CIRCULAR 119 DE 2022
(abril 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C
| PARA: | Directores Regionales, Coordinadores Grupo Apoyo Mixto en las Regionales, Directores de Área, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupo de la Dirección General |
| Asunto: | Solicitud de información de deudores morosos del estado - BDME mayo 2024 |
Con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente, en virtud del parágrafo 3o del artículo 4o de la Ley 716 de 2001, modificado por el Artículo 2o de la Ley 901 de 2004, en donde se establece que "El Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME que consolida y publica la Contaduría General de la Nación de acuerdo con la función legal asignada, es la relación de personas naturales y jurídicas que tienen obligaciones contraídas con el Estado cuya cuantía supera los cinco (5) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes, es decir, $6.500.000 para el año 2024, y que adicionalmente se encuentre en mora por un período superior a seis (6) meses". De acuerdo con las normas enunciadas, el reporte de deudores morosos se debe efectuar durante los 10 primeros días del mes de junio de 2024, con corte a 31 de mayo de 2024 (Resolución 422 de 2011, Art 3o).
De acuerdo con lo anterior, se solicita a las áreas de gestión de cada Despacho Regional y Dirección General (Fondo de vivienda, Relacionamiento Corporativo, Servicio Médico Asistencial, Talento Humano, Convenios, Contratos y Cobro Coactivo], adelantar las siguientes actividades previas al reporte del BDME:
- Comunicar al deudor moroso, antes del 1 de mavo/2024, que será reportado en el BDME, para que cancele o pueda controvertir las obligaciones, de conformidad a Ley 1266 de 2008 y a la Carta Circular 01 de septiembre de 2011, en especial en relación con el numeral 4o sobre Deberes de las Fuentes de Información. La anterior comunicación puede ser adelantada con la información del 30 de abril 2024, con el fin de que cuenten con el tiempo prudente para la notificación a las respectivas entidades.
- Las deudas entre Entidades Públicas: Previo al reporte de las acreencias a su favor pendientes de pago y en caso de que legalmente se pueda efectuar cruce de cuentas y cuya ejecución proceda en la misma vigencia fiscal, las entidades públicas llevarán a cabo las operaciones necesarias a efectos de cruzar las obligaciones que recíprocamente tengan causadas. Para estos efectos se requerirá acuerdo previo entre las partes, de conformidad al artículo 7o de la resolución 422 de 2011 y el inciso lo del artículo 5o del Decreto 3361 de 2004.
- Tratándose de Entidades Públicas en proceso de supresión o disolución con fines liquidación, no podrán ser reportadas en el Boletín de Deudores Morosos en concordancia con el parágrafo del Artículo 4o del decreto 3361 de 2004.
- Las acreencias reportadas en el BDME deben ser claras, expresas y actualmente exigibles.
- Una vez se cuente con la información necesaria para el reporte, debe diligenciar los formularios respectivos para cada caso, y remitirlos al profesional contable líder en cada Regional:
CGN2009_BDME_REPORTE_SEMESTRAL
GN2009_INCUMPLIMIENTO_ACUERDO_DE_PAGO_SEMESTRAL
CGN2009_BDME_RETIROS
GN2009_BDME_CANCELACION_ACUERDOS_DE_PAGO, GN2011_BDME_ACTUALIZACION
Para efectos del reporte, deben clasificar la información de la siguiente forma:
1. Deudores Morosos del Estado BDME: información correspondiente a las personas naturales y Jurídicas que tengan deudas superiores a cinco salarios mínimos legales mensuales vigentes (es decir $6.500.000 para el 2024) y más de seis meses de mora.
2. Deudores que hayan incumplido acuerdos de pago: estos datos corresponden a situaciones donde un deudor moroso haya firmado un acuerdo correspondiente a alguna obligación adquirida con la entidad y a la fecha de corte no haya cumplido con los pagos.
