CIRCULAR 39 DE 2026
(febrero 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1- 4040
Bogotá, D.C.
| Para: | Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional, Coordinadores de Apoyo Administrativo, Responsables y Apoyos de Almacén e Inventarios. |
| Asunto: | Lineamientos para la depuración y baja de bienes muebles del SENA, vigencia 2026. |
La Dirección Administrativa y Financiera, en cumplimiento de las funciones establecidas en el artículo 15 del Decreto 249 de 2004 y en la Resolución 911 de 2017, mediante la cual se reestructura el Comité de Baja de Bienes, se delegan funciones administrativas y se dictan otras disposiciones en materia de baja de bienes muebles de propiedad del SENA, adopta las presentes directrices con el fin de fortalecer la gestión administrativa y optimizar la disposición de los bienes de la entidad.
El objetivo principal de esta iniciativa es garantizar la adecuada y oportuna gestión de los bienes muebles del SENA dentro del proceso de baja correspondiente a la vigencia 2026, en cumplimiento de los lineamientos establecidos en la Guía para la Administración y Control de Bienes, disponible en la plataforma Compromiso, y de las jornadas de divulgación previstas en la Resolución 911 de 2017.
En consecuencia, se establecen los siguientes lineamientos para su ejecución:
1. Aspectos Generales:
a. La depuración de bienes definida en la presente circular tiene como finalidad agilizar y culminar, en el menor tiempo posible, los procesos de baja de bienes muebles que se encuentren en condición de inservibles, obsoletos y/o que no aporten al cumplimiento de la misión institucional del SENA. Esta gestión deberá adelantarse en la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional a nivel nacional, garantizando su ejecución y cierre dentro de la vigencia correspondiente, con el acompañamiento del Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección Administrativa y Financiera.
b. Cada Dirección Regional y Centro de Formación podrá gestionar simultáneamente múltiples procesos de baja de bienes, de acuerdo con su cantidad y naturaleza. Estos procesos deberán llevarse a cabo conforme a los principios de eficiencia y transparencia, asegurando el cumplimiento normativo y la correcta disposición de los bienes.
c. En concordancia con los compromisos gerenciales y lo dispuesto en el artículo 6o de la Resolución 911 de 2017, los Comités de Bajas de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación deberán sesionar con la periodicidad que se requiera durante la vigencia establecida en la presente circular, con el fin de garantizar una depuración integral y eficiente de los bienes inservibles.
d. Para los procesos de baja de bienes de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), se deberá dar estricto cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución 2159 de 2013, que establece el marco de gobierno TIC y las políticas institucionales para la administración de los activos tecnológicos del SENA.
De conformidad con el Capítulo 3 de dicha resolución, se considerará que un activo TIC ha alcanzado su obsolescencia tecnológica cuando cumpla al menos uno de los criterios allí definidos:
- Tiene una antigüedad o tiempo de uso igual o superior a cinco (5) años.
- El costo de reparación supera el 70% de su valor comercial.
- No es posible actualizarlo tecnológicamente o no se encuentran repuestos disponibles.
- Su hardware no cumple con los requisitos mínimos de las aplicaciones de software requeridas (tecnologías sustitutivas).
- La relación costo-beneficio de su actualización o recuperación no es justificable.
- El fabricante ha cesado operaciones o no existe un proveedor que pueda homologar la tecnología y permitir su actualización.
- Presenta daño irreparable, un estado físico deficiente o ha sufrido un siniestro.
e. Con el fin de asegurar la correcta implementación de la presente circular, los responsables de almacén e inventarios y los coordinadores de apoyo administrativo deberán participar en las jornadas de divulgación y acompañamiento programadas por el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección Administrativa y Financiera.
2. Normatividad y procedimientos aplicables:
Las directrices y procedimientos para la baja de bienes muebles de la entidad están definidos en los siguientes documentos: la Resolución 0911 de 2017, la Guía para la Administración y Control de Bienes (GIL-G-003), específicamente en el capítulo sobre baja de bienes, formalizada en Compromiso.sena.edu.co; así como la Resolución 2159 de 2013, en lo referente a bienes TIC.
