ACUERDO 25 DE 1987
(agosto 26)
<NOTA DE VIGENCIA: Acuerdo derogado por el artículo 4 del Acuerdo 5 de 1991>
Por el cual se adopta el Manual de CALIFICACION Técnica y Administrativa para el proceso de adquisición de Bienes y Servicios dela Entidad.
EL CONSEJO DIRECTIVO NACIONAL DEL SENA,
en uso de sus facultades legales y estatutarias previstas en el Artículo 8o. Del Decreto ley No. 3123 de 1968, y,
CONSIDERANDO:
1o. Que la entidad requiere de un Manual de Calificación Técnica y Administrativa para el proceso de adquisiciones, que sea ágil, eficiente y contribuya a la toma de decisiones acorte a sus necesidades,
2o. Que se deben unificar criterios en los procesos de Licitaciones, calificación técnica y administrativa, utilización de las fichas técnicas de especificaciones de máquinas, equipos, herramientas y servicios,
3o. Que se debe dar aplicación al Decreto 222 de 1983 referente al proceso de adquisición de elementos devolutivos y de consumo y contratos de servicios,
ACUERDA:
ARTICULO 1o. <Acuerdo derogado por el artículo 4 del Acuerdo 5 de 1991> Adoptaren la Dirección General y en las Regionales el Manual de Calificación Técnica y Administrativa para el proceso de adquisición de bienes y servicios.
ARTICULO 2o. <Acuerdo derogado por el artículo 4 del Acuerdo 5 de 1991> Dar aplicación y divulgar el Manual entre los funcionarios que estén involucrados en el proceso de adquisición.
ARTICULO 3o. <Acuerdo derogado por el artículo 4 del Acuerdo 5 de 1991> hacer obligatorio el cumplimiento del Manual por parte del área administrativa y técnica, cuando se prevea la necesidad de adquirir bienes y servicios.
ARTICULO 4o. <Acuerdo derogado por el artículo 4 del Acuerdo 5 de 1991> Este Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición en todas las Regionales del SENA.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE,
Dado en Santafé D.E., a los 26 días del mes de Agosto de 1987.
El Presidente del Consejo
CESAR CASTRO GARCES
Secretario General del Ministerio
de Trabajo y Seguridad Social
Secretario del Consejo
HUGO CANIZARES BERBEO
Secretario General (e)
MANUAL DE CALIFICACION TECNICA Y ADMINISTRATIVA
I. PROCESO DE CONTRATACION
II. EVALUACION DE PROPUESTAS
1. Evaluación administrativa
2. Evaluación económica de las ofertas
3. Evaluación Técnica
III. ADJUDICACION Y CONTRATO
1. Junta Licitaciones
2. Consejo regional o Nacional
3. Adjudicación y contrato
IV. ENTREGA FISICA Y FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES
DOCUMENTOS DECONSULTA
Anexo 1: Calificación Administrativa y económica
Anexo 2: Calificación técnica
El presente manual de Calificación Técnica y Administrativa establece con precisión la secuencia para calificar técnicamente la adquisición de elementos ofrecidos por los proveedores de acuerdo a carecterísticas previamente establecidas por la Entidad.
También permite establecer la secuencia de todos los pasos a seguir para la calificación administrativa, siguiendo las normas reglamentadas en el decreto 222 de 1983 y los criterios fijados por el SENA en el Pliego de Condiciones.
Los procedimientos establecidos en el Manual deben servir para unificar criterios en todas las regionales en el proceso de adquisición de máquinas, equipos, herramientas, dotaciones y toda clase de elementos de devolutivos y de consumo que la Entidad deba adquirir a través de Licitaciones.
Este manual es producto de la integración de un grupo de funcionamiento conformado por la División de Industria y la División Comercial dela Dirección General.
I. PROCESO DE CONTRATACION
El proceso de adquisiciones se ha desarrollado en la Entidad teniendo en cuenta diferentes aspectos, así:
a. El régimen de contratación administrativa contemplado en el Decreto 222 de 1983 y normas complementarias.
b. la política vigente del gobierno en materia de importaciones.
c. La protección a la industria nacional.
d. La programación de las diferentes actividades que demanda en el tiempo la adquisición.
e. la respuesta del mercado respecto a cierto tipo de bienes homogéneos.
f. La agilidad administrativa y financiera que demanda el proceso.
