CIRCULAR 69 DE 2024
(marzo 12)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.,
| PARA: | Dependencias de la Dirección General, Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Coordinadores de Grupo, Apoderados Externos, Supervisores de Contrato, Contratistas y Funcionarios en General. |
| ASUNTO: | Lineamientos para el manejo de casos reiterados sobre falsificación de firmas y/o utilización de la imagen institucional para simular la contratación de bienes y servicios por parte del SENA. |
I. OBJETO
El objeto de la presente circular es fijar los lineamientos aplicables y prestar apoyo jurídico a los servidores o colaboradores de la entidad, frente a los casos donde se tenga conocimiento de la falsificación de firmas de funcionarios y contratistas, y/o la utilización de minutas o documentos falsos con logotipos del SENA, para simular la contratación de bienes y servicios en las diferentes regionales, así como a nivel central.
En este sentido, esta Dirección, en ejercicio de las competencias asignadas por el artículo 16 del Decreto 249 de 2004, en especial las relacionadas con gestionar la solución de los asuntos de carácter jurídico que se presenten en la entidad, emitir y establecer las directrices jurídicas para la aplicación de las normas por parte de la entidad, se permite emitir las siguientes instrucciones:
II. ALCANCE
Inicia con el conocimiento de los hechos presuntamente delictivos y finaliza con la representación y el seguimiento que efectúa la Dirección Jurídica, a través de la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios, para el control y gestión de las denuncias, y la actualización de los estados de los procesos penales.
La presente aplica a cualquier servidor y/o colaborador, persona natural o jurídica, del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, que identifique la ocurrencia de un hecho presuntamente delictivo, relativo a la falsificación de firmas y/o utilización de la imagen institucional para simular la contratación de bienes y servicios por parte del SENA.
III. ANTECEDENTES
Durante la vigencia 2023, y en lo corrido del presente año (2024), algunas empresas del sector privado han puesto en conocimiento de esta entidad, que han sido víctimas de fraude por parte de terceros, quienes, simulando una contratación con el SENA, incluso acudiendo a la falsificación de firmas de funcionarios, y bajo la utilización de la imagen institucional, en documentos tales como órdenes de compra, contratos, resoluciones, certificados de disponibilidad presupuestal, etc., logran que estos particulares les entreguen bienes y servicios respecto de los cuales nunca reciben una contraprestación; en una verificación posterior de la documentación descrita, el SENA evidencia la inexistencia del contrato cuyo cumplimiento se pretende respecto de la entidad.
Es importante resaltar que estos terceros utilizan supuestos correos pertenecientes al SENA, con extensiones de dominio muy parecidas a las que realmente utiliza la entidad, logrando muchas veces que se materialice el engaño.
A raíz de esta problemática, la Dirección Jurídica de la Dirección General ha prestado un acompañamiento en el marco de sus funciones, principalmente en búsqueda de soluciones institucionales efectivas, asesorando o las regionales involucradas respecto del trámite de la presentación de la denuncia, y encargándose de la representación del SENA en las diferentes fiscalías o despachos judiciales, una vez presentada la denuncia.
IV. SOBRE EL DEBER DE DENUNCIAR:
En virtud de lo establecido en el artículo 6 de la Constitución Política: “Los particulares son responsables ante las autoridades por infringir la constitución y las leyes. Los servidores públicos son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.”
En cuanto al fundamento legal, el deber de denunciar en materia penal se encuentra desarrollado en los artículos 67 y 69 la Ley 906 de 2004 - Código Procesal Penal, en concordancia con el artículo 250 de la Constitución Política, donde señalan lo siguiente:
“Artículo 67. Deber de denunciar. Toda persona debe denunciar a la autoridad los delitos de cuya comisión tenga conocimiento y que deban investigarse de oficio.
El servidor público que conozca de la comisión de un delito que deba investigarse de oficio, iniciará sin tardanza la investigación si tuviere competencia para ello; en caso contrario, pondrá inmediatamente el hecho en conocimiento ante la autoridad competente.” (el subrayado no hace parte del texto original)
Seguidamente, el artículo 69 Ibídem consagra los requisitos mínimos para presentar una denuncia:
“Artículo 69. Requisitos de la denuncia, de la querella o de la petición. La denuncia, querella o petición se hará verbalmente, o por escrito, o por cualquier medio técnico que permita la identificación del autor, dejando constancia del día y hora de su presentación y contendrá una relación detallada de los hechos que conozca el denunciante. Este deberá manifestar, si le consta, que los mismos hechos ya han sido puestos en conocimiento de otro funcionario. Quien la reciba advertirá al denunciante que la falsa denuncia implica responsabilidad penal. En todo caso se inadmitirán las denuncias sin fundamento.
La denuncia solo podrá ampliarse por una sola vez a instancia del denunciante, o del funcionario competente, sobre aspectos de importancia para la investigación.
Los escritos anónimos que no suministren evidencias o datos concretos que permitan encauzar la investigación se archivarán por el fiscal correspondiente”
En estas disposiciones se indica, entre otros aspectos relevantes, que el “servidor público” que tenga conocimiento de hechos que constituyan irregularidades, que ameriten investigación penal, deberá informarlo inmediatamente a la autoridad o entidad competente; aclarando que para los casos mencionados al inicio de esta circular, al haber ya tenido conocimiento de esas presuntas conductas punibles (falsedades) por parte de la dependencia involucrada, debe ser entonces el funcionario que tuvo ese conocimiento quien presente la denuncia (si cuenta con los soportes suficientes para ello) o, en su defecto, a través de oficio remisorio (con la información mínima, aportando los documentos y correos enviados por la empresa afectada e indicando los datos de la persona que por cuenta de la empresa allego dicha información), dar traslado de los documentos soporte, para que la Fiscalía General de la Nación proceda con el inicio de la investigación penal, de acuerdo con las normas transcritas.
