CIRCULAR 53 DEL 2025
(marzo 3)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Bogotá, D.C.
| Para: | Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación, Coordinadores de Apoyo Administrativo y Responsables de Almacén e Inventarios. |
| Asunto: | Lineamientos para la depuración y baja de bienes muebles del SENA, vigencia 2025. |
La Dirección Administrativa y Financiera, en cumplimiento de sus funciones establecidas en el artículo 15 del Decreto 249 de 2004 y la Resolución 911 de 2017, implementa el plan de acción para la depuración de bienes inservibles en los centros; garantizando que el proceso no se limite únicamente al cumplimiento de una actividad según el procedimiento, sino que optimice la gestión y maximice la cantidad de bienes depurados.
El objetivo principal de esta iniciativa es garantizar la adecuada y oportuna administración de los bienes de la entidad dentro del proceso de baja correspondiente a la vigencia actual, en cumplimiento de los lineamientos establecidos en la Guía para la Administración y Control de Bienes, disponible en la plataforma Compromiso, y de las jornadas de divulgación establecidas en la Resolución 911 de 2017.
A continuación, se presentan los lineamientos que rigen su ejecución:
1. Aspectos Generales:
a. La depuración de bienes definida en la presente circular tiene como meta agilizar y culminar, en el menor tiempo posible, los procesos de baja de bienes muebles que sean inservibles, obsoletos y/o que no contribuyan al cumplimiento de la misión institucional del SENA. Esta gestión se llevará a cabo en la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación a nivel nacional, garantizando su ejecución y finalización dentro de la vigencia actual. Para ello, se contará con el acompañamiento del Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección Administrativa y Financiera.
b. Cada Dirección Regional y Centro de Formación podrá gestionar simultáneamente múltiples procesos de baja de bienes, de acuerdo con su cantidad y naturaleza. Estos procesos deberán llevarse a cabo conforme a los principios de eficiencia y transparencia, asegurando el cumplimiento normativo y la correcta disposición de los bienes.
c. Referente a la periodicidad de las sesiones del comité, y en concordancia con los compromisos gerenciales, se requiere que el Comité de Bajas de la Dirección General, las Direcciones Regionales y los Centros de Formación se reúna con la frecuencia necesaria, según las necesidades identificadas durante la vigencia establecida en la presente circular; cumpliendo con el artículo 6o de la Resolución 911 de 2017.
El objetivo de estas sesiones es garantizar la depuración total y eficiente de los bienes inservibles, optimizando así el uso de los recursos de la entidad.
d. En el proceso de baja de bienes de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), se debe garantizar el cumplimiento de la Resolución 2159 de 2013, la cual establece el marco de gobierno TIC y define las políticas institucionales para el uso y administración de los recursos y servicios tecnológicos dentro del SENA.
De acuerdo con lo estipulado en el Capítulo 3 de la Resolución 2159 de 2013 sobre Activos de Información, se considera que un equipo perteneciente a la infraestructura TIC ha alcanzado su estado de obsolescencia tecnológica cuando se cumple al menos uno de los siguientes criterios:
- “Tiene una antigüedad o tiempo de uso igual o superior a cinco (5) años.
- El costo de reparación supera el 70% de su valor comercial.
- No es posible actualizarlo tecnológicamente o no se encuentran repuestos disponibles.
- Su hardware no cumple con los requisitos mínimos de las aplicaciones de software requeridas (tecnologías sustitutivas).
- La relación costo-beneficio de su actualización o recuperación no es justificable.
- El fabricante ha cesado operaciones o no existe un proveedor que pueda homologarla tecnología y permitir su actualización.
- Presenta daño irreparable, un estado físico deficiente o ha sufrido un siniestro.''
e. Para garantizar la adecuada implementación de la presente circular, los responsables de almacén e inventarios y coordinadores de apoyo administrativo deberán asistir a las jornadas de divulgación y acompañamiento organizadas por el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección Administrativa y Financiera.
2. Normatividad y procedimientos aplicables:
Las directrices y procedimientos para la baja de bienes muebles de la entidad están definidos en los siguientes documentos: la Resolución 0911 de 2017, la Guía para la Administración y Control de Bienes (GIL-G-003), específicamente en el capítulo sobre baja de bienes, formalizada en el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol de la Entidad y disponible en la plataforma Compromiso; así como la Resolución 2159 de 2013, en lo referente a bienes TIC.
3. Orientación y acompañamiento:
Las actividades relacionadas en la presente circular serán dirigidas y acompañadas a nivel nacional por el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección Administrativa y Financiera.
4. Publicación de ofrecimientos a otras entidades estatales:
De acuerdo con lo establecido en la Guía para la Administración y Control de Bienes (GIL-G-003), la publicación de los ofrecimientos de bienes para el conocimiento de otras entidades estatales debe solicitarse a través del correo bajadebienes@sena.edu.co. En la solicitud, se debe adjuntar la resolución correspondiente, debidamente suscrita y radicada por el delegado, así como el Formato de Ofrecimiento de Bienes (GIL-F-013) en formato.xls o.xlsx (Excel).
