CIRCULAR 119 DE 2025
(mayo 21)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Bogotá D.C.
| Para: | DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO CON FUNCIÓN DE DIRECTOR REGIONAL Y FUNCIONARIOS ASIGNADOS COMO SECRETARIOS DE COBRO COACTIVO EN EL SENA. |
Asunto: | Baja de saldos en SIREC: procesos de cobro coactivo terminados antes del 30 de agosto de 2018 (entrada en producción sistema SIREC), y procesos terminados mediante acto administrativo desde dicha fecha en adelante. |
I. Objetivo.
La Coordinación Nacional de Gestión de Cobro Coactivo, adscrita a la Dirección Jurídica del SENA, en articulación con el Grupo de Recaudo y Cartera de la Dirección Administrativa y Financiera, considera imperioso requerir a todos los Despachos de Cobro Coactivo a nivel nacional para que, de manera inmediata, procedan con el cargue al Sistema de Información de Recaudo, Cartera y Cobro - SIREC, de la información contenida en los expedientes de cobro coactivo correspondientes a obligaciones canceladas en su totalidad o finalizadas por cualquier otra causal legal, con el fin de dar de baja los saldos correspondientes a procesos terminados y/o que no debieron ser cargados al sistema SIREC antes de su entrada en producción.
Esta acción resulta fundamental para garantizar que los estados financieros reflejen de forma veraz y fidedigna la situación económica, financiera y patrimonial del SENA en materia de cobro coactivo, en cumplimiento de los principios de razonabilidad contable, transparencia institucional y responsabilidad fiscal.
Adicionalmente, esta información constituirá una fuente para la definición y asignación de los indicadores anuales asociados a la recuperación de cartera en procesos activos de cobro coactivo, aplicables a cada regional. Por tanto, su adecuada y oportuna actualización reviste especial relevancia en los procesos de planeación, evaluación y mejora continua de la gestión institucional.
II. Lineamientos.
Por lo anterior, los despachos de cobro coactivo de las diferentes regionales, deberán atender los siguientes lineamientos:
2.1 Procesos de cobro coactivo, terminados antes del 30 de agosto de 2018 (entrada en producción sistema SIREC).
Teniendo en cuenta que se ha evidenciado que en algunas Regionales aún persisten procesos de cobro coactivo que, a pesar de haber sido finalizados en medio físico mediante acto administrativo expedido con anterioridad al 30 de agosto de 2018, continúan activos, aun teniendo saldo cero en el módulo de cartera del sistema SIREC –en virtud de que no fueron excluidos de la base de datos migrada antes de la entrada en producción del referido sistema–, se hace necesario proceder con su depuración y baja en dicho aplicativo.
En este sentido, se solicita a todos los Despachos de Cobro Coactivo a nivel nacional realizar una revisión detallada de los procesos reflejados en la bandeja unificada del funcionario Ejecutor, contrastándolos con los registros contenidos en los informes de gestión respectivos. En caso de identificarse procesos que hayan sido finalizados mediante resolución, auto de terminación u otro acto administrativo equivalente, y que sin embargo aún figuren como activos en SIREC, se deberá proceder conforme a las siguientes instrucciones:
1. El Director Regional, en su calidad de Ejecutor de Cobro, deberá remitir comunicación oficial mediante (CI por radicar), dirigida al Coordinador del Grupo de Recaudo y Cartera de la Dirección Administrativa y Financiera, o a quien haga sus veces, con copia al personal que apoye dicha coordinación en esta tarea.
La comunicación deberá contener una explicación clara y precisa del motivo por el cual el(los) proceso(s) en cuestión continúa(n) activo(s) en el sistema SIREC, a pesar de haberse emitido el acto administrativo de terminación del proceso de cobro coactivo.
La comunicación deberá ir acompañada, en formato PDF, de los siguientes documentos soporte:
a) Título ejecutivo con su respectiva constancia de ejecutoria (en el caso de no estar previamente cargado).
b) Auto que avoca conocimiento del proceso.
c) Resolución o auto que ordenó la terminación del proceso de cobro coactivo, levantamiento de medidas cautelares y orden de archivo (si lo hubiere).
d) En caso de que no contar con los documentos de los literales a) y b) expedir certificación que justifique su inexistencia.
e) Expedir certificación que determine las actividades administrativas realizadas, el saldo de capital a depurar y los intereses contenidos en el título ejecutivo. Estos últimos si los hubiere.
f) Para los casos de insolvencia, acto administrativo o judicial que indique la terminación del proceso y la causal.
