Circular 61 de 2025 SENA

CIRCULAR 61 DEL 2025

(marzo 12)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá D.C.

Con fundamento en los principios de "Planificación" y "Anualidad" consagrados en los artículos 13 y 14 del Decreto 11 de 1996 <SIC, es decir Decreto 111 de 1996>, “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico de Presupuesto”, la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, emite las siguientes directrices para la solicitud de trámite de Vigencias Futuras 2025 en proyectos de impacto nacional, garantizando la ejecución presupuestal oportuna y disminuyendo la constitución de reservas presupuestales.

Este instrumento de planeación fiscal, autorizado por el Consejo Superior de Política Fiscal (CONFIS), permite asumir obligaciones que afecten el presupuesto de vigencias futuras.

Estas obligaciones se clasifican de la siguiente manera:

1. Ordinarias: Cuando su ejecución comienza en la vigencia en curso, sin exceder el periodo de gobierno.

2. Excepcionales: Cuando las obligaciones impactan vigencias fiscales futuras, no cuentan con apropiación en el presupuesto de la vigencia en que se concede la autorización y su ejecución supera el periodo de gobierno cubierto por la Ley del Plan Nacional de Desarrollo.

Para obtener la aprobación de las vigencias futuras, la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo (DPDC) se encargará de realizar las gestiones pertinentes ante las siguientes entidades externas: Ministerio de Trabajo, el Departamento Nacional de Planeación (DNP) y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP).

Estos trámites se llevarán a cabo a través de las plataformas dispuestas para la gestión de recursos de la entidad, como la Plataforma Integrada de Inversión Pública (PIIP), el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) y el Sistema de Trámites de Presupuestales (SITPRES).

Para los trámites de Vigencias Futuras gestionados por esta dirección, se ha publicado el documento DE-I-011 (V3) - Instructivo de Vigencias Futuras, disponible en la plataforma CompromISO. En dicho instructivo se detallan los requisitos que deben considerarse al momento de presentar la solicitud ante los entes externos correspondientes.

Es importante tener en cuenta que, para la presentación del trámite de la Vigencia Futura, las áreas responsables en la Dirección General deberán validar las fuentes de financiación, identificando el horizonte de los contratos para el recurso de funcionamiento y de los proyectos en el caso del recurso de inversión, que respaldan la Vigencia Futura, así como la proyección del cronograma para su actualización.

A continuación, se describe el trámite habitual que surte una vigencia futura, con el fin de que las áreas consideren esta temporalidad en su gestión interna, buscando optimizar las solicitudes y tener en cuenta las posibles modificaciones solicitadas por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo (DPDC) o los entes externos:

CRONOGRAMA DE UNA VIGENCIA FUTURA

* En esta etapa, el Departamento Nacional de Planeación (DNP), el Ministerio de Trabajo y el Ministerio de Hacienda podrán solicitar aclaraciones, correcciones, modificaciones y/o cambios, de acuerdo con sus respectivas competencias. Estos podrán realizarse en días hábiles, según la disponibilidad de cada entidad. Fuente: GPF - DPDC.

Adicionalmente, se deben considerar las siguientes observaciones, según corresponda:

Vigencias futuras para contrataciones nuevas

Hay que asegurar que, en las proyecciones de recursos, el valor propuesto para la vigencia de inicio se ejecute completamente dentro de la vigencia correspondiente. Para tramitar la solicitud, se deben entregar la(s) solicitud(es) de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) correspondientes, donde se deberá detallar el objeto a contratar, especificando que se respalda con vigencias futuras.

Vigencias futuras de sustitución y prórroga:

Para tramitar la sustitución o prórroga de vigencias futuras, se debe explicar claramente en el documento de justificación las razones por las cuales no se ejecutarán los recursos, como, por ejemplo, la disminución de consumos u otras causas similares. Será responsabilidad de los encargados de los proyectos reprogramar los saldos disponibles reversados.

En caso de que los recursos de la vigencia futura no se ejecuten dentro de la misma vigencia, se debe garantizar que queden registrados como cuentas por pagar. Además, los recursos de la vigencia que se va a sustituir deben liberarse oportunamente.

En el caso de contratos vigentes, donde las partes acordaron su ejecución dentro de la anualidad del presupuesto, y tras un análisis posterior se determine que no se podrán ejecutar dentro de la vigencia fiscal, se procederá con el trámite de "VIGENCIA FUTURA POR SUSTITUCIÓN". Esto implica que, una vez recibida la comunicación del Consejo Superior de Política Fiscal - CONFIS que autoriza la afectación de los recursos presupuestales para 2025, y con base en el "OTRO SÍ", se deberá:

- Reversar del saldo compromiso, de la presente vigencia el valor a sustituir con base en lo autorizado según comunicación del Consejo Superior de Política Fiscal - CONFIS.

