CIRCULAR 110 DE 2025
(mayo 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
| Para: | Directores Regionales, Subdirectores de Centros de Formación Profesional, Funcionarios Públicos (de los niveles asesor, profesional, instructor, técnico y asistencial) y contratistas de prestación de servicios personales que apoyan procesos administrativos en las Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional del SENA. |
| Asunto: | Diligenciamiento "Formulario de registro para la evaluación de cargas de trabajo por proceso y dependencia -Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA" y "Medición de cargas instructores de planta" para la formalización laboral y rediseño institucional del SENA |
En el marco del proceso de Formalización de Empleo Público y Rediseño Institucional en Direcciones Regionales y Centros de Formación del SENA (Fase 2), liderado por la Secretaría General, se ha dado inicio con la etapa de evaluación de cargas de trabajo por proceso y dependencia (para el caso de funcionarios públicos), así como la verificación de las obligaciones contractuales (para los contratistas de prestación de servicios personales que apoyan procesos administrativos).
Esta fase tiene como propósito identificar y analizar las condiciones actuales de distribución y asignación de actividades, con el fin de generar insumos técnicos que orienten las decisiones institucionales en materia de ajuste de planta de personal, fortalecimiento organizacional y mejoramiento del modelo operativo de gestión.
En tal sentido, se solicita la participación activa, objetiva y oportuna de todos los destinatarios de la presente circular, en cumplimiento de los principios de colaboración armónica, eficiencia y transparencia que rigen la función pública.
La medición se realizará mediante dos mecanismos diferenciados:
- Para el personal con actividades administrativas (planta y contratistas administrativos en Regionales y Centros de Formación)-. Se aplicará el instrumento "A. Formulario de registro para la evaluación de cargas de trabajo por proceso y dependencia -Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA-" diseñado para el levantamiento detallado de sus cargas de trabajo. Se aclara que el citado instrumento considera de manera diferenciada al personal de planta de los contratistas de prestación de servicios personales, en virtud de los regímenes jurídicos diferenciales que los regula.
Para los Instructores de planta-. Se aplicará el instrumento "B. Medición de Cargas Instructores de planta en los Centros de Formación Profesional", para lo cual se realizarán mesas de trabajo específicas para identificar las actividades desarrolladas por los instructores de planta del SENA.
A. MEDICIÓN DE CARGAS Y OBLIGACIONES CONTRACTUALES EN ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LAS REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL POR MEDIO DEL "FORMULARIO DE REGISTRO PARA LA EVALUACIÓN DE CARGAS DE TRABAJO POR PROCESO Y DEPENDENCIA - SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE -SENA"
Este formulario tiene como finalidad levantar información detallada y diferenciada sobre la naturaleza, frecuencia y duración de las actividades ejecutadas en los procesos Institucionales, con base en el rol y régimen de vinculación del personal encuestado, permitirá entender en profundidad las demandas y desafíos que enfrentan los funcionarios y contratistas en su quehacer diario, lo que facilitará la toma de decisiones para optimizar la disposición del talento humano requerido.
La información proporcionada en el formulario de entrevista tiene fines exclusivamente estadísticos y su recolección tiene como propósito realizar la medición de los tiempos y frecuencias de las actividades y procesos necesarios (en el caso de funcionarios públicos) y de las obligaciones contractuales (en el caso de contratistas de prestación de servicios personales), para cumplir con el objeto de la entidad.
Por esta razón, los datos suministrados no están orientados a medir el rendimiento de personas individualmente consideradas y su diligenciamiento no compromete a la Entidad, ni genera incidencias laborales y/o contractuales de ningún orden. Tampoco el citado instrumento permite la equiparación de las funciones desempeñadas por los funcionarios de planta, con las obligaciones contractuales ejecutadas por los contratistas de prestación de servicios personales.
En este mismo sentido, el resultado será producto del análisis de los datos globales derivados del conjunto de personas que diligencien el formulario de entrevista, razón por la cual no hay lugar a socializaciones ni reclamaciones frente a los mismos, por ser netamente estadísticos.
1. Objetivo del formulario y metodología
Recopilar información detallada y relevante sobre los tiempos y frecuencias involucrados en los procesos y procedimientos, en desarrollo de las funciones de las dependencias, para determinar las cargas de trabajo que ello implica (en el caso de funcionarios públicos), y de las obligaciones contractuales (en el caso de contratistas de prestación de servicios personales).
