CIRCULAR 80 DE 2021
(abril 28)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 120 de 2022>
| ASUNTO: | Lineamientos aprendices vigencias vencidas 2010 a 2020. |
| PARA: | DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO, COORDINADORES ACADÉMICOS Y COORDINADORES DE FORMACIÓN INTEGRAL, GESTIÓN EDUCATIVA Y PROMOCIÓN Y RELACIONES CORPORATIVAS DE LAS REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN Y COORDINADORES DE ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA. |
En concordancia con los principios de eficiencia, eficacia y transparencia en la gestión de los procesos, procedimientos de certificación del SENA, la prestación de sus servicios con pertinencia y calidad, y en virtud a las situaciones históricas pendientes por definir de aprendices al interior de los Centros de Formación en el sistema de gestión académico administrativo SOFIA Plus, se precisan los siguientes lineamientos para la depuración de información de situaciones académicas:
1. Las Direcciones Regionales realizarán el seguimiento al proceso de depuración de información teniendo en cuenta el procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora, registrado en compromiso con el código DE-P-018 acompañado por el líder siga de la regional.
2. El Coordinador de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas de cada una de las Regionales en cooperación con los homólogos de sus Centros de Formación y Coordinadores Académicos establecerán los planes de mejora para que antes del 31 de julio de 2021 se adelante la depuración de información académica consignada en los reportes distribuidos por regional y Centro de Formación con la casuística pendiente de solucionar.
Así mismo por mecanismo de control se establece que al mes de marzo de cada vigencia se subsanen y definan las novedades que queden pendientes del año inmediatamente anterior.
Los Centros de Formación en lo relacionado con la etapa productiva deben establecer los mecanismos de control para su realización dentro de los tiempos establecidos en el Reglamento del Aprendiz, con la suficiente antelación para evitar la deserción.
3. Los Subdirectores de los Centros de Formación con su equipo de trabajo (Comité de Evaluación y Seguimiento) son los encargados de revisar, documentar, validar y gestionar los procesos de depuración de la información de los aprendices, para lo cual se deben apoyar en la idoneidad de la documentación en cada caso, deberán analizar cada situación en particular teniendo en cuenta las implicaciones que se pueden generar del debido proceso a aplicar.
A continuación, en la tabla 1 se relacionan los casos pendientes por definir y su correspondiente aplicación, atendiendo al debido proceso:
Tabla 1: CASOS DE APRENDICES SIN DEFINICIÓN ACADÉMICA VIGENCIAS 2010 A 2020
| CASOS | APLICACIÓN | |
| 1 | Aprendices de cualquier nivel y modalidad de formación en los siguientes estados: inducción, formación, condicionado, aplazado y reingresado. Antes del vencimiento de términos como causal de deserción (2 años después de finalizada la etapa lectiva) | Como acciones correctivas establecidas por el MIPG y teniendo en cuenta el compromiso de la calidad de la información en el SENA, se debe realizar seguimiento periódico para que la población de aprendices en período de ejecución de la etapa productiva puedan desarrollar este proceso en el tiempo establecido; para tal fin en los programas de formación y antes de cumplir los dos (2) años para determinar la deserción establecida por el Reglamento del Aprendiz, se sugiere que los Centros realicen estos seguimientos en cortes trimestrales y máximo seis (6) meses antes del cumplimiento de los dos (2) años. |
| 2 | Aprendices de cualquier nivel y modalidad de formación en los siguientes estados: inducción, formación, condicionado, aplazado y reingresado. Vencimiento de Términos como causal de deserción: Periodo comprendido después de 2 años de terminada la etapa lectiva, el aprendiz no entregó la evidencia de la etapa práctica. | Teniendo en cuenta que se va aplicar la deserción se deberá proceder a la cancelación de la matrícula de acuerdo con el Reglamento del Aprendiz. El Comité de Evaluación y Seguimiento del centro de formación estudia y sugiere declarar la deserción. Aplica Reglamento del Aprendiz vigente. La decisión que tome el Comité de evaluación y seguimiento se registrará en el acta de comité y servirá de instrumento para la elaboración del acto administrativo que será firmado por el subdirector de centro, el cual será notificado personalmente al aprendiz, para lo cual se le citará en día y hora hábil al centro de formación, mediante una comunicación escrita que será remitida a la última dirección de residencia y al correo electrónico registrados en el sistema de gestión académico administrativo. De no comparecer al centro de formación dentro de los 5 días hábiles siguientes al envío de la comunicación, el Centro fijará el acto administrativo por edicto en cartelera o blog del Centro de Formación, por el término de diez días hábiles desde su fijación. Se dejará evidencia de la fijación y desfijación, mediante acta firmada por el responsable de publicar el edicto y dos testigos. Si pasados los diez días hábiles no se presenta ninguna reclamación, el acto administrativo se declara en firme y se procede a su registro en el sistema académico administrativo, dentro del siguiente mes calendario a la desfijación del edicto. |