Dada la complejidad del proceso y la poca experiencia del SENA en este tipo de adquisiciones, inicialmente y hacia 1979 se creó un grupo interdisciplinario, administrativo y técnico, para que coordinase el desarrollo del proyecto de Equipamiento. Es por ello que a través de la experiencia se han producido ciertos ajustes en términos de procedimientos y mecanismos de coordinación a fin de simplificar cada vez mas el proceso de adquisición.
Producto de esta situación y teniendo en cuenta lo limitado de los recursos, pues el SENA asumió su financiamiento, para cada vigencia, y previo diagnóstico, el área técnica define las necesidades previstas de acuerdo con prioridades y según valorización para establecer coordinamente con el Area Comercial un cronograma que contemple la ejecución de acuerdo con las actividades que demande el proceso, partiendo de la formulación de la solicitud hasta el momento en que los bienes se reciben funcionando en los diferentes sitios de instalción.
Definido lo anterior se inicia el proceso, que comprende a grandes pasos las siguientes actividades:
1. Formulación de la solicitud al área administrativa mediante listados de elementos, cantidad, destino y valor aproximado, soportados con sus respectivas fichas de especificaciones técnicas debidamente actualizadas.
2. Consulta al Incomex sobre la existencia de bienes de Producción Nacional (art. 272 del decreto 222 de 1983).
3. resolución de apertura de la Licitación, donde se determina la adquisición por compraventa local o importación (según respuesta del Incomex y tipo de bienes).
4. Invitación a participar en la Licitación Pública mediante avisos en prensa ó invitación directa para Licitación privada.
5. Elaboración de Pliegos de Condiciones en coordinación con el área Jur;idica y según parámetros legales.
6. Apertura de Licitación
7. Consulta de Pliegos de Condiciones
8. reunión con proveedores a fin de ilustrar sobre presentación de propuestas.
9. Consultas modificaciones y addendas.
10. Cierre de Licitación en acto público.
II. EVALUACION DE PROPUESTAS
1. Evaluación administrativa
la evaluación administrativa de las ofertas de bienes de una Licitación en el SENA, comprende los siguientes aspectos:
1.1. Ilustración y antecedentes del proceso.
Hace referencia al cronograma de actividades desarrolladas por el área comercial en el proceso de licitación a partir de la solicitud.
Permite ilustrar a los miembros dela Junta de Licitaciones y Adquisiciones sobre el cumplimiento de aspectos procedimentales y administrativos, tales como:
a. Solicitud
b. Identificación de la Licitación
c. Tipo y clase de Licitación
d. Objeto y cuantía
e. Consultas y autorizaciones
f. Disponibilidad presupuestal
g. Ordenación de la Licitación
h. Invitación a participar
i. Fechas de apertura y cierre
j. Pliegos de Condiciones
k. factores y criterios de adjudicación
m. Consultas institucionales
1.2 Análisis y observaciones sobre el cumplimiento de requisitos formales.
Comprende la verificación, análisis y observaciones presentadas sobre los documentos y requisitos previstos por la Ley y contenidos en el Pliego de Condiciones, entre los cuales figuran:
a. Cotización firmada por el Representante Legal.
b. certificado de Paz y Salvo nacional Imporrenta.
c. Paz y salvo por aportes SENA
d. Certificado de Constitución y Gerencia o Registro Mercantil.
e. Certificado de representación (solo para importación).
f. Garantía de seriedad de la propuesta.
g. especificaciones técnicas y catálogos.
h. Inscripción en el Registro de Proveedores.
Estos requisitos son verificados por el área comercial y sus resultados son consultados con el área Jurídica a manera de Pre-junta. (Anexo No. 1).
2. Evaluación económica de las Ofertas
Comprende los precios, plazos, cantidades y demás condiciones económicas de las propuestas para cada item, según lo cotizado por Equipo básico, elementos o accesorios extras y opcionales, instalación y entrenamiento. (Anexo 1).
Adicionalmente se incluyen características sobre fabricantes, país de origen, moneda y tipo de cambio, I.V.A. componente nacional, etc.
la evaluación se efectúa teniendo en cuenta los factores de precio, plazo, protección a la Industria Nacional y puntaje técnico.
NOTA:
En el caso de ofertas para importación, los valores cotizados en moneda extranjera, se convierten a moneda nacional, por su equivalente valor FOB y costo total del bien funcionando en el sitio de utilización.