- Registrar el compromiso vigencia futura antes del 31 de diciembre 2025.

Vigencias futuras de prórroga:

Para asegurar una ejecución presupuestal eficiente de los recursos, y con el apoyo de las áreas responsables, se debe validar que los procesos contractuales en ejecución finalicen y se liquiden dentro de la vigencia correspondiente. En caso de que sea necesario ampliar en tiempo y recursos los contratos para garantizar la continuidad del objeto contractual en la siguiente vigencia, y siempre que no se supere el 50% del valor inicial, se deberá proyectar y solicitar bajo la figura de “ADICIÓN PRÓRROGA”.

Para gestionar correctamente la afectación presupuestal de las vigencias futuras de prórrogas, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Para asegurar la continuidad en la ejecución del objeto contractual y con base en la autorización del documento del Consejo Superior de Política Fiscal - CONFIS, se debe registrar la vigencia futura de prórroga mediante un "OTRO SÍ", antes del 31 de diciembre de 2025.

- Las vigencias de sustitución o prórroga están respaldadas por los CDP (Certificados de Disponibilidad Presupuestal) que sustentan los contratos en curso y los respectivos registros presupuestales que se están ejecutando.

Reprogramación de Vigencias Futuras:

Para una planificación eficiente de los recursos cada año, es necesario definir los montos comprometidos como vigencias futuras al iniciar el alistamiento del Plan de Acción. Esto facilita la certeza sobre los recursos disponibles para financiar las metas, los gastos operativos y los proyectos presentados. Por lo tanto, se solicita cumplir con los plazos establecidos en esta circular.

Para la reprogramación de Vigencias Futuras, es necesario realizar el trámite de actualización del proyecto de inversión, asegurando que tanto el objeto como el monto total de la vigencia futura no se vean afectados.

Asimismo, se debe garantizar la liberación de los recursos que no hayan sido ejecutados durante la vigencia, e indicar en el documento de justificación las razones específicas de la reprogramación, así como la destinación prevista para los recursos liberados.

Teniendo en cuenta lo anterior, se debe garantizar que, como mínimo, exista un 15% de apropiación presupuestal en la vigencia 2025. No es necesario que este 15% esté disponible como presupuesto, pero sí se debe contar con un certificado de disponibilidad presupuestal que asegure el apalancamiento de la vigencia futura para 2025.

Así mismo, y con el ánimo de optimizar los tiempos, se debe presentar un único trámite ante la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo por parte de las áreas de la Dirección General que contengan las necesidades de las regionales y centros de formación a nivel nacional, según sus competencias y las estrategias que hayan definido; por lo tanto, no se dará trámite a solicitudes formuladas directamente por los Centros de Formación y Regionales y se espera que las contrataciones a realizar atiendan la normatividad vigente sobre austeridad del gasto, lo dispuesto en la Directiva Presidencial y las disposiciones que el Gobierno Nacional emita para la vigencia correspondiente.

Las áreas de la Dirección General que lideran estos procesos deben tener en cuenta, dentro de sus cronogramas, que la solicitud de vigencias futuras requiere realizar el trámite de actualización de cada uno de los proyectos de inversión que respaldan la vigencia futura. Los tiempos para este trámite incluyen acciones con entes externos, que pueden durar entre uno a dos meses, siempre que no se presenten solicitudes de ajuste que requieran iniciar nuevamente el proceso.

Eltiempoestimadoparaeltrámitecomienzaunavezquesehayanremitidotodoslosdocumentosrequeridos según el DE-I-011 (V3) Instructivo de Vigencias Futuras y se haya completado la validación por parte de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo (DPDC).

En este contexto y teniendo en cuenta la situación presentada en la vigencia de 2024, donde el Consejo Superior de Política Fiscal (CONFIS) informó a través de la Circular Externa 023 del 25 de Julio de 2024, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, sobre la restricción para presentar vigencias futuras financiadas con recursos Nación, para la vigencia fiscal 2025 la entidad deberá dar aplicación a las disposiciones que sobre el efecto emita este Ministerio.

Por último, para realizar el trámite de Vigencias Futuras ante el Ministerio de Trabajo, el Departamento Nacional de Planeación (DNP) y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP), y cumplir con los plazos establecidos, previendo situaciones atípicas y/o eventos presupuestales que afecten el comportamiento macroeconómico del país, la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo (DPDC) recomienda planificar y enviar las solicitudes oficiales antes del 31 de marzo de 2025. Es importante prever de manera adecuada los términos precontractuales y contractuales para evitar que los procesos sean declarados desiertos, garantizando así la correcta ejecución de los recursos conforme a lo previsto.

Cordialmente,

CLAUDIA LILIANA BLANCO SANTILLANA

Directora de Planeación y Direccionamiento Corporativo.