CIRCULAR 26 DEL 2025
(enero 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Bogotá D.C.
| Para: | Director General, Directores de Área, Jefes de Oficina de la Dirección General, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional, Coordinadores de Grupo de la Dirección General, Coordinadores de Grupos de Apoyo Administrativo Mixto, Coordinadores de Talento Humano y Servidores Públicos. |
| Asunto: | Tramite Solicitud Vacaciones Vigencia 2025 |
Con el fin de precisar el trámite para el reconocimiento y pago oportuno de vacaciones a través de la nómina de la entidad, se deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:
1. La solicitud para reconocimiento y pago de vacaciones sobre un periodo causado debe ser presentada ante la Dirección General del SENA, Grupo de Administración de Salarios de la Secretaría General y en las Regionales al Grupo de Talento Humano o al Grupo de Apoyo Administrativo Mixto, o quien haga sus veces, con mínimo un (1) mes de anticipación a la fecha de disfrute, con la aprobación del jefe inmediato, indicando la fecha de inicio y radicada por la oficina Virtual del Sena.
2. La solicitud deberá formularse según el orden del periodo de causación, es decir, de la más antigua a la reciente, según la fecha en que se cumplió el año de Servicio.
3. Cuando un funcionario tenga días pendientes de vacaciones por interrupción o por aplazamiento, estas deben disfrutarse como primera medida, autorizando el total de días acumulados por cada periodo causado que tenga pendientes.
4. Cuando se trate de vacaciones de funcionarios de nivel directivo, se deberá anexar a la solicitud una propuesta con el nombre de uno o varios funcionarios que puedan ser encargados, acreditando que se da cumplimiento a los requisitos y que tengan el perfil necesario para suplir el cargo de manera temporal.
5. Cuando la solicitud tenga que ver sobre las vacaciones de un señor Coordinador de Grupo, se deberá anexar a la solicitud la propuesta del nombre de uno o varios funcionarios a quienes se les pueda asignar temporalmente las funciones de Coordinador de Grupo, acreditando las competencias necesarias.
6. Las vacaciones prescriben en cuatro (04) años si no se hiciere uso de ellas, contando a partir de la fecha en que haya causado el derecho, igualmente el aplazamiento o la interrupción de las vacaciones incide en su prescripción, siempre que medie el correspondiente Acto Administrativo, caso en el cual, el termino de prescripción empezara a contarse nuevamente a partir de la emisión del Acto Administrativo que interrumpió o aplazó el disfrute de vacaciones.
7. Las Regionales deben garantizar el registro del disfrute de las vacaciones en el aplicativo de nómina Kactus, dentro de las fechas de cierre para novedades, esto sobre los días primero y quinto (1o y 5o ), de cada mes, garantizando que el pago de las prestaciones derivadas de las vacaciones se realice antes de que el funcionario inicie el disfrute de estas.
8. Corresponde al Jefe Inmediato del Funcionario que sale a vacaciones, adoptar las medidas necesarias para garantizar la adecuada y oportuna prestación del servicio y de los procesos o procedimientos que tiene a cargo el Funcionario que sale a vacaciones.
9. La solicitud de aplazamiento sobre el periodo de vacaciones que se otorgue mediante Resolución, deberá ser presentada por el jefe inmediato, mediante comunicación radicada al Grupo de Talento Humano o Grupo de Apoyo Administrativo Mixto en las Regionales y en Dirección General ante el Grupo Administración de Salarios de la Secretaría General, con mínimo diez (10) días de antelación para su respectivo trámite y las solicitudes de interrupción con mínimo cinco (05) días hábiles de antelación a la fecha que solicita el reintegro el funcionario(a).
10. Una vez concedidas las vacaciones, no se podrán interrumpir ni aplazar salvo en los casos excepcionales señalados en los artículos 14 y 15 del Decreto 1045 de 1978, justificando la novedad con la fecha de reanudación de los días pendientes de vacaciones y debe constar por medio de acto administrativo expedido por la misma autoridad que otorgo las vacaciones.
11. Dando cumplimiento al Artículo 4o del decreto 444 de 2023, “las entidades deben contar con un plan anual de vacaciones, y estas no deben ser acumuladas ni interrumpidas. Solo por necesidad del servicio previa disponibilidad presupuestal o retiro podrán ser compensadas en dinero".
12. Es necesario tener presente que no son válidos los acuerdos entre los Jefes y los Funcionarios que salen a vacaciones, para que laboren en días de disfrute que luego serán compensados, pues cualquier aplazamiento o interrupción de vacaciones, debe constar en Acto Administrativo expedido por la misma autoridad que otorgó las vacaciones.
13. Cada dependencia de la Dirección General, las Regionales y los Centros de Formación, deben identificar los servidores públicos que tengan pendientes de disfrutar días de vacaciones, con el fin de elaborar e implementar un plan que los haga efectivos en la presente vigencia, antes del inicio de las vacaciones colectivas.
Cordialmente,
KATERINE GRIMALDOS ROBAYO
Secretaria General - SENA