Los factores descritos son evaluados por elárea Comercial, de acuerdo con los siguientes criterios:
a. Factor plazo:
Indica el costo de oportunidad que significa disponer de los bienes en determinado tiempo. Por tanto, cada día calendario que se demore la entrega del bien será ajustado en un 0.1% diario del valor cotizado.
b. Factor Industrial Nacional
Se tendrá en cuanta lo dispuesto en el Decreto 1355 de 1984 y de conformidad a la posición del arancel de aduanas, se establecerá el porcentaje que deben incrementarse al precio del bien no considerado como de producción nacional.
Importación:
Los valores cotizados en ofertas de origen extranjero por importación, se ajustarán de acuerdo con el gravamen arancelario vigente. En caso de presentarse simultáneamente ofertas de producción nacional se aplicará como gravamen mínimo el 25% para las ofertas de importación.
c. factor precio
Consiste en ajustar económicamente el valor cotizado para un bien, en el correspondiente faltante técnico, con base en el puntaje asignado por el Grupo Técnico.
NOTA:
En el caso de ofertas para importación, deberá previamente calcularse en moneda nacional, el valor FOB y el costo total del bien en el sitio de utilización. Para tal efecto se tienen en cuenta los siguientes parámetros:
Valor FOB tipo de cambio xxxxxxxxxx
(+) 5% Fletes y Seguros/FOB xxxxxxxxxx
Valor CIF xxxxxxxxxx
18% Cif Ley 75/87 Impuestos
Sobre Importaciones xxxxxxxxxx
% CIF Gravamen arancelario
(art. 278 Dto. 222/83)* xxxxxxxxxx
% CIF I.V.A. xxxxxxxxxx
3% FOB Comisiones Bancarias xxxxxxxxxx
2.5% Seguros y fletes terrestres xxxxxxxxxx
2.5% CIF Constitución Nacional xxxxxxxxxx
Valor Dólar importación xxxxxxxxxx
(Excento el SENA)
El siguiente cuadro permite ilustrar la evaluación económica de las ofertas:
(Anexo 1)
3. Evaluación Técnica:
3.1 Clasificación y formulación de equipos:
Para los efectos de calificación técnica de ofertas de equipos en una licictación se clasifican éstos en tres grupos, según la complejidad en el diseño y en su tecnología.
Grupo A:
A este corresponden aquellos equipos que tienen alta complejidad en su diseño, gran número de componentes, accesorios normales y especiales.
Generalmente requieren calidades particulares del material que los componen ya sea total o parcialmente.
Requieren además instalación, garantía de repuestos y servicios por parte del proveedor. Ejemplos: Equipos con CNC, Fresadores, tornos, equipo de transporte de soldadura, maquinaria agrícola, procesadores de palabra, máquinas de escribir, micro computadores, etc.
Grupo B:
Se clasifican en este grupo aquellos equipos o elementos que no efrecen mayor complejidad en su diseño y cuya aplicación en los procesos de producción es de menor significación que la de los incluidos en el Grupo A. Además el número de componentes puede ser relativamente menor.
La calidad de los elementos constitutivos está en función de los requerimientos de su uso.
Estos elementos no necesitan montajes o instalciones complejas, Ejemplos: Prensas de banco hidráulicas, herramientas electromanuales, implementos agrícolas, máquinas de escribir mecánicas, etc.
Grupo C:
A este grupo pertenecen todos aquellos elementos cuyo diseño es muy simple a pesar de que su uso pueda ser complejo.
Por lo general no requieren de partes complementarias para su uso, a este grupo pertenecen las herramientas.
3.2. Componentes técnicos de la ficha de especificaciones:
Con base en esta clasificación existen tres grupos de fichas técnicas para máquinas, equipos y herramientas que se describen de acuerdo a los siguientes factores:
Grupo A:
1. Especificaciones
2. calidad
3. Accesorios
Ejemplo: Torno mecánico paralelo universal
Grupo B:
1. Especificaciones
2. Calidad
3. Accesorios
Ejemplo: Prensa de Banco y taladro eléctrico manual.
Grupo C:
1. Especificaciones
2. calidad
3. Ejemplo: Destornillador de punta plana.
Como se muestra en los grupos anteriores, en las fichas técnicas propuestas hoy dos factores comunes a los tres grupos que son: Especificaciones técnicas y calidad.
