CIRCULAR 38 DEL 2025
(febrero 13)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Bogotá, D.C.
| Para: | Despacho de la Dirección General, Directores de Área, Secretaría General, Jefes de Oficina de la Dirección General, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación, Coordinadores de Apoyo Administrativo, Supervisores de Contrato, Responsables de Almacén, Servidores Públicos y Contratistas con Bienes a Cargo. |
| Asunto: | Lineamientos para la Toma Virtual de Inventarios, Toma Física del Servicio y Toma Física de Bienes en Almacén, SENA 2025. |
La Dirección Administrativa y Financiera en cumplimiento de sus funciones, establecidas en el artículo 15 del Decreto 249 de 2004; numeral 16 y con el fin de ejercer el debido control de los bienes muebles de la Entidad, informa los lineamientos para la ejecución de la Toma Virtual de inventarios, toma física de bienes al servicio y Toma Física de bienes en almacén para la vigencia 2025.
De acuerdo con lo establecido en la Resolución No. 1-02663 de 2022 "Por la cual se crean Grupos Internos de Trabajo en la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General del SENA, y se dictan otras disposiciones", considerando el ARTÍCULO 14. CONFORMACIÓN DEL GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS. ARTÍCULO 15. FUNCIONES DELGRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS, y entre otras las funciones y acorde a lo plasmado en el artículo 14 de la Resolución 01-2408 de 2024 se conforma el Grupo de Almacenes e Inventarios.
Teniendo en cuenta lo anterior, en cada vigencia se realizan actividades de control a los bienes muebles e inventarios de la entidad a través de la toma virtual de inventarios, toma física de bienes en servicio y toma física de bienes en almacén cuyo objetivo es verificar que los elementos que se encuentran registrados en el sistema de información para la administración y control de bienes sean acordes con las existencias físicas en cada una de las Regionales y Centros de Formación.
Es responsabilidad de los Ordenadores de Gasto (Directores Regionales, Subdirectores de Centro) y Coordinadores administrativos, velar para que se ejerza el control y seguimiento a los bienes muebles e inventarios de la entidad, así como el garantizar que en cada uno de sus Despachos Regionales y Centros de Formación la disposición de los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios y suficientes, así como las comunicaciones y demás condiciones en general para el desarrollo y ejecución de estas actividades de control.
Todas las vigencias, al interior de los Despachos Regionales y Centros de Formación se deben fortalecer las actividades inherentes a la Toma de Inventarios de la entidad, tales como la marcación de los de los bienes de devolutivos, la verificación y conteo de bienes que se encuentran en los almacenes y/o a cargo de los Cuentadantes; de acuerdo con las actividades programadas en las fechas establecidas, con los permisos necesarios, con los recursos humanos y tecnológicos "computador portátil, lector de códigos de barras, tableta, etc." para realizar la verificación de los bienes que se encuentran dentro de las instalaciones de cada centro de costo, sede o subsede. Lo anterior, para continuar fomentando e impulsando el sentido de responsabilidad y pertenencia en lo concerniente a la cultura del cuidado de los bienes de propiedad y/o a cargo del SENA a nivel nacional.
A continuación, se describen las fechas de ejecución de las actividades y demás aspectos para tener en cuenta:
1. CRONOGRAMA DE EJECUCION:
| Proceso | Inicio | Finalización |
| Toma Virtual de Inventarios | 01 de marzo de 2025 | 30 de abril de 2025 |
| Toma Física del Servicio | 01 de junio de 2025 | 31 de agosto de 2025 |
| Toma Física de Almacén | 01 de septiembre de 2025 | 31 de octubre de 2025 |
2. GENERALIDADES
Los servidores públicos o contratistas que se les haya asignado un bien para su uso, administración y custodia en el cumplimiento de sus funciones u obligaciones contractuales están en la obligación de rendir cuentas de este, y en todo caso responderán por la pérdida, daño o deterioro de bienes institucionales o de terceros que administren, usen o custodien, según lo establecido en la Constitución, la ley y demás normas concordantes.
Los aspectos básicos de la toma de inventarios SENA se exponen en la Guía para la Administración y Control de Bienes (GIL-G-003) que se encuentra publicada en la página http://compromiso.sena.edu.co.