5. Cronograma de Actividades para la Baja de Bienes:
Las actividades para la baja de bienes deberán ser adelantadas en la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación, conforme a lo descrito en el capítulo Baja de bienes, de la Guía para la Administración y Control de Bienes (GIL-G-003), disponible en compromISO.sena.edu.co; demás normas y lineamientos citados en el numeral 2o de la presente. Sin exceder del 31 de diciembre del año en curso y sobre las cuales se sugieren los tiempos relacionados a continuación:
| ítem | Actividad | Duración (Días hábiles) |
| 1 | Gestión de conceptos técnicos sobre bienes objeto de baja. | 7 días |
| 2 | Traslado de Bodega "Reintegrados Servibles" a Bodega "En proceso de baja" (Movimientos 997 y 998) | Hito |
| 3 | Primera sesión del Comité de Bajas: evaluar disposición de bienes como residuos y/o chatarrización, recomendar la baja de bienes y su disposición u ofrecimiento, según corresponda. | 2 días |
| 4 | Elaboración y validación del acta de primera sesión del comité. | 2 días |
| 5 | Elaboración de la primera resolución de bajas: se ordena la baja de bienes, se autoriza la disposición de los que clasifican como residuos, entre otros, y se proyecta resolución por separado según tipo de bien (Devolutivo, Administración y/o Contrato 060/2007). | 2 días |
| 6 | Firma y radicación de la resolución de bajas, por parte del Director Regional o Subdirector de Centro, como delegado en la Regional o Centro de Formación (Art. 9, Resolución 911 de 2017). | 2 días |
| 7 | Traslado de Bodega "En proceso de baja" a la bodega de “Inservibles” (Movimientos 990 y 996) | Hito |
| 8 | Disposición final de residuos y elaboración de la transacción de baja de bienes clasificados como residuos. | Simultáneo con siguientes actividades |
| 9 | Para Ofrecimiento a Regionales y Centros de Formación del SENA nivel nacional: El ordenador del gasto remitirán, mediante correo electrónico institucional, la resolución de ofrecimiento y el formato GIL-F-013 a sus homólogos en las demás regionales y centros de formación. | Hito |
| 10 | Tiempo de disponibilidad del ofrecimiento, durante el cual se reciben solicitudes de otras Regionales y Centros de Formación. | 3 días |
| 11 | Para Ofrecimiento a otras entidades estatales: Envío de resolución de ofrecimiento y formato GIL-F-013 al correo ba¡adebienes@sena.edu.co para su publicación en la página web del SENA. | Hito |
| 12 | Revisión y publicación de ofrecimientos a otras entidades estatales, por parte del administrador del correo baiadebienes@sena.edu.co. | 4 días |
| 13 | Tiempo de disponibilidad del ofrecimiento, durante el cual se reciben solicitudes de otras entidades estatales. | 30 días calendario |
| 14 | Segunda sesión del Comité de Bajas: Evaluación de disposición de bienes ofrecidos. Para aquellos no solicitados, considerar la disposición por venta, siendo esta la última opción conforme a la normatividad de la entidad. | 2 días |
| 15 | Elaboración y validación del acta de segunda sesión del comité. | 2 días |
| 16 | Elaboración de la resolución de bajas en caso de ofrecimiento, con la cual se concluye el proceso de baja de bienes. En esta resolución se ordena la baja de los bienes y se autoriza su disposición según lo determinado por el Comité de Bajas. | 2 días |
| 17 | Disposición final de los bienes conforme a lo ordenado en la resolución, acta de disposición final y registro de transacciones de baja (exceptuando bienes objeto de venta, que están sujetos a los tiempos de gestión de enajenación). | 8 días |
| 18 | Envío de documentos consolidados según los lineamientos establecidos en la Guía para la Administración y Control de Bienes (01-GIL-G-003) al correo baiadebienes@sena.edu.co. | Hito |
6. Documentos modelo
Con el fin de unificar criterios y optimizar las tareas en la gestión de baja de bienes, el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección Administrativa y Financiera pone a disposición documentos modelo de actas y resoluciones. Estos documentos están disponibles en una carpeta compartida en OneDrive, a la cual se puede solicitar permiso y acceder a través del siguiente enlace: https://sena4-my.sharepoint.eom/:f:/r/personal/bajadebienes_sena_edu_co/Documents/Documentos%20PBB%20A%C3%Blo%202025? csf=l&web=l&e=vdxJOw
7. Disposición de bienes recibidos en ejecución de contratos de TICS, liquidados en vigencias anteriores.
7.1 Contrato No. 000060 del 2007
A pesar de que, hasta la fecha, aún se registran bienes recibidos bajo el contrato No. 000060 de 2007, durante la presente vigencia se debe avanzar en su identificación y depuración. De acuerdo con lo establecido en el acta de liquidación suscrita el 7 de mayo de 2007 entre el SENA y el contratista, se deja constancia en la Nota No. 4 que: “Las partes acuerdan que se conciliaron el 100% del inventario de bienes reclamado por el contratista, quedando el SENA sin compromisos por este concepto. En caso de encontrarse elementos, bienes o similares etiquetados como pertenecientes al Contrato No. 000060, estos quedarán a plena disposición del SENA para su utilización en laboratorios o actividades académicas.”
