CIRCULAR 40 DEL 2024
(febrero 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
| PARA: | DIRECTORES REGIONALES Y SUBDIRECTORES DE CENTRO |
| ASUNTO: | Lineamientos para la solicitud y aprobación de la oferta, en la vigencia 2024. |
De conformidad con la desconcentración de algunas actividades que se venían realizando desde la Dirección de Formación Profesional, las cuales se asumirán por las Direcciones Regionales, actualmente esta Dirección está realizando las actualizaciones a los siguientes procedimientos, guías y manuales:
- Procedimiento Planeación y Publicación de la Oferta Educativa (GFPI-P-003).
- Manual para la asignación de roles en SOFIA Plus (GFPI-M-008).
- Actualización de la Guía planeación indicativa (GFPI-G-031).
Así mismo la creación de una guía denominada "Guía para la aprobación de la oferta académica institucional."
A continuación, se definen los parámetros y acciones que deben realizar las regionales y centros de formación, para las siguientes actividades:
1. Planeación Indicativa
La planeación indicativa corresponde a la proyección anual de la oferta, donde los centros de formación registran los programas a ofertar (cupos nuevos) en cada nivel y modalidad de formación para cumplir las metas establecidas.
Para la actual vigencia, la planeación indicativa será una sola y equivale a lo registrado por los centros de formación en el año 2023 en el aplicativo denominado "planeación indicativa, esta información no se puede modificar porque es la evidencia de lo planeado por el Centro de Formación.
La planeación indicativa anual tiene la siguiente finalidad:
- Permite conocer los programas de formación que cada centro ofertará (cupos nuevos) para el cumplimiento de las metas y determina los perfiles de los instructores que se requieren para la contratación.
- Refleja los programas de formación que cada centro atenderá en el marco de las estrategias de CampeSENA y Full Popular.
- Ser insumo para calcular el presupuesto para la adecuada ejecución de la formación profesional, teniendo como referencia los programas que se ofertaran (recursos regular, recursos FIC, articulación con la media y programas especiales) y aprendices a atender cada trimestre según el porcentaje de trimestralización establecido en el plan de Acción 2024.
- Ejercer control en la correcta ejecución del presupuesto.
2. Solicitud de la Oferta
El centro de formación realizará la solicitud de la oferta de formación correspondiente en cada trimestre de conformidad con las fechas establecidas en la Resolución 1-02455 de 2023, que establece el calendario académico, para ello debe presentar la propuesta de oferta a la regional o la Dirección de Formación para la aprobación, según la Resolución No. 1-00201 de 2024.
Para la solicitud de la oferta trimestral se debe tener en cuenta:
- Lo registrado en planeación indicativa anual para la vigencia 2024.
- La Dirección de Formación realizó ajustes a la planeación indicativa registrada por los centros que excedían o le faltaba los cupos de acuerdo con la meta definida, con el objetivo de que la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo realizara los cálculos del presupuesto con el fin de reflejar el 100% de cumplimiento. Se anexa el documento con la planeación indicativa que los centros de formación deben tener de referencia.
- En el evento que durante la vigencia se requiera ofertar programas de formación para atender nuevas necesidades de los diferentes sectores productivos, los centros de formación podrán incluir la oferta sin afectar la meta.
- La Dirección de Formación Profesional, podrá retirar programas del catálogo de formación de acuerdo con los análisis que realicen del comportamiento de la demanda, matrícula, certificación y por sobreoferta, entre otros aspectos.
El centro de formación debe cumplir con los porcentajes de trimestralización establecidos, con el objetivo de no desfinanciarse presupuestalmente y así poder ejecutar el 100% de las metas establecidas. La trimestralización para la formación en todas las modalidades posee los siguientes porcentajes de ejecución: el 60% en el primer trimestre, el 70% en el segundo trimestre, el 90% en el tercer trimestre y del 100% en el cuarto trimestre. Importante tener presente que, en el porcentaje a ejecutar en cada trimestre se contemplan los cupos que pasaron de vigencias anteriores, la oferta abierta a realizar y las ofertas cerradas.
3. Aprobación de la Oferta
La oferta de formación será aprobada en el sistema académico administrativo por la Dirección Regional de acuerdo con lo estipulado en la Resolución 1-00201 de 2024 y se publicará en SOFIA Plus de acuerdo con la Circular de la oferta académica trimestral.
La aprobación de la oferta académica de los centros de formación en los casos en que el Subdirector de Centro ejerza funciones de Director Regional será realizada por la Dirección de Formación Profesional, para ello el centro deberá:
- Remitir al correo Dirección de Formación Profesional dir_formacionpro@sena.edu.co el acta de comité de centro con la oferta del trimestre, para ser aprobada.
- Crear "sugerencias de los programas de formación a ofertar en SOFIA Plus para ser aprobados y publicados en SOFIA Plus.
El Director regional para aprobar la oferta de formación debe verificar que cumpla con los siguientes criterios:
- Los recursos económicos, de infraestructura, logísticos, humanos, materiales de formación, que cubran toda la oferta de formación.
- Para la oferta de los programas de nivel tecnológico deben tener registro calificado vigente al momento de la publicación de la oferta académica. El centro de formación deberá de mantener organizado y actualizado el historial de las resoluciones que otorgan los registros calificados para la validación pertinente.
- Las “sugerencias de los programas de formación" realizadas por los centros de formación en sistema académico administrativo Sofia plus deberán estar acordes con el acta de aprobación regional.
- La aprobación de las "sugerencias de los programas de formación" y la publicación de las ofertas académicas en el aplicativo SOFIA Plus, es responsabilidad del Director(a) Regional.
4. Seguimiento planeación indicativa anual vs oferta trimestral
La Dirección de Formación Profesional realizará seguimiento periódico a los Centros de Formación en el que se evidenciarán las diferencias de lo ejecutado en cada trimestre (matriculados en la vigencia 2024) con relación a la planeación indicativa anual 2024.
Para la vigencia 2024 no habrá retroactividad para modificar la programación de las fichas, en el sistema académico administrativo Sofia plus, por lo que es importante que los centros de formación las programen correctamente para que se reflejen en PE-04, y correspondan a la ejecución real.
Al final de la vigencia se comparará la planeación indicativa anual con lo ejecutado por los centros, para así evidenciar las posibles diferencias y los impactos que se puedan generar a nivel presupuestal yal cumplimiento de la meta.
5. Sobre ejecución.
El principio de planificación definido en el Decreto 111 de 1996, artículo 13, indica: Planificación.
El presupuesto general de la Nación deberá guardar concordancia con los contenidos del plan nacional de desarrollo, del plan nacional de inversiones, del plan financiero y del plan operativo anual de inversiones ", establece relación entre el presupuesto y metas, por tanto la sobre ejecución de las metas denota una mala Planeación y ejecución y será tenida en cuenta para la proyección y seguimiento de indicadores en el marco de los instrumentos de Planeación Institucional, Por otra parte, cada ordenador del gasto deberá revisar sus capacidades y particularidades, y, en caso de que se presente sobre ejecución, evidenciara que no desfinanció otras metas y justificara con análisis presupuestal el resultado.
Atentamente,
CLAUDIA PATRICIA FORERO LONDOÑO
Directora de Formación Profesional
Dirección General
