CIRCULAR 99 DE 2022
(mayo 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 62 de 2023>
Bogotá,
| PARA: | Directores Regionales, Subdirectores de Centros de Formación Profesional, Metodólogos de normalización y facilitadores de instancias de concertación y competencias laborales a nivel nacional |
| ASUNTO: | Lineamientos Transitorios Normalización de Competencias Laborales |
Estimados reciban un cordial saludo.
Teniendo en cuenta que continuamos buscando la optimización de tiempos y flexibilidad en la normalización de competencias laborales, a continuación, relacionamos aspectos para tener en cuenta por parte de quienes ejercen rol de Secretarios Técnicos, Metodólogos de Normalización y Facilitadores de Instancias de Concertación y Competencias Laborales, los cuales consideramos agilizarán el proceso y por consiguiente el cumplimiento de los compromisos adquiridos. Es de anotar que nos encontramos en la actualización de los documentos que soportan la normalización de competencias en el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol - SIGA.
Las orientaciones que se brindan a continuación derogan la circular 01-3-2020-000097 del 29 de mayo de 2020.
1. Las comunicaciones relacionadas con la gestión de la normalización de competencias laborales deben ser dirigidas desde el correo de la Mesa Sectorial con dominio Sena (para asegurartrazabilidad del proceso) al correo de normalización: normalizacionggcl@sena.edu.co, con copia al dinamizador de normalización asignado (información comunicada al subdirector de centro con copia a cada metodólogo).
2. Las necesidades, inquietudes o sugerencias relacionadas con el aplicativo del proceso se remitirán al correo soportedsnft@sena.edu.co (con copia al dinamizador de normalización asignado) o a través del formulario soporte (que se encuentra en el enlace https://n9.cl/wa8jl) como punto único de contacto mediante el cual se canalizarán y resolverán.
3. Para asegurar la gestión administrativa del proceso (verificación de documentación soporte de las diferentes fases de la normalización, resolver inquietudes o dudas, entre otros) y apoyar en la articulación con el equipo de sistemas, se dispone del rol de dinamizador de normalización en el Grupo de Gestión de Competencias Laborales (GGCL) y de orientadores de normalización en las regionales.
4. Para la organización del proceso se plantea el siguiente cronograma, el cual puede tener ajustes por razones justificadas.
Actividad | Fechas |
| Jornada de Verificación Metodológica y acciones de formación (se contemplará estrategia de Nodos a través de herramientas virtuales o | Mayo 30 a junio 10 |
| en algunos casos de manera presencial). | Junio 27 a julio 8 |
| Nota: se informará enlace o sitio de reunión. | Septiembre 26 a Octubre 14 |
| Remisión informe periódico de avances de acuerdo con lo registrado en el sistema de información DSNFT https://dsnft.sena.edu.co | Julio 15 Septiembre 16 Noviembre 11 Diciembre 16 |
| Recepción solicitudes de Verificación Metodológica (última fecha) | Hasta el 21 de octubre |
| Recepción solicitudes de Verificación metodológica pos-validación técnica | Hasta el 2 de diciembre |
| Recepción productos avalados por Consejo Ejecutivo para contemplar en metas 2022 | Hasta el 27 de diciembre |
NOTA 1: para el informe de cierre de indicadores 2022 en el mes de diciembre se contemplarán los productos avalados por el Consejo Ejecutivo de la Mesa y que por razones de calendario del CDN no surtan la fase de aprobación. Este aval debe evidenciarse con sus soportes correspondientes en el aplicativo dsnft.sena.edu.co
5. Con el propósito de mejorar la efectividad del proceso de normalización de competencias laborales y el impacto en el uso de los productos, respecto a tiempos y fechas se precisa lo siguiente:
- Transición. Se refiere al tiempo en que la Norma de competencia (NCL y/o NSCL) nueva o actualizada convive de manera alterna con la o las Normas que reemplaza a partir de la fecha de publicación en el portal disponible para tal fin y que corresponde a un (1) año.
Durante este tiempo la o las Normas que fueron reemplazadas estarán visibles en el aplicativo y en el portal de divulgación de los productos del proceso.
- Extensión fecha de revisión, aplica para:
? Productos concertados en la Programación Anual de Normalización (PAN) pero no fueron trabajados o concertados en la PAN de la vigencia actual, se extenderá fecha de revisión a 31 de diciembre del siguiente año.
- Productos que soporten programas de formación o procesos de certificación y que cuenten con solicitud justificada de manera formal a través del coordinador del Grupo correspondiente a nivel interno o del representante legal de la entidad u organismo interesado, frente a la cual se realizará análisis para la decisión a adoptar por parte del Grupo de Gestión de Competencias Laborales.