Las tomas de inventarios a nivel nacional se ejecutarán a través de una herramienta automatizada que permite optimizar el registro de la información, validar los datos en línea y en tiempo real, también permítela captura de las placas de los activos fijos de los bienes devolutivos por medio de lector de códigos (Terminales inalámbricos o USB y cámara de los dispositivos móviles), seleccionado el estado físico y ubicación de estos y/o registrar la información de las cantidades de bienes de Consumo en el mismo sistema. Esta información queda almacenada en la base de datos de la herramienta con disposición constante en los servidores SENA.
De igual forma, el sistema permite verificación de forma individual o por listado de bienes con opción de buscador. Cuando se termina la verificación total de los bienes el sistema de inventarios ISA le habilita automáticamente las opciones de finalizar el inventario y generar documento soporte de cumplimiento de la actividad.
La herramienta "Sistema de Inventarios ISA" está disponible en la_Nube SENA http://nube.sena.edu.co/y/o red pública https://chatbotisa.sena.edu.co/ y aplicación Móvil desde Android o IOS como ISA Asesor virtual SENA.
A continuación, la Dirección Administrativa y Financiera a treves del del Grupo de Almacenes e Inventarios da a conocer las directrices, parámetros y lineamientos generales realizar esta actividad:
Antes de generar una planilla de inventario, debe validar que no haya una planilla previamente generada para evitar duplicidad de estas.
3. TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS
La toma virtual de inventarios es el mecanismo por el cual los cuentadantes pueden validar y documentar que los bienes que se encuentran a su cargo registrados en el sistema de información están acordes con las existencias físicas.
Plazo de ejecución: 01 de marzo al 30 de abril de 2025.
Con el objetivo de medir el avance de esta actividad a nivel nacional, el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General a través del Sistema de Administración y Control de Bienes SACB, genera el corte de información de cuentadantes con bienes a cargo el (28 de febrero de 2025), los cuales serán la población objetivo para la toma virtual de Inventarios vigencia 2025.
El Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General, realiza el seguimiento al avance de estas actividades por parte de cada uno de los cuentadantes de los diferentes centros de costo a nivel nacional, es decir, la información reportada por cada cuentadante en el aplicativo Sistema de Inventarios ISA, es el insumo para la medición de los indicadores de seguimiento, los cuales son socializados de manera periódica a los directores, subdirectores, Coordinadores y responsables de almacén.
Aspectos para tener en cuenta:
- La cobertura y alcance de la Toma Virtual de Inventarios, se encuentra dirigida al 100% de los Cuentadantes que tienen bienes a cargo a la fecha del corte de información.
- La Toma Virtual de Inventarios tiene como objetivo que cada cuentadante realice la revisión y verificación de los bienes a su cargo que se encuentran registrados en el Sistema de Administración y Control de Bienes. Los cuentadantes de manera individual deben verificar y dar fe de los bienes que tienen bajo su responsabilidad y custodia en todo el país.
- Si el cuentadante tiene más de 50 bienes a cargo, podrá realizar el cargue de la información según plantilla generada por el sistema de inventarios ISA.
- Los bienes identificados como "no verificados" y demás novedades que durante la toma virtual sean reportados por los cuentadantes en el aplicativo, deben ser atendidos en el menor tiempo posible y gestionados por el responsable de almacén de la Regional o Centro de Formación; con el objetivo de tener información precisa para procesos posteriores.
4. TOMA FISICA DE BIENES AL SERVICIO
En cada uno de los Despachos y Centros a nivel nacional se debe garantizar la validación e inventario de los bienes muebles de la Entidad según las directrices del Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General, de la Dirección Administrativa y Financiera.
La Dirección Administrativa y Financiera a través del Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General, realiza el seguimiento y control a todos los bienes muebles e inventarios registrados en el sistema de información.
Teniendo en cuenta lo anterior, la Toma Física al Servicio tiene como objetivo la verificación de bienes Devolutivos y bienes en administración al 100%.
Para esta vigencia y de acuerdo a lo dispuesto en el manual de políticas contables de la entidad, se debe revisar como mínimo al finalizar el periodo contable la vida útil de los bienes muebles, dicha actividad se viene realizando desde la Dirección General, sin embargo en esta ocasión se requiere que desde cada centro de costo junto con los cuentadantes quienes utilizan los bienes, se revise y determine una vida útil remanente más acorde a la utilización del bien dadas las condiciones físicas, de deterioro y/o obsolescencia que puedan llegar a tener, dicha información la dejarán consignada en las observaciones del Sistema de inventarios ISA y en el archivo Excel "Base revisión vidas útiles remanentes 2025" que será enviado cuando inicie el proceso.