La metodología para la medición de las cargas de trabajo se basa en estándares subjetivos, que consideran tanto los procesos, procedimientos, actividades documentadas como las no documentadas y obligaciones contractuales (este último caso para contratistas de prestación de servicios personales). Cada una de estas actividades debe estar asociada a una frecuencia de específico. Para facilitar la recolección de información, se utilizará un aplicativo que permitirá a cada una de las personas, el diligenciamiento de los datos necesarios.
2. Contenido del formulario
Para facilitar la recolección de la información, se ha diseñado un formulario de entrevista que se divide en dos (2) secciones:
1. Información del entrevistado.
2. Información de la carga de trabajo (en el caso de funcionarios públicos) y de las obligaciones contractuales (en el caso de contratistas de prestación de servicios personales).
Para este fin se debe acceder, revisar y diligenciar el formulario a través del siguiente enlace:
https://script.google.eom/macros/s/AKfvcbxediQRHu9qvCCo8BnoklfkfOGYgyKeaQzR17aWb4nvTBpWvX3RTLzWvUfr6mP54hHP/exec
Para facilitar el diligenciamiento del formulario de registro se ha puesto a disposición un videotutorial que podrá consultar en el siguiente enlace:
https://www.voutube.com/watch?v=nHZ UWrY05M
3. Instrucciones para la preparación del diligenciamiento del formulario de entrevista
Con el fin de optimizar el tiempo y garantizar la calidad de la información, siga estas indicaciones:
- Revisar detalladamente el formulario antes de diligenciarlo, familiarizarse con su estructura, contenido y los temas que se abordarán.
- Recopilar la información relevante para cada una de las secciones del formulario, se sugiere preparar insumos como:
- Identificación de la Dirección Regional y Centro de Formación al que pertenece o donde ejecuta sus obligaciones contractuales (en el caso de contratistas de prestación de servicios personales).
- Identificación de los procesos, procedimientos y actividades en los cuales está involucrado. Se recomienda consultar dicha información en el Sistema de Integrado de Gestión y Autocontrol (SIGA)
- Volumetrías de trabajo y estadísticas: Datos cuantitativos sobre el número de veces que se realizan las actividades, la producción de la dependencia o la ejecución de las obligaciones contractuales (en el caso de contratistas de prestación de servicios personales).
Con el fin de garantizar el correcto diligenciamiento del formulario y resolver cualquier inquietud que pueda surgir durante el proceso, la Secretaria General ha dispuesto un equipo de profesionales de soporte técnico, que brindarán acompañamiento a los funcionarios y contratistas involucrados. Este apoyo podrá prestarle bajo dos modalidades: En forma presencial en las fechas programadas, o como soporte virtual.
A continuación, se presenta el cuadro de soporte asignado, en el cual podrá consultar los nombres de los profesionales responsables, sus canales de contacto y la programación correspondiente:
| Dirección Regional | Fecha de programación | Enlaces Secretaría General | Teléfono y correo de contacto |
| DISTRITO CAPITAL | 24/06/2025-26/06/2025 | Alejandra Vega | 3234433433 - avega@sena.edu.co |
| BOYACÁ | 12/05/2025-14/05/2025 | Samy Carranza | 3504977097 - |
| Cristina Mahecha | 3002982541 - en | ||
| CU N DINAMARCA | 12/05/2025-15/05/2025 | Niver Torres | 3212663971 - |
| Johan Pinzón | 3138247412 - jpinzona@sena.edu.co | ||
| Ricardo Zapata | 3192721959 - rzapata@sena.edu.co | ||
| SANTANDER | 12/05/2025-14/05/2025 | Pamela Vega | 3024111404- |
| Natalia Jiménez | 3206034082-pr | ||
| Alma Novoa | 3153903543 - aenovoa@sena.edu.co | ||