El factor accesorios corresponde únicamente a los grupos A y B y el factor servicios exclusivamente al grupo A por ser el de mayor complejidad tecnológica.
NOTA:
La explicación de los factores antes enunciados esta contenida en el Instructivo relacionado con la elaboración de la ficha técnica.
3.3. calificación Técnica
La calificación técnica de los elementos se hará previo análisis del lleno de los requisitos técnicos exigidos tanto en el Pliego de Condiciones como en la ficha técnica respectiva. (Anexo 2).
Los factores descritos en la ficha técnica serán evaluados cuantitativamente y cualitativamente por el Grupo Técnico según la siguiente tabla de valores:
A B C
1. Especificaciones 20 30 25
2. Calidad 40 50 75
3. Accesorios 20 20 0
4. Servicios 20 0 0
3.4. Proceso de Calificación
Para que una oferta tenga derecho a calificar se requiere:
Que el factor ESPECIFICACIONES Tenga el total del puntaje asignado a éste y que ninguno de los factores restantes (calidad, accesorios, servicios) a evaluarse tenga menos del 50%, la oferta no calificada técnicamente no sea inferior a 70 puntos sobre 100.
Que el puntaje mínimo total de una oferta para calificar técnicamente no sea inferior a 70 puntos sobre 100.
La asignación de puntajes estará a cargo del Grupo Técnico calificador. Las discrepancias que se presenten en la asignación de puntajes serán definidos de acuerdo a lo más conveniente técnicamente para le entidad.
Para evaluar la calidad del bien ofrecido la entidad se reserva el derecho de verificarla, de acuerdo a las normas técnicas enunciadas por los respectivos proveedores (Anexo 2).
III. ADJUDICACION Y CONTRATO
1. Junta de Licitaciones y Adquisiciones
El Secretario de la Junta de Licitaciones y adquisiciones, con la participación de Asesores del área técnica y comercial asistirán a la Junta para conjuntamente y solo en ese momento se delibere sobre la calificación de las firmas participantes y de los bienes ofrecidos por*****************.
En este proceso, el área comercial ilustra a los miembros sobre el objetivo y actividades adelantadas en el desarrollo de la Licitación y respecto al cumplimiento de los requisitos formales que las firmas participantes acreditan en su oferta. Es, por tanto, competencia de los miembros de la junta, calificar o descalificar determinada firma.
A continuación, el área técnica ilustra sobre el procedimiento empleado y las personas que participaron en la evaluación; presentada la calificación obtenida a nivel de cada bien (item) requerido, según las diferentes opciones o niveles en que han quedado cada una de las propuestas y aclara las inquietudes que presenten los miembros de la Junta.
Analizada esta situación, las opciones técnicas se comparan con los precios, plazos y demás condiciones presentadas por los diferentes proponentes, para que finalmente y solo en este momento previa claridad por parte de la Junta, ésta emita su recomendación de adjudicación o concepto previo, sobre lo más conveniente para la entidad, que en ocasiones consiste en declarar desierta la adjudicación del bien.
En resumen, la adjudicación es otorgada a quien ofrezca las condiciones y garantías más favorables para la entidad**********.
Sobre este particular se producen actas escritas firmadas por los participantes que reposan en el área de archivo y en el área comercial.
2. Consejo Regional o Nacional
La recomendación dela Junta son presentadas y sustentadas por el Presidente de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones ante el respectivo Consejo, quien emite su concepto previo y favorable sobre la adjudicación, dicha decisión reposa en las Actas del Consejo.
NOTA:
Cuando el valor a adjudicarse en una Licitación exceda a las cuantías delegadas a la Regional, el concepto previo y favorable sobre la adjudicación será emitido por el Consejo Directivo Nacional.
El Consejo Regional conocerá previamente y a título informativo de los proyectos de contratos que por su cuantía son de competencia del Consejo Directivo Nacional.
3. Adjudicación y contrato
En cumplimiento de lo anterior, el ordenador, según la cuantía, adjudica mediante Resolución motivada al proponente favorecido, los bienes que le fueron adquiridos.
En este proceso intervienen las áreas comercial y Jurídica.
Seguidamente, el área comercial en coordinación con las áreas técnica y jurídica proyecta el respectivo contrato para su posterior apropiación presupuestal, legalización y perfeccionamiento.
