CIRCULAR 34 DEL 2024
(febrero 7)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Bogotá, D.C.
| PARA: | DIRECTORES (AS) REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTROS DE FORMACIÓN, COORDINADORES GRUPO APOYO MIXTO, DIRECTORES DE ÁREA, SECRETARIA GENERAL, JEFES DE OFICINA, PROFESIONALES CONTABLES Y DE TESORERÍA DE LA DIRECCIÓN GENERAL, REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN |
| Asunto: | Nuevos lineamientos y requisitos para la expedición del documento soporte para NO obligados a facturar |
El SENA cuando realiza la adquisición de bienes y/o servicios con personas naturales o entidades NO obligadas a facturar; debe generar el documento soporte para no obligados a facturar, según lo establecido en la directiva presidencial No 09 de septiembre 17 de 2020, la cual en su numeral 15 señala: "Si el proveedor no es obligado a expedir factura electrónica de venta, según el artículo 7 de la Resolución No. 00042 de 2020, la entidad debe elaborar el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, y para ello debe solicitar el rango de numeración correspondiente en el Servicio Informático Electrónico de numeración de facturación de la DIAN".
Por lo anterior, se imparten nuevos lineamientos para la emisión de este documento soporte para los NO obligados a facturar por parte de nuestra entidad, a partir de los pagos realizados en él aplicativo SIIF Nación.
En primer lugar, es preciso señalar que a partir del 1 de enero de 2024 el modo de operación definido para el proceso de emisión de documento soporte en adquisiciones efectuadas con no obligados a facturar en el SIIF Nación cambia de "Proveedor tecnológico" a "Software propio". Esta modificación implica que a partir de esa fecha todo el proceso de generación y transmisión de dichos documentos y demás instrumentos electrónicos que se deriven de ellos dejará de ser realizado a través del operador tecnológico Olimpia IT para ser asumido en su totalidad por el SIIF Nación.
En este sentido, las entidades deberán generar y trasmitir a la DIAN los "documento soporte en adquisiciones efectuadas con no obligados a facturar" para soportar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables; esto a partir de la información del SIIF Nación obligaciones presupuéstales asociadas a órdenes de pago presupuéstales pagadas, donde el tercero beneficiario NO este identificado con la responsabilidad tributaria 52-Facturador electrónico, 48- Impuesto Sobre las Ventas y 47- Régimen Simple de tributación.
- USARIO GENERADOR DE LA INFORMACIÓN:
A partir de la fecha el profesional de tesorería de cada Regional y/o Centro de Formación, deberá realizar la generación y transmisión de manera semanal a la DIAN, de los documentos soporte para no obligados a facturar, ingresando por su respectiva subunidad ejecutora que identifica su regional y/o centro de formación desde el perfil pagador.
Perfil: Pagador
Ruta: EPG/Factura Electrónica/Generación de Documentos Soporte a no Obligados.
Durante el proceso el sistema le dispone la información de los documentos de órdenes de pago, que cumplen las siguientes condiciones y que usted desde su perfil deberá validar antes de realizar la transmisión:
- El tercero beneficiario es de tipo persona natural y/o de un tercero que efectivamente no se encuentra obligado a facturar como por ejemplo una empresa del exterior sin establecimiento en Colombia.
- El tercero beneficiario del documento NO tiene asociada la responsabilidad tributaria 52-Facturador electrónico, 48 - responsable del Impuesto Sobre las Ventas y 47- Régimen Simple de Tributación.
- No está asociado a un documento de recepción de Factura Electrónica.
El tipo de cuenta por pagar asociado al documento es diferente a 07- Viáticos funcionarios. En caso de que aparezcan órdenes de pago con este tipo de cuenta por pagar deberán excluirse.
- Excluir transacciones por conceptos tales como: sentencias judiciales, servicio médico asistencial (reembolsos), apoyos de sostenimientos, alimentación, conectividad entre otros conceptos que como beneficiario final de estos apoyos sean aprendices, auxilios educativos, bienestar al funcionario, nómina, auxilios funerarios, pruebas TYT para aprendices, gastos de viaje para aprendices y todo pago que -no corresponda a una remuneración por la adquisición de un bien y/o servicio.