| N. SANTANDER | 12/05/2025-13/05/2025 | Sebastián Suarez | 3043036134 - ssuarezl@sena.edu.co |
| Víctor Jarro | 3204854922 - | ||
| CORDOBA | 12/05/2025-13/05/2025 | Martha Gómez | 3124232940 - mcgomezc@sena.edu.co |
| Ka re n Zarate | 3142179519 - | ||
| ATLÁNTICO | 12/05/2025-14/05/2025 | Catalina Velásquez | 3202659778 - scvelasquez@sena.edu.co |
| Carolina Gualteros | 3216525836 - ng | ||
| BOLÍVAR | 12/05/2025-14/05/2025 | Cristian Suarez | 3182766723 - |
| Alexander Oliveros | 3203622540 - ac | ||
| CESAR | 12/05/2025-13/05/2025 | Emilse Alarcón | 3124153236 - el: |
| Camila Bermúdez | 3124669158 -cbermudezg@sena.edu.co | ||
| GUAJIRA | 19/05/2025-20/05/2025 | Víctor Jarro | 3204854922 - |
| Niver Torres | 3212663971 - | ||
| MAGDALENA | 19/05/2025-20/05/2025 | Karen Zarate | 3142179519 - Kzarate@sena.edu.co |
| Emilse Alarcón | 3124153236 - elalarcon@sena.edu.co | ||
| SANANDRES | 19/05/2025-20/05/2025 | Erika Meló | 3197035011 -emeloc@sena.edu.co |
| Natalia Jiménez | 3206034082 - pr | ||
| SUCRE | 19/05/2025-20/05/2025 | Cristina Mahecha | 3002982541 - en |
| Daniela Castañeda | 3176600887 - | ||
| ANTIOQUIA | 16/06/2025-19/06/2025 | Alexander Oliveros | 3203622540 - aoliveros@sena.edu.co |
| Sebastián Suarez | 3043036134-ss | ||
| Cristian Suarez | 3182766723 - | ||
| Víctor Jarro | 3204854922 - vjí | ||
| PUTUMAYO | 19/05/2025-20/05/2025 | Alma Novoa | 3153903543 - |
| Camila Bermúdez | 3124669158 - cbermudezg@sena.edu.co | ||
| RISARALDA | 19/05/2025-20/05/2025 | Martha Gómez | 3124232940 - m |
| Jeimmy Ávila | 3227005551 - jai | ||
| CALDAS | 19/05/2025-20/05/2025 | Johana Berrio | 3214239613 - |
| Samy Carranza | 3504977097 - | ||
| CHOCÓ | 19/05/2025-20/05/2025 | Rafael Serrano | 3112186148- |
| Ricardo Zapata | 3192721959 - | ||
| VALLE | 19/05/2025-21/05/2025 | Pamela Vega | 3024111404- |
| Catalina Velásquez | 3202659778 - se | ||
| Carolina Gualteros | 3216525836 - | ||
| CAUCA | 03/06/2025-04/06/2025 | Johan Pinzón | 3138247412 - jpinzona@sena.edu.co |
| Cristian Suarez | 3182766723-es | ||
| VAUPÉS | 04/06/2025-05/06/2025 | Camila Bermúdez | 3124669158 - |
| Samy Carranza | 3504977097 - Se | ||
| QUINDÍO | 03/06/2025-04/06/2025 | Erika Meló | 3197035011 -er |
| Johana Berrio | 3214239613- | ||
| GUAVIARE | 03/06/2025-04/06/2025 | Daniela Castañeda | 3176600887-de |
| Sebastián Suarez | 3043036134-SS | ||
| NARIÑO | 03/06/2025-04/06/2025 | Natalia Jiménez | 3206034082 - |
| Ka re n Zarate | 3142179519 - Kz | ||
| CAQUETÁ | 03/06/2025-04/06/2025 | Catalina Velásquez | 3202659778 - |
| Carolina Gualteros | 3216525836 - ng | ||
| GUAINÍA | 03/06/2025-04/06/2025 | Cristina Mahecha | 3002982541 - en |
| Pamela Vega | 3024111404 - pv | ||
| TOLIMA | 03/06/2025-04/06/2025 | Rafael Serrano | 3112186148- |
| Ricardo Zapata | 3192721959 - | ||
| VICHADA | 03/06/2025-04/06/2025 | Alejandra Vega | 3234433433 - |
| Alma Novoa | 3153903543 - | ||
| ARAUCA | 03/06/2025-04/06/2025 | Niver Torres | 3212663971 - nt |
| Alexander Oliveros | 3203622540 - aoliveros@sena.edu.co | ||
| HUILA | 09/06/2025-13/06/2025 | Alexander Oliveros | 3203622540 - aoliveros@sena.edu.co |
| Rafael Serrano | 3112186148- | ||
| META | 09/06/2025-10/06/2025 | Johana Berrio | 3214239613 - |
| Erika Meló | 3197035011 -emeloc@sena.edu.co | ||
| AMAZONAS | 09/06/2025-10/06/2025 | Johan Pinzón | 3138247412 -jpi |
| Niver Torres | 3212663971 - | ||
| CASANARE | 09/06/2025-10/06/2025 | Martha Gómez | 3124232940 - mcgomezc@sena.edu.co |
| Emilse Alarcón | 3124153236-el¡ | ||
5. Observaciones generales:
- Para que este proceso tenga éxito, es importante brindar información veraz, completa y precisa en los tiempos establecidos.
