CIRCULAR 91 DE 2025
(abril 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá,
1-2020
| Para: | Todos los servidores públicos del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. |
| Asunto: | Gestión para el recobro de incapacidades. |
Considerando la importancia que tiene para la entidad conocer las incapacidades médicas y/o licencias por maternidad, paternidad, que se le presentan a los Servidores Públicos del SENA, con lo cual le informa a la entidad el no poder realizar sus funciones laborales habituales debido a una enfermedad o lesión temporal justificando de esta forma su ausencia, y con el objeto de garantizar su recobro a las entidades de seguridad social dentro de los términos de ley, comedidamente les solicitamos tener en cuenta la siguiente información:
El Decreto 780 de 2016 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social", en el parágrafo 1 del artículo 3.2.1.10 ibidem, establece que:
"En el Sistema General de Seguridad Social en Salud serán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general y de las Entidades Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día y de conformidad con la normatividad vigente.
En el Sistema General de Riesgos Laborales las Administradoras de Riesgos Laborales reconocerán las incapacidades temporales desde el día siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral".
Es importante tener en cuenta que este reconocimiento será viable hasta el día ciento ochenta (180) de incapacidad, momento en el que surgen otras obligaciones a cargo de las entidades administradoras de salud o las administradoras de fondo de pensiones; Sin embargo, durante este periodo, persiste la responsabilidad de la entidad de realizar el recobro.
De acuerdo con lo anterior, les recordamos la responsabilidad que tienen los servidores públicos, los jefes inmediatos y los coordinadores de talento humano y/o Coordinadores administrativos que tengan estas funciones, quienes son los actores directos en la gestión de las incapacidades, tener en cuenta lo siguiente:
1. Por parte del Servidor Público:
- Asistir a la respectiva EPS o ARL, cuando su situación de salud lo amerite, requiera revisión periódica de su incapacidad o requiera calificación de pérdida de capacidad laboral, lo cual le permitirá, además de garantizar sus derechos en seguridad social, justificar la inasistencia a laborar.
- Enviar el documento de incapacidad, inmediatamente es expedida (o máximo dentro de los 3 días hábiles siguientes), mediante comunicación dirigida, en las regionales, al grupo de gestión del talento humano o quien hiciere sus veces y en la Dirección General a la coordinación de grupo administración de salarios.
- En todos los casos se debe remitir por los medios establecidos por el proceso de gestión documental o por correo electrónico y con copia al jefe inmediato, anexando los documentos necesarios para el trámite de transcripción
- Verificar que de acuerdo con el Decreto 1427 de 2022 en su ARTÍCULO 2.2.3.3.3 Expedición de certificado de Incapacidad de origen común donde indica "La incapacidad expedida por el médico u odontólogo no adscrito a la red prestadora de servicios de salud de la entidad promotora de salud o entidad adaptada, será validada por la entidad a la cual se encuentra afiliado el cotizante y pagada por esta, siempre y cuando sea expedida por profesional médico u odontólogo inscrito en el Registro Especial en Talento Humano de Salud - ReTHUS (...).
- Cuando, a juicio de la entidad promotora de salud o entidad adaptada, haya duda respecto de la incapacidad expedida por el médico u odontólogo no adscrito a su red, podrá someter a evaluación médica al afiliado por un profesional par, quien podrá desvirtuarla o aceptarla, sin perjuicio de la atención en salud que este requiera".
- De acuerdo con lo previsto en el artículo 121 del Decreto 19 del 2012, es una obligación del afiliado informar al empleador el hecho de que ha sido incapacitado o que empezará a disfrutar de una licencia de maternidad o paternidad y aportar el documento médico correspondiente o el certificado de esta, si es expedida por la misma red de EPS.
En el evento en que el funcionario no dé cumplimiento al deber legal de allegar el certificado de incapacidad o no se alleguen los documentos necesarios para realizar la transcripción para justificar su ausencia, se realizará el procedimiento establecido en el artículo 2 del decreto 051 de 2018 y la resolución 0584 de 2018.
2. Por parte del jefe inmediato:
- Cuando un funcionario no asista a laborar verificar si la ausencia es por incapacidad y solicitar el documento.
- Recibir el documento de incapacidad y asegurarse de que sea remitida al grupo de talento humano en las regionales y/o en la Dirección General al Grupo Administración de Salarios.
