CIRCULAR 0105 DE 2021
(mayo 31)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
PARA: DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO CON FUNCIONES DE DIRECTOR REGIONAL, COORDINADORES GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO MIXTO Y APODERADOS DE DEFENSA JUDICIAL DEL SENA
Asunto: Trámite de los títulos de depósito judicial constituidos en los procesos en los que el Servicio Nacional de Aprendizaje es parte dentro de los distintos despachos judiciales.
En cumplimiento de las funciones asignadas a la Dirección Jurídica por el Decreto 249 de 2004 y con el objeto de direccionar el trámite a seguir respecto los depósitos judiciales constituidos dentro de los distintos procesos judiciales en los que el Servicio Nacional de Aprendizaje Sena, es o fue parte, o tercero interviniente, es necesario emitir lineamiento para determinar e indicar las condiciones en las que se deben tramitar los depósitos judiciales y el reporte de información por parte de los apoderados judiciales de Regionales y Direccion General, previos las siguientes consideraciones:
a.-) Se entiende por depósito judicial, “toda suma de dinero, que, de conformidad con las normas legales vigentes, deba consignarse a orden de un despacho de la Rama Judicial y que son depositadas en las oficinas del Banco Agrario de Colombia, constituyéndose como garantía de un proceso judicial”.[1]
1 MANUAL ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DEPÓSITOS JUDICIALES. - RAMA JUDICIAL.
b.-) Determinados depósitos judiciales se constituyen por los establecimientos Bancarios donde reposan recursos de propiedad del Servicio Nacional de Aprendizaje, en cumplimiento de órdenes de embargo decretadas dentro del trámite de un proceso judicial.
c.-) Sobre el particular, el acreedor está facultado para solicitar desde la presentación de la demanda, el embargo y secuestro de los bienes del ejecutado. De allí que puede procurar, de modo preventivo, la práctica de cualquiera de las medidas señaladas en el artículo 593 del Código General del Proceso, bajo el entendido de que son instrumentos jurídico-procesales que garantizan el recaudo del crédito y costas, en el evento de que el deudor no satisfaga la obligación demandada dentro del término que dispone para ello.
d.-) Es por lo anterior, que el ejecutante está habilitado para denunciar cualquier bien del deudor susceptible de ser valorado económicamente y, por ende, pretender el embargo de cualquier suma de dinero que eventualmente aquél tenga en su poder, como lo son las “sumas de dinero depositadas en establecimientos bancarios y similares” (numeral 10, artículo 593 Código General del Proceso).
e.-) Al respecto, el embargo y retención de las sumas de dineros que el ejecutado tenga en entidades financieras o similares es una medida cautelar que se perfecciona con la comunicación que efectúa el despacho judicial al establecimiento bancario, quien, a su vez, deberá dentro de los tres días siguientes a la recepción de la comunicación, constituir el depósito judicial y ponerlo a disposición del respectivo Juez.
f.-) La orden de embargo y retención no podrá exceder del doble del crédito cobrado, sus intereses y costas prudencialmente calculadas, como lo dispone el inciso 3º del artículo 599 del Código General del Proceso.
g.-) Mientras no exista liquidación del crédito en firme, no habrá lugar a la entrega de los dineros embargados al ejecutante, por así disponerlo el articulo 477 ibidem, cuyo tenor literal reza “Cuando lo
embargado fuere dinero, una vez ejecutoriado el auto que apruebe cada liquidación del crédito o las costas, el Juez ordenara su entrega al acreedor hasta la concurrencia del valor del crédito (…)”
h.-) Así las cosas, la orden de pago de los depósitos judiciales se decretará en providencia judicial debidamente comunicada al Banco Agrario.
i.-) Los depósitos judiciales se pagarán según orden del funcionario judicial, quien la librará únicamente al beneficiario o a su apoderado, en los términos del artículo 77 del Código General del Proceso.
j.-) Al tenor de lo contemplado en la Resolución 236 de 2016, los poderes que se otorguen en Dirección Jurídica como en las Regionales a los abogados que representen judicial y extrajudicial al Servicio Nacional de Aprendizaje Sena no contendrán la facultad expresa de recibir. El único facultado para ello, es el Director General de la Entidad.