El profesional contable de cada Regional consolidará la información en referencia remitida mediante Cl por radicar por parte del Director de la Regional, efectuando las siguientes verificaciones de la información suministrada por las áreas de gestión,
- Las personas naturales deben identificarse con el número de la cédula de ciudadanía o de la tarjeta de identidad, registro civil, pasaporte o cédula de extranjería y las personas jurídicas con el Número de Identificación Tributario - NIT. (Sin puntos, guiones, o notación científica).
- No duplicar registros, es decir que una misma entidad reporte registros con igual concepto, igual tipo de deudor (Persona Natural o Jurídica), igual NIT e igual número de obligación.
- No usar en el número de identificación comas, puntos, signo pesos, guiones, paréntesis o letras ni tampoco en el campo de los números de identificación se debe escribir 99,999,99999, NO TIENE, DESCONOCIDO, XXXX o OXXX.
- Verificar que el número de identificación no sea igual al valor de la deuda o que al cargar el campo correspondiente no tenga notación científica o esté escrito como exponencial.
- La información reportada por las áreas de gestión debe concordar con lo reflejado en el aplicativo que administra dicha información vs lo registrado contablemente en SIIF Nación, en caso de presentar diferencias deben estar plenamente identificadas. La anterior verificación debe ser efectuada por los Contadores de cada Regional con el responsable del Área de Gestión antes de remitir la información a Dirección General.
- Verificar que el mismo número de identificación no esté asociado erradamente a diferente razón social.
- Remitir a Dirección General para ser reportados como Deudores Morosos del Estado en la página web de la Contaduría, deben tener el nombre específico del formulario, de la misma forma verificar el mes que se está reportando:
CGN2009_BDME_REPORTE_SEMESTRAL,
GN2009_INCUMPLIMIENTO_ACUERDO_DE_PAGO_SEMESTRAL,
CGN2009_BDME_RETIROS
GN2009_BDME_CANCELAC10N_ACUERDOS_DE_PAGO
CGN2011_BDME_ACTUALIZACION.
Los anteriores formularios pueden ser consultados en el link https://www.chip.gov.co/schip rt/paginiciobdme.htm
- Remitir junto con los formularios antes descrito la certificación del Director Regional de la información a reportar en el BDME, indicando fecha del reporte, cantidad de deudores y valor total de las obligaciones, haciendo salvedad de que los deudores allí relacionados fueron previamente informados.
Es preciso recordar a las áreas que participan en la elaboración de la información, que son responsables por la calidad de los datos suministrados, por lo tanto, la información remitida debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, no se registraran ni divulgaran datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Por lo anterior y con el fin de realizar el consolidado de la Entidad y cumplir con el plazo establecido por la CGN, se solicita a cada Despacho Regional, remitir la información, sin excepción, a más tardar el próximo 5 de junió de 2024, al correo cagualimpla@sena.edu.co. Es preciso indicar que la información recibida posterior a la fecha indicada no será tenida en cuenta para el reporte, toda vez que no se contaría con el tiempo necesario para la respectiva verificación.
Se recuerda que, en la plataforma de compromiso, se encuentra publicado la guía GRF-F-011- Elaboración Boletín de Deudores Morosos del Estado versión 3 y el formato GRF-F-061-versión 2 Circularización deudores morosos del Estado.
Agradezco de antemano la atención y cualquier Inquietud se pueden comunicar con el Grupo de Contabilidad a los correos electrónicos icasallass@sena.edu.co o cagualimpia@sena.edu.co.
Atentamente,
OLGA MILENA GONZALÉZ GOMÉZ
Directora Administrativa y Financiera
PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
FORMATO CERTIFICACIÓN BOLETÍN DE DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO
1. Objetivo del formato. La certificación tiene como objetivo garantizar que la información presentada por la Regional para el reporte del Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME, a través de los formularios establecidos por la Contaduría General de la Nación, cumpla con la aplicación de los procedimientos relacionados con el suministro de la información y la calidad de la misma.
