CIRCULAR 18 DEL 2025
(enero 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Bogotá D.C.
| Para: | Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales y Subdirectores de Centro. |
| Asunto: | Lineamientos para la Atención de Requerimientos de la Contraloría General de la República durante sus Auditorías y Actuaciones Especiales. |
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 del Decreto 648 de 2017, la Oficina de Control Interno en cumplimiento de su rol de relación con entes externos de control, ejercerá como articulador para facilitar el flujo de información a fin de asegurar que las dependencias de la entidad atiendan de manera oportuna, completa y pertinente los requerimientos realizados por la Contraloría General de la República - CGR.
En este sentido, y con el propósito de asegurar una adecuada y oportuna atención a los requerimientos efectuados por la CGR en el desarrollo de las actuaciones, independientemente de su modalidad o naturaleza (incluyendo auditorías, denuncias, indagaciones preliminares, visitas, entre otros), se establecen los presentes Lineamientos, los cuales deben ser acatados por la entidad:
1. Con el propósito de garantizar un flujo de información eficiente y una atención oportuna a los requerimientos de las auditorías realizadas por la CGR, cada Director de Área, Jefe de Oficina y/o Director Regional asignará a un colaborador como "Enlace" quien será informado a la Oficina de Control Interno a través del correo electrónico controlinternodegest@sena.edu.co.
El enlace deberá:
- Tramitar los requerimientos realizados por la CGR y asegurar que sean registrados en el aplicativo institucional On Base o el que lo reemplace.
- Coordinar internamente la recopilación de información solicitada; en caso de requerir información adicional o aclaraciones por parte del ente externo, gestionar con las áreas responsables la respuesta de manera oportuna.
- Canalizar todas las comunicaciones relacionadas con la actuación para asegurar su correcta gestión.
- Consolidar, organizar y coordinar las respuestas a las observaciones, comentarios o requerimientos adicionales que surjan durante el proceso de auditoría o vigilancia.
- Participar en las socializaciones que se realicen sobre los Lineamientos o normativas de control externo.
- Informar a la Oficina de Control Interno sobre el avance de las auditorías o actuaciones de control y realizar reportes periódicos sobre el estado de la atención de los requerimientos y los plazos de cumplimiento.
- Facilitar la logística necesaria para las visitas de los auditores, incluyendo la preparación de reuniones, documentación y acceso a áreas relevantes.
En caso de cambios en la designación del enlace, es obligatorio notificar de manera inmediata a la Oficina de Control Interno a través del correo electrónico controlinternodegest@sena.edu.co. Esta medida tiene como objetivo garantizar la continuidad del proceso y evitar demoras en la atención de los requerimientos.
2. Las respuestas a las solicitudes de información efectuadas por el ente externo de control deben ser suscritas únicamente por el Director de Área, Jefe de Oficina y/o Director Regional, según corresponda la naturaleza del asunto del requerimiento; como responsables de garantizar la oportunidad, integridad y pertinencia de la información que se entregue.
3. Todas las comunicaciones provenientes de la CGR deben ser radicadas por el Despacho Regional o Centro de Formación en el aplicativo institucional OnBase con copia a la Oficina de Control Interno. En caso de no ser la dependencia correspondiente, deberá trasladarse el requerimiento a quien corresponda con copia a la Oficina de Control Interno. Es fundamental que este proceso se realice de manera inmediata, ya que los plazos para dar respuesta a estas solicitudes se cuentan a partir de la fecha en que la comunicación es registrada en el SENA.
4. Cada responsable es el garante de la calidad y veracidad de la información entregada a la CGR, en este sentido debe asegurarse que se ajuste a las políticas institucionales y se base en fuentes oficiales, con el objetivo de evitar imprecisiones u omisiones que puedan generar hallazgos u observaciones.
5. Toda la información suministrada al ente de control constituye material probatorio. Este material es utilizado por el equipo auditor de la CGR, para sustentar y tramitar ante las autoridades competentes aquellos hallazgos que puedan tener implicaciones penales, fiscales, disciplinarias o de otra índole.
6. Los Directores de Área, Jefes de Oficina y/o Directores Regionales deberán realizar una revisión exhaustiva de los Planes de Mejoramiento a su cargo antes del inicio de la auditoría. Esta revisión permitirá identificar las acciones correctivas implementadas y asegurar que se estén obteniendo los resultados esperados.