- La información recopilada en el formulario será tratada con total confidencialidad y utilizada exclusivamente para fines del proceso de formalización y rediseño del SENA.
Con el objetivo de cumplir con los tiempos de desarrollo del proyecto, es necesario diligenciar el formulario entre el lunes 12 de mayo al miércoles 26 de junio del 2025 (ambas inclusive).
Tener en cuenta que el tiempo mínimo de diligenciamiento de este formulario es de una (1) hora.
B. MEDICIÓN DE CARGAS INSTRUCTORES DE PLANTA EN LOS CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL
1. Objetivo
Identificar y cuantificar las actividades diferentes a impartir formación que realizan los instructores en los Centros de Formación Profesional.
2. Metodología
Esta medición se desarrollará combinando técnicas cualitativas y cuantitativas, a través de mesas de trabajo con instructores en cada Centro de Formación Profesional del cronograma indicado, buscando determinar y cuantificar las actividades y tiempos desarrollados por ellos. La disposición y participación en estas mesas de trabajo, es fundamental para garantizar el éxito del ejercicio.
La información suministrada es insumo para el análisis estadístico a realizar, y no busca efectuar auditorias, evaluaciones de desempeño, o algún otro tipo de medición del rendimiento laboral del personal participante en las mesas de trabajo.
2.1 Requerimientos para la realización de las mesas de trabajo
Disponibilidad de doce (12) Instructores de planta que pertenezcan a diferentes coordinaciones académicas o áreas de conocimiento y cumplan con los siguientes criterios:
a. Cuatro (4) Instructores que orienten programas de formación profesional integral en el nivel técnico y tecnológico.
b. Dos (2) instructores que orienten competencias básicas (claves y transversales) de los programas de formación profesional integral del nivel técnico o tecnológico.
c. Dos (2) instructores que orienten formación complementaria presencial.
d. Un (1) Instructor de programas especiales.
e. Un (1) Instructor con rol de formador de instructores.
f. Dos (2) Instructores formación virtual.
Nota: En caso de no contar con los instructores según el criterio indicado, agradecemos se supla con Instructores de planta de diferentes áreas de conocimiento.
2.2 Logística e insumos requeridos para la realización de la mesa de trabajo
Para las mesas de trabajo, se solicita disponer oportunamente de los siguientes elementos:
a. Disponer de aula o ambiente con tablero de gran tamaño si es posible, quince (15) sillas y sus mesas.
b. Videobeam o televisión para proyectar con cable HDMI.
c. Marcadores para papel: Dos (2) unidades de color negro, Dos (2) unidades de color rojo.
d. Papel reutilizable media carta o en su defecto hojas tamaño cartas cortadas por la mitad: Cien (100) hojas.
e. Cinta de enmascarar para pegar los papeles en pared o tablero dos (2) unidades.
Nota: Agradecemos disponer de los insumos requeridos al momento de la entrega del ambiente asignado para esta actividad
2.3 Duración de la mesa de trabajo por Centro de Formación Profesional
La mesa de trabajo tendrá una duración de dos (2) horas, por tanto, es necesario que los Instructores participantes sean programados con suficiente antelación, para el desarrollo de la actividad.
2.4 Fecha de realización de la actividad
La participación activa y colaborativa en esta actividad es fundamental para garantizar el levantamiento riguroso de la información, insumo técnico esencial para el proceso de formalización laboral y rediseño institucional.
Agradecemos el compromiso y disposición de todos los actores institucionales involucrados en esta importante iniciativa, que busca fortalecer la estructura organizacional y mejorar la prestación del servicio público de formación para el trabajo.
Para resolver inquietudes sobre el desarrollo general del proceso de Formalización de Empleo Público y Rediseño Institucional, puede dirigirse a la Coordinación del Grupo de Provisión de Talento Humano de la Secretaría General, a través del siguiente correo electrónico: Alba Isabel Pineda Orozco aipineda@sena.edu.co
Cordialmente,
MANUELA VALENTINA GARCÍA CANO
Secretaria General (E)
