CIRCULAR 114 DE 2024
(abril 16)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C
| Para: | Directores De Área, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupo de la Dirección General |
| Asunto: | Divulgación cronograma de transferencias documentales primarias en la Dirección General vigencia 2024 |
En cumplimiento de lo establecido en el artículo 3o del acuerdo 004 de 2019 expedido por el Archivo General de la Nación - AGN "Por e/ cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación, convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales - RUSD de las Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas de Valoración Documental - TVD" el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA elaboró las Tablas de Retención Documental TRD, instrumento archivístico que facilita la clasificación y organización de los expedientes que produce en el ejercicio de sus funciones, y procedió a su publicación en la página web de la entidad, con el objetivo que las dependencias las implementen y organicen sus expedientes de archivo, en respuesta a la obligación normativa contenida en el artículo 42 del Acuerdo 002 de 2014, igualmente proferido por el Archivo General de la Nación, relacionada con el deber de crear y conformar los expedientes de archivo, el cual establece que "todas las entidades públicas están obligadas a crear y conformar expedientes de archivo con la totalidad de los documentos y actuaciones que se gestionen en desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original e integridad", lo anterior aplicando el procedimiento para su organización, publicado en el aplicativo Compromiso bajo el código GD- P-004, el cual implica clasificar, ordenar y describir los documentos de archivo.
Se recuerda que de conformidad a lo señalado en el parágrafo del Artículo 12 del acuerdo 002 de 2014, arriba mencionado: "La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental y antes del cierre realizar la respectiva foliación. Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir acompañados de la respectiva hoja de control al principio de estos".
En efecto, la implementación de las Tablas de Retención Documental - TRD permite a las dependencias llevar a cabo el procedimiento de transferencias documentales primarias, el cual se encuentra publicado en el aplicativo Compromiso bajo el código GD-P-007, y que fue elaborado con Dirección General
base al plan de transferencias documentales establecido en el Decreto 1080 de 2015 y que fue ¡implementado en el SENA y publicado en el aplicativo Compromiso bajo el código GD-PN-001.
Ahora bien, de conformidad con lo señalado en el artículo 11 del Acuerdo No. 002 de 2014, referido anteriormente7 "Las transferencias documentales primarias y secundarias se deben realizar mediante la aplicación de las Tablas de Retención Documental y la elaboración de inventarios documentales; solo podrán transferirse los expedientes que una vez cerrados, han cumplido su tiempo de retención en la respectiva etapa o fase de archivo; la transferencia se debe llevar a cabo por series o subseries documentales". Por tal razón, la Secretaría General, como encargada de dirigir y controlar la organización de los archivos de la entidad, presenta el cronograma de transferencias documentales primarias para la Dirección General vigencia 2024, para lo cual se solicita a los Directores de Área, Jefes de Oficinas y Coordinadores de Grupo en la Dirección General que aún no han realizado la programación de su transferencia documental primaria, informar al correo electrónico consultadigeneral@sena.edu.co, la serie o subserie documental, la vigencia de los documentos de archivo a transferir y la volumetría (cantidad de cajas) a trasladar, para incluirlos en el plan de transferencias anual.
Finalmente es necesario reiterar que el artículo 3o del Acuerdo 042 de 2002, proferido por el Archivo General de la Nación, señala que el jefe de cada dependencia es el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del Archivo de Gestión de su dependencia, como evidencia del cumplimiento de la implementación del instrumento archivístico Tablas de Retención Documental -TRD.
Cordialmente,
LUZ AMÉRICA MALAGÓN GUILLÉN
Secretaria General
