CIRCULAR 12 DE 2026
(enero 14)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-0010
Bogotá D.C.
| Para: | Directores de Area, Jefes de Oficina, Directores Regionales y Subdirectores de Centro de Formación. |
| Asunto: | Lineamientos para la Atención de Requerimientos de la Contraloría General de la República durante sus Auditorías y Actuaciones Especiales. |
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 17 del Decreto 648 de 2017, la Oficina de Control Interno, en el marco de su rol de relación con los entes externos de control, actúa como instancia articuladora para facilitar el flujo de información y garantizar que las dependencias del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA atiendan de manera oportuna, completa y pertinente los requerimientos formulados por la Contraloría General de la República (CGR).
Con el fin de asegurar una adecuada y oportuna atención a dichos requerimientos, independientemente de su modalidad o naturaleza (auditorías, denuncias, indagaciones preliminares, visitas, entre otras), se establecen los siguientes lineamientos, los cuales son de obligatorio cumplimiento:
1. Designación del enlace
Cada Director de Área, Jefe de Oficina y/o Director Regional deberá designar un colaborador como enlace ante la Contraloría General de la República, quien actuará como punto de contacto y coordinación durante el desarrollo de las auditorías o actuaciones especiales.
La designación deberá ser informada a la Oficina de Control Interno mediante el correo electrónico controlinternodegest@sena.edu.co indicando como mínimo la siguiente información del enlace designado: nombre completo, cargo, número telefónico y correo electrónico institucional.
Cualquier modificación en la designación del enlace deberá ser informada de manera inmediata a la Oficina de Control Interno por el mismo medio.
El enlace será responsable de:
- Gestionar y tramitar los requerimientos formulados por la CGR, asegurando su registro en el aplicativo institucional OnBase.
- Coordinar la recopilación interna de la información solicitada y gestionar, cuando sea necesario, aclaraciones o ampliaciones.
- Canalizar las comunicaciones relacionadas con la actuación de control.
- Consolidar y coordinar las respuestas a observaciones o requerimientos adicionales.
- Participar en las socializaciones relacionadas con lineamientos o normatividad de control externo.
- Informar periódicamente a la Oficina de Control Interno sobre el avance y estado de los requerimientos.
- Apoyar la logística requerida para visitas de auditoría.
2. Suscripción y responsabilidad de las respuestas
Las respuestas a los requerimientos de información formulados por la CGR deberán ser suscritas exclusivamente por el Director de Área, Jefe de Oficina y/o Director Regional competente, quienes serán responsables de garantizar la oportunidad, integridad, suficiencia y pertinencia de la información suministrada.
La suscripción de la respuesta implica la validación del contenido y la asunción de responsabilidad frente a la veracidad y consistencia de la información remitida.
3. Radicación y gestión documental
Todas las comunicaciones remitidas por la CGR deberán ser radicadas a través del aplicativo institucional OnBase por la dependencia correspondiente, con copia a la Oficina de Control Interno.
Los términos para dar respuesta a los requerimientos se contabilizarán a partir de la fecha en que la solicitud sea formalmente allegada al SENA por la CGR, razón por la cual es responsabilidad de cada dependencia garantizar el registro oportuno de los documentos recibidos.
4. Calidad, veracidad y consistencia de la información
Cada responsable deberá garantizar que la información entregada a la CGR sea veraz, completa, consistente y coherente con las fuentes oficiales de la entidad, así como con las políticas y lineamientos institucionales vigentes.
La información suministrada deberá corresponder fielmente a los registros, sistemas de información y soportes documentales oficiales del SENA.
5. Naturaleza probatoria de la información suministrada
La información remitida a la Contraloría General de la República constituye material probatorio y podrá ser utilizada para la determinación de responsabilidades fiscales, disciplinarias, penales o administrativas, de conformidad con la normatividad vigente.
En consecuencia, la entrega de información deberá realizarse con especial diligencia y rigor técnico.
