CIRCULAR 130 DE 2017
(agosto 1)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<No contiene análisi- de vigencia>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
PARA SECRETARIO GENERAL, DIRECTORE- DE AREA, JEFE- DE OFICINA, DIRECTORE- REGIONALES, SUBDIRECTORE- DE CENTRO DE FORMACION, COORDINADORE- DE GRUPO DIRECCION GENERAL Y COORDINADORE- ADMINISTRATIVO- REGIONALES
Asunto: Lineamiento- de Publicación de Proceso- de contratación.
Lineamiento- sobre el envío de solicitude- de publicación de proceso- de contratación al Grupo Integrado de Gestión Contractual (Publicacione- Web) de la Dirección General, a travé- del correo institucional publicacionesweb@sena.edu.co en cumplimiento al principio de publicidad en el Sistema Electrónico para la Contratación Publica SECOP I y Portale- Institucionales.
PUBLICIDAD.
Se recuerda que el contenido de todo- lo- acto- administrativo- en materia contractual e- de responsabilidad directa de cada Director, Jefe de oficina, Director Regional y/o Subdirector de Centro, y su publicación DEBERÁ REALIZARSE DENTRO DE LO- 3 DÍA- HÁBILE- SIGUIENTE- A SU EXPEDICION, so pena de la- sancione- administrativa- y/o disciplinaria- a que haya lugar por parte de la Entidad o lo- órgano- de control.
Toda solicitud que contenga anexo- fuera de lo- término- y lineamiento- contenido- en la presente circular, deberá tener un informe de justificación firmado y remitido por el Director Regional o Subdirector de Centro de Formación con la siguiente información:
1. Nombre del Proceso.
2. Fecha de firma del anexo.
3. Motivo por el cual no se envió en lo- término- establecido- por ley y recordado- en la presente circular.
4. Funcionario responsable o líder de proceso.
Toda convocatoria o invitación para contratar, que realice el SENA, sin importar el tipo de proceso de selección y/o la cuantía, deberá cumplir con el principio de publicidad en el Sistema Electrónico para la Contratación Publica - SECOP I o SECOP II www.colombiacompra.gov.co. Adicionalmente se debe publicar toda- la- modificacione- que dentro del término de ejecución sufra el contrato.
Proceso- de Bajas.
Todo proceso de baja- debe dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1082 de 2015, al respecto de ofrecimiento de biene- a otra- Entidade- Estatales, esta publicación se debe hacer por medio de Acto Administrativo Motivado (Resolución) anexo- que se deben remitir:
- Resolución de Baja- debidamente registrada.
- Formato en Excel Formato Movimiento de Bienes.
- Formato en Excel Formato Proceso de Bajas.
Horario de recepción de solicitudes.
El recibo de solicitude- se efectuará todo- lo- día- hábile- (lune- a viernes) hasta la- 04:00pm, al correo electrónico institucional publicacionesweb@sena.edu.co. en consecuencia, toda- la- solicitude- que sean recibida- despué- de ese horario, serán atendida- el siguiente día hábil a su recepción.
Tan solo se atenderán la- solicitude- de lo- correo- autorizado- y designado- por lo- Directore- Regionale- y Subdirectore- de Centro- de Formación, esto- correo- deberán estar bajo el dominio sena.edu.co, de no ser así, esta- solicitude- serán devuelta- para que sean remitida- nuevamente bajo lo- parámetro- indicados.
Todo correo debe ser creado bajo- lo- siguiente- criterios:
Lo- correo- deberán comenzar por publicacionesweb, seguido deberán ir en forma abreviada la- sigla- de la Regional; Ej: Atlántico ATL seguido de la- sigla- del Centro de Formación; Ej: Centro de Comercio y Servicio- CCS.
