CIRCULAR 48 DE 2026
(febrero 17)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-4046
Bogotá, D.C,
| Para: | Coordinadores Grupo de Apoyo Administrativo y Grupos Mixtos, Coordinadores de Grupos, Servidores Públicos del Grupo de Tesorería. |
| Asunto: | Lineamiento procedimental para la conformación de series documentales de Boletines Diarios de Tesorería. |
En el marco del procedimiento establecido para la Gestión Documental Institucional, nos permitimos informar que se ha realizado ajustes al proceso de conformación de la serie de Boletines Diarios de Tesorería, con el propósito de simplificar su operatividad y fortalecer la conformación integral de la agrupación documental para ser cargada en el sistema AES, a partir de la descarga en formato EML desde Outlook 365 de los correos electrónicos que respaldan el proceso de registro de pagos.
El lineamiento también tiene como finalidad garantizar la conservación del contenido original de las comunicaciones y archivos adjuntos, para su posterior carga en el sistema AES conforme a lo establecido en la Resolución No 1-02689 de 2023, elaborada por el Grupo de Administración de Documentos.
De acuerdo con lo anterior se establece la siguiente conformación de las series documentales del Grupo de Tesorería:
09 - Boletines Diarios de Tesorería
- Pago con Traspaso a Pagaduría: Se descarga en formato EML o MSG/correo, las solicitudes con sus autorizaciones de pagos que no tienen una cuenta bancaria para realizar el pago al beneficiario final; como lo son producción de Centros, Embargos, Servicios públicos, Impuestos, descuentos Nómina entre otros según el caso.
Ejemplo de registro y nombramiento de documentos
- Obligación Presupuestal; Se debe descargar en formato EML o MSG/correo las solicitudes con sus respectivas autorizaciones, las cuales hacen parte de la cadena presupuestal. Entre ellas se incluyen: solicitudes de desembolsos de convenios, pago de resoluciones, pago a contratistas, pago de facturas de proveedores, pago de viáticos, pago de seguridad social nacional, desembolsos de créditos hipotecarios, solicitudes de GMF, pagos SENA proveedor SENA, pagos de auxilios funerarios, pago de nómina y auxilios educativos.
Ejemplo de registro y nombramiento de documentos
- Reportes Ordenes de Pago: Se descarga diariamente del aplicativo SIIF Nación el reporte de órdenes de pago en formato Excel. Este archivo se guarda según la fecha correspondiente al día del pago, incluyendo únicamente aquellas órdenes que se encuentran en estado "Pagada".
Ejemplo de registro y nombramiento de documentos
- Comprobante de traslado de recursos a la Cuenta Única Nacional (CUN): Este tipo documental aplica únicamente para la Tesorería de Dirección General.
42 - Informes
42.29 Informes de Gestión
- Informe de Gestión: Se descarga del aplicativo SIIF Nación el reporte en formato Excel con las órdenes de pago en estado "Pagada", correspondientes al mes, por vigencia Actual y Reserva Presupuestal.
Ejemplo de registro y nombramiento de documentos
- Comunicación de Remisión Informe: Se debe descargaren formato EMLo MSG/correo aquellos informes que se remiten mensualmente por OnBase o por correo.
Ejemplo de registro y nombramiento de documentos
Cordialmente,
ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO
Directora Administrativa y Financiera