k.-) Conforme lo dispone el artículo 4 de la ley 1743 de 2014 en virtud del cual se adicionó el articulo 192A de la Ley 270 de 1996, serán considerados como depósitos judiciales en condición especial, los depósitos judiciales que cuenten con más de diez años de constitución y no hayan sido pagados a su beneficiario ante la falta de solicitud de pago por parte del interesado, la falta de petición por parte de otro despacho para proceder a su pago, la inexistencia del proceso en el despacho judicial a cuyo cargo están, o hayan sido consignados en el Banco Agrario, o entidad bancaria correspondiente, o estén a su cargo, sin que se tenga identificado el despacho judicial bajo cuya responsabilidad deberían estar.
l.-) Asimismo, el artículo 5 de la ley 1743 de 2014 que adicionó el articulo 192B de la ley 270 de 1996, dispuso que los depósitos judiciales no reclamados, son aquellos que no han sido reclamados por el beneficiario dentro de los dos años siguientes a la terminación definitiva de los procesos en los cuales fueron constituidos, y que prescribirán de pleno derecho a favor de la Rama Judicial. Para el caso de los depósitos judiciales por Prestaciones Laborales el tiempo es de tres (3) años contados a partir de la fecha de consignación del depósito judicial y no se haya iniciado un proceso judicial tendiente a obtener la entrega de la suma depositada.
m.-) Los recursos de los depósitos judiciales en condición especial y los depósitos judiciales no reclamados serán trasladados al Fondo para la Modernización, Descongestión y Bienestar de la Administración de Justicia.
n.-) Previo a trasladar los recursos de los depósitos judiciales en condición especial y los depósitos judiciales no reclamados, el Consejo Superior de la Judicatura publicará por una sola vez, en un diario de amplia circulación nacional y la página web de la entidad, el listado de tales depósitos, para que en el término de 20 días hábiles siguientes a la publicación, sus beneficiarios se presenten a realizar las reclamaciones correspondientes ante el Despacho judicial que conoció del proceso. Si transcurrido este lapso, los depósitos no son reclamados, sobre ellos operará la prescripción de pleno derecho en favor la Rama judicial, Consejo Superior de la Judicatura, Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y con destino al Fondo para la Modernización, Descongestión y Bienestar de la Administración de Justicia.
De conformidad con lo anterior, se deberán tener en cuenta lo siguiente:
I. RESPECTO LA RESPONSABILIDAD DE LAS REGIONALES Y APODERADOS EN LO QUE A LOS DEPOSITOS JUDICIALES CONCIERNE
1. La Dirección Administrativa y Financiera por intermedio del Grupo de Tesorería, deberá comunicar de forma inmediata a la Dirección Jurídica – Grupo de Procesos Judiciales y Conciliaciones o a las Regionales, según sea el caso, y con copia al Grupo de contabilidad, la existencia de depósitos Judiciales constituidos en cumplimiento de una medida cautelar decretada dentro de un proceso judicial y practicada sobre las cuentas bancarias cuyo titular sea el Servicio Nacional de Aprendizaje.
2. Junto con la comunicación mencionada en el numeral anterior, deberá anexarse copia de la misiva remitida por la entidad bancaria al Servicio Nacional de Aprendizaje.
3. Una vez la Dirección Jurídica o el Director Regional, según sea el caso, recepcione la comunicación junto con el soporte, procederá a verificar que la documentación esté completa y dejará las observaciones pertinentes, solicitando al Grupo de Tesorería la información faltante y la demás que considere necesaria.
4. La Dirección Jurídica o el Director Regional, según corresponda, otorgará poder al abogado de defensa judicial para que asuma la representación judicial del proceso dentro del cual se decretó y practicó la medida cautelar.
5. El abogado que represente judicialmente a la entidad, está en la obligación de constatar que dentro del respectivo proceso no exista exceso de embargos. En el evento que el valor del depósito judicial supere el doble del crédito cobrado, sus intereses y costas prudencialmente calculadas, deberá solicitar la reducción de embargos conforme lo dispone el artículo 600 del Código General del Proceso.
6. Asimismo, de considerarlo pertinente y con el objeto de que el ejecutante responda por los posibles perjuicios que se lleguen a causar con la práctica de la medida cautelar, el abogado que represente a la entidad podrá solicitar que el demandante preste caución por el 10 % del valor actual de la ejecución, so pena de levantarse la cautela.
