CIRCULAR 32 DEL 2025
(febrero 5)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Bogotá, D.C.,
| Para: | Secretario General, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional, Coordinadores Grupos de Talento Humano y Coordinadores Grupos de Apoyo Administrativos Regionales |
| Asunto: | Trámite Vigencias Expiradas 2025 (1) |
En virtud de lo dispuesto en el artículo 51 del Decreto 1523, del 18 de diciembre de 2024 "Por medio del cual se decreta el presupuesto de rentas y recursos de capital y el presupuesto de gastos para la vigencia fiscal del 1°. de enero al 31 de diciembre de 2025", y del artículo 54 del Decreto 1621 del 30 de diciembre de 2024, “Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2025, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos”, que establecen lo siguiente:
"(...) Sin perjuicio de la responsabilidad fiscal y disciplinaria a que haya lugar, cuando en vigencias anteriores no se haya realizado el pago de obligaciones adquiridas con las formalidades previstas en el Estatuto Orgánico del Presupuesto y demás normas que regulan la materia, y sobre los mismos no se haya constituido la reserva presupuestal o la cuenta por pagar correspondiente, se podrá hacer el pago bajo el concepto de "Pago de Pasivos Exigibles - Vigencias Expiradas".
También procederá la operación prevista en el inciso anterior, cuando el pago no se hubiere realizado pese a haberse constituido oportunamente 'la reserva presupuestal o la cuenta por pagar en los términos del artículo 89 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.
El mecanismo previsto en el primer inciso de este artículo también procederá cuando se trate del cumplimiento de una obligación originada en la ley, exigible en vigencias anteriores, aun sin que medie certificado de disponibilidad presupuestal ni registro presupuestal.
Cuando se cumpla alguna de las anteriores condiciones, se podrá atender el gasto de "Pago Pasivos Exigibles - Vigencias Expiradas", a través del rubro presupuestal correspondiente de acuerdo con el detalle del anexo del decreto de liquidación. Al momento de hacerse el registro presupuestal deberá dejarse consignada la expresión "Pago Pasivos Exigibles - Vigencias Expiradas". Copia del acto administrativo que ordena su pago deberá ser remitido a la Contraloría General de la República.
En todo caso, el jefe del órgano respectivo certificará previamente el cumplimiento de los requisitos señalados en este artículo.
Lo preceptuado en el presente artículo no aplica cuando se configuren como hechos cumplidos. (...)” Por consiguiente, las vigencias expiradas son un mecanismo mediante el cual se atiende el pago de las obligaciones legalmente contraídas, pero que por diferentes motivos no fue posible atenderlas cumplidamente durante la vigencia respectiva o incluirlas en las reservas presupuestales o las cuentas por pagar y que por no estar sometidas a litigio alguno no se requiere de pronunciamiento judicial para autorizar su pago.
Se está frente a una dificultad administrativa que no puede causar perjuicio a los terceros en sus relaciones con el Estado. La vigencia expirada no es entonces un mecanismo de legalización de pagos adquiridos ilegalmente, ni el pago de obligaciones que se configuren como hechos cumplidos.
La legalidad de la vigencia expirada guarda estrecha relación con lo dispuesto en la parte pertinente del artículo 71, del Decreto 111 de 1996 "Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto", que señala lo siguiente:
"(...) En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes o en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del CONFIS o por quien éste delegue para comprometer vigencias futuras y la adquisición de compromisos con cargo a los recursos del crédito autorizados.
Por lo anteriormente expuesto, para gestionar el trámite como “Pagos de Pasivos Exigibles de Vigencias Expiradas”, solicitamos la remisión de los documentos debidamente escaneados individualmente (documento por documento), a más tardar el día viernes 14 de marzo de 2025, los cuales deben encontrarse completamente legibles y completos, para evitar demoras, estos documentos se relacionan a continuación:
Para documentos contractuales:
| Ítem | Documento |
| 1 | Solicitud radicada ON BASE, donde el ordenador del gasto solicite el trámite de vigencias expiradas. Para las cuentas de la Dirección General se debe autorizar en la misma solicitud del registro presupuestal del gasto, registro de la obligación y el pago a favor del tercero (Para el pago adjuntar documentos requeridos para registro de obligaciones y trámites de pago, instructivo GRF-I-020 V01) |
| 2 | Certificación del supervisor en la cual consta que se cumplió a cabalidad con el objeto del contrato, y su valor adeudado a la fecha. Igualmente, justificando las razones concretas, claras por las cuales las cuentas no se pagaron en la respectiva vigencia. |
| 3 | Certificación del contratista donde manifiesta que se acoge al pago de pasivos exigibles - vigencias expiradas, de conformidad con el artículo 21 del Decreto 1523 del 18 de diciembre de 2024. |
| 4 | Documento contractual (link), con el acta de liquidación, la cual debe contener el valor pendiente por pagar que debe ser igual al valor solicitado como vigencia expirada. |
| 5 | Relación detallada de pagos efectuados al contratista expedida por Tesorería |
| 6 | Factura o documento equivalente |
Para gastos de personal:
| Ítem | Documento |
| 1 | Solicitud radicada ON BASE, donde el ordenador del gasto, además de solicitar el trámite de vigencias expiradas, autorice el registro presupuestal del gasto, registro de la obligación y el pago a favor del tercero. |
| 2 | Certificación del coordinador del Grupo de Talento Humano, informando el valor adeudado a la fecha, justificando las razones concretas, claras por las cuales las cuentas no se pagaron en la respectiva vigencia. |
| 3 | Acto Administrativo (Resolución) |
| 4 | Certificación bancaria del funcionario |
| 5 | Fotocopia cédula de ciudadanía del funcionario |
Para tal fin se anexan los siguientes formatos, a saber:
- FORMATO CERTIFICACION COORDINADOR GRUPO TALENTO HUMANO VIGENCIAS EXPIRADAS - 2025.
- FORMATO CERTIFICACION SUPERVISOR VIGENCIAS EXPIRADAS - 2025.
- FORMATO MANIFESTACION PROVEEDOR ACEPTACION PAGO POR VIGENCIAS EXPIRADAS - 2025.
- FORMATO RADICADO SOLICITUD VIGENCIAS EXPIRADAS 2025 - DOCUMENTOS CONTRACTUALES DIRECCION GENERAL.
- FORMATO RADICADO SOLICITUD VIGENCIAS EXPIRADAS 2025 - DOCUMENTOS CONTRACTUALES REGIONALES Y CENTROS.
- FORMATO RADICADO SOLICITUD VIGENCIAS EXPIRADAS 2025 - CUENTAS GASTOS DE PERSONAL.
- GRF-I-020 INSTRUCTIVO VIGENCIAS EXPIRADAS.
Cordial saludo,
CARLOS ALFONSO MAYORGA PRIETO
Director Administrativo y Financiero
