CIRCULAR 52 DE 2026
(marzo 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-4040
Bogotá D. C.
| Para: | Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Coordinadores de Grupos de Apoyo Administrativo Mixto, Tesoreros y Lideres de Producción de Centros |
| Asunto: | Lineamientos vigentes sobre facturación y medios de Recaudo - Producción de Centros. |
Reciban un cordial saludo, estimados directores, subdirectores, coordinadores, tesoreros y líderes de Producción de Centros.
Con el propósito de actualizar, unificar y armonizar los lineamientos aplicables durante la presente vigencia, y en atención a los ajustes normativos, operativos y administrativos relacionados con el proceso de Producción de Centros, se hace necesario impartir directrices claras frente a la facturación electrónica, los medios de recaudo autorizados y demás actividades asociadas al manejo de los ingresos derivados de la venta de bienes, la prestación de servicios y el arrendamiento o alquiler de espacios.
La presente circular tiene como finalidad establecer y precisar los lineamientos vigentes que deberán ser aplicados de manera obligatoria por los Centros de Formación, con el fin de garantizar la uniformidad de los procedimientos, el adecuado control y trazabilidad de los recursos, y el cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia, eficiencia administrativa y responsabilidad fiscal.
En consecuencia, a continuación, se detallan las instrucciones que regulan la facturación electrónica, el uso de las plataformas de recaudo y otros aspectos operativos del proceso de Producción de Centros, las cuales serán de obligatorio cumplimiento durante la presente vigencia y sustituyen cualquier disposición previa que les sea contraria.
1. Responsabilidad:
Cada Subdirector de Centro de Formación, será el responsable de garantizar que la totalidad de los ingresos generados a través de la venta de bienes, la prestación de servicios, así como por concepto de arrendamiento o alquiler de espacios, cuenten con su respectiva factura electrónica emitida en el sistema SIIF Nación.
Esta responsabilidad se encuentra respaldada en lo dispuesto en el Capítulo IV, artículo 27, numeral 21 del Decreto 249 de 2004 "Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA", el cual establece entre otros como función del Subdirector: "(...) Arbitrar y ejecutar los recursos que se generen por la venta de bienes y servicios producidos en el respectivo Centro (...)"
En cumplimiento de este mandato, la emisión oportuna y correcta de la factura electrónica constituye el soporte fiscal, contable y administrativo que permite el reconocimiento formal del ingreso, su trazabilidad, su control y su inclusión en los procesos de seguimiento institucional y fiscal.
2. Sanciones por Incumplimiento:
La omisión de la obligación de facturar electrónicamente podrá acarrear sanciones de tipo legal entre otras las establecidas en los artículos 652 y 652-1 del Estatuto Tributario Decreto-Ley 624 de 1989, las cuales pueden consistir en clausura o cierre del establecimiento, oficina o lugar donde se ejerza la actividad.
Así mismo, la expedición de facturas electrónicas sin el cumplimiento de los requisitos señalados en los literales a), h), e) e i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, dará lugar a una sanción equivalente al uno por ciento (1 %) del valor de las operaciones facturadas, sin que esta exceda las novecientas cincuenta (950) UVT, conforme a la normativa vigente.
Las sanciones económicas que sean impuestas a la Entidad serán objeto del respectivo proceso de recobro a través de las acciones legales correspondientes, las cuales se adelantarán en contra de los servidores o ex servidores públicos que hayan actuado de manera dolosa o gravemente culposa de acuerdo con lo establecido en el artículo 90 de la Constitución Política de Colombia.
3. Exención de Tributos:
Los bienes y servicios ofrecidos por los Centros de Formación del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, no generan cobro de Impuesto sobre las Ventas (IVA) ni de Impuesto al Consumo, dado que el SENA, es un establecimiento público no responsable de dichos tributos.
Esta condición se encuentra respaldada por el artículo 92 de la Ley 30 de 1992 "Por la cual se organiza el servicio público de la educación superior", así como por el numeral 5 del artículo 476 y el parágrafo del artículo 512-8 del Estatuto Tributario. De igual forma, no aplica el Impuesto de Industria y Comercio (ICA), conforme a lo dispuesto en el literal d del numeral 2 del artículo 259 del Decreto Ley 1333 de 1986.
Estas exenciones aplican exclusivamente a los bienes y servicios prestados en el marco de la actividad misional educativa del SENA.
4. Expedición de la Factura Electrónica:
Cada Centro de Formación será responsable de generar su factura electrónica, por lo cual no existe centralización del proceso de facturación. En consecuencia, cada Subdirector de Centro deberá:
- Delegar formalmente aun funcionario responsable de la facturación.
