CIRCULAR 0104 DE 2021
(mayo 27)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
| PARA: | DIRECTORES DE ÁREA, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL, COORDINADORES DE GRUPO, FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS A NIVEL NACIONAL |
| ASUNTO: | Divulgación y aplicación de Instrumentos Archivísticos y de Control |
De conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, “El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la
normatividad archivística." En virtud de lo anterior, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA ha conformado sus respectivos archivos como evidencia de la gestión administrativa y misional de la Entidad, los cuales constituyen su patrimonio documental y garantizan el derecho de los ciudadanos de acceder a documentos e información pública, tal como lo preceptúa el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia.
Para asegurar que los archivos cumplan con el fin establecido, la Secretaría General a través del Grupo Administración de Documentos, ha diseñado una serie de instrumentos que facilitan el cumplimiento de la obligación de funcionarios y contratistas de organizar y conservar el patrimonio documental de la Entidad, con base en los lineamientos que se han emitido desde el Archivo General de la Nación como ente rector en la materia. En tal sentido, mediante la presente circular, se dan a conocer el Reglamento Interno de Archivo, el Banco Terminológico de Series y Subseries Documentales y la Tabla de Control de Acceso, como herramientas que facilitarán un adecuado manejo de la gestión documental en la Entidad a nivel nacional, y permitirán fortalecer las buenas prácticas archivísticas.
Reglamento Interno de Archivo: Establece reglas, pautas y políticas que permiten regular, garantizar y optimizar los procesos administrativos, archivísticos y técnicos, para la preservación, organización y conservación del patrimonio documental de la Entidad, e integra los aspectos relevantes que se deben tener en cuenta para la implementación de buenas prácticas y el fortalecimiento de la cultura archivística. Igualmente facilita la ejecución y la transparencia de las operaciones de la Entidad con el desarrollo de sus funciones, garantizando a su vez la trazabilidad sobre sus acciones, la seguridad de la información, protección de datos, lucha contra la corrupción y el control y vigilancia ciudadana. Este Reglamento contiene, entre otros asuntos, las normas para el servicio de consulta y préstamos de documentos, gestión de correspondencia, gestión de documentos, administración de archivos, herramientas tecnológicas para la gestión documental y lo correspondiente con los servicios archivísticos.
El Reglamento Interno de Archivo permite la sensibilización de funcionarios y contratistas sobre la importancia de la organización, preservación y custodia de los documentos que forman parte de la memoria institucional.
Banco Terminológico de Series y Subseries Documentales: Instrumento archivístico de normalización y denominación de las series, subseries y tipos documentales, en el cual se registran conceptos y términos que permiten poner a disposición de los usuarios una herramienta que facilita la información archivística de la Entidad, con el fin de unificar la terminología utilizada en la gestión documental para una buena comprensión de los términos y conceptos ligados a los procesos misionales, con fundamento en las funciones de las dependencias asociadas a las series y subseries documentales contenidas en las Tablas de Retención Documental (TRD), a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas comunes.
Tabla de Control de Acceso: Instrumento archivístico que identifica las condiciones de acceso y restricciones de seguridad que se aplican a cada uno de los documentos que conforman las series y subseries documentales de la Entidad, así como su objeto de uso, consulta y acceso por parte de los grupos de interés, tal como lo establece el literal i del artículo 8 del Decreto 2609 de 2012, en concordancia con lo preceptuado por la Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, protegiendo de esta manera, los activos de información de la Entidad, y en tal sentido se categorizan como públicos, clasificados o reservados, de acuerdo con el contenido de la serie y subserie documental, permitiendo a los funcionarios, contratistas y usuarios, determinar el nivel de restricción que tienen los documentos en cuanto al acceso de su contenido.
El Reglamento Interno de Archivo y la Tabla de Control de Acceso pueden ser consultados en el aplicativo Compromiso, en el módulo de Gestión Documental, documentos del proceso; igualmente el Banco Terminológico se encuentra publicado en el mismo módulo del aplicativo en documentos de referencia y normograma del proceso.
La Secretaría General y el Grupo Administración de Documentos recuerdan a funcionarios y contratistas que, de acuerdo con la información contenida en la presente circular, es obligación de todos y cada uno apropiarse del contenido de los documentos e instrumentos
descritos, con el fin de facilitar el cumplimiento de las actividades archivísticas, y se garantice la protección adecuada de la información y documentación que conforma el patrimonio documental de la Entidad.
Cordialmente,
VERÓNICA PONCE VALLEJO
Secretaria General