3. Orientación y acompañamiento:
La orientación técnica y el acompañamiento para la ejecución de las actividades descritas en la presente circular estarán a cargo, del Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección Administrativa y Financiera.
4. Publicación de ofrecimientos a otras entidades estatales:
De acuerdo con lo establecido en la Guía para la Administración y Control de Bienes (GlL-G-003), la publicación de los ofrecimientos de bienes para el conocimiento de otras entidades estatales debe solicitarse a través del correo bajadebienes@sena.edu.co. En la solicitud, se debe adjuntar la resolución correspondiente, debidamente suscrita y radicada por el delegado, así como el Formato de Ofrecimiento de Bienes (GlL-F-013) en formato.xls o.xlsx (Excel).
5. Cronograma de Actividades para la Baja de Bienes:
Las actividades de baja de bienes deberán adelantarse en la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional, conforme a lo establecido en el capítulo 16 de Baja de Bienes de la Guía GIL-G-003 y demás normas citadas en la presente circular, sin exceder el 31 de diciembre de la vigencia en curso, sobre las cuales se sugieren los tiempos relacionados a continuación:
| ítem | Actividad | Duración (Días hábiles) |
| 1 | Gestión de conceptos técnicos sobre bienes objeto de baja. | 7 días |
| 2 | Traslado de Bodega "Reintegrados Servibles" a Bodega "En proceso de baja" (Movimientos 997 y 998) | Hito |
| 3 | Primera sesión del Comité de Bajas: evaluar disposición de bienes como residuos y/o chatarrización, recomendar la baja de bienes y su disposición u ofrecimiento, según corresponda. | 2 días |
| 4 | Elaboración y validación del acta de primera sesión del comité. | 2 días |
| 5 | Elaboración de la primera resolución de bajas: se ordena la baja de bienes, se autoriza la disposición de los que clasifican como residuos, entre otros, y se proyecta resolución por separado según tipo de bien (Devolutivo, Administración y/o Contrato 060/2007). | 2 días |
| 6 | Firma y radicación de la resolución de bajas, por parte del Director Regional o Subdirector de Centro, como delegado en la Regional o Centro de Formación (Art. 9, Resolución 911 de 2017). | 2 días |
| 7 | Traslado de Bodega "En proceso de baja" a la bodega de "Inservibles" (Movimientos 990 y 996 anexando el acta de comité de bajas en el sistema SACB) | Hito |
| 8 | Disposición final de residuos y elaboración de la transacción de baja de bienes clasificados como residuos. | Simultáneo con siguientes actividades |
| 9 | Para Ofrecimiento a Regionales y Centros de Formación del SENA nivel nacional: El ordenador del gasto remitirán, mediante correo electrónico institucional, la resolución de ofrecimiento y el formato GIL-F-013 a sus homólogos en las demás regionales y centros de formación. | Hito |
| 10 | Tiempo de disponibilidad del ofrecimiento, durante el cual se reciben solicitudes de otras Regionales y Centros de Formación. | 3 días |
| 11 | Para Ofrecimiento a otras entidades estatales: Envío de resolución de ofrecimiento y formato GIL-F-013 al correo baiadebienes@sena.edu.co para su publicación en la Página web del SENA. | Hito |
| 12 | Revisión y publicación de ofrecimientos a otras entidades estatales, por parte del administrador del correo baiadebienes@sena.edu.co. | 4 días |
| 13 | Tiempo de disponibilidad del ofrecimiento, durante el cual se reciben solicitudes de otras entidades estatales. | 30 días calendario |
| 14 | Segunda sesión del Comité de Bajas: Evaluación de disposición de bienes ofrecidos. Para aquellos no solicitados, considerar la disposición por venta, siendo esta la última opción conforme a la normatividad de la entidad. | 2 días |
| 15 | Elaboración y validación del acta de segunda sesión del comité. | 2 días |
| 16 | Elaboración de la resolución de bajas en caso de ofrecimiento, con la cual se concluye el proceso de baja de bienes. En esta resolución se ordena la baja de los bienes y se autoriza su disposición según lo determinado por el Comité de Bajas. | 2 días |
| 17 | Disposición final de los bienes conforme a lo ordenado en la resolución, acta de disposición final y registro de transacciones de baja (exceptuando bienes objeto de venta, que están sujetos a los tiempos de gestión de enajenación). | 8 días |
| 18 | Traslado de Bodega "Inservibles" a dar de baja los bienes (Movimientos 017,020 y 037 anexando la resolución y acta de entrega final) | Hito |
| 19 | Envío de documentos consolidados según los lineamientos establecidos en la Guía para la Administración y Control de Bienes (01-GIL-G-003) al correo bajadebienes@sena.edu.co. | Hito |
6. Documentos modelo
Con el propósito de unificar criterios y optimizar la gestión de la baja de bienes, el Grupo de Almacenes e Inventarios pone a disposición modelos de actas y resoluciones, disponibles en una carpeta compartida en OneDrive, cuyo acceso podrá solicitarse a través del enlace: Documentos PBB Año 2026