Esta postura se encuentra respaldada por el concepto No. MJD-OFI23-0043628-GAA-10400 del 14 de noviembre de 2023 emanado del Ministerio de Justicia y del Derecho, quien, en respuesta a consulta presentada por la Dirección Jurídica del SENA al respecto, enfatiza que quien debe presentar la denuncia, es la persona que haya tenido el enteramiento directo de los hechos.
“Al hilo de lo anterior, y descendiendo al caso concreto respecto al primer interrogante de a quién le asiste el deber de denunciar todos aquellos que tengan conocimientos de los hechos constitutivos de eventuales delitos o faltas, tienen el deber de activar los canales de denuncia correspondiente y serán las autoridades y el ente investigador quien en cumplimiento de su rol y en ejercicio de sus facultades, podrá requerir a quien corresponda para ampliar el contenido y los detalles de las denuncias que esté tramitando. Bajo esta óptica, quien conoce los hechos constitutivos de delitos está llamado a denunciar en el momento que los conoce o que llegan a su conocimiento. Frente al particular, conviene señalar que, en el caso planteado, todos están llamados a activar las rutas de denuncia con oportunidad.”. (Negrilla fuera de texto).
V. PROCEDIMIENTO INTERNO PARA EL TRÁMITE DE LAS DENUNCIAS
Durante todo el proceso, la Dirección Jurídica brindará apoyo al denunciante, hasta la presentación de la denuncia, momento a partir del cual, entrará a designar un profesional del derecho para representar los intereses litigiosos de la entidad como apoderado de víctima, para que este proceda a encargarse tanto del trámite de la investigación penal, como de la solicitud de acumulación por conexidad procesal, cuando ello aplique por circunstancias de modo, tiempo y lugar, y por supuesto cuando por temas de jurisdicción resulte viable. Para ello, se debe seguir el siguiente procedimiento:
| Ítem | Actividad | Descripción de la actividad | Responsable | Evidencia |
| 1 | Conocer los hechos y diligenciar el formato “Modelo de Denuncia” | El servidor y/o colaborador identifica la posible ocurrencia de un hecho presuntamente delictivo, relativo a la falsificación de firmas y/o utilización de la imagen institucional para simular la contratación de bienes y servicios por parte del SENA y diligencia el formato “Modelo de Denuncia” anexo a la presente circular (o lo descarga de la plataforma compromiso, del proceso de Gestión Jurídica) | Servidor y/o colaborador que conoce los hechos | Soportes de las circunstancias fácticas (correos, documentos contractuales falsos, etc.) |
| 2 | Remitir el “Modelo de Denuncia” | Una vez diligenciado el formato “Modelo de Denuncia” anexo a la presente circular (o lo descarga de la plataforma compromiso, del proceso de Gestión Jurídica), el servidor y/o colaborador que identifica la posible ocurrencia de un hecho presuntamente delictivo, relativo a la falsificación de firmas y/o utilización de la imagen institucional para simular la contratación de bienes y servicios por parte del SENA, debe remitirlos para revisión y ajustes pertinentes por parte de la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios de la Dirección Jurídica, o el grupo de trabajo que haga sus veces. | Servidor y/o colaborador que conoce los hechos | Comunicación Interna (OnBase) |
3 | Revisar, ajustar y remitir el “Modelo de Denuncia” Servidor y/o colaborador que conoce los hechos. | La Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios revisará el “Modelo de Denuncia” y realizará los ajustes pertinentes, para que la misma cumpla con los requisitos mínimos legales y permita deducir la ocurrencia de la conducta punible, para la procedencia del ejercicio de la acción penal; parte de este ejercicio de revisión involucrará proyectar la posible tipificación en que encaja la conducta informada mediante el “Modelo de Denuncia”. Una vez la denuncia cumpla con los requisitos mínimos para su procedencia, será remitida al Servidor y/o colaborador que conoció los hechos para su respectiva radicación ante la Fiscalía General de la Nación. | Dirección Jurídica - Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios. | Proyecto de denuncia Comunicación Interna (OnBase) |
| 4 | Presentar la denuncia ante la autoridad competente | Una vez el Servidor y/o colaborador que conoce los hechos recibe la versión final y ajustada del “Modelo de Denuncia” por parte de la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios de la Dirección Jurídica, debe proceder, inmediatamente, a radicar dicha denuncia a través del enlace y/o demás canales que le informe la Dirección Jurídica en el correo donde la versión final del “Modelo de Denuncia”. | Servidor y/o colaborador que conoce los hechos | Constancia de radicado |
| 5 | Reportar el número de radicado a la Dirección Jurídica. | Tras presentar la denuncia, el servidor y/o colaborador denunciante reportará a la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios el número completo de la noticia criminal asignado (21 dígitos); este número lo asigna la Fiscalía a través del mismo canal por el cual se haya remitido la información o denuncia. Adicionalmente, se debe aportar copia de la denuncia u oficio remisorio (junto con sus anexos). | Servidor y/o colaborador que primero conoce los hechos | Comunicación Interna (OnBase) |
Finalmente, la Dirección Jurídica invita a todos los funcionarios y colaboradores de la entidad, a apropiarse del contenido aquí expuesto, para asegurar el cumplimiento de los deberes legales, y velar en conjunto por la protección de la imagen institucional.
MANUELA VALENTINA GARCÍA CANO
Directora Jurídica