7. Si prospera la reducción de embargos o se decreta el levantamiento parcial o total de la cautela, el apoderado deberá solicitar la entrega o el fraccionamiento de los depósitos judiciales de forma inmediata, para lo cual, gestionará el otorgamiento del poder con la facultad de recibir, sin que esto implique que aquel cuenta con la facultad de cobrar el título ante el Banco Agrario.
Sobre el particular, las Regionales y/o Dirección General, realizaran la gestión respecto al mandato indicada en el literal j) del presente lineamiento; por tal razón, el apoderado judicial deberá solicitar a través del Director Regional y/o Coordinacion del Grupo de Procesos Judiciales y Conciliaciones, según corresponda, a través de comunicación de CI por radicar, dirigida al Director Jurídico, con copia a la coordinacion de Procesos Judiciales (solo cuando el requerimiento
provenga de la regional), en la que se indique la necesidad de conferir poder para recibir, es decir, en la que medie gestión de la dirección jurídica ante el Director General; señalando los datos de identificación del depósito, así como los del proceso, para elaboración del mandato con la facultad expresa de recibir.
8. Proferida la orden de continuar adelante con la ejecución y una vez en firme la liquidación de crédito y costas, el apoderado solicitará al despacho judicial que se pague la obligación con los depósitos judiciales constituidos dentro del proceso ejecutivo hasta la concurrencia de los valores aprobados invocando para ello el artículo 447 del Código General del Proceso, y siempre que no se haya pagado la obligación por otro medio.
9. De igual manera, en los eventos que las sumas de dinero embargadas superen el valor de las liquidaciones de crédito y costas, el apoderado judicial solicitara de forma inmediata, el fraccionamiento de los depósitos judiciales que se hayan constituido en cumplimiento de la medida cautelar, así como su respectiva entrega, para lo cual, deberán tener la facultad expresa de recibir sin que ello implique la posibilidad de cobrar el depósito judicial.
10. Reclamados los depósitos judiciales, los apoderados, por intermedio del Coordinador del Grupo Procesos Judiciales y Conciliaciones o el Director Regional, según sea el caso, remitirán los mismos al Grupo de Tesorería o quien haga sus veces en las regionales, para que este a su vez, proceda a su respectivo cobro y/o consignación en las cuentas del SENA.
Al respecto, en la comunicación en CI x radicar que haya de realizarse para la remisión, deberá consignarse los datos de identificación del depósito, así como los del proceso.
La comunicación deberá ser remitida con copia a los Grupos de Contabilidad y Presupuesto en la Dirección General o quien haga sus veces en la Dirección Regional, para lo de su cargo.
11. En los procesos que se encuentren legalmente terminados y dentro de los cuales se hayan constituido títulos de depósito judicial que a la fecha no han sido reclamados, el apoderado
judicial, sin dilación alguna y de ser el caso, procederá a solicitar su entrega. Reclamados los mismos, estos deberán ser puestos a disposición del SENA conforme se dispuso en el numeral 10 de los presentes lineamientos.
12. La Regional deberá adelantar las actuaciones que considere necesarias para evitar que los recursos de los depósitos judiciales sin reclamar tipificados como depósitos judiciales en condición especial o depósitos judiciales no reclamados sean trasladados al Fondo para la Modernización, Descongestión y Bienestar de la Administración de Justicia, para lo cual se ceñirá a lo dispuesto en la Ley 1743 de 2014, el Decreto 272 de 2015, el Acuerdo PSAA15-10302 del Consejo Superior de la Judicatura y demás normas que la modifiquen o adicionen, teniendo en cuenta para ello lo que a continuación se determina:
a. Se deberán revisar los listados de todos los depósitos judiciales en condición especial o depósitos judiciales no reclamados que publica el Consejo Superior de la Judicatura en un diario de amplia circulación nacional y en la página web oficial de dicha entidad.
b. Dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha de la publicación y de hallarse depósitos judiciales cuyo beneficiario sea el SENA, los apoderados judiciales presentarán ante el correspondiente despacho judicial que conoció el proceso, la reclamación respectiva. En el evento que el despacho judicial ya no exista, la reclamación se radicará ante el Consejo Superior de la Judicatura.
c. De ser acogida favorablemente la reclamación, se procederá, sin dilación alguna, a reclamar de forma inmediata el depósito judicial.
d. Reclamados los depósitos judiciales, estos deberán ser puestos a disposición del SENA conforme se dispuso en el numeral 10 de los presentes lineamientos.
e. Si no se presenta reclamación o la misma es negada o presentada de forma extemporánea, operará sobre los recursos de los depósitos judiciales, la prescripción de pleno derecho por así ordenarlo la Ley 1743 de 2014.