- Cuando no se cumplan las condiciones de la incapacidad deberá cerciorarse que el servidor público realice el desempeño de sus labores normalmente, de acuerdo con el artículo 2 del decreto 051 del 2018, Pago de la remuneración de los servidores públicos. "El pago de la remuneración a los servidores públicos del Estado corresponderá a servicios efectivamente prestados, los cuales se entenderán certificados con la firma de la nómina por parte de la autoridad competente al interior de cada uno de los organismos o entidades. El jefe inmediato deberá reportar al jefe de la Unidad de Personal o a quien haga sus veces, la inasistencia a laborar del personal a su cargo. La ausencia de este reporte será sancionada de conformidad con lo señalado en la Ley 734 de 2002, y demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan".
3. Por parte del grupo gestión del talento humano o grupo de apoyo mixto en Regionales o Grupo Administración de Salarios en la Dirección General
- Verificar que la incapacidad y los documentos soporte sean válidos y cumplan con las condiciones requeridas para el pago de prestaciones económicas por parte de la EPS, de acuerdo con las Condiciones especificadas en los artículos 2.2.3.3.1 y 2.2.3.3.2 del decreto 1427 de 2022.
- Cabe resaltar de la importancia en la gestión de transcripción de la incapacidad en los términos establecidos en el decreto 1427 de 2022 en su ARTÍCULO 2.2.3.3.3 Expedición de certificado de Incapacidad de origen común (párrafo 2): (...) "y su presentación para validación en la EPS o entidad adaptada se realice dentro de los quince (15) días siguientes a su expedición, allegando con la solicitud, la epicrisis, si se trata de internación, o el resumen de la atención, cuando corresponde a servicios de consulta externa o atención ambulatoria"
- De acuerdo con el Decreto 1427 de 2022 en su ARTÍCULO 2.2.3.4.3 "Pago de prestaciones económicas. La revisión y liquidación de las solicitudes de reconocimiento de prestaciones económicas se efectuará por la entidad promotora de salud o entidad adaptada dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su presentación por el aportante (...). Por lo anterior se debe tramitar el cobro de las incapacidades, licencias de maternidad o paternidad ante las diferentes EPS y ARL, a través de los canales habilitados por estas de manera semanal y en los plazos establecidos.
Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, la entidad promotora de salud o la entidad adaptada efectuarán el pago de las prestaciones que haya autorizado, directamente al aportante, o al interesado, según corresponda, mediante transferencia electrónica. La EPS o entidad adaptada que no cumpla con el plazo definido para el reconocimiento y pago de las prestaciones económicas, deberá realizar el reconocimiento y pago de intereses moratorios al aportante, de acuerdo con lo definido en el artículo 4 del Decreto Ley 1281 de 2002.
De presentarse incumplimiento del pago de las prestaciones económicas por parte de la EPS o entidad adaptada, el aportante deberá informar a la Superintendencia Nacional de Salud, para que, de acuerdo con sus competencias, esta entidad adelante las acciones a que hubiere lugar".
- Registrar en el aplicativo de gestión del talento humano "Kactus", antes del cierre de nómina del respectivo mes de acuerdo con el calendario de nómina y procedimiento establecido.
- En los casos que se requiera transcripción de la incapacidad, se solicitará al funcionario los documentos necesarios (epicrisis o resumen de la atención) para tal fin de acuerdo con el decreto 1427 de 2022 en su ARTÍCULO 2.2.3.3.3 en caso de no allegar la documentación necesaria, el mismo funcionario hará directamente este trámite ante su EPS.
- Se debe ingresar a las páginas de las EPS e identificar que incapacidades están Transcritas, Negadas y Pagadas. La Regional debe realizar un comunicado solicitando el estado de las incapacidades después de 15 días de la radicación.
- En el caso de las incapacidades negadas con la EPS, se debe establecer la causal o motivo por el que fue rechazada, insistir sobre la solicitud de pago, subsanando las razones por las que fue negada.
- Llevar el control y hacer el seguimiento semanal del recobro identificando nombre de la Entidad, nombre del (los) funcionario(s), periodo al cual corresponde la incapacidad, valor a aplicar, saldo pendiente por pagar, valor a aplicar como ingreso y valor a aplicar como gasto de cada periodo, según los medios dispuestos para el cobro de incapacidades en cada EPS también se debe realizar el seguimiento al pago, identificando cuales incapacidades fueron pagadas cada semana y cada mes.
- Con base en las respuestas emitidas por cada EPS se debe establecer un plan de trabajo con el fin de depurar la información o causales de negación del pago, para lo cual podrán contar con el acompañamiento y asesoría del grupo administración de salarios.
Cordialmente,
KATERINE GRIMALDOS ROBAYO
SECRETARIA GENERAL