6. Revisión de los planes de mejoramiento
Previo al inicio de las auditorías o actuaciones especiales, los responsables deberán revisar exhaustivamente los planes de mejoramiento a su cargo, con el fin de verificar la implementación de las acciones correctivas definidas, el cumplimiento de los plazos establecidos y los resultados obtenidos.
Esta revisión permitirá atender de manera adecuada las solicitudes de información relacionadas con el seguimiento a los compromisos adquiridos.
7. Solicitud de ampliación de plazos
Las solicitudes de ampliación del plazo para dar respuesta a los requerimientos deberán realizarse de manera excepcional y debidamente justificada, mediante correo electrónico dirigido al supervisor y líder de la auditoría correspondiente, con copia a la Oficina de Control Interno.
Dichas solicitudes deberán presentarse con antelación al vencimiento del término inicialmente otorgado.
8. Consecuencias por incumplimiento
La entrega extemporánea, incompleta o inexacta de la información requerida podrá dar lugar a las sanciones previstas en el artículo 81 del Decreto 403 de 2020, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que haya lugar.
9. Coordinación institucional
La Oficina de Control Interno, en su rol de articulación con los entes externos de control, coordinará la atención institucional de los requerimientos formulados por la CGR, para lo cual remitirá dichos requerimientos a las dependencias responsables, indicando los plazos de atención, lineamientos técnicos y, cuando aplique, la dependencia encargada de consolidar la respuesta.
La coordinación ejercida por la Oficina de Control Interno no exime a los Directores de Área, Jefes de Oficina y/o Directores Regionales de la responsabilidad sobre el contenido, exactitud y suficiencia de la información remitida en respuesta a los requerimientos de la CGR.
10. Metodología de atención a requerimientos de la CGR
La atención de los requerimientos formulados por la Contraloría General de la República se realizará de manera articulada y conforme al siguiente procedimiento, el cual es de obligatorio cumplimiento para las dependencias y enlaces designados:
- Todas las comunicaciones de la CGR deberán ser remitidas a la Oficina de Control Interno, quien las distribuirá a las dependencias responsables indicando plazos y responsables de consolidación.
- El responsable deberá radicar en OnBase el oficio de solicitud y cargarlo en la carpeta correspondiente de OneDrive.
- La respuesta deberá estructurarse atendiendo cada numeral del requerimiento, indicando en el asunto el número del requerimiento CGR y el radicado OnBase del SENA.
- La respuesta consolidada será remitida para revisión previa al Asesor del Despacho correspondiente, conservando la trazabilidad.
- Una vez aprobada, el responsable deberá radicar en OnBase el oficio de respuesta con copia a la Oficina de Control Interno y cargar obligatoriamente el oficio de respuesta con su respectivo radicado en la carpeta 'Oficio de Respuesta' dispuesta en OneDrive.
- La información será entregada a la CGR en la forma y medio indicados (magnético y/o físico), siguiendo los lineamientos definidos por la Oficina de Control Interno. En consecuencia, se deberán observar las siguientes disposiciones:
Medio Digital: La Oficina de Control Interno dispone a través de Office 365 -OneDrive, una carpeta de requerimientos de la Contraloría General de la República ordenada por auditoría. En esta carpeta los enlaces deberán cargar la información asociada a los requerimientos (oficio solicitud de información, oficio de respuesta y anexos) como se muestra en la siguiente imagen:
Nota: El permiso a la carpeta electrónica será otorgado por la Oficina de Control Interno únicamente al enlace de la dependencia.
Medio Físico: La comunicación se debe generar en original y copia para el archivo de la Oficina de Control Interno. Los anexos se entregan en medio magnético (CD, USB), para este caso no se requiere que la información sea dispuesta en One Drive. Lo anterior no exime a las dependencias de implementar los mecanismos de control necesarios para mantener copia de la información solicitada.
Cordialmente,
JUAN FELIPE RUEDA GARCIA
Jefe Oficina de Control Interno