13. En los eventos que el SENA constituya un depósito judicial para el cumplimiento de una decisión judicial, el área que dé cumplimiento o la regional según el caso, informará tal situación a la Coordinación del Grupo Procesos Judiciales y Conciliaciones con copia a los Grupos de Contabilidad y Presupuesto de la Dirección General o quien haga sus veces en la Dirección Regional, para lo de su cargo.
14. Cualquier operación que se realice con respeto a un depósito judicial, esto es, constitución, pago, fraccionamiento, conversión, reposición, no pago y prescripción de los recursos (Ley 1743 de 2014, Decreto 272 de 2015 y el Acuerdo PSAA15-10302) deberá ser informada a la Coordinación del Grupo Procesos Judiciales y Conciliaciones con copia a los Grupos de Contabilidad y Presupuesto de la Dirección General o quien haga sus veces en la Dirección Regional, para lo de su cargo.
15. En el evento de que se ordene que una obligación declarada o ejecutada dentro en un proceso declarativo o ejecutivo, respectivamente, sea pagada total o parcialmente con un depósito judicial (aquellos que hayan sido constituido por el SENA o por virtud de una medida cautelar), deberá tal situación ser comunicada al Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces, con el objeto de garantizar la cadena presupuestal, así:
a. Si la obligación se paga en su totalidad con el depósito judicial, la comunicación deberá incluir:
- Número del título de depósito judicial
- Número del Código Único Nacional de Radicación de Procesos
- Nombre e identificación del beneficiario
- Valor del título del depósito judicial inicialmente constituido
- Valor total de la obligación (Corresponde al valor a afectar presupuestalmente.)
- Valor a pagar con el depósito judicial
- valor del depósito judicial una vez efectuado el respectivo pago
b. Si la obligación no se paga en su totalidad con el depósito judicial, la comunicación deberá incluir:
- Número del titulo
- Número del Código Único Nacional de Radicación de Procesos
- Nombre e identificación del beneficiario
- Valor del título del depósito judicial inicialmente constituido
- Valor bruto de la obligación (Corresponde al valor a afectar presupuestalmente
- Valor a pagar con el depósito judicial
- Valor de la diferencia de la obligación con respecto al título de depósito judicial (a favor o en contra del SENA)
- Valor de las deducciones a que haya lugar
II. RESPECTO DE LA RESPONSABILIDAD Y ROL DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA EN LA ORDEN DE EMBARGO POR AUTORIDAD JUDICIAL
Corresponde a la Dirección Administrativa y Financiera por intermedio del Grupo de Tesorería comunicar en los términos indicados en los numerales 1 y 2 del título I del presente lineamiento, la existencia de depósitos Judiciales constituidos en cumplimiento de una medida cautelar practicada sobre las cuentas bancarias cuyo titular sea el Servicio Nacional de Aprendizaje.
A. PAGO DE LOS TÍTULOS EJECUTIVOS SOPORTADOS EN UNA DECISIÓN JUDICIAL EJECUTORIADA Y PROFERIDA EN CONTRA DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE / CONSTITUCIÓN DE TÍTULOS DE DEPÓSITO JUDICIAL EN EMBARGOS CONTRA LA ENTIDAD.
1. Las sentencias debidamente ejecutoriadas mediante las cuales se condene al SENA a pagar una suma de dinero y las decisiones en firme proferidas en desarrollo de los mecanismos alternativos de solución de conflictos en las que la entidad quede obligada a pagar sumas de dinero son títulos ejecutivos que podrán ser pagados con los depósitos judiciales que se constituyan directamente por el SENA o por los establecimientos Bancarios en cumplimiento de una orden de embargo decretada dentro del trámite de un proceso ejecutivo.
2. El pago de tales obligaciones se realizará con los mencionados depósitos, sea que el valor de los mismos cubra o no la totalidad de la obligación contendida en la providencia judicial.