Plazo de ejecución: 01 junio al 31 de agosto de 2025.
Para el desarrollo de la Toma Física al Servicio, se debe tener en cuenta la cantidad de bienes, la cantidad de cuentadantes y la ubicación física de los elementos en las diferentes sedes y subsedes, a fin de garantizar que los recursos asignados por cada Despacho Regional o Centro de formación sean suficientes para la ejecución de la actividad.
La Toma Física al Servicio incluye en su ejecución, el plaqueteo y/o marcación de los bienes devolutivos que así lo requieran, utilizando las herramientas tecnológicas dispuestas por la entidad.
A los bienes que sean reportados en su estado como "malo" se deben realizar las actividades necesarias para reintegrar al almacén con sus respectivos conceptos técnicos para determinar si pueden continuar al servicio o se pueden incluir en los procesos de bajas, con el fin de no tener bienes en mal estado al uso de los cuentadantes.
Actividades para la ejecución de la toma física.
El Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General a través del Sistema de Administración y Control de Bienes SACB identifica los cuentadantes con bienes a cargo registrados en Kardex al 31 de mayo de 2025; los cuales serán la población objetivo para la toma física de bienes al Servicio.
Nota: La verificación de los bienes debe dar inicio con los cuentadantes que no realizaron proceso (terceros" casos, especiales", funcionarios y/o contratistas) o presentaron novedades (bienes no verificados y/o bienes adicionales) en la Toma Virtual de Inventarios, según informe Final entregado por el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General.
Se debe verificar y asegurar que los bienes de tipo devolutivo cuenten con la etiqueta de la placa única de inventario asignada por el Sistema de Administración y Control de Bienes, en caso contrario realizar la solicitud al responsable del almacén para que le genere nuevamente el sticker con la placa del bien y proceder con su respectiva marcación.
La persona encargada para la realización de la toma física de bienes en servicio ingresa al Sistema Inventarios ISA y genera la planilla con la cédula del cuentadante de forma individual o múltiple según sea el caso.
El inventario y/o verificación física de los bienes se debe hacer uno a uno en presencia del cuentadante, garantizando existencias físicas vs. lo registrado en el sistema de información para la administración y control de bienes.
Los cuentadantes que tienen bienes a cargo en diferentes regionales o centros, primero deben realizar el proceso de legalización para poder realizar el inventario físico "solo deben tener bienes asignados en donde estén ejerciendo su labor"; de lo contrario los almacenistas o encargados de almacén deben ponerse de acuerdo para realizar el inventario físico en cada lugar y poder así finalizar el inventario, teniendo en cuenta que el sistema de Inventarios ISA genera la planilla por cuentadante independientemente donde registren los bienes en el sistema SACB. Por ningún motivo se aceptan planillas finalizadas con bienes no verificados de otro centro sin previa autorización del almacenista donde registran los bienes.
Una vez terminada la verificación deben generar el certificado por cada cuentadante, y posterior realizar el debido proceso de control documental.
Nota: El correo electrónico "Informe de realización de Toma Física de Inventarios al Servicio" será el documento soporte de cumplimiento de la actividad y tendrá la validez para cualquier proceso que se requiera.
El Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General elabora el informe de gestión y avance de la toma física al servicio teniendo como insumo la información registrada en el Sistema de Inventarios ISA.
Nota: Las planillas de inventario generadas en el Sistema de inventarios ISA tienen dos estados según la gestión "En Proceso y Finalizada". En proceso es cuando se está realizado la verificación de los bienes; y" Finalizada" es cuando ya se termina la verificación y se da Clic en el botón de finalizar inventario. Portal motivo las planillas de inventarios que no se hayan finalizado en el sistema de inventarios ISA no serán tenidas en cuenta en el avance de la ejecución del proceso.
En el caso que durante la Toma Física al Servicio se presenten faltantes, se debe surtir el debido proceso establecido en la Guía para la Administración y control de Bienes (GIL-G-003)y la Guía de Manejo ante Perdida, Hurto o Daño de Bienes del SENA o de terceros a cargo de la Entidad (GIL-G-018).