IV. ENTREGA FISICA Y EN FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES
De acuerdo con los compromisos contra actuales, el proveedor hace entrega física al SENA de los bienes adquiridos, con la participación del área técnica, quien verifica físicamente los bienes respecto a las características y especificaciones contenidas en el contrato y oferta técnica respectivas.
Recibido físicamente el bien y previa coordinación con el área técnica sobre las adecuaciones locativas requeridas, se verifica la instalación y entrega funcionando de los bienes a satisfacción de la entidad, así como las instrucciones y/o cursos previstos de operación y mantenimiento. De estos compromisos se levantan Actas firmadas por las partes, a partir de lo cual rige la póliza sobre calidad y correcto funcionamiento de los bienes.
DOCUMENTOS DE CONSULTA
Manual de Operaciones para Plan Nacional Equipos
Manual de fichas técnicas para cálculo de capacidad instalada
Manual de fichas de equipos para formación profesional
Manual de fichas técnicas de herramientas para formación profesional.
Planes de distribución en plan (Layout)
Manual de Adquisiciones, suministros y bajas de bienes muebles.
ANEXO 1
CALIFICACION ADMINISTRATIVA Y ECONOMICA
1. Cuadro cumplimiento documentos
2. Cuadro precio - plazos
3. Evaluación económica (Ejemplo)
VER CUADROS
ANEXO 2
CALIFICACION TECNICA
1. Ficha Técnica - Taladro Eléctrico Manual
2. Cuadro de calificación
3. Cuadro comparativo de ofertas (ejemplo)
4. Instructivo para elaboración de fichas técnicas, equipos, herramientas.
INSTRUCTIVO ELABORACION FICHAS TECNICAS MAQUINAS
EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
Antecedentes
Objetivos
Procedimiento
Desarrollo ficha técnica
A. Torno paralelo universal
B. Prensa giratoria
C. Destornillador de punta plana
5.1 ANTECEDENTES:
Uno de los principales medios con que cuenta el SENA para desarrollo de sus actividades, está constituído por sus activos maquinaria, equipos y herramientas, etc. además de sus instalaciones físicas.
Indudablemente la calidad de la formación impartida por la Entidad, depende en buena parte de las condiciones de estos activos, especialmente aquellos vinculados directamente a la labor docente.
Es necesario tener en cuenta que el mantenimiento preventivo es una condición esencial que garantiza la eficiencia de los recursos físicos en cualquier Empresa y no menos importante es el hecho de que debido al uso a que son sometidos tales recursos, van perdiendo características y cualidades de operación.
Por otra parte la tecnología avanza rápidamente, es un factor de presión que en muchos casos desplaza ciertos bienes para involucrar otros más acordes con las necesidades contemporáneas.
Todos los aspectos anteriores, incluído obviamente el relativo al incremento de las actividades del SENA, obligan a considerar en un momento determinado la conveniencia o no de reparar o adquirir bienes de capital con base en las necesidades actuales de formación.
Es así como, a partir de la reestructuración de la Entidad, la Oficina de Planeación de la Dirección General hizo el primer intento de programar la reposición de equipos por medio de un Comité conformado con funcionarios de las Divisiones de Programación Didáctica, Desarrollo Tecnológico y Producción. Este primer esfuerzo creó la inquietud en gran número de Regionales y en consecuencia la Regional de Ibagué acometió el estudio de Reposición de Equipos con el apoyo de la División de Producción. Asimismo la Oficina de Control Interno desarrolló una acción similar en la Regional de Cúcuta. Simultáneamente y en forma expontánea la Regional de Medellín inició un estudio con objetivos semejantes, pero basado en la racionalización de la formación buscando la optimización en la aplicación de los recursos humanos, instalaciones y equipos.
Las experiencias recogidas de estas tres Regionales fueron de gran utilidad para la elaboración del Plan Nacional.
Igualmente vale la pena destacar que la Regional de Bogotá, anticipándose al lanzamiento del Programa Nacional, inició la etapa preliminar de su estudio en estrecha coordinación con el naciente Grupo Técnico Nacional de4 la División de Producción, con el objeto de enmarcar las acciones regionales dentro de las pautas del Programa Nacional emitidas por el Comité.
Las acciones de estas cuatro regionales se constituyeron hechos aislados entre sí, sin embargo conformaron el punto de partida del Programa Nacional de Reposición y Complementación de Equipos para la Formación Profesional, bajo la responsabilidad de la antigua Subdirección General de Operaciones a través de su División de Producción.