| Ejemplo correo Regional Atlántico. | Ejemplo correo Centro Comercio y Servicios. |
| publicacioneswebATL@sena.edu.co | publicacioneswebATLCCS@sena.edu.co |
Sigla- Regionales:
| Amazona- = AMZ | Guainia = GNA |
| Antioquia = ANT | Guaviare = GVR |
| Arauca = ARC | Huila = HIL |
| Atlántico = ATL | Magdalena = MGN |
| Bolívar = BLV | Meta = MTA |
| Boyacá = BYC | Nariño = NRÑ |
| Calda- = CLD | Norte de Santander = NDS |
| Caqueta = CQT | Putumayo = PTY |
| Casanare = CSN | Quindío = QDO |
| Cauca = CUC | Risaralda = RSR |
| Cesar = CSR | San André- = SAD |
| Choco = CHC | Santander = STD |
| Córdoba = CDB | Sucre = SCR |
| Cundínamarca = CMC | Tolima = TLM |
| Dirección General = DG | Valle = VLL |
| Distrito Capital = DC | Vaupé- = VUP |
| Guajira = GJR | Vichada = VCD |
Modalidade- de contratación que se deben tramitar por Publicacione- Web.
El equipo de trabajo de Publicacione- Web que pertenece al Grupo Integrado de Gestión Contractual y que a su vez se encuentra en la Dirección Jurídica de la Dirección General, atenderá la- solicitude- de publicación de lo- proceso- de contratación a nivel nacional bajo la- siguiente- modalidade- de contratación:
- Licitación Publica
- Selección Abreviada de Menor Cuantía
- Selección Abreviada por Subasta Inversa
- Concurso de Méritos
- Régimen Especial
La publicación de estudio- de mercado y proceso- de la modalidad de contratación Directa (Ej: Contrato- de Prestación de Servicio- Personales, interadministrativos, arrendamiento, etc) e Invitacione- de Mínima Cuantía deberán ser publicada- por lo- funcionario- autorizado- por el Director Regional y Subdirector del Centro de Formación de cada Regional y enviada- a lo- correo- habilitados.
Para el caso de la Dirección General, el Grupo Integrado de Gestión Contractual habilitó el correo de publicacionesweb@sena.edu.co quien atenderá toda- la- solicitude- de publicación de todo- lo- proceso- de contratación que se adelanten bajo cualquier modalidad de selección y esto- se publicarán en la página o portal de contratación del Estado Colombiano Portal Secop I. En caso de ser adelantado- por Secop II, lo- mismo- deberán publicarse por lo- funcionario- designado- para tal efecto.
Envío de solicitudes.
Toda- la- solicitude- deben ser remitida- por correo electrónico institucional, indicando en el asunto y cuerpo del correo, el nombre exacto del proceso. Para el caso de un proceso nuevo, será el nombre que aparece en lo- documento- adjuntos, ejemplo:
Ejemplo:
Modalidad: Menor Cuantía
Nombre de la Regional o Centro de Formación: Dirección General
Consecutivo: 0001
Vigencia: 2017
Menor Cuantía DG-0001-2017
Para la- solicitude- de proceso- que ya se encuentran creado- en el Portal Secop I, deben indicar en el asunto y en el cuerpo de correo, la descripción y cantidad de anexo- adjuntos, lo- anexo- deben venir con el nombre que se reflejó en el proceso al momento de ser creado ejemplo:
Asunto: Respuesta a observaciones
Nombre del Proceso: Menor Cuantía DG-0001-2017
Lo- documento- adjunto- deben estar nombrado- según corresponda, debe venir cada anexo por separado identificado con el nombre del contenido de este. Lo- estado- en la página o portal de Contratación del Estado Colombiano, Portal Secop I o Portal Secop II son:
Borrador.
Convocado.
Celebrado.
Liquidado.
Para la creación de un proceso son necesario- lo- siguiente- anexo- según la modalidad de contratación:
- Licitación Publica
- Estudio- Previos, Proyecto de Pliego de Condiciones, Aviso de Licitación (Art. 30 Ley 80 de 1993) y anexo- (si lo- hay), en formato PDF, debidamente firmado con fecha no superior a 3 día- de diferencia a la publicación, registrado y escaneados. Adicionalmente deben adjuntar el Proyecto de Pliego de Condicione- o Aviso de Convocatoria en formato Word.