- Verificar que el documento no ha sido previamente gestionado desde esta transacción. El sistema le dispondrá el detalle de las transacciones como se refleja en la siguiente imagen:
De la información obtenida, seleccione los documentos que serán transmitidos a la DIAN como documento soporte para no obligados a facturar, siguiendo el paso a paso dispuesto en la guía para generar documento soporte con NO Obligados a expedir Factura de Venta en SIIF Nación anexa a esta circular.
Es necesario que para que el perfil pagador pueda generar adecuadamente este proceso, suministrando una información de calidad y sin errores a la DIAN, el perfil central de cuentas por pagar deberá tener en cuenta las siguientes recomendaciones cuando elaboren el registro de las obligaciones presupuéstales:
- Al momento de radicar la cuenta por pagar presupuestal, paso previo al registro de la obligación, es necesario que seleccionen el tipo de pagar que refleje la realidad de la transacción y a que corresponde el bien o servicio que efectivamente está adquiriendo el SENA, dado que esto impacta en la emisión de documento soporte para no obligados a facturar, al igual que en la información exógena que debe suministrarse a la DIAN de manera anual. A continuación, se resumen algunos ejemplos de pagos más frecuente y el tipo de cuenta por pagar que se debe asociar:
| CONCEPTO DE PAGO A OBLIGAR | TIPO DE CUENTA POR PAGAR QUE DEBE ASOCIAR |
| Apoyos de monitoria, alimentación, sostenimiento y apoyos tecnológico para aprendices | 01 - Pago sin descuentos |
| Reembolso servicio médico asistencial, estímulos educativos | 01 - Pago sin descuentos |
| Servicios públicos (agua y alcantarillado, energía, gas, comunicaciones, etc) | 03- Servicios públicos |
| Sentencias judiciales en contra de la entidad | 48 - sentencias y conciliaciones |
| Viáticos funcionarios | 07- Viáticos funcionarios |
| Viáticos contratistas | 08- Viáticos contratistas |
| Honorarios personas declarantes únicamente personas jurídicas o personas naturales diferentes de contratos de servicios personales, a los cuales NO se les aplique la retención de rentas de trabajo del artículo 383 del Estatuto Tributario, si no la tarifa de honorarios del 11% | 31- Honorarios personas declarantes |
| Honorarios personas NO declarantes - únicamente personas jurídicas o personas naturales diferentes de contratos de servicios personales, a los cuales NO se les aplique la retención de rentas de trabajo del artículo 383 del Estatuto Tributario, si no la tarifa de honorarios del 10% | 64- Honorarios personas NO declarantes |
| Pago arrendamiento de bienes inmuebles | 69- Arrendamientos bienes inmuebles |
| Pago arrendamiento de bienes muebles | 67- Arrendamientos bienes muebles |
| Pagos a contratistas por prestación de servicios personales obligados a facturar | 93- Rentas de trabajo |
| Pagos a contratistas por prestación de servicios personales NO obligados a facturar | 103- Rentas de trabajo no obligados a facturar |
| Contratos de Servicios de Construcción y obra pública; así también todos aquellos que implican afectación material del bien inmuebles, por adhesión o destinación | 06- Contrato de obra |
| Contratos de Servicio de Aseo y cafetería, Vigilancia | 15-Vigilancia y aseo |
| Pagos de contratos de asistencia técnica con personas naturales o jurídicas radicadas en el exterior | 16- adquisición de Servicios técnicos con personas del Exterior |
| Pago servicio transporte de bienes | 39- Transporte de carga |
| Pagos de servicios en general realizados a declarantes de renta, diferentes a contratos de obra, transporte, arrendamientos, vigilancia y servicios personales | 25- Adquisición de Servicios a Personas Declarantes |
| Pagos de servicios en general realizados a NO declarantes de renta, diferentes a contratos de obra, arrendamientos, vigilancia y servicios personales | 26- Adquisición de Servicios a Personas NO Declarantes |
| Pago contratos de todo tipo de suministro diferentes de activos con personas declarantes de renta | 18- Compras en General a Personas Declarantes (Diferentes a Activos) |
| Pago contratos de todo tipo de suministro diferentes de activos con personas NO declarantes de renta | 19- Compras en General a Personas NO Declarantes (Diferentes a Activos) |
| Pago de convenios | 27- Convenios Interinstitucionales |
