CIRCULAR 51 DE 2024
(febrero 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C
1-2022
| PARA: | Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional y Coordinadores de Grupo a nivel nacional. |
| ASUNTO: | Utilización de la firma digital (token) y divulgación de Circulares y actos administrativos |
De conformidad con lo establecido en el artículo 6o de la Ley 962 de 2005, las entidades de la administración pública pueden atender sus trámites y procedimientos haciendo uso de medidos tecnológicos. Como consecuencia de lo anterior, mediante la Resolución No. 927 del 18 de agosto de 2020, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, apostando por su renovación tecnológica, la modernización de la entidad en el manejo de la información, los trámites administrativos y la seguridad de la información, adoptó la firma digital (token) para la suscripción de comunicaciones oficiales, actos administrativos y en general aquellos documentos que requieran ser firmados de esa manera, garantizando así la identidad del firmante y la integridad del contenido del texto o del mensaje, atributos propios de este tipo de firmas. En este sentido, el artículo 4o de la misma Resolución indica que podrán hacer uso de esta firma quienes desempeñen los cargos allí relacionados. Por lo tanto, y para asegurar una adecuada utilización de esta herramienta tecnológica que incide positivamente en los trámites y procedimientos a cargo de la Entidad, se recuerda que su uso es personal e intransferible, ya que una de sus principales características es que permite relacionar el contenido del documento con el funcionario que lo suscribe, de ahí que sea fundamental que el token sea empleado exclusivamente por los cargos habilitados expresamente para ello.
Por otra parte, es necesario que los documentos de carácter normativo como Circulares, Resoluciones y Acuerdos, una vez suscritos, se remitan a las Unidades de Correspondencia a través del correo del funcionario que suscribió el documento, ello como requisito para proceder con su radicación y posterior divulgación a los destinatarios, lo cual permitirá tener un estricto control por parte de dichas Unidades sobre los documentos que se reciben, radican y tramitan, y de paso contribuir al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación documental, tal como lo establece el artículo 3o del Acuerdo 060 de 2001 "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas" proferido por el Archivo General de la Nación como ente rector en la materia.
Finalmente la Secretaría General, como encargada de coordinar la actividad administrativa y dirigir y controlar la organización de los archivos de la entidad, tal como lo establece los numerales 1o y 4o del artículo 9 del Decreto 249 de 2004 recuerda que, de acuerdo con la información contenida en la presente circular, es obligación de todos y cada uno apropiarse de su contenido con el fin de facilitar la ejecución de los distintos procesos misionales, estratégicos, de evaluación y soporte a cargo del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, y de esta manera contribuir con la misión institucional.
Cordialmente,
DELKA PATRICIA ORTIZ CORTÁZAR
Secretaria General (e)