NOTA: La actualización de productos de normalización aplica cuando hay cambios en la normativa, por innovación o desarrollos tecnológicos y cuando la norma no se encuentre en la versión de la metodología vigente.
De no presentarse alguno de estos criterios y acercarse la fecha de revisión, el metodólogo de normalización deberá convocar Comité Técnico de expertos para verificar si la norma sigue siendo aplicable y de ser así, se concluye que no requiere ser actualizada o modificada, plasmando esto en acta de reunión.
6. Para la conformación de Comités Técnicos de Expertos se deberá tener en cuenta lo siguiente:
| Experto/Fase - etapa | Recolección de información obteniendo una versión preliminar del | Elaboración/actualización | Validación técnica (directa) |
| INTERNO | Máximo 3 expertos técnicos SENA, los cuales pueden corresponder con los siguientes perfiles: evaluador de competencias laborales, instructor técnico, experto WorldSkills, metodólogo de normalización de otro Centro, dinamizadores de redes de conocimiento,diseñadores curriculares, dinamizadores o profesionales investigadores de SENNOVA. | Máximo 1 experto técnico SENA que puede corresponder con los siguientes perfiles: evaluador de competencias laborales, instructor técnico, experto WorldSkills, metodólogo de normalización, dinamizadores de redes de conocimiento, diseñadores curriculares, dinamizadores o profesionales investigadores de SENNOVA. | No aplica |
| EXTERNO | No aplica | Mínimo 3 expertos técnicos que pueden ser dela misma región del metodólogo asignado al producto u otra región. Nota 1. Se analizará un número menor por motivos de especificidad del sector. Ejemplos: no se cuente con un número considerable de empresas reconocidas. Porque las funciones son desarrolladas en cargos de proyección o emergentes. Nota 2. Para cualquier excepción es necesarioqueelConsejo Ejecutivo de la Mesa Sectorial manifieste su aval por las características propias del sector. | Mínimo 3 expertos técnicos de organizaciones diferentes a las que participaron en la elaboración/actualización, donde uno de ellos puede ser de la misma región. Nota 1. Se sugiere propender que sean de diferentes, dando así mayor respaldo y cobertura al producto. Nota2: de no poder cumplir con loestipulado, se analizará la situación particular de cada sector, con base en concepto del Consejo Ejecutivo de la Mesa Sectorial. |
7. Para apoyar la consecución y contacto de expertos técnicos en la elaboración/actualización y validación de los productos de normalización, se dispone del rol de dinamizadores de instancias en el GGCL.
La solicitud de apoyo para la consecución de expertos técnicos se canaliza mediante correo electrónico a través del dinamizador de normalización asignado a cada metodólogo, para lo cual se debe suministrar la siguiente información:
| Tipo de Producto | Código del Producto | Descripcióndel Producto | Perfil del Experto requerido para el producto (según Guía) | Observaciones | ||
| (MF-EFO-NSCL) | (si aplica) | (nombre del producto) | Características funcionales que debe desempeñar el experto según el producto | Ciudad / Región | Experticia Técnica (tiempo) | (información relevante que facilite la consecución del experto) |
8. El tiempo de la fase de validación técnica (consulta pública/directa) de las NSCL es de 30 días calendario, lapso durante el cual se debe asegurar el desarrollo de la validación directa, de tal manera que una vez finalice la consulta pública a través del portal SENA se tengan los resultados de los comités técnicos y se proceda a:
a. Consolidar sugerencias o comentarios recibidos (consulta pública o directamente).
b. Identificar aquellos que son de forma y no afectan la Norma en su estructura y los que deben ser revisados con expertos técnicos.
c. Enviar correo de agradecimiento a quienes participaron en la consulta pública e informando resultado del análisis de las sugerencias o comentarios.
d. Elaborar informe de resultado del ejercicio de revisión (interna cuando son de forma, externa cuando son técnicos) y publicar en el aplicativo.
e. Realizar ajuste a los productos en el aplicativo según el caso.
f. Continuar con la siguiente fase teniendo en cuenta tiempos para su desarrollo.
9. Como parte del aseguramiento de la calidad de los productos de normalización se contempla la acción de Verificación Metodológica Post - Validación Técnica (consulta pública/directa).
El propósito de esta actividad es verificar que en aquellos casos en los que el producto experimentó ajustes o modificaciones como resultado de la fase de Validación Técnica (Directa y Consulta pública), este sigue siga cumpliendo lo establecido en la Guía de normalización de competencias vigente.