Este programa, como su nombre lo indica, es Nacional y por lo tanto conlleva a la unificación de criterios en materia de elaboración de fichas técnicas de especificaciones técnicas, para maquinaria, equipos y herramientas, así como para la calificación de equipos y la gestión de inventarios.
Hoy en día la Subdirección Técnico Pedagógica ha realizado este proyecto conjuntamente con la participación de las Subdirecciones Administrativa y de Planeación a través de las Divisiones Comercial e Industria.
Los logros alcanzados actualmente y formulados en el Plan Nacional de Equipos, se representan en una inversión superior a los Seis Millones de pesos ($6.000.000.000.oo) aproximadamente, siendo el año de 1986 el período de menor inversión, esta cifra equivale a un 80% aproximado del valor total previsto para la reposición quedando pendiente un 20%.
Vale la pena anotar que dicha reposición, por razones lógicas, se hizo con elementos que tenían un alto grado de modernización, sin embargo la modernización propiamente dicha no ha sido contemplada como tal hasta la fecha, salvo contadas excepciones, por lo tanto consideramos que la modernización en los Centros en donde ya se hizo la reposición llega a un 60% aproximadamente.
En cuanto hace relación a los Centros especializados debe aclararse que a su gran mayoría de éstos no ha llegado aún la acción de reposición. Algunos de estos Centros son:
Centro petroquímico, Centro Nacional de Artes Gráficas, Centro Nacional de Hotelería, Centro Naútico Pesquero, Centro de la Construcción, centro de Fundición, Centro de Calzado, Centro Suramericano de Mecanización Agrícola, Centro de Electromecánica y Redes.
El proceso de adquisición hasta la fecha se ha efectuado dando aplicación a las fichas técnicas elaboradas para tal fin, desde 1979.
Ante el permanente desarrollo tecnológico de equipos y herramientas para Formación Profesional y la necesidad de efectuar una calificación más técnica y racional se ha considerado indispensable efectuar una revisión general a todas las fichas técnicas para ajustar su contenido, no solamente a los adelantos tecnológicos enunciados, sino también ajustarla a unos factores de calificación más adecuados que permitirán realizar una evaluación más técnica y científica.
La nueva ficha técnica debe ser un instrumento que permita conocer, de manera ágil, las características técnicas de los equipos que se deben adquirir y que faciliten su aplicación y manejo en concordancia con los contenidos de los programas de formación que imparte la Entidad y además que contribuya a agilizar el proceso de compra de las mismas.
Es por esto que la Subdirección Técnico Pedagógica a través del grupo técnico elabora con participación de las tres divisiones sectoriales, Subdirección de Política Social y las Regionales el manual para la elaboración de fichas técnicas de equipos de formación profesional, producto generado por Experiencia adquirida, en la ejecución del proyecto de Equipamiento de la Entidad.
5.2. OBJETIVOS:
Racionalizar y facilitar todos los procesos de adquisición de equipos y máquinas utilizados por la Entidad.
Unificar a nivel nacional la formulación de las dotaciones tipo para las especialidades universales.
Definir criterios únicos a nivel nacional sobre los procedimientos de calificación técnica y la valoración de los factores determinantes, evitando subjetividad e inconsistencias.
Dar cumplimiento a las normas e instrucciones establecidas por el Gobierno Nacional y de la Entidad.
Orientar a los proveedores para la presentación de las ofertas de las máquinas y equipos solicitados.
Lograr que la utilización del equipo sea total en el marco de sus especificaciones operativas.
Servir como modelo a las entidades estatales y privadas para la elaboración de programas de adquisición.
5.3. PROCEDIMIENTOS:
La estructura de la ficha técnica para su elaboración debe tener en cuenta los siguientes aspectos fundamentales:
Identificación
Características generales y específicas
Accesorios
Calidad
Información técnica
Servicios generales
5.3.1. IDENTIFICACION: Es de mucha importancia y debe permitir definir exactamente el Nombre genérico del elemento, su código y las Aplicaciones.
5.3.1.1. NOMBRE: Corresponde al nombre técnico del elemento, debe incluir los nombres regionales o vulgares más comunes con que es conocido, para facilitar su absoluta identificación.
Cuando se requiera individualizado dentro de una gama genérica amplia, se debe indicar una característica exclusiva.
