CIRCULAR 67 DE 2024
(marzo 8)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C
| PARA: | Directores Regionales, Subdirectores de Centro De Formación, Coordinadores de Apoyo Administrativo, Coordinadores de Formación, Coordinadores Académicos y Responsables de Almacén. |
| ASUNTO: | Lineamientos para la salida de materiales de Formación en los Centros de costo a Nivel Nacional. |
De acuerdo con la misión institucional, el SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA, está encargado de “cumplir con la función que le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando la formación profesional integral, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país (Ley 119/1994)”; y en cumplimiento al Decreto 249 de 2004 en al Artículo 4, la Dirección General realiza acciones de “Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones o programas de la entidad y de su personal”, así como “Reglamentar la asignación de recursos a los Centros de Formación Profesional de acuerdo con estándares de costos, indicadores de gestión y los programas de formación, y determinar su área de jurisdicción y autorizarlos para que impartan formación por proyectos”.
Teniendo en cuenta lo anterior, mediante la presente Circular se definen las directrices para la correcta programación de grupos/fichas en el aplicativo SOFIA Plus y el registro de salida de materiales de formación de los centros de costo a nivel nacional en el aplicativo SACB (Sistema de Administración y control de Bienes).
1. Normatividad
El procedimiento de Ejecución de la Formación Profesional Integral, -GFPI-P-006 2017-03-03, indica las directrices para ejecutar la formación profesional integral desarrollando las competencias definidas en el programa de formación en los aprendices matriculados, para que se desempeñen en contextos productivos y sociales de acuerdo con los lineamientos institucionales vigentes.
La Guía de Diseño Curricular - GFPI-G-008 2021-04-15, Orienta las actividades definidas en el Procedimiento de Desarrollo Curricular con el fin de elaborar los proyectos formativos, recursos didácticos e instrumentos de evaluación según el tipo de programa de formación (titulada y complementaria) y su modalidad, con el fin de brindar las herramientas necesarias para la ejecución de la formación.
La Guía Desarrollo Curricular GFPI-G-012 2020-08-03, Orienta a los equipos de diseño curricular en la elaboración o actualización de los programas de formación para la estandarización técnica y conceptual de las actividades definidas en el procedimiento de diseño curricular, respondiendo a las necesidades del sector productivo y social del país.
La Guía para la Administración y Control de Bienes - GIL-G-03 2023-08-05, Unifica las actividades para la administración y control de bienes muebles basándose en la reglamentación vigente a nivel nacional para que los servidores públicos o contratistas con responsabilidades de almacenista en las regionales y centros de formación de la entidad realicen en forma óptima las albores de recepción, registro administración custodia control utilización y baja de los bienes bajo responsabilidad del SENA ejerciendo el debido control de los recursos públicos.
2. Definiciones
Bienes de Consumo: Comprende los elementos e insumos de consumo final fungibles y herramientas de mano, necesarios en los procesos de formación para garantizar las condiciones de calidad para el desarrollo de las competencias. Los cuales se consumen o extinguen por su uso, tales como elementos de Agricultura, silvicultura y productos de la pesca, minerales alimenticios, bebidas, textiles, productos de cuero, madera, corcho, productos de papel. Metales básicos, elementos químicos básicos, elementos metálicos, entre otros. Insumos para medio ambiente, tales como protectores descartables, Tapa bocas, tapa, oídos, cofias, batas desechables, guantes, lentes de protección ocular, caretas. Igualmente, aquellos que al agregarlos o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente y entran a formar parte constitutiva de otros como combustibles y lubricantes para equipos y maquinaria utilizados en los procesos de formación.
Bienes Devolutivos son los bienes devolutivos o activos fijos tangibles en posesión de la Entidad y recibidos de terceros para el uso permanente y sin contraprestación, que no se extinguen o consumen de manera inmediata, que requieren ser controlados, y que son para usar durante más de un periodo contable
Bienes Muebles: son aquellos elementos, materiales que pueden desplazarse de forma inmediata y trasladarse fácilmente de un lugar a otro, ya sea por sus propios medios o por fuerza interna y manteniendo su integridad
Cuentadante: es el servidor público o contratista que tiene a su cargo y responsabilidad bienes de la Entidad para el desarrollo y cumplimiento de las funciones u obligaciones asignadas.
Diseño Curricular: Procedimiento que se realiza para elaborar o actualizar los programas de formación con los cuales se dará respuesta a las demandas y necesidades de formación presentadas por el sector productivo y social. El diseño curricular está dirigido a la construcción de planes y programas de formación profesional integral, ambientes de aprendizaje, sistemas de evaluación, metodologías y estrategias pedagógicas, para formar a las personas en las competencias laborales requeridas para una ocupación.
Proyecto Formativo: Es un instrumento de gestión que prevé y organiza acciones de planeación técnico pedagógicas y de administración para el desarrollo de la Formación Profesional Integral.
Planeación Pedagógica: Propuesta y organización de actividades de aprendizaje que deben ejecutarse durante el proceso de formación. Determina las exigencias de ambientes, recursos,
Material de Formación: Todo recurso que sea consumible o utilizable durante el proceso de formación. Todo aquel material requerido en cualquier de las fases de desarrollo de proyectos productivos, sea para beneficio del mismo aprendiz, o de un tercero que se constituya como cliente o beneficiario del proyecto, se denomina material de formación.
