Circular 99 de 2026 SENA

CIRCULAR 99 DE 2026

(abril 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

1 - 4040

Bogotá, D.C.

La Dirección Administrativa y Financiera en cumplimiento de sus funciones, establecidas en el artículo 15 del Decreto 249 de 2004; numeral 16 y con el fin de ejercer el debido control de los bienes muebles de la Entidad, informa los lineamientos para la legalización de bienes que se encuentran a cargo de personas que no tienen vinculación con la entidad y contratistas que ya finalizaron su contrato de prestación de servicios a cierre de la vigencia 2025

Teniendo en cuenta los lineamientos, establecidos en la GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BEINES GIL-G-003, la cual se encuentra publicada en el https://compromiso.sena.edu.co, los cuales son objeto de constante autoevaluación y actualización en pro de la mejora continua, en dichos lineamientos establece que cuando un funcionario o Contratista termina su vínculo laboral con la entidad o se traslada a otro Centro, debe legalizar el inventario que tiene a su cargo, es decir gestionar ante el almacén del Centro donde labora el traslado de los elementos a otro cuentadante o reintegrarlos al almacén y de esta forma actualizar los registros en el sistema de información.

Por lo anterior, el Grupo de Almacenes e Inventarios realiza actividades de control a nivel nacional, a través de una constante revisión a los registros de bienes muebles y la validación frente a otras bases de datos como las de cuentadantes activos, en donde se evidencia que los funcionarios que se trasladan o se retiran de la entidad no cumplen con la legalización de los bienes a cargo, lo que repercute en el incumplimiento del control establecido en el "Formato GTH-F-051_Entrega de Bienes y Paz y Salvo Dependencias del Funcionario" y "Formato GTH-F- 074_Entrega de Bienes e Información de Ejecución Contractual por el Contratista, los cuáles establecen que en el campo del Grupo de Almacenes e Inventarios que se debe "Generar reporte de https://miinventario.sena.edu.co/Inicio.aspx y anexar lo a dichos formatos, esto con el fin de garantizar que no tiene elementos a su cargo. Esta actividad debe ser verificada por el jefe inmediato o supervisor de contrato.

1. GENERALIDADES

La legalización de bienes se realiza con el fin de verificar que los elementos registrados en el sistema de información se encuentren a cargo de personas activas en la Entidad, en caso de identificar bienes que están cargados a nombre de cuentadantes trasladados, retirados o pensionados se procede a la ubicación física del elemento dentro o fuera de las instalaciones del SENA cuando se tiene el alcance, las posibilidades y los recursos para la ubicación del mismo físicamente, con el objetivo de realizar las actividades que sean necesarias para la legalización del mismo a través de traspasos, reintegros, cuentas de responsabilidad, entre otros.

Para la ejecución de la actividad de legalización de bienes, es necesario que las Regionales y Centros de Formación asignen los recursos humanos, tecnológicos y financieros que sean necesarios, así como las comunicaciones y demás condiciones que faciliten su desarrollo y cumplimiento.

En la planeación y realización de la legalización de bienes, se debe tener en cuenta la cantidad de bienes, el valor, el tipo, la naturaleza de estos, y la ubicación geográfica de los diferentes Centros o Despachos Regionales a fin de que el ordenador del gasto disponga de los recursos necesarios para los traslados, hospedaje, etc., que se puedan requerir para los desplazamientos en que deban incurrir los responsables de realizar la legalización en los casos que así lo requiera, y de esta manera garantizar que los recursos destinados sean suficientes para el cumplimiento del objeto del ejercicio.

Las actividades para la legalización de bienes en las instalaciones de las Direcciones Regionales y Centros de Formación son concertadas con los Directivos, Supervisores, encargados de los diferentes ambientes y el cuentadante, quien es el responsable de adelantar la ubicación física de los elementos.