- Solicitar a Yolanda Leal Lozano (vleal@sena.edu.co), contratista del Grupo de Contabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o a quien haga sus veces el usuario y contraseña de acceso a SilF Nación.
- Gestionar la capacitación correspondiente a través de Cristian López Usme (clopezu@sena.edu.co) contratista del Grupo de Recaudo y Cartera de la Dirección Administrativa y Financiera o a quien haga sus veces.
Es obligatorio expedir la factura electrónica por cada ingreso percibido, conforme a la normatividad vigente. Por lo tanto, se debe facturar cada ingreso recibido de manera individual, sin acumular varios ingresos en una sola factura.
5. Proceso para la expedición de la factura electrónica:
El proceso para la expedición de la factura electrónica en Colombia implica varios pasos clave que deben seguirse para cumplir con las exigencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. A continuación, se detallan los pasos esenciales los cuales se establecen de acuerdo con los procedimientos internos de la Entidad y a la gestión institucional.
i) Emisión del documento equivalente a prefactura en el Sistema Nacional de Producción de Centros - SGARC.
ii) Recaudo del valor total del bien o servicio a través de los medios de pago autorizados, utilizando un único cupón o código QR por operación.
iii) Validación del pago en la plataforma SGARC, en la siguiente ruta: Gestión / Ingresos / Por centro, donde se visualizarán los ingresos de cada centro de formación.
iv) Emisión de la factura electrónica en SIIF Nación por parte del funcionario delegado en el Centro de Formación.
El centro de formación deberá cargar en la plataforma SGARC el archivo generado desde SIIF Nación, utilizando la estructura definida y remitida semanalmente por la Dirección General, con el fin de realizar la conciliación correspondiente. En la siguiente ruta; SIIF nación / Factura Electrónica / Cargar por Centro / De contado o A plazos.
Nota: La factura electrónica deberá emitirse en un plazo máximo de cinco (5) días calendario posteriores al pago, y siempre dentro del mismo mes en el que se reciba el recaudo.
6. Facturación SENA Proveedor / SENA Autoconsumo - Facturas a Plazo
Para la implementación de las estrategias SENA proveedor SENA y SENA autoconsumo, se deberá continuar aplicando el instructivo publicado en la plataforma Compromiso con código GRF-l-005 en la versión que se encuentre vigente.
Recordamos el proceso en SIIF nación para el registro de Sena proveedor Sena:
- El compromiso presupuestal que se realiza a nombre del SENA se debe registrar con abono en cuenta a la cuenta corriente de producción de centros No.17787862396 de la Entidad Financiera Bancolombia.
- La obligación presupuestal se debe registrar a beneficiario final con abono en cuenta a la cuenta corriente No. 17787862396 de la Entidad Financiera Bancolombia.
- La orden de pago presupuestal se debe registrar por carga masiva a beneficiario final con abono en cuenta a la cuenta corriente No. 17787862396 de la Entidad Financiera Bancolombia
- Cuando la orden de pago figure en estado pagada y se haya realizado la factura electrónica a plazos, se deberá solicitar al correo de Leidy Arias Montenegro lamontenegro@sena.edu.co contratista del Grupo de Tesorería de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, el documento de recaudo por clasificar (DXC) para amortizar la factura a plazos, adjuntando el reporte de la factura a plazos y la orden de pago.
- El recaudo de esta factura se realizará desde la Dirección General.
7. Cuentas producción de centros:
Al momento de generar la factura electrónica, es indispensable tener en cuenta las cuentas bancarias asociadas al proceso de Producción de Centros, de acuerdo con el medio de recaudo utilizado.
El recaudo efectuado a través de los medios de pago correspondientes a Pagos en Línea SENA, código QR Bancolombia WOMPI, datáfono y abonos en cuenta, se realiza a través de la Cuenta Corriente No. 17787862396.
Por su parte, el recaudo realizado mediante el código QR interoperable se efectúa a través de la Cuenta No. 031-0001440-8, dispuesta específicamente para este mecanismo de pago.
Es fundamental que esta información sea considerada de manera rigurosa, toda vez que, al momento de generar la factura electrónica en el sistema SIIF Nación, se deberá imputar correctamente la cuenta bancaria correspondiente, según el medio de pago utilizado. La incorrecta imputación de la cuenta puede generar inconsistencias contables, reprocesos administrativos y afectar la trazabilidad, el control y la correcta conciliación de los recursos institucionales.