| Valores que se pagan al contratista o proveedor declarante de renta por su gestión, por ejemplo, cuando se entregan recursos en administración y cobra por dicha labor. Pagos a los comisionistas por transacciones de Bolsa Mercantil. | 65- Comisiones personas declarantes |
| Valores que se pagan al contratista o proveedor NO declarante de renta por su gestión, por ejemplo, cuando se entregan recursos en administración y cobra por dicha labor. Pagos a los comisionistas por transacciones de Bolsa Mercantil | 66- Comisiones personas NO declarantes |
| Compra de vehículos | 78- Compra de vehículos |
| Suministro de combustible de vehículos de la entidad, plantas eléctricas y todo tipo de maquinarias y equipos que requieren combustibles. | 80- compra de combustible |
| Pagos por contratos de bienestar al funcionario en los cuales se paguen conceptos de restaurante, hotel y/o hospedaje | 86 - restaurante, hotel y hospedaje |
| Pagos por compra de inventario realizados a personas declarantes | 95- Compra de activos movibles |
| Pagos por compra de inventario realizados a personas NO declarantes | 96- Compra de activos movibles |
| Pagos por compra de activos fijos realizados a personas declarantes | 97 - Compra de Activos Fijos - Declarantes |
| Pagos por compra de activos fijos realizados a personas NO declarantes | 98 - Compra de Activos Fijos - NO Declarantes |
* Se anexa adjunto a esta circular listado más detallado en Excel para su consulta
La creación de terceros debe realizarse con toda la Información que aparece en el RUT de la persona natural o jurídica e Igualmente se debe estar actualizando los datos que figuran en el aplicativo SIIF Nación, para que la información suministrada en el documento soporte y en la exógena a la DIAN, sea real y consistente, razón por la cual es importante realizar acercamiento con los profesionales de presupuesto encargados de esta labor, para que realicen adecuadamente el registro de terceros en SIIF Nación. Igualmente es importante solicitar la actualización de los terceros a este perfil de presupuesto, cada vez que tengamos conocimiento de cambios de información en el RUT, de los proveedores y/o contratistas a los cuales el SENA realiza pagos por la adquisición de bienes y/o servicios.
El profesional de presupuesto realizará las actualizaciones de los terceros (proveedores y/o contratistas) en el sistema SIIF NACIÓN, especialmente en lo relacionado con la información tributaria, para garantizar que se obtenga la información en línea del RUT y en caso de que existan cambios de responsabilidad respecto a la obligación de facturar, estos queden actualizados en dicha plataforma y evitar posibles rechazos de facturas, así como la generación de documentos soportes a no obligados a facturar, a un tercero que quizás si tenga la obligación, pero que por error no se encuentre actualizada la información en el aplicativo.
Para realizar la actualización de terceros, se debe seguir la siguiente ruta:
PERFIL: GESTIÓN PRESUPUESTO DE GASTO
RUTA: ADMINITRACIÓN (ADM)/TERCERO Y CUENTAS/PERSONA NATURAL UE Y/O PERSONA JURIDICA
- Se diligencia la naturaleza jurídica - tipo de documento de identidad - número de documento/MODIFICAR
- Una vez se despliegue la pantalla con los datos del tercero Persona Natural y/o Jurídica, se dará clic en la opción Actualización Inf. Tributaria y luego en la opción guardar
- Una vez el sistema arroje el mensaje a satisfacción de la actualización, repetir los pasos indicados anteriormente, para validar si fue actualizado el tercero, dirigiéndose a la opción información tributaria, en la cual encontrará la responsabilidad de este.
- Finalmente validar que cada tercero tenga la información personal real y actualizada en el aplicativo, tales como dirección de domicilio y correo electrónico.
Se anexa a esta circular el listado de tipo de cuentas por pagar y para mayor ilustración la guía con el detalle del proceso, para generar documento soporte con NO obligados a expedir factura de venta en SIIF Nación.
Cordial saludo
DIANA GISELA JIMÉNEZ CUERVO
Directora Administrativa y Financiera
ANEXOS: Listado de tipo de cuentas par pagar a asociar en la obligación presupuestal Guía para generar documento soporte con NO Obligados a expedir Factura de Venta en SIIF Nación