- Selección Abreviada de Menor Cuantía
- Estudio- Previos, Proyecto de Pliego de Condiciones, Aviso de Convocatoria Pública y anexo- (si lo- hay), en formato PDF, debidamente firmado con fecha no superior a 3 día- de diferencia a la publicación, registrado y escaneados. Adicionalmente deben adjuntar el Proyecto de Pliego de Condicione- o Aviso de Convocatoria en formato Word.
- Selección Abreviada por Subasta Inversa
- Estudio- Previos, Proyecto de Pliego de Condiciones, Aviso de Convocatoria Pública, Ficha Técnica de Producto- en formato Excel o PDF y anexo- (si lo- hay), en formato PDF, debidamente firmado con fecha no superior a 3 día- de diferencia a la publicación, registrado y escaneados. Adicionalmente deben adjuntar el Proyecto de Pliego de Condicione- o Aviso de Convocatoria en formato Word.
- Concurso de Méritos
- Estudio- Previos, Proyecto de Pliego de Condiciones, Aviso de Convocatoria Pública y anexo- (si lo- hay), en formato PDF, debidamente firmado con fecha no superior a 3 día- de diferencia a la publicación, registrado y escaneados. Adicionalmente deben adjuntar el Proyecto de Pliego de Condicione- o Aviso de Convocatoria en formato Word.
- Régimen Especial
- Resolución de Adjudicación en formato PDF y Contrato debidamente firmado, registrado y escaneados. Adicionalmente deben adjuntar el Formato Estado Celebrado.
Anexo- según estado del proceso.
- Convocado: Resolución de Apertura o Acto Administrativo de Apertura, Pliego de Condicione- Definitivo y anexo- (si lo- hay), en formato PDF debidamente firmados, registrado- y escaneados.
- Todo- lo- documento- que pertenezcan a la etapa del Estado Convocado, tale- como (acta- de cierre, informe- de evaluaciones, adendas, etc.) deben ser remitido- en formato PDF o Excel según corresponda, esto- deben estar debidamente firmado- por lo- responsable- o funcionario- designados.
- Adjudicado: Resolución de Adjudicación en formato PDF debidamente firmada, registrada y escaneada: adicionalmente deben adjuntar el archivo Resolución de Adjudicación en formato Word.
- Declaratoria- desierta- y acta- de terminación anormal: Deben remitir el correspondiente documento con su fecha de firma y firma del responsable, escaneado en formato PDF, adicionalmente deben adjuntar el documento en formato Word.
- Celebrado: Oferta seleccionada y Contrato en Formato PDF debidamente firmados, registrado- y escaneados. Se debe adjuntar el Formato del Estado Celebrado debidamente diligenciado en formato Excel.
- Adiciones, Prorrogas, (cualquier modificación a lo- contratos) y Liquidacione- deben ser enviado- para su publicación en lo- término- de ley y plazo- establecido- en esto- debidamente firmado- y registrado- en formato PDF escaneados.
- Toda Prorroga debe contener la totalidad de Día- o Mese- que se adicionan en el cuerpo de la misma en Número- y Letras.
- Toda Adición debe contener la cantidad total que se adiciona en Número- y Letras.
Información en el cuerpo del correo de la solicitud
Toda solicitud debe contener la siguiente información en el cuerpo del mismo así:
Nombre dado al proceso.
Objeto del proceso.
Descripción del nombre dado a cada anexo adjunto.
Cantidad de Anexos.
Firma del funcionario que realiza la solicitud.
La omisión de identificación de los datos del funcionario o firma del funcionario que realiza la solicitud será motivo de devolución.
NOTA: Lo- anexo- de carácter obligatorio o lo- campo- que deben diligenciarse para publicar pueden variar sin previo aviso, ya que el SENA no controla la página de Colombia Compra Eficiente. Se debe tener en cuenta que todo- lo- documento- remitido- para la publicación deben corresponder con el objeto del proceso inicialmente publicado en el Portal SECOP I.
Del cumplimiento que le demos a lo señalado anteriormente, dependerá que las publicaciones de todos los documentos contractuales, queden en tiempo y bien hechas.
Esta circular empieza a regir a partir de la rfecna\de expedición y deja sin efectos aquellas que le sean contrarias.
JUAN PABLO ARENAS QUIROZ
DIRECTOR JURÍDICO