10. Con miras a contemplar observaciones y sugerencias recibidas en ejercicios de auditorías internas y externas, de los actores del proceso a nivel nacional y a lo contemplado en la Guía de normalización vigente, a continuación, se precisa información sobre el Servicio NO conforme (SNC):
| PRODUCTO | Estructura Funcional de la Ocupación (EFO) y Mapa Funcional (MF) | Norma Sectorial de Competencia Laboral (NSCL) | ||
| FASE | No aplica | Verificación metodológica | Validación Técnica | Aval de Consejo ejecutivo |
| CÚANDO ES UN SERVICIO NO CONFORME? | Estos productos no se contemplan para Servicio No Conforme en el sistema de gestión de calidad. | Después de la tercera (3a.) lista de chequeo de verificación metodológica con observaciones, atendiendo los tiempos establecidos en la guía metodológica vigente. | Incumplimiento de los tiempos establecidos en la Guía vigente. No disponer de soportes de la gestión del proceso (actas, registros de asistencia, registros en el aplicativo, informes de comités técnicos, entre otros). | Incumplimiento de los tiempos establecidos en la Guía vigente. No disponer de soportes de la gestión del proceso (actas, registros de asistencia, registros en el aplicativo, informes de comités técnicos, entre otros). |
| QUIÉN REGISTRA SNC en CompromISO (hace el CONTROL) | No aplica | Grupo Gestión de Competencias Laborales | Metodólogo de Normalización | Metodólogo de Normalización base de la Mesa Sectorial (en caso de haber trabajdo en red de metodólogos) |
| QUIÉN REGISTRA TRATAMIENTO del SNC en CompromISO | No aplica | Metodólogo de Normalización | Metodólogo de normalización | Metodólogo de normalización base de la Mesa Sectorial |
| QUIÉN REGISTRA CIERRE del SNC en CompromISO | No aplica | Líder SIGA en el Centro de Formación (Este registro se realiza con base en la lista de verificación en la que se avala metodológicamente el producto) | Líder SIGA en el Centro de Formación (Este registro se realiza con base en remisión del producto para aval del Consejo Ejecutivo de la Mesa Sectorial) | Líder SIGA en el Centro de Formación (Este registro se realiza con base en remisión del producto para aprobación del Consejo Directivo Nacional del SENA) |
11. A continuación, se presenta matriz que en adelante será la base para el informe periódico que elaborará el GGCL relacionado con avances de la PAN, el cual es de interés para los subdirectores de Centro para la revisión de los indicadores de gerente público. Es fundamental que el metodólogo realice oportunamente el registro en el Sistema de información DSNFT, suministrando las evidencias para cada producto en sus diferentes fases.
| Fase | Evidencia | Porcentaje cumplimiento para cada producto |
| Elaboración/actualización | Registro del producto con soportes en el Sistema de información DSNFT (Actas de Comités Técnicos de elaboración/actualización, ficha de caracterización y matriz de correlación de desempeño) | 30% |
| Verificación metodológica | Verificación metodológica avalada en el Sistema de información DSNFT | 15% |
| Consulta pública | Registro en el Sistema de información DSNFT de las ciudades donde realizará las validaciones técnicas directas y solicitud de consulta pública | 10% |
| Validación directa | Documentos soporte en el Sistema de información DSNFT (Actas de Comités Técnicos de validación técnica y ficha de caracterización) | 20% |
| Verificación metodológica Post validación técnica | Verificación metodológica avalada (pos-validación técnica) en el Sistema de información DSNFT | 15% |
| Aval Consejo ejecutivo | Documentos soporte en el Sistema de información DSNFT (Acta de Consejo Ejecutivo y Carta presidente MS) ó Remisión al Secretario Técnico de la MS base con copia al metodólogo base, al correo de la Mesa y al subdirector de Centro del metodólogo de red, la presentación para socialización de productos para aval (aplica para Metodólogos Red) | 10% |
NOTA: Esta tabla puede ser modificada teniendo en cuenta resultados de su aplicación o revisión con los actores del proceso.
A continuación, se presenta información relacionada con aspectos metodológicos de la normalización de competencias laborales:
12. Acompañamientos Metodológicos. En correo electrónico remitido a metodólogos de normalización con copia a secretarios técnicos de las Mesas (12/04/2021 9:24 a. m) se brindó información respecto a la estrategia para el fortalecimiento del proceso de normalización de competencias laborales que orienta el equipo de verificación, para lo cual se reiteran los siguientes aspectos:
a. El producto debe estar mínimo en una versión inicial completa y disponer de la matriz de correlación de desempeños (caso de NSCL) o la matriz X (caso EFO), o haber empleado otro tipo de metodología reconocida, en este punto ya se debieron adelantar comités técnicos de elaboración/actualización o se recolectó información en ejercicios preliminares a partir de fuentes secundarias o con expertos técnicos SENA.
b. Redactar las preguntas puntuales que generan la solicitud de acompañamiento.