Planeación de la Formación: Actividad mediante la cual se gestiona la sugerencia de programas, creación, caracterización, personalización, verificación y publicación de las fichas para inscripciones. Adicionalmente se realiza la gestión de fichas, programación de ambientes, actualizar vigencia y dedicación de instructores, asociación de perfil. Se realiza Planeación de la Formación para Oferta Titulada abierta, Oferta Complementaria Abierta, Oferta Complementaria Cerrada.
3. Lineamientos para Garantizar la Entrega Oportuna se Materiales de Formación.
Para garantizar que los aprendices e instructores dispongan de los materiales de formación durante la ejecución de la formación, desde la Dirección General se han implementado diferentes acciones en torno a la entrega de estos materiales, así:
- Conformación de la Mesa Nacional de Materiales de Formación, implementación del indicador en el Plan de Acción 2024, con el Código 768, Fichas de formación titulada del Centro con registro de entrega de materiales de formación durante la vigencia, la cual debe ceñirse a las Circular 3-2023-000125 del 13/07/ 2023, con Asunto: Lineamientos para la programación de grupos/fichas de formación titulada; Circular 3-2023-000108 del 7/06/2023 con Asunto: Orientaciones para elaboración y actualización de listas de materiales de formación programas nivel titulado; la Circular 3-2023-000129 21/07/2023 de Asunto: Alcance circular 3-2023-00108.
Consulta institucional de las listas de materiales de formación para los programas de formación de nivel titulado; Circular 3-2023-000162 del 13/09/2023 de Asunto: Orientaciones para la elaboración y validación de listas de materiales de formación referentes para programas de nivel titulado para la estrategia CampeSENA y la Circular 3-2023-000191 del 11/10/2023 de Asunto: Consulta institucional de las listas de materiales de formación para los programas de nivel titulado CampeSENA y pendientes Fase I y II.
- Seguimiento: La Dirección de Formación Profesional realizara acciones de monitoreo y seguimiento a la Ejecución de la Formación, contemplando como uno de los principales aspectos, la disponibilidad de materiales de formación en los ambientes de formación durante el proceso formativo. Para este ejercicio se ha establecido realizar el seguimiento a los códigos de “Identificador de fichas” de programas en ejecución que reportan asignación de materiales de formación en el Sistema de Administración y Control de Bienes - SACB; este proceso comprende el análisis de las notas de salida generadas en los Almacenes de los Centros de Formación Profesional y el cruce respectivo con el reporte “PE04” a corte del cada uno de los trimestres de formación, con el propósito de evidenciar que códigos de “Identificador de fichas” no se reporta asignación de materiales de formación.
En ese sentido, se recuerda la importancia que, desde los Centros de Formación Profesional, bajo el liderazgo de los Subdirectores y Coordinadores Académicos, garanticen que los grupos/fichas estén correctamente programados en SOFIA Plus, a fin de que el Sistema de Administración y Control de Bienes - SACB, reconozca el “Identificador de Ficha” en el momento de alguna transacción. Para el anterior proceso, el Centro de Formación, en el rol con la responsabilidad asignada, deberá realizar el paso a paso en la programación de fichas y gestión de eventos en el sistema administrativo académico establecido en la entidad. Para más información, consultar el paso a paso en el enlace https://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php/ayudas/procesos-sena/funcionario/planeacion-de-la-formacion/planeacion-de-la-formacion
En lo que respecta a la entrega de bienes del almacén se deberá aplicar los establecido en lasGuías GIL-G-03 y el formato GIL -F-014 del aplicativo Compromiso.
Por lo anterior, se reitera:
- Los materiales de formación solo se podrán entregar a grupos/fichas que estén correctamente programados.
- Los materiales de formación se entregarán a grupos/fichas en estado “En ejecución” en el aplicativo SOFIA Plus.
- Para la entrega de materiales de formación a los grupos/fichas, no se deberán utilizar números genéricos como código de “Identificador de ficha”. Ejemplo: 9999999
- El Formato de Solicitud de Bienes para uso de cuentadantes (GIL-F-014) disponible en la plataforma CompromISO, deberá ser diligenciado en su totalidad para cada grupo/ficha a la que se requiere entrega de materiales de formación.
- Los responsables de almacén en los Centros De Formación Profesional deberán generar una nota de salida por cada ficha, como lo describe el formato de solicitud de bienes para el uso de cuentadantes GIL-F-014.
- Las solicitudes de bienes deben ser entregadas con mínimo tres (3) días de anticipación al inicio de la ficha, para que los responsables de almacén puedan realizar el alistamiento de los bienes y registrar la transacción de salida en el sistema de información para la administración y control de bienes SACB.
Se recuerda que las Regionales y Centros de Formación Profesional deben cumplir con lo establecido en el Proceso de Gestión Contractual, Manual de Contratación Administrativa - GCCON-M-0, Guía para la Administración de Bienes - GIL-G-003 y la normativa vigente, con el fin de asegurar la disponibilidad de materiales para la ejecución de la formación profesional.
Agradecemos su apoyo en esta valiosa actividad.
Cordialmente,
NYDIA JIMENA RODRIGUEZ RODRIGUEZ
Directora Administrativa y Financiera (e)
CLAUDIA PATRICIA FORERO LONDOÑO
Directora de Formación Profesional
