CIRCULAR 83 DE 2024
(marzo 21)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C
| PARA: | Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional, Coordinadores de Grupo, funcionarios y contratistas a nivel nacional. |
| ASUNTO: | Gestión documental en el marco de la ejecución contractual |
De conformidad con lo establecido en los artículos 11 y 12 de la Ley 594 de 2000, "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", el Estado está en la obligación de crear, organizar, preservar y controlar sus archivos, teniendo en cuenta los principios que en la materia aplican y la normatividad archivística, así como la responsabilidad que le atañe frente a ia gestión de documentos y la administración de sus archivos. Esta obligación se desarrolla en el Acuerdo 38 de 2002 expedido por el Archivo General de la Nación, que en su artículo 1o establece: "RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.
El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones".
Por su parte, el Acuerdo 42 de 2002, "Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000" igualmente proferido por el Archivo General de la Nación establece, es su artículo 3 que: "Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público"
Así las cosas, tanto el SENA como sus servidores públicos, están en la obligación legal de la conformación de sus archivos, independiente el soporte en que estos se encuentren, sea físico o electrónico; por consiguiente, son responsables de velar por que se cumplan estas disposiciones en todas y cada una de las dependencias de la entidad a nivel nacional.
Ahora bien, la Circular No, 0124 del 29 de junio de 2022, expedida en conjunto por la Secretaría General y la Dirección Jurídica, estableció los lineamientos generales para la contratación celebrada a través de la plataforma SECOP II. Allí se determinó que para los expedientes contractuales conformados en dicho aplicativo se debe diligenciar el inventario documental en el formato correspondiente para tal fin. Así mismo, cada ordenador del gasto debe asegurar el cargue y archivamiento de los documentos correspondientes al respectivo contrato en la mencionada plataforma, en cumplimiento del proceso de contratación establecido en la entidad, evitando la generación de copias impresas de documentos y documentos firmados en físico. Igualmente el Manual de Supervisión e Interventora de la Entidad, fijó que aquellos funcionarios que hayan sido designados como supervisores de contratos, y tengan a su cargo la vigilancia, seguimiento y control de su cumplimiento y correcta ejecución, deberán garantizar que el expediente contractual se encuentre completo y conforme a las normas de archivo establecidas por la Secretaría General, ello para asegurar su adecuada conservación y la consulta de la información para aquellos que lo requieran. Igualmente indica que es responsabilidad del supervisor mantener actualizados los expedientes a su cargo durante la ejecución contractual. Por lo anterior, y tomando en consideración que el fin último de la gestión documental es garantizar el acceso a la información, es deber de los supervisores velar por la actualización permanente en la plataforma SECOP II de ios contratos que estén a su cargo, esto en cumplimiento tanto de las directrices en materia de contratación como las de gestión documental expedidas por la Secretaría General a través del Grupo de Administración de Documentos.
La Secretaría General, como encargada de coordinar la actividad administrativa de la entidad y dirigir y liderar la gestión documental del SENA invita a consultar los instrumentos archivísticos, documentos, procedimientos, manuales, guías y formatos dispuestos para asegurar la adecuada gestión documental en la Entidad, con el fin de lograr el cumplimiento de las actividades archivísticas, y garantizar la protección de la información y documentación que conforma el patrimonio documental de la Entidad.
Cordialmente,
LUZ AMÉRICA MALÁGÓN GUILLÉN
Secretaria General