c. Enviar correo electrónico al equipo de verificación con copia al dinamizador de normalización en el GGCL correspondiente indicando el nombre del producto y las preguntas mencionadas en el literal b.
d. Durante la sesión no se contempla la elaboración del producto, esta se enfocará a resolver dudas metodológicas.
e. El número de acompañamientos en fase de elaboración/actualización será de máximo dos (2) por producto, con un tiempo máximo de una (1) hora cada uno.
f. Estos acompañamientos no tienen el carácter de verificación metodológica, se ratifica su condición de opcionalidad.
g. Es de recordar que el propósito de estos espacios como equipo de normalización de competencias laborales institucional y de país es aportar a la construcción de conocimiento colectivo.
Nota: en la medida en que se vaya evidenciando la apropiación de la metodología, es posible que esta estrategia sea modificada.
13. El Mapa Funcional no corresponde a una meta del proceso y para su elaboración se definirán los pasos a seguir de tal forma que se contemple la información de los Mapas Ocupacionales que suministra el Observatorio Laboral Ocupacional (OLO). Este será un tema para trabajar en acciones de capacitación que se programarán desde el Grupo de Gestión de Competencias Laborales.
Teniendo en cuenta que el aplicativo dsnft.sena.edu.co está parametrizado a partir del Mapa Funcional, se debe conservar el registro de la última versión de este.
14. Toda Norma debe estar asociada a por lo menos una ocupación y a una de sus denominaciones o cargos.
Nota: respecto del ajuste requerido en las Estructuras Funcionales de la Ocupación y dado que probablemente este impacta solo a un grupo de denominaciones, se propone relacionar en las actas de comité técnico los aspectos que se conservan o que no fueron trabajados por el metodólogo, así como los expertos que participaron en la elaboración/actualización de la EFO anterior y de esta forma tenerlos disponibles en el aplicativo para su asociación a la nueva versión de EFO, como nuevos expertos con los aportes.
15. En las Estructuras Funcionales de la Ocupación (EFO) se pueden presentar las siguientes situaciones como resultado de argumentaciones de índole técnico:
| Novedades | Actividad a desarrollar |
| a. Una o varias denominaciones/cargos, tienen el mismo nombre al de la Ocupación (plural o singular). | No relacionar esas denominaciones/cargos en la EFO. |
| b. El nombre de la denominación/cargo, no es reconocida en el sector o hay nuevas denominaciones/cargos. | Soportar en informe del metodólogo como resultado del proceso de Normalización para remitir al OLO. |
| c. Una o varias denominaciones/cargos se consideran robustas en el sector. | Se relaciona solo una función. Soportar en informe del metodólogo como resultado del proceso de |
| d. Nuevas denominaciones/cargos como resultado del ejercicio que realiza el OLO. | Conformar comité técnico para establecer la o las funciones a relacionar. |
Cualquier modificación en el código o versión de las EFO se realizará una vez se disponga de las Normas actualizadas/elaboradas que hacen parte de la misma y que se trabajen en la vigencia, de tal forma que se evite tener demasiadas versiones.
Se promoverá la normalización de las Funciones relacionadas en toda la EFO a nivel de Denominación/cargo, de tal forma que los usuarios reciban Ocupaciones completamente estandarizadas.
16. Codificación de las Normas Sectoriales de Competencia Laboral:
Con el propósito de asegurar la trazabilidad de las Normas, si como resultado del trabajo de normalización con expertos técnicos se realizan ajustes a los componentes de la norma (nombre de la norma, de las actividades claves, adición o supresión de actividades), pero se sigue conservando el alcance de la función laboral, se utilizará el mismo código y se asignará una nueva versión.
Para el caso de las Normas que se unifican o dividen, se generará un código nuevo, teniendo en cuenta el último código aprobado en la Mesa Sectorial correspondiente, conservando de esta manera el consecutivo.
Nota: Nos encontramos trabajando con los usuarios de las Normas para evitar traumatismos en los procesos. Los resultados de este ejercicio serán compartidos a los metodólogos, si hay una nueva orientación.
Informamos que se continúa en la revisión y ajuste de los procedimientos que soportan el proceso, con miras a suministrar los productos de normalización con la calidad y pertinencia que requieren Formación Profesional, Certificación de Competencias Laborales, Observatorio Laboral Ocupacional y Cualificaciones, para lo cual invitamos a los metodólogos de normalización a hacer parte de este ejercicio.
Los servidores públicos que orientan el proceso desde esta Dirección y desde las Regionales con Orientadores de normalización estarán atentos en caso de requerir mayor información.
Cordialmente,
WILLIAM OROZCO DAZA
Director del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo
Dirección General