3. Secretaria General (Grupo de Pensiones o de Administración de Salarios), Grupos Regionales de Talento Humano o en su defecto, los de Apoyo Administrativo Mixto, o el Grupo de Procesos Judiciales y Conciliaciones, según corresponda, deberán comunicar mediante CI por radicar al Grupo de Presupuesto de la Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales, con copia al Grupo de Proceso Judiciales y Conciliaciones, cuando a ello haya lugar, el pago de las obligaciones aquí mencionadas. Lo anterior con el objeto de dar inicio a la cadena presupuestal.
La comunicación, según sea el caso deberá contener lo indicado en el numeral 15 del título I de los presentes lineamientos.
4. En el evento que la obligación se pague en su totalidad con el depósito judicial, el Grupo de Presupuesto de Dirección General o quien haga sus veces en las regionales dará inició a la cadena presupuestal por el valor total de obligación (valor a afectar presupuestalmente) y con cargo a la cuenta nominada sentencias o conciliaciones, según corresponda. Las deducciones por conceptos de seguridad social, ente otros, estarán a cargo del grupo o área competente para liquidar, reconocer y ordenar el pago de las providencias judiciales mediante el respectivo acto administrativo de cumplimiento.
Expedido el CDP y el RP, el área competente para liquidar, reconocer y ordenar el pago de las providencias dará traslado del total de la actuación administrativa adelantada al Grupo de
Contabilidad de la Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales, quien, a su vez, continuará con la cadena presupuestal realizando una “operación neto a cero” a favor del SENA.
5. En el evento que la obligación no se pague en su totalidad con el depósito judicial, el Grupo de Presupuesto de Dirección General o quien haga sus veces en las regionales dará inició a la cadena presupuestal por el “Valor Bruto de la liquidación” a reconocer y con cargo a la cuenta nominada sentencias o conciliaciones, según corresponda. Las deducciones por conceptos de seguridad social, ente otros, estarán a cargo del grupo o área competente para liquidar, reconocer y ordenar el pago de las providencias judiciales mediante el respectivo acto administrativo de cumplimiento.
Expedido el CDP y el RP, el área competente para liquidar, reconocer y ordenar el pago de las providencias dará traslado del total de la actuación administrativa adelantada al Grupo de Contabilidad de la Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales, quien a su vez, continuará con la cadena presupuestal registrando una “Obligación Presupuestal” y registrando el valor del depósito a través de una deducción a favor del SENA, la cual posteriormente será compensada.
El grupo de tesorería generara el pago del valor neto de la obligación.
6. El grupo de Contabilidad de la Dirección General realizará los respectivos registros contables de acuerdo con la Guía de reconocimiento contable Títulos de Depósito Judicial en contra del SENA, que se encuentra publicada en el aplicativo compromISO de la entidad.
III. RESPECTO LA RESPONDABILIDAD EN EL REPORTE Y CONTROL DE DEPOSITOS JUDICIALES.
1. Corresponde a la Dirección Administrativa y Financiera por intermedio del Grupo de Tesorería y a través de comunicación radicada en ON BASE, remitir al Grupo Procesos Judiciales y de Conciliaciones y al Grupo de contabilidad de la Direccion General, el informe trimestral de los Depósitos Judiciales Constituidos dentro de los procesos judiciales y que fuere enviado por el Banco Agrario S.A.
2. A su vez, las Regionales trimestralmente, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes a reportar, remitirán informe de depósitos judiciales constituidos dentro de los procesos judiciales a la Coordinación del Grupo Procesos Judiciales y Conciliaciones conforme al formato Excel que se encuentra publicado en el aplicativo compromISO de la entidad.
3. La Dirección Jurídica, por intermedio del Grupo Procesos Judiciales y Conciliaciones, consolidará la información remitida por las regionales, y mediante comunicación radicada en ONBASE, enviará un informe trimestral (mes vencido), a la Dirección Administrativa y Financiera, con Copia al Grupo de contabilidad, para lo de su cargo.
4. De acuerdo con el Manual de políticas de la Entidad, los Grupos de Procesos Judiciales y Conciliaciones y Contabilidad trimestralmente levantaran de forma conjunta, acta de conciliación de depósitos judiciales.
Cordialmente,
ÓSCAR JULIAN CASTAÑO BARRERA
Director Jurídico
WILSON JAVIER ROJAS MORENO
Director Administrativo y Financiero
<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0105_2021 .pdf>