Tabla 2: CASOS DE APRENDICES SIN DEFINICIÓN ACADÉMICA VIGENCIAS 2010 A 2020
| CASOS | APLICACIÓN | |
| 3 | Aprendices en estado Por Certificar de todos los niveles y modalidades de formación, seis meses calendario después de haberse registrado el juicio evaluativo de la etapa productiva en el sistema de gestión académico administrativo. | Cuando el aprendiz desea certificarse: 1) Se le informará al aprendiz su situación académica actual al correo electrónico o dirección de residencia registrada en el sistema de gestión académico administrativo través del sistema de sistema de servicio al ciudadano o por correo. El aprendiz dentro de los 5 días hábiles siguientes a la comunicación informará de su interés en el proceso de certificación o retiro. |
| CASOS | APLICACIÓN | |
| 2) Si el aprendiz informa su intención de obtener su certificado, luego de que hayan transcurridos 6 meses después de evaluada la etapa productiva, se tienen en cuenta los siguientes items: 2.1) El aprendiz solicita traslado a una ficha reciente: debe manifestarlo por escrito y radicado al centro de formación y por el sistema de gestión académico administrativo. La etapa práctica realizada en la ficha origen tiene validez en la ficha destino. Este traslado aplica por una sola vez. En el evento de reincidencia aplica cancelación de matrícula. 2.2) El Centro de formación estudia y aprueba traslado a una ficha reciente. 2.3) El aprendiz de nivel tecnólogo que tenga pendiente la presentación de la prueba SABER TyT podrá gestionar su inscripción a la prueba en la plataforma PRISMA del ICFES, en la primera fecha disponible de acuerdo al cronograma definido por el ICFES. 2.4) El aprendiz se actualiza en la totalidad de las competencias del programa correspondiente y gestiona el trámite administrativo para su certificación en los términos del Reglamento del Aprendiz. Cuando el aprendiz desiste de la certificación: 1) Aprendiz solicita retiro de la formación: debe manifestarlo por escrito radicado al centro de formación y por el sistema de gestión académico administrativo. 2) La decisión que tome el Comité de evaluación y seguimiento se registrará en el acta de comité y servirá de instrumento para la elaboración del acto administrativo que será firmado por el subdirector de centro, el cual será notificado personalmente al aprendiz, para lo cual se le citará en día y hora hábil al centro de formación, mediante una comunicación escrita que será remitida a la última dirección de residencia y al correo electrónico registrados en el sistema de gestión académico administrativo. De no comparecer al centro de formación dentro de los 5 días hábiles siguientes al envío de la comunicación, el Centro fijará el acto administrativo por edicto en cartelera o blog del Centro de Formación, por el término de diez días hábiles desde su fijación. Se dejará evidencia de la fijación y desfijación, mediante acta firmada por el responsable de publicar el edicto y dos testigos. Si pasados los diez días hábiles no se presenta ninguna reclamación, el acto administrativo se declara en firme y se procede a su registro en el sistema académico administrativo, dentro del siguiente mes calendario a la desfijación del edicto. | ||
| 4 | Aprendices de formación complementaria en cualquiera de las modalidades, que se encuentren en formación o por certificar. | Pasados 3 meses después de terminada la ficha los centros de formación deberán: 1.) A los aprendices que no participaron en la formación o que no presentaron las evidencias para evaluación de los juicios evaluativos, el instructor asignado a la ficha deberá hacer el registro del juicio evaluativo como NO APROBADO en el sistema de gestión académico administrativo. 2.) A los aprendices en estado por certificar una vez vencidos los términos (tres meses después de terminada la ficha) el centro de formación procede a la cancelación de la matrícula. |
Recordemos la importancia de revisar y aplicar lo establecido en las Circulares:
- 3-2013-000013 del 16/03/2013: directrices para el cambio de datos básicos en el aplicativo.
- 3-2013-000052 del 12/06/2013: orientaciones para unificar y o modificar documentos de identificación de usuarios en el aplicativo SOFIA Plus desde el rol de Agente GAE.
- 3-2014-000084 del 07/04/2014: seguimiento a la verificación de los estados de documentos.
- 3-2015-000155 del 09/10/2015: verificación de inconsistencias calidad de datos corte mes de julio de 2015.
- 3-2019-00115 de 25/07/2019: lineamientos para la prestación de servicios de formación, certificación de competencias laborales, gestión de empleo y servicios de emprendimiento a ciudadanos venezolanos y otros extranjeros
- 3-2020-00157 del 03/09/2020: lineamientos de prestación de servicios de formación para ciudadanos extranjeros.
Adicionalmente, se deberá dar cumplimiento a los documentos GFPI_F_013 Guía para desarrollar los procesos formativos, y GFPI_G_018 Guía para la certificación académica.
Cordialmente,
NIDIA GÓMEZ PÉREZ
Directora de Formación Profesional
<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0080_2021.pdf>