7. Disposición de bienes recibidos en ejecución de contratos de TICS, liquidados en vigencias anteriores.
7.1 Contrato No. 000060 del 2007
A pesar de que, hasta la fecha, aún se registran bienes recibidos bajo el contrato No. 000060 de 2007, durante la presente vigencia se debe avanzar en su identificación y depuración. De acuerdo con lo establecido en el acta de liquidación suscrita el 7 de mayo de 2007 entre el SENA y el contratista, se deja constancia en la Nota No. 4 que: "Las partes acuerdan que se conciliaron el 100% del inventario de bienes reclamado por el contratista, quedando el SENA sin compromisos por este concepto. En caso de encontrarse elementos, bienes o similares etiquetados como pertenecientes al Contrato No. 000060, estos quedarán a plena disposición del SENA para su utilización en laboratorios o actividades académicas."
Posteriormente, la Oficina de Sistemas emitió un concepto favorable para que dichos bienes puedan ser dados de baja y, en su caso, vendidos como residuos tecnológicos o unidades funcionales, mediante la comunicación interna No. 8-2016-009103 del 17 de junio de 2016.
Es importante destacar que las actividades de depuración de estos bienes serán informadas, programadas y supervisadas por la Coordinación del Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección Administrativa y Financiera.
8. Bienes Comodato
Los bienes muebles adquiridos bajo la modalidad de comodato NO son objeto de baja. En consecuencia, cuando dichos bienes se encuentren en condición de obsolescencia y/o este inservible, deberán ser devueltos al contratista con quien se suscribió el contrato de préstamo de uso.
En este sentido, los únicos bienes susceptibles de baja mediante resolución son aquellos asociados al Contrato No. 000060 de 2007, conforme a lo señalado en el numeral anterior.
9. Disposiciones Especiales - Chatarrización
De conformidad con la Guía para la Administración y Control de Bienes, la disposición final de los vehículos adquiridos por el SENA que cuenten con matrícula de tránsito corresponde a la chatarrización y la cancelación de la matrícula, toda vez que estos no pueden ser destinados a fines de formación.
Por su parte, los vehículos que no cuenten con matrícula de tránsito podrán tener como disposición final el despiece y/o la desintegración, según lo dispuesto en el comité de bajas.
10. Socialización y acompañamiento del proceso de baja de bienes
Desde el Grupo de Almacenes e Inventarios se realizarán actividades de capacitación virtual a nivel nacional sobre el proceso de baja de bienes. Esta actividad será comunicada oportunamente a través de correo electrónico a los responsables y apoyos de almacén, así como a sus respectivos coordinadores de grupo administrativo mixto o coordinación administrativa.
11. Información y Canales de comunicación
Con el propósito de garantizar una comunicación efectiva entre el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General y los responsables de almacén a nivel nacional, se dispone del correo electrónico bajadebienes@sena.edu.co como canal oficial para la gestión del proceso y la atención de consultas. De manera complementaria, podrán comunicarse con Sandra Milena Valderrama Suárez a través del correo electrónico smvalderrama@sena.edu.co. Por medio de estos canales se brindará información y acompañamiento permanente, se realizará el seguimiento al avance de las actividades y se atenderán las inquietudes relacionadas con el proceso de baja de bienes.
Saludos cordiales,
ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO
Directora Administrativa y Financiera