7. Cuando la dependencia responsable considere necesario solicitar una ampliación del plazo para dar respuesta a un requerimiento, debe realizar la solicitud mediante correo electrónico al supervisor y al líder de la auditoría con copia a la Oficina de Control Interno, y deberá incluir una justificación adecuada. Es importante destacar que la aprobación de esta solicitud está sujeta al criterio del ente externo de control; por lo tanto, se recomienda no suspender el trámite interno de respuesta, mientras se recibe la aprobación de la prórroga, con el fin de evitar el vencimiento de los términos establecidos por el ente de control.
8. Es importante tener en cuenta que la no entrega, reporte inadecuado, incompleto o impreciso de información requerida por la CGR, puede dar lugar a sanciones disciplinarias, así como a la apertura de procesos administrativos sancionatorios fiscales, de conformidad con lo establecido en el artículo 81 del Decreto 403 de 2020.
9. Los requerimientos realizados por la CGR serán redireccionados por la Oficina de Control Interno mediante correo electrónico a las Dependencias o Regionales responsables de proporcionar la información.
En dicho correo, se incluirán las orientaciones necesarias, tales como los datos del Asesor del Despacho encargado de revisar los oficios de respuesta y las fechas límite para su atención, las cuales estarán determinadas por los plazos establecidos en cada requerimiento. Cuando se trate de solicitudes que deban ser atendidas por varias dependencias, se indicará cuál de ellas será responsable de consolidar y remitir la respuesta final, teniendo en cuenta el área con mayor número de puntos a contestar, garantizando una atención integral y coordinada.
10. Cada respuesta debe incluir en su estructura, específicamente en el asunto, el número del consecutivo asignado por la CGR y el número de radicado del SENA generado en el sistema OnBase, con el fin de facilitar la trazabilidad entre cada solicitud y su respectiva respuesta.
Asimismo, en el cuerpo del documento se deberá listar de manera completa cada numeral del requerimiento, seguido de su respectiva respuesta, asegurando que la información sea presentada de forma clara, ordenada y que se encuentre disponible la URL OneDrive conforme a lo solicitado.
11. La respuesta consolidada debe enviarse por correo electrónico al Asesor del Despacho de la Dirección General para su revisión. Esta remisión debe realizarse asegurando la trazabilidad de la comunicación; es decir, utilizando el correo previamente remitido por la Oficina de Control Interno, con el fin de facilitar su seguimiento. Si como parte de la revisión, el Asesor del Despacho de la Dirección General realiza recomendaciones o identifica información incompleta o imprecisa, la respuesta será devuelta para su corrección y los ajustes correspondientes. Una vez realizados los ajustes, se remite nuevamente al Asesor para su aprobación.
Nota: Con el fin de evitar reprocesos, es importante que cada responsable (Director de Área, Jefe de Oficina y/o Director Regional), garantice la integridad y pertinencia de la información que se entregue al Asesor del Despacho.
12. Posteriormente, el responsable (Director de Área, Jefe de Oficina y/o Director Regional) radica el oficio de respuesta debidamente suscrito a través del aplicativo institucional OnBase, enviando copia a la Oficina de Control Interno a controlinternodegest@sena.edu.co
13. La información debe entregarse en la forma y orden que el ente externo de Control indique en cada comunicación, puede ser en medio magnético y/o físico, por lo tanto, es necesario tener en cuenta lo siguiente:
Medio Magnético: La Oficina de Control Interno dispone a través de Office 365 - OneDrive, una carpeta de requerimientos de la Contraloría General de la República ordenada por auditoría. En esta carpeta los enlaces deberán cargar la información asociada a los requerimientos (oficio solicitud de información, oficio de respuesta y anexos) como se muestra en la siguiente imagen:
Nota: El permiso a la carpeta electrónica será otorgado por la Oficina de Control Interno únicamente al enlace de la dependencia.
Medio Físico: La comunicación se debe generar en original y copia para el archivo de la Oficina de Control Interno. Los anexos se entregan en medio magnético (CD, USB), para este caso no se requiere que la información sea dispuesta en One Drive. Lo anterior no exime a las dependencias de implementar los mecanismos de control necesarios para mantener copia de la información solicitada.
JUAN FELIPE RUEDA GARCÍA JEFE
Oficina de Control Interno