Ejemplo: Martillo, de herrería, de uña, de bola, de peña, de zapatería.
5.3.1.2. CODIGO: Es la asignación de un número para identificar un elemento particular dentro de un conjunto que puede estar catalogado alfabético, numérico o alfa numérico. Esta codificación se puede identificar por agrupación, característica del elemento, especialidad por agrupación, característica del elemento, especialidad, familias, siguiendo los lineamientos del índice universal de inventarios.
IDENTIDAD: X - YY - ABBBN - Z.
X: Primer dígito que identifica si el elemento es devolutivo o de consumo. Para elementos devolutivos el dígito asignados es el 2.
YY: Dos dígitos que identifican la agrupación a la cual corresponde por localización y utilización.
A: Cuarto dígito que ubica el elemento en un subsector de los sectores económicos establecidos, Agropecuario, Industria, Comercio y Servicios.
B.B.B.N. Los dígitos quinto, sexto y séptimo identifican la familia de equipos.
N: Octavo dígito identifica el tipo de la máquina dentro de la familia.
Z: Del dígito noveno en adelante identifica particularmente cada tipo de la familia según tamaño, potencia, capacidad y diferentes rangos.
Ejemplo: 2 - 08 - 2 - 1551 - 03
2: Devolutivo:
08: Equipo, maq., construcc., campo, Industria, Taller.
2: Subdirector económico Máq.Htas.
1551: Agrupación a familia torno paralelo universal.
03: Número de máquinas.
5.3.1.3. UTILIZACION: Defines las especialidades laborales en donde el equipo, máquina y herramienta presenta mayor índice de utilización o empleo.
Ejemplo: Torno paralelo Universal.
La utilización de estos tornos es: Talleres Maq., herramientas, industria, mantenimiento.
5.4. ESPECIFICACIONES:
Son características específicas que se requieren para que una máquina o elemento funcione normalmente de acuerdo a su fin y utilización propuesta.
Las características del equipo deben indicar factores, que en su orden indiquen:
- Tipo de máquina
- Capacidad
- Fuente de alimentación: Eléctrica, hidraúlica, neumática, tipo de combustible, potencia requerida o generada.
- Tamaño y/o dimensiones
- Rangos de velocidad, presiones, temperatura, altura, potencia, fuerza, utilización, capacidad, precisión.
- Dispositivos de Seguridad.
Estos factores definidos en su orden se deben indicar con toda precisión al definir las características de las máquinas que se desea adquirir, las cuales podrán tener partes o la totalidad de los factores indicados.
5.5. ACCESORIOS:
Todas las máquinas o equipos poseen dos tipos de accesorios: Normales y opcionales.
5.1. Normales: Son elementos que pertenecen a la dotación para la utilización mínima normal de la máquina y cuya adquisición es condicionante.
5.2. Opcionales: Son accesorios que ofrecen por catálogo los fabricantes diferentes a los normales para una óptima utilización dela máquina en operaciones especializadas.
Tanto los accesorios normales como opcionales deben ser incluídos en la ficha técnica de acuerdo a la necesidad o uso a que esten destinados.
5.6. CALIDAD:
Hace relación a dos grandes conceptos como son: materiales y diseños.
Dentro del concepto materiales se tendrán en cuenta los procesos físico - químicos que determinan cualidades como: dureza, tenacidad, elásticidad, maleabilidad, resistencia al desgaste, ductibilidad, etc.
En el concepto de diseño se consideran aspectos tales como: Diseño avanzado, ajuste, robustez, acabados, precisión, instrumentos de control, facilidad de operación bajo nivel de ruido, aislamientos, protecciones tanto para el operario como para la máquina.
Los oferentes deberán indicar las normas técnicas de calidad internacionales y/o nacionales, para lo cual la Entidad se reserva el derecho de verificarlas cuando lo estime conveniente.
5.7. SERVICIOS
La ficha técnica debe contener aquellos requerimientos que sirven de apoyo para un buen funcionamiento del equipo como son: Información técnica correspondiente a manuales de operación, catálogos de partes, instalación y puesta en marcha, mantenimiento, garantía de suministro de repuestos, herramientas propias para el bien ofrecido, cursos de entrenamiento en mantenimiento preventivo y correctivo y diagnóstico de fallas.
NOTA: Cuando la ficha lleve asteriscos (*) indica que la característica es condicionante.