8. Medios autorizados para el recaudo:
i) PLATAFORMA DE PAGOS EN LÍNEA SENA, en la siguiente ruta: Opción de RECAUDO CENTROS DE PRODUCCIÓN, seleccionando de forma CORRECTA la Regional, Centro de Formación y DIGITANDO el correspondiente y único Documento Equivalente emitido en el Sistema Nacional de Producción de Centros (prefactura); por medio de pago PSE, tarjeta de crédito (VISA, MasterCard y American Express), pagos Bancolombia, o imprimiendo el cupón de pago y realizando el pago en ventanilla de la sucursal bancaria con pago en efectivo o cheque de gerencia.
i¡) Por medio de código QR establecido por la Dirección Administrativa y Financiera del SENA, único para cada centro de formación en implementación por medio de la plataforma Bancolombia WOMPI, donde se podrá pagar por PSE, tarjeta de crédito (VISA, MasterCard y American Express) o transferencia de cuentas Bancolombia. Dentro del medio de pago antes referenciado se podrán hacer recaudos a través de Nequi y Daviplata, plataformas financieras digitales que funcionan como una billetera electrónica, solo por medio de PSE.
iii) Código QR estático: Cada Centro de Formación cuenta con un código QR interoperable, ubicado en los habladores suministrados por la entidad bancaria para el proceso de recaudo.
El cliente deberá escanear el código QR con su teléfono celular desde su plataforma financiera y diligenciar la información solicitada.
Este código QR puede ser leído y utilizado por múltiples plataformas financieras, sin estar limitado a una aplicación o entidad específica, con el fin de facilitar pagos electrónicos accesibles desde cualquier plataforma autorizada.
Es importante recordar que, para que la transacción se vea reflejada correctamente en los reportes, no se debe utilizar la llave. La transacción debe realizarse únicamente mediante el escaneo del código QR.
iv) Pago por datáfono.
9. Prohibición de recepción de pagos en efectivo:
Los Centros de Formación no están autorizados para recibir pagos en efectivo por concepto de venta de bienes, servicios o arrendamientos asociados a Producción de Centros, con el fin de garantizar la trazabilidad, transparencia y legalidad del recaudo.
10. Pagos por otros conceptos (carné, duplicados, certificaciones, fotocopias):
Los pagos de carné, duplicados, certificaciones, y fotocopias se deben pagar por medio de PAGOS EN LÍNEA SENA por la opción de RECAUDO SENA, OTROS PAGOS, FOTOCOPIAS Y/O CERTIFICACIONES y desde la Dirección Administrativa y Financiera por medio del Grupo de Recaudo y Cartera se generará la Facturación Electrónica correspondiente.
11. Recaudo por concepto de arrendamiento:
Para la presente vigencia, los ingresos por concepto de arrendamiento no harán parte de la meta del Centro de Formación; sin embargo, deberán ser facturados obligatoriamente por cada Centro, conforme a la normatividad tributaria vigente.
Este recaudo se realizará únicamente a través de la plataforma de pagos en línea.
12. Revisión y control:
La revisión y control estará bajo la responsabilidad del líder de Producción de Centros quien deberá realizar validaciones semanales con el fin de asegurar que la totalidad de los ingresos registrados cuenten con su respectiva factura electrónica, conforme a lo establecido en la normatividad vigente y en el presente lineamiento.
Para tal efecto, deberá cruzar la información de los ingresos recibidos con las facturas emitidas en el sistema SIIF Nación, verificando que todos los valores hayan sido debidamente facturados, sin omisiones. Esta actividad es fundamental para garantizar la trazabilidad, legalidad y transparencia en el manejo de los recursos institucionales.
13. Transferencias directas:
No se deben realizar pagos mediante consignación directa a la cuenta de Producción de Centros ni a ninguna otra cuenta institucional, esto debe hacerse mediante los canales institucionales establecidos.
14. Registro de metas de gerente público:
Con el fin de que los ingresos recaudados por cada centro de formación, derivados del aprovechamiento económico mediante la venta de bienes y prestación de servicios, sean contabilizados dentro del cumplimiento de la meta del Gerente Público, es requisito indispensable que dichos ingresos cuenten con su respectiva factura electrónica emitida a través del sistema SIIF NACIÓN.
En este sentido, la factura electrónica constituye el único soporte válido para el registro oficial del ingreso en el sistema de metas de cada centro de formación. La ausencia de este documento fiscal impedirá la contabilización del ingreso para efectos de seguimiento, evaluación y consolidación del cumplimiento de metas institucionales.
Atentamente.
ADRIANA MILENA GASEA CARDOSO
Directora Administrativa y Financiera