Posteriormente, la Oficina de Sistemas emitió un concepto favorable para que dichos bienes puedan ser dados de baja y, en su caso, vendidos como residuos tecnológicos o unidades funcionales, mediante la comunicación interna No. 8-2016-009103 del 17 de junio de 2016.
7.2 Bienes Recibidos en el Marco del Contrato 1014 de 2014
A continuación, se presenta el procedimiento acordado para los bienes recibidos bajo el contrato 1014 del 29 de diciembre de 2014, los cuales están en proceso de inventario entre la entidad y el contratista. Este procedimiento se basa en lo establecido en las actas de supervisión, seguimiento y en el Acta de Liquidación del Contrato 1014 de 2014, firmada el 1 de octubre de 2020, así como en los documentos proporcionados por la Oficina de Sistemas, encargada de la supervisión del contrato.
a. Retoma de Equipos: Se retomarán los equipos pertenecientes a "Proyectos Especiales" y otros especificados por ambas partes, según lo acordado y documentado en las actas firmadas entre la entidad y el contratista.
b. Bienes Devueltos al Contratista (Pendientes de Descarga en el Sistema): Para los bienes que aún aparecen registrados en el sistema Kardex pero que no se encuentran físicamente en las instalaciones del SENA (por haber sido devueltos o retirados por el contratista), se procederá a actualizar el Kardex mediante el movimiento "Devolución de Comodatos".
c. Bienes en Instalaciones del SENA (Pendientes de Devolución al Contratista): Los bienes que no están sujetos a retoma serán devueltos al contratista. Este proceso se registrará en el sistema de administración y control de bienes de la entidad, previa verificación de existencias a nivel nacional y coordinación con el contratista para su retiro.
Es importante destacar que las actividades de depuración de estos bienes serán informadas, programadas y supervisadas por la Coordinación del Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección Administrativa y Financiera.
8. Disposiciones Especiales para la Cancelación de Matrícula del Parque Automotor
Se solicita a los directores regionales, subdirectores de Centros de Formación responsables del parque automotor y a los comités de baja evaluar la desincorporación, cancelación de matrícula y chatarrización de los vehículos que han alcanzado la obsolescencia debido al desgaste, deterioro físico o incumplimiento de los requisitos técnicos y ambientales establecidos por la normativa vigente, y que no puedan mantenerse en condiciones operativas.
Para este proceso, es fundamental analizar las condiciones de seguridad, mecánicas y de circulación de cada vehículo, conforme a lo establecido en los artículos 27 a 33 del Capítulo III de la Ley 769 de 2002. Estos artículos regulan aspectos específicos como lo es el cambio de servicio, condiciones técnico-mecánicas, emisiones de gases, operación, equipos de prevención y seguridad, dimensiones, pesos, salidas de emergencia, condiciones de carga y los permisos correspondientes. Además, se debe tener en cuenta la Ley 1383 de 2010, que modifica la Ley 769 de 2002 (Código Nacional de Tránsito).
Adicionalmente, se recomienda realizar un análisis de costo-beneficio de estos vehículos, evaluando su utilidad en función del costo anual de mantenimiento, así como el tiempo y los recursos requeridos para reparaciones debido a su antigüedad.
Es fundamental que cada Centro de Formación que autorice la baja de vehículos para su chatarrización y la correspondiente cancelación de matrícula realice las gestiones necesarias y asegure el cumplimiento de lo dispuesto en el Capítulo 5 de la Resolución No. 12379 de 2012, expedida por el Ministerio de Transporte.
La orientación sobre la disposición del parque automotor será proporcionada por el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera, a través de su coordinador o quien él designe.
Por otro lado y de acuerdo con la Circular 3-2025-000042, emitida por la Dirección Administrativa y Financiera el 18 de febrero de 2025 sobre el reporte de vehículos, se recomienda adelantar los trámites administrativos para la depuración de aquellos vehículos que presenten un alto deterioro o que debido a su uso y condiciones físicas, no estén en condiciones de prestar servicio a la entidad.
Es importante precisar que depuración de bienes inservibles es un proceso clave para evaluar la gestión de los ordenadores del gasto, ya que facilita la optimización del uso de espacios en las diferentes sedes de la entidad. Además, contribuye al cumplimiento de las políticas ambientales establecidas por el SENA.
9. Información y Canales de comunicación
Con el objetivo de establecer un medio de comunicación efectivo entre el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General y los responsables de almacén, se ponen a disposición los correos electrónicos de bajadebienes@sena.edu.co, Aurora Gómez Torres agomezt@sena.edu.co y Sandra Milena Valderrama Suárez smvalderrama@sena.edu.co. A través de estos canales, se brindará información y acompañamiento sobre el proceso, se reportarán los estados de avance y se atenderán las inquietudes relacionadas.
Cordialmente;
ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO
Directora Administrativa y Financiera (E)
Dirección General