Cuando se presenta el fallecimiento de un cuentadante, el Director Regional, Subdirector de Centro, Coordinador Administrativo o Supervisor de contrato solicita al área de Almacén e Inventarios de la Dirección General, Regional o Centro de Formación realizar la verificación física y las acciones necesarias para la legalización de los elementos (traspasos, reintegros, cuentas de responsabilidad, etc.), con el fin de reintegrar estos bienes al almacén o traspasarlos a cargo de las personas que sean designadas para desarrollar las actividades que dicha persona venía adelantando en la Entidad; de no ser ubicados se procede con la apertura de las cuentas de responsabilidad pertinentes, garantizado el debido proceso.

- Descripción de actividades para la legalización de inventarios que se encuentran a cargo de personas que no tienen vinculación con la Entidad y contratistas que ya finalizaron su contrato de prestación de servicios.

Con base en la información suministrada por el área competente (Secretaría General, Grupos de Apoyo Mixtos, o quien corresponda en los despachos regionales o centros de formación, etc.), se procede a revisar y/o cotejar con la información suministrada por la Entidad a través del aplicativo - Sistema de Información para la Administración y Control de bienes - SACB, con el fin de establecer los elementos que a la fecha se encuentran a cargo de personas que ya no están laborando en la Entidad.

Cifras de referencia del sistema de Administración y Control de Bienes "SACB" con corte de información al 31 de marzo de 2026.

Una vez cotejada la información e identificados los bienes que se encuentran a cargo de personas que no tienen vinculación con la Entidad y la de contratistas que ya finalizaron el contrato de prestación de servicios, se procede con la búsqueda física de los elementos dentro y/o fuera de las instalaciones del SENA, si estos no son encontrados se procede con la búsqueda de los datos de contacto de los cuentadantes que tienen los bienes a su cargo, como dirección, teléfono, correos electrónicos, referencias personales y/o copia de las actas de entrega y legalización de bienes, con el fin de citar a las instalaciones del SENA a los cuentadantes, al supervisor de contrato, o al jefe inmediato para el caso de funcionarios de planta, para obtener la información necesaria de la ubicación física de los bienes, realizar su entrega formal y proceder a la legalización de los mismos.

Una vez realizadas todas las actividades descritas en la Guía para Administración y Control de Bienes GIL-G- 003 de la Entidad, para la ubicación física del elemento y definido que no fue posible su ubicación dentro o fuera de las instalaciones del SENA, el responsable de almacén e inventarios en la Dirección General, el Coordinador del Grupo de Apoyo Mixto o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales o Centros de Formación según corresponda, debe informar por escrito la inexistencia de los elementos y proceder a remitir las comunicaciones respectivas a las direcciones de residencia y de correo electrónico del cuentadante responsable de la custodia y cuidado de los bienes materia de búsqueda.

Una vez realizadas las actividades descritas y ante la no ubicación de los bienes objeto de legalización, se informa al ordenador de gasto a fin de que ordene realizar las correspondientes actas de baja por cuenta de responsabilidad, las cuales son remitidas al funcionario competente con el fin de que se adelanten las correspondientes diligencias administrativas de conformidad con lo establecido en el "Documento GIL-G- 018_Guía de Manejo Ante Perdida, Hurto o Daño de Bienes del Sena o de Terceros a Cargo de la Entidad'.

Para todos los casos se elabora por parte de los directores regionales y/o subdirectores de centro un informe en el que se detallan las acciones de seguimiento, monitoreo constante, avances y cumplimiento del proceso, la documentación es archivada en la Dirección General, Regional o Centro de formación según corresponda en medio físico y/o magnético para revisiones o consultas posteriores.

2. INFORMACIÓNY CANALES DE COMUNICACIÓN

Por otra parte, para establecer un medio de comunicación efectivo entre el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General, el responsable de almacén y demás actores del proceso; se pone a disposición los correos electrónicos de Nancy Belén Botello Rodríguez nbotello@sena.edu.co y José Gregorio Cárdenas Lamprea jgcardenasl@sena.edu.co, a través de los cuales se informan los pormenores del proceso, los estados de avance y se atienden las inquietudes al respecto.

Saludos cordiales,

ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO

Directora Administrativa y Financiera Dirección General