportes al Sistema General de Riesgos Laborales del estudiante:

1. Realizar los trámites administrativos de afiliación de los estudiantes al Sistema General de Riesgos Laborales.

2. Pagar los aportes al Sistema a través de la PILA.

3. Reportar las novedades que se presenten, a la Administradora de Riesgos Laborales respectiva.

4. Reportar los accidentes y las enfermedades ocurridas con ocasión de la práctica o actividad, a la Administradora de Riesgos Laborales y a la Entidad Promotora de Salud respectiva del estudiante.

Obligaciones de la entidad donde se realice la práctica:

1. Capacitar al estudiante sobre las actividades que va a desarrollar en el escenario de práctica, y explicarle los riesgos a los que va a estar expuesto junto con las medidas de prevención y control para mitigarlos.

2. Acoger y poner en práctica las recomendaciones que en materia de prevención del riesgo imparta la Administradora de Riesgos Laborales.

3. Informar los accidentes y las enfermedades ocurridos con ocasión de la práctica o actividad, a la Administradora de Riesgos Laborales y a la Entidad Promotora de Salud a la cual esté afiliado el estudiante, cuando la empresa o institución pública o privada en donde se realice la práctica no es la obligada a realizar la afiliación y el pago.

4. Verificar que el estudiante use los elementos de protección personal en el desarrollo de su práctica o actividad.

5. Incluir al estudiante en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, cuando la empresa o institución pública o privada esté en la obligación de tenerlo.

Por último, pero no menos importante, esta nueva normatividad tiene las siguientes generalidades a tener en cuenta:

- La afiliación de los estudiantes, practicantes o aprendices deberá efectuarse como mínimo un (1) día antes del inicio de la práctica o actividad correspondiente ante la ARL en donde la entidad pública o privada tenga afiliados a sus trabajadores.

- En ningún caso, las obligaciones de afiliación y pago al Sistema General de Riesgos Laborales podrán trasladarse al estudiante.

- Para la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, los estudiantes deberán estar previamente afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Saluden cualquiera de sus regímenes, o a un régimen exceptuado o especial en salud

- La cotización se realizará sobre la base de un salario mínimo legal mensual vigente y el monto de las cotizaciones no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, del Ingreso Base de Cotización (IBC). El pago se realizará a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA.

Cualquier inquietud o apoyo que se requiera respecto al tema objeto de esta comunicación, quedamos atentos para atenderla.

Cordialmente,

MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA

Coordinadora Grupo de Conceptos y Producción Normativa

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