CIRCULAR 95 DE 2025
(abril 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá, D.C.
1 - 4040
Para: Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación, Coordinadores, Supervisores de contrato y Gestores de Almacén en inventarios.
Asunto: Lineamientos para la optimización de recursos y la depuración de los bienes de alta estacionalidad.
La Dirección Administrativa y Financiera en cumplimiento de sus funciones, establecidas en el artículo 15 del Decreto 249 de 2004, en los principios de planeación y la optimización de los recursos de la entidad en especial sus numerales: 2 y 16, y lo dispuesto en la Resolución 911 de 2017 y la política ambiental de la entidad, a continuación, establece lineamientos para verificación de bienes que se encuentran registrados en los Kardex del sistema de información SACB.
GESTIÓN DE BIENES.
La gestión de bienes, consiste en términos generales en identificar los bienes que se encuentran en las bodegas de reintegrados servibles, reintegrados inservibles, en proceso de bajas, devolutivos nuevos y elementos de Consumo en la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación de la entidad a nivel nacional, a fin que cada uno realice la verificación física de los bienes y determine según su estado físicoydeconservación,sisonaptosparaserpuestosalserviciodelcentrodeformaciónenque se encuentran o puedan ser ofrecidos a otros centros en pro de lograr el aprovechamiento máximo de estos recursos en función de la entidad.
La Dirección Administrativa y Financiera, a través del grupo de Almacenes e Inventarios, continúa adelantando las actividades necesarias para sensibilizar a funcionarios y contratistas sobre la optimización de los recursos adquiridos por la entidad. En este contexto, se solicita a los gerentes públicos gestionar activamente la depuración de bienes que se encuentran en las bodegas de reintegrados servibles, reintegrados inservibles, en proceso de bajas, devolutivos nuevos y elementos de consumo, especialmente aquellos que según los registros del aplicativo de administración y control de bienes "SACB" evidencian alta estacionalidad o baja rotación, los cuales se pueden consultar en cualquier momento en el sistema indicado.
Es importante señalar que la entidad no adquiere bienes para almacenar por largos períodos, toda vez quelas compras se realizan con base a una planeación y en respuesta a las necesidades específicas para formación, áreas administrativas u otros servicios ofrecidos por el Sena; por lo cual desde el Grupo de Almacenes e Inventarios se verifica el Kardex del SACB, identificando gran cantidad de bienes almacenados en bodega.
Basados en la revisión realizada por el grupo de Almacenes e Inventarios y el diagnóstico emitido por la Oficina de Control Interno, el cual determinó que un número significativo de bienes adquiridos no están en uso, y con el objetivo de mitigar la materialización del riesgo del proceso como lo es: "Posibilidad de detrimento patrimonial por la pérdida de bienes en servicio y/o en el almacén, debido al incumplimiento de los requisitos de almacenaje", y el riesgo de corrupción "Posible afectación de imagen institucional y pérdida de recursos, debido a las debilidades en la ejecución de controles, alteraciones, modificaciones y/o ajustes en documentos para beneficiar a terceros en la entrega"; Es necesario hacer un seguimiento detallado a la depuración de los bienes identificados con "alta estacionalidad".
Desde el grupo de Almacenes e Inventarios mensualmente, se elaboran informes por regionales y centros de formación, con el fin de identificar las situaciones más críticas en este aspecto, posterior a ello se realizarán sesiones con los encargados de almacén para revisar a detalle la información, a fin de que desde su rol de ordenadores de gasto realicen las gestiones a que haya lugar para minimizar estas situaciones.
Acciones de gestión para realizar de forma mensual por parte delos encargados de almacén:
1. Entregar al servicio los bienes en bodega de consumo y devolutivos nuevos que tienen fecha de adquisición mayor a un año a fin de que cumplan con la función para la cual fueron adquiridos.
2. Gestionar los conceptos técnicos de bienes reintegrados en almacén, especialmente los que según los registros del sistema de información llevan más de un año bajo custodia del almacén, a fin de determinar su estado físico y funcional y definir si pueden ser puestos al servicio o son objeto para iniciar el proceso de bajas.
3. Si en las verificaciones previas se determina que los bienes no son requeridos para el funcionamiento en su Centro, pero su estado físico es bueno y funcional, se deben realizar ofrecimientos a otras regionales o centros de formación con el objetivo de que aquellas que los requieran los puedan solicitar para ser utilizados, teniendo en cuenta que el trasporte de los elementos es asumido por los centros que lo requieran.
Cualquier inquietud frente a los lineamientos dados para este proceso se pueden comunicar a los correos electrónicos de José Gregorio Cárdenas Lamprea jgcardenasl@sena.edu.co y Nancy Belén Botello Rodríguez nbotello@sena.edu.co.
Saludos cordiales,
ADRIANA MILENA GASCA CAMPOS
Directora Administrativa y Financiera (E)
Dirección General