2. Si hay un procedimiento que refiera este formato. Guía GRF-F-O11- "Elaboración Boletín de Deudores Morosos del Estado" versión 3
3. Quién(es) lo diligencian. Director(a) Regional
4. Frecuencia de diligenciamiento. Semestral
5. Qué trámite surte el formato una vez diligenciado. Soporte de la información reportada por cada Regional en el Boletín de Deudores Morosos del Estado
6. Si se requiere imprimir. NO
7. Quién lo guarda. Despacho Regional
8. Otros, según se considere necesario.
9. de impresión y se conserva en el archivo electrónico del grupo de contabilidad.
EL/LA DIRECTOR (A) DEL SENA REGIONAL ____________
CERTIFICA QUE:
Que la información a reportar de la Regional __________, en el formulario CGN_REPORTE_SEMESTRAL del Boletín dé Deudores Morosos del Estado cumplen la condición d superar los cinco (5) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV) y una mora superior a los seis (6) meses.
Que el valor reportado de cada deudor se encuentra conformado por la sumatoria de la obligación principal y los demás accesorios originados como consecuencia de los mismos.
Que los deudores reportados en el Boletín de Deudores Morosos del Estado en los formularios CGN_REPORTE_SEMESTRAL y/o CGN_INCUMPLIMIENTO_ACUERDO_PAGO_SEMESTRAL, fueron notificados previamente al reporte, en cumplimiento a lo establecido en el artículo 12 de la Ley 1266 de 2008.
Que la obligación reportada de los deudores fue validada con el aplicativo del área de gestión.
FECHA DE CORTE: ___________________________
CANTIDAD DE REGISTROS: (indicar la cantidad de deudores reportados en los formularios en número)
CGN_REPORTE_SEMESTRAL: _______________________
CGNJ NCU MP LlM I ÉNTO_ACU ERDO_PAGO_SEM ESTRAL: __________
VALOR TOTAL DE LAS OBLIGACIONES: (indicar valor total de las obligaciones reportadas en los formularios en número)
CGN_REPORTE_SEMESTRAL: ____________________
CGNJNCUMPLIMIENTO_ACUERDO_PAGO_SEMESTRAL: _____________
Se expide la presente certificación a los ( ) días del mes de del año dos mil ( )en la ciudad de _____________
Firma del director (a) Regional
Nombre del director (a) Regional
Director (a) Regional _________
Proyectó: (nombre - en Calibri 9) - Cargo: (nombre del cargo - Dependencia o Grupo)
Revisó: (nombre en Calibri 9) - Cargo: (nombre del cargo - Dependencia o Grupo)
POR FAVOR NO IMPRIMA ESTA HOJA
Instrucciones del diligenciamiento del formato:
- Diligencie únicamente los campos que se encuentran allí descritos:
1. Regional: Indicar el nombre del regional que realiza la certificación.
2. Fecha de Corte: Diligenciar la fecha del corte a reportar en el boletín de deudores morosos, la cual debe ser 31 de mayo o 30 de noviembre del respectivo año.
3. Cantidad de Registros: indicar la cantidad en número de los deudores reportados en los formularios CGN_REPORTE_SEMESTRAL y/o CGN_lNCUMPLlMIENTO_ACUERDO_PAGO_SEMESTRAL.
4. Valor total de las obligaciones: indicar el saldo total en número de los deudores reportados en los formularios CGN_REPORTE_SEMESTRAL y/o CGN_INCUMPLIMIENTO_ACUERDO_PAGO_SEMESTRAL.
5. Fecha de expedición de la certificación: Diligenciar la fecha que se origina la certificación de la información a reportar en el boletín de deudores morosos del estado, la cual debe ser posterior a la fecha de corte.
6. Firma: la certificación de la información a reportar en el boletín de deudores morosos del estado debe ser firmada por el director regional, y para el caso de las oficinas y coordinaciones de la Dirección General, debe ser firmado por el director del área que reporta la información.