Cuando en el acto de terminación del proceso se ordene el levantamiento de medidas cautelares, o estas sean puestas a disposición de otra entidad o autoridad judicial, los documentos que respalden dichas actuaciones –incluyendo comunicaciones de envío y sus respectivas respuestas-, deberán reposar debidamente en el expediente físico del proceso de cobro coactivo.
Una vez recibida esta solicitud, el Grupo de Recaudo y Cartera procederá a su revisión y tramite con el área de sistemas, para su ajuste y posterior informe a Contabilidad, para reflejar el hecho económico según corresponda.
Cuando sea necesario evaluar la solicitud por Comité Regional o Nacional de Depuración de Cartera o Subcomité de Depuración Contable, informará a la Regional que elevó el requerimiento.
2.2. Procesos de cobro coactivo, terminados a partir del 31 de agosto de 2018 (entrada en producción sistema SIREC) al 31 de diciembre del 2023 (entrada en vigencia del expediente electrónico.).
Para aquellos procesos de cobro coactivo cuya resolución de terminación haya sido expedida a partir del 31 de agosto de 2018, con fundamento en las causales previstas en la Resolución Núm. 1235 de 2014 o la norma que la sustituya, y que aún reflejan saldos en el sistema SIREC, el Director Regional - en su rol de Ejecutor de Cobro - junto con su equipo de apoyo del despacho de cobro coactivo, deberá(n) proceder al cargue en dicho sistema, en formato PDF, los siguientes documentos:
a) Título ejecutivo con su respectiva constancia de ejecutoria (en el caso de no estar previamente cargado).
b) Auto que avoca conocimiento del proceso.
c) Mandamiento de pago junto con su respectiva notificación.
d) Resolución que ordena seguir adelante con la ejecución.
e) Documentos que soportan el pago de la obligación (efectivo, remate, adjudicación de bien a favor del SENA, u otros), cuando aplique.
f) Resolución o auto que ordenó la terminación del proceso de cobro coactivo, levantamiento de medidas cautelares y orden de archivo.
Cuando en el acto de terminación del proceso se ordene el levantamiento de medidas cautelares, o estas sean puestas a disposición de otra entidad o autoridad judicial, los documentos que respalden dichas actuaciones –incluyendo comunicaciones de envío y sus respectivas respuestas-, deberán reposar debidamente en el expediente físico del proceso de cobro coactivo.
Adicionalmente, el Ejecutor de Cobro deberá garantizar que todos los expedientes se encuentren debidamente estructurados y organizados conforme a lo establecido en las tablas de retención documental vigentes del SENA, incorporando de manera expresa la sustentación escrita y firmada exigida en el numeral 1 de la presente circular en el caso que aplique.
III. Responsables para el cumplimiento de las directrices de cargue de documentación en el sistema SIREC.
El cumplimiento de los presentes lineamientos recae directamente en los Directores Regionales, los Subdirectores de Centro con función de Director Regional en su rol de Ejecutores de Cobro, y los funcionarios asignados como Secretarios de Cobro Coactivo, en el marco de sus competencias funcionales.
Lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución Núm. 1235 de 2014, y las demás normas internas que reglamentan la depuración de cartera y asientos contables de la Entidad (Resolución 095 de 2023).
IV. Plazo para el cumplimiento de las directrices de cargue de documentación en el sistema SIREC.
La presente circular entra en vigencia a partir de la fecha de su comunicación a los destinatarios. En consecuencia, las actividades aquí descritas deberán ser ejecutadas dentro del período comprendido entre la fecha de recepción y el treinta (30) de noviembre de 2025, plazo máximo para el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la misma.
El cumplimiento dentro del término señalado será objeto de seguimiento por parte de los comités regionales de Depuración de Cartera y los Subcomités de Depuración Contable, de manera extraordinaria deberán realizar dos seguimientos: el primero con corte al 30 de junio y el segundo con corte al 30 de septiembre de 2025.
La Coordinación Nacional de Gestión de Cobro Coactivo y del Grupo de Recaudo y Cartera, en el marco de sus competencias realizará seguimiento mensual a lo aquí ordenado.
Dada en Bogotá D.C., a los (21) días del mes de mayo del 2025.
MANUELA VALENTINA GARCIA CANO
Directora Jurídica
ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO
Directora Administrativa y Financiera (E)
