CIRCULAR 111 DE 2025
(mayo 12)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá,
| Para: | Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Coordinadores de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas de las Regionales y Centros de Formación y Coordinadores de Administración Educativa. |
| Asunto: | Registro de información extemporánea 2025 - SOFIA Plus. |
Con el fin de consolidar la información correspondiente a la gestión académica que cada Centro de Formación ha ejecutado en el sistema de información académico-administrativo SOFIA Plus durante el presente año 2025, y teniendo en cuenta las incidencias técnicas que se han presentado en el aplicativo, las cuales han impedido en algunos casos el registro oportuno de la información, se autoriza el registro extemporáneo de información en dicho sistema a partir del 14 de mayo de 2025. El objetivo de esta apertura es garantizar que todos los grupos de formación en cada Centro queden correctamente programados y que la información registrada cumpla con los estándares de calidad establecidos.
Los Centros de Formación deberán adoptar todas las medidas necesarias para asegurar el registro completo de la información ejecutados durante la vigencia 2025 relacionada con:
- Formación titulada y complementaria en todas sus modalidades.
- Eventos de Divulgación Tecnológica (EDT).
Así mismo asegurar que se ingrese la información en el sistema de información de acuerdo a los lineamientos institucionales, para el 2026, se espera que registren los "eventos" el mes anterior a su realización es decir se haría la programación mes anticipado para formación titulada; es responsabilidad del Subdirector del Centro de Formación garantizar el registro de la información en el aplicativo SOFIA Plus dentro de los términos establecidos para cada uno de los procesos, desde el ingreso hasta la certificación, incluidas las novedades del aprendiz.
Condiciones para que la información se refleje en el reporte oficial PE-04:
- El programa debe existir en el sistema Sofia Plus.
- Para programas del nivel tecnológico o de especialización Tecnológicas, su caracterización debe estar alineada con las resoluciones de registro calificado y sincronizada con el SNIES.
- Un programa no podrá ser ofertado si el SNIES no refleja la cobertura completa de municipios aprobados.
- Los grupos deben estar en los estados:
* En ejecución
* Cancelada
* Terminada por fecha (vigencia 2025)
- Los aprendices deben estar en estado matriculado.
- Cada grupo debe contar con:
* Al menos un ambiente asignado.
* Ruta(s) de aprendizaje asignada(s).
* Programación activa (evento formativo con horario).
* Mínimo un instructor asociado.
* Asociación de instructores y aprendices a los eventos de resultados de aprendizaje.
Errores frecuentes detectados en los grupos:
En el sistema de vigilancia de programas (https://svp.sena.edu.co/login) la Dirección de Formación Profesional tiene disponible la información de la programación de grupos, donde podrá identificar que grupos están correctamente programados y cuáles no. Para hacer esta consulta:
1. Iniciar sesión en SVP
2. Ingresar al rol Consultor Paneles PBI
3. En el menú lateral izquierdo ingrese al panel de Ejecución de Metas 2025 - programación de Grupos 2025.
NOTA: Utilice el filtro "CORRECTAMENTE PROGRAMADAS"
Así mismo en el siguiente enlace se detalla la causa de la incorrecta programación:
https://sena4.sharepoint.eom/:f:/s/DFP_Reportes_SOFIA/ErBNVazBqhVKptmfsFAKINQBtEY8yJxCib0f7gMIUobFAw?e=KzhJDS
Los errores más frecuentes se detallan a continuación:
- Sin ambiente asignado al grupo
- Ambientes planeados sin programación
- Eventos programados, pero no ejecutados
- Eventos sin horario asignado
- Eventos sin instructor vinculado
- Instructores con vinculación no válida (solo se aceptan: carrera administrativa, provisional, ordinario, contratista SENA, por convenio, encargo, monitor o instructor empresa).
Importante: Solo deben ser ajustadas los grupos correspondientes a la vigencia 2025. Ningún grupo de esta vigencia debe quedar incorrectamente programada.
Responsabilidades adicionales:
- Registrar todos los juicios de los resultados de aprendizaje para los programas en curso.
La autorización para registrar información luego del cierre de mes ha generado observaciones y hallazgos por parte de entidades de control debido a inconsistencias en los informes institucionales.
Agradecemos su compromiso y colaboración para garantizar que toda la gestión formativa de 2025 quede debidamente reflejada en el sistema SOFIA Plus, cumpliendo los lineamientos institucionales y los estándares de calidad exigidos.
Cordial saludo,
CLAUDIA PATRICIA FORERO LONDOÑO
Directora de Formación Profesional Dirección General
SENA