5. TOMA FÍSICA DE ALMACENES
La Toma Física de Almacén es responsabilidad de cada uno de los Despachos y Centros de Formación a nivel nacional.
La toma física de almacén se debe realizar al 100% de los bienes tanto de consumo como devolutivos registrados en el sistema de información para la administración y control de bienes.
La verificación y conteo de los bienes es realizada por el responsable de almacén en cada despacho y centro de formación.
El Servidor Público o Contratista responsable de almacén debe garantizar que los bienes se encuentren organizados dentro de cada una de las bodegas, y los bienes devolutivos cuenten con la respectiva placa de inventario, de tal manera que se faciliten las labores de Toma Física de Almacén.
Antes de iniciar la Toma Física de Almacén, se debe validar que no existen transacciones en estado pendiente por ratificar o incompletas en el Sistema de Administración y Control de Bienes SACB, de lo contrario el Sistema de inventarios ISA no permite generar las planillas de inventario.
Plazo de ejecución: 01 de septiembre al 31 de octubre de 2025.
La persona encargada para la realización de la toma física de bienes en almacén ingresa al Sistema Inventarios ISA y genera la planilla de inventario por cada tipo de elemento (Devolutivos y Consumo).
Nota: Es fundamental el registro de la información física de cada ítem del aplicativo en los elementos de consumo, evitando dejar valores en cero o sin cantidades, o errores en la digitación porque esto es una novedad que debe justificar.
Una vez terminada la verificación debe generar el certificado por bienes de consumo y devolutivos.
Nota: El correo electrónico "Informe de realización de Toma Física de Inventarios en Almacén" es el documento soporte de cumplimiento de la actividad y tendrá la validez para cualquier proceso que se requiera.
En el evento de presentarse faltantes en la Toma Física de Almacén se debe enviar la Certificación de legalización de faltantes 2025, junto con los soportes y otras novedades evidenciadas, o realizar las acciones a que haya lugar para la legalización de estos y/o surtir el debido proceso según lo establecido en la Guía para la Administración y control de Bienes (GIL-G-003) y la Guía de Manejo ante Perdida, Hurto o Daño de Bienes del SENA o de terceros a cargo de la Entidad (GIL-G- 018).
Nota: Las planillas de inventario generadas en el Sistema de inventarios ISA tienen dos estados según la gestión "En Proceso y Finalizada". En proceso es cuando se está realizado la verificación de los bienes; y "Finalizada" es cuando ya se termina la verificación y se da Clic en el botón de finalizar inventario. Por tal motivó las Planillas de inventarios que no se hayan finalizado en el sistema de inventarios ISA no serán tenidas en cuenta en el avaneces de la ejecución del proceso.
El Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General elabora el informe de gestión y avance de la toma física de almacén teniendo como insumo la información registrada en el Sistema de Inventarios ISA.
6. CONTROL DOCUMENTAL TOMA FÍSICA DE BIENES AL SERVICIO Y TOMA DE ALMACEN
En los procesos de toma física de bienes al Servicio y toma física de Almacén, se debe construir el archivo digital con los comprobantes emitidos por el Sistema de Inventarios ISA de realización de las tomas, para el control documental definido por la Entidad. Este archivo digital debe estar conformado en un plazo no mayor a 30 días después de realizada la toma respectiva y se deben enviar los enlaces del drive de los repositorios al correo tomafísicanacional@sena.edu.co.
7. INFORMACIÓN Y CANALES DE COMUNICACIÓN
En la carpeta Toma Física Nacional 2025, compartida a través del OneDrive, pueden ser consultados los instructivos, documentos y bases de datos relacionados al proceso y que han sido referenciados a lo largo del presente documento.
Por otra parte, para establecer un medio de comunicación efectivo entre el Grupo de Almacénese Inventarios de la Dirección General, el responsable de almacén y demás actores del proceso; se pone a disposición los correos electrónicos Chatbotisa@sena.edu.co para la toma Virtual v tomafisicanacional@sena.edu.co para la toma de bienes al Servicio y toma de Almacén, a través de los cuales se informan los pormenores del proceso, los estados de avance y se atienden las inquietudes al respecto.
De igual manera se harán jornadas de capacitación dirigidas a los responsables de almacén y cuentadantes en general para socializar la herramienta para la toma de inventarios y aspectos para tener en cuenta.
CARLOS ALFONSO MAYORGA PRIETO
Director Administrativo y Financiero
Dirección General
