CIRCULAR 100 DE 2023
(mayo 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C
| PARA: | DIRECTORES DE ÁREA, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL, COORDINADORES DE GRUPO, FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS A NIVEL NACIONAL |
| ASUNTO: | Implementación del Plan de Conservación Documental |
De conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, “El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. ” En virtud de lo anterior, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA ha conformado sus respectivos archivos como evidencia de la gestión administrativa y misional de la Entidad, los cuales constituyen su patrimonio documental y garantizan el derecho de los ciudadanos de acceder a documentos e información pública, tal como ¡o preceptúa el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia.
Para asegurar que los archivos cumplan con el fin establecido, la Secretaría General a través del Grupo Administración de Documentos, elaboró el Plan de Conservación Documental como componente del Sistema integrado de Conservación - SIC, el cual podrá ser consultado en la página web de la Entidad, en el enlace de Transparencia, numeral 7. Datos abiertos, en el link de Programa de gestión documental. Este documento, de conformidad con el artículo 12 del Acuerdo 06 de 2014, “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000", reúne “...el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, procesos y procedimientos, tendientes a mantener las características físicas y funcionales de los documentos de archivo conservando sus características de autenticidad, integridad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y disponibilidad a través de tiempo.”
Dando cumplimiento a lo anterior, el Plan de Conservación Documental del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA debe implementarse a nivel nacional para dar a conocer y permitir la aplicación de los lineamientos allí definidos, con miras a garantizar la conservación, preservación y buenas prácticas en la manipulación de los documentos, bien sea en formato análogo o digital, esto a través de mecanismos y acciones que permitan la adecuada producción y flujo documental, brindando las herramientas a funcionarios y contratistas para la apropiada ejecución de los procesos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos de la Entidad, generando conciencia sobre su importancia y utilidad. Para cumplir con los fines mencionados, el Grupo Administración de Documentos, como encargado de proponer y ejecutar políticas, planes, programas, normas y procedimientos que aseguren la adecuada gestión documental en la Entidad, ha venido adelantando jornadas de socialización a nivel nacional encaminadas a evidenciar la necesidad de la implementación del señalado Pian, el cual, como se ha mencionado en dichos espacios, aplica para la totalidad de documentos producidos por la Dirección General, Regionales y Centros de Formación Profesional en el marco del concepto de conservación preventiva.
La Secretaría General y el Grupo Administración de Documentos recuerdan a funcionarios y contratistas que, de acuerdo con la información contenida en la presente Circular, es obligación de todos y cada uno apropiarse del contenido del documento a implementarse para dar cumplimiento a los objetivos planteados, con el fin de facilitar la ejecución de las actividades archivísticas, y garantizar la protección adecuada de la información y documentación que conforma el patrimonio documental de la Entidad.
Cordialmente,
DELKA PATRICIA ORTIZ CORTAZAR
Secetaria General (E)
