CIRCULAR 17 DEL 2024
(enero 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Bogotá D.C
| PARA: | DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL, COORDINADORES DE GRUPOS REGIONALES DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Y COORDINADORES DE GRUPOS DE APOYO ADMINISTRATIVO EN REGIONALES EN LAS CUALES NO FUERON CREADOS GRUPOS REGIONALES DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO. |
| ASUNTO: | Reiteración en la obligatoriedad de radicación e indexación de comunicaciones oficiales Obligatorio cumplimiento. |
De conformidad con lo establecido en el artículo 2 de la Constitución Política de Colombia, son fines esenciales del Estado, entre otros, garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Carta Política, así como facilitar la participación ciudadana en las decisiones que los afectan. Para tal fin, los artículos 23 y 74 de la Constitución establecen los derechos que tienen las personas de presentar peticiones respetuosas a las autoridades y de acceder a documentos e información pública, fin este último de la gestión documental.
De conformidad con lo anterior y para dar cumplimiento a la garantía de participación y acceso a la administración pública, el Archivo General de la Nación, como ente rector en materia de gestión documental, expidió el Acuerdo 060 de 2001, “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”, el cual fijó los lineamientos y procedimientos que le permiten a las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas cumplir con las labores de recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de las comunicaciones oficiales recibidas y generadas, señalando que los procedimientos de radicación deben estar acordes con los lineamientos propios de la transparencia de la actuación administrativa, por lo que no se podrán reservar ni repetir números de radicación, ni figurar enmendados, corregidos o tachados y la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
Fue así como el Director General del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA expidió la Resolución 2340 de 2010, la cual actualizó el procedimiento para el manejo de comunicaciones oficiales, entendidas estas como todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Entidad, independientemente del medio utilizado, sea este físico o electrónico. Esta Resolución, acogiendo los lineamientos establecidos por el ente rector en el Acuerdo 060 de 2001, señaló en su artículo 9o que la radicación de este tipo de comunicaciones tiene como objetivo oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento establecidos legalmente. Igualmente indica que todas las comunicaciones oficiales que ingresen a la entidad a través de la ventanilla de recepción de documentos deben ser radicadas. Igualmente señala que al comenzar cada año se iniciará la radicación consecutiva a partir del 0001, utilizando el aplicativo que disponga la entidad para tal fin. En este mismo sentido, el artículo 10 de esta misma Resolución prescribe que las personas encargadas de la recepción de las comunicaciones oficiales, bien sea en soporte físico o electrónico, “digitalizarán y registrarán diariamente todos los datos predeterminados en el Sistema de Información para la Gestión Electrónica Documental (ONBASE) que permitan certificar la recepción y trámite de las comunicaciones oficiales recibidas por la Entidad..."
En virtud de lo anterior, y con miras a recordar la trascendental importancia que tiene para la entidad el adecuado manejo de sus comunicaciones oficiales, la Secretaría General, como encargada de dirigir y controlar el proceso de gestión documental, tal como lo establece el numeral 4o del artículo 9o del Decreto 249 de 2004, se permite reiterar que todas las comunicaciones recibidas y producidas, independientemente del medio en el cual estén producidas y contenidas, deben ser radicadas e indexadas en el aplicativo OnBase inmediatamente sean recibidas sin excepción alguna, así como producirse diariamente el índice de las comunicaciones recibidas y producidas que fueron radicadas ese mismo día, esto con el fin de llevar un control estricto sobre el cumplimiento de los procedimientos a cargo de las Unidades de Correspondencia, garantizando la gestión oportuna de las mismas y los trámites administrativos y técnicos a cargo de los distintos destinatarios, evitando de esta manera consecuencias jurídicas tanto para el SENA como disciplinarias para el responsable de la radicación en las Unidades de Correspondencia a nivel nacional.
Así mismo se recuerda que de conformidad con lo establecido en el artículo 2, en la sección de gestión documental de la Resolución 760 de 2020, es función de los Grupos Regionales de Gestión del Talento Humano en cabeza de sus Coordinadores, administrar y controlar, de acuerdo con la normatividad vigente, las tareas y actividades relacionadas con la gestión de correspondencia, comprendida por la recepción, radicación, trámite, distribución, archivo y conservación. De igual forma, esta función es responsabilidad de los Grupos de Apoyo Administrativo Mixto, en cabeza de sus Coordinadores, en aquellas Regionales en las cuales no fueron creados Grupos de Gestión del Talento Humano; por lo tanto son responsables de velar porque en las Unidades de Correspondencia se cumpla oportunamente con las actividades y procedimientos anteriormente enunciados.
La Secretaría General del SENA recuerda a funcionarios y contratistas encargados de la radicación de comunicaciones, que de acuerdo con la información contenida en la presente Circular, es responsabilidad de todos y cada uno apropiarse de su contenido, así como la aplicación de normas, lineamientos y procedimientos dispuestos en el aplicativo Compromiso para tal fin.
Cordialmente,
KATERINE GRIMALDOS ROBAYO
Secretaria General
