Circular 130 de 2024 SENA

CIRCULAR 130 DE 2024

(mayo 21)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

1-2020

Bogotá D.C.

Con el fin de precisar el trámite para el reconocimiento y pago oportuno de vacaciones a través de la nómina de la entidad, se debe tener en cuenta los siguientes lineamientos:

1. Las solicitudes de reconocimiento y pago de vacaciones sobre un periodo causado deben ser presentadas ante la Dirección General al Grupo de Administración de Salarios de la Secretaría General y en las regionales al Grupo de Talento Humano o al Grupo de Apoyo Administrativo mixto quien haga sus veces, con mínimo un (1) mes de anticipación al día primero (1) del mes disfrute de las vacaciones, de acuerdo a las fechas de calendario y cierre de nómina para que el pago sea efectuado antes de salir a vacaciones y debe venir con la aprobación del jefe inmediato, indicando la fecha de inicio y radicada por la oficina Virtual del Sena.

2. Esta solicitud deberá formularse según el orden sobre el periodo de causación, es decir, será de la más antigua a la reciente, según la fecha en que se efectuó el año de Servicio.

3. Así mismo cuando un funcionario presente la novedad por vacaciones interrumpidas o aplazadas, estas deberán disfrutarse primero, autorizando el total de días acumulados por cada periodo causado que se tenga como referencia.

4. En lo que refiere al periodo asignado por vacaciones a funcionarios de nivel directivo, se deberá gestionar y proponer el nombre de uno o varios funcionarios que puedan ejercer en encargo, acreditando por validación que se cumplen con los requisitos establecidos y además que posean un perfil para suplir el cargo de manera temporal.

5. Cuando el caso se relacione con el coordinador de grupo, se debe proponer el nombre de uno o varios funcionarios, a quienes según el perfil acreditado se les pueda asignar temporalmente las funciones de Coordinador de Grupo.

6. Respecto a la prescripción de las vacaciones, se deberá tener en cuenta el termino establecido de cuatro (04) años, este plazo se calcula a partir de la fecha en que se haya causado el derecho; Además el aplazamiento o la interrupción de las vacaciones incide de forma directa en la prescripción, pues si llegare a presentarse el caso, el termino de prescripción empezara a contarse nuevamente a partir de la emisión del acto administrativo que interrumpió o aplazó el disfrute de vacaciones, al mismo tiempo se deberá motivar el acto administrativo correspondiente.

7. Las dependencias Regionales deberán avalar y verificar el registro del disfrute de las vacaciones en el aplicativo de nómina Kactus, dentro de las fechas de cierre para novedades (1 y 5 de cada mes) garantizando que el pago de las prestaciones derivadas de las vacaciones se realice antes de que el funcionario inicie el disfrute de estas.

8. Acorde a estos lineamientos le corresponde al jefe inmediato del funcionario que sale a vacaciones, adoptar las medidas necesarias para establecer la adecuada y oportuna prestación del servicio sobre los procesos o procedimientos que tiene a cargo el funcionario que sale a vacaciones.

9. Estas solicitudes de aplazamiento sobre el periodo de vacaciones que se otorgan mediante resolución concierne ser presentadas por el jefe inmediato, mediante comunicación radicada al Grupo de Talento Humano o Grupo de apoyo administrativo mixto en las dependencias regionales y en la Dirección General ante el Grupo de Administración de salarios de la Secretaría general, con mínimo diez (10) días de anticipación para su respectivo tramite y las solicitudes de interrupción se harán con mínimo cinco (05) días hábiles a la fecha que solicita el reintegro del funcionario.

10.Al momento que se ha designado un el periodo concreto sobre el disfrute de vacaciones, no se podrán interrumpir ni aplazar salvo en los casos por excepción señalados en los artículos 14o y 15o del Decreto 1045 de 1978, justificando la novedad y la fecha en la que se reanudaran los días pendientes de vacaciones, estas acciones se especificaran por medio del acto administrativo motivado y expedido por la misma autoridad que otorgo las vacaciones.

11. Las dependencias regionales tendrán que contar con un plan anual de vacaciones, en donde se estipule que las mismas no deben ser acumuladas ni interrumpidas, pues solo en los casos excepcionales sobre la necesidad del servicio y previa disponibilidad presupuestal o retiro podrán ser compensadas en dinero, dando cumplimiento al Artículo 4o del decreto 444 de 2023.

12. Se tendrá en cuenta que no son válidos los acuerdos entre los directores o coordinadores de regional y los funcionarios que salen a vacaciones, para que laboren estos días y luego ser compensados, se reitera que todo aplazamiento o interrupción del periodo de vacaciones, debe constar en acto administrativo expedido por la misma autoridad que otorgó las vacaciones.

13. Atendido las disposiciones normativas del Decreto 0199 de 2024, expedido el día veinte (20) de febrero del año 2024, “Por el cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto 2024”, se reitera que una vez se reanude el periodo de vacaciones, estas deben disfrutarse en su totalidad, sin ser acumuladas ni interrumpidas.

14. Cada dependencia de la Dirección General, las Regionales y los Centros de Formación, deben identificar los servidores públicos que tienen periodos acumulados para disfrutar vacaciones, con el fin de elaborar e implementar un plan para que se hagan efectivos estos periodos en la presente vigencia, antes del inicio de las vacaciones colectivas.

Finalmente, se invita a los funcionarios y colaboradores de la entidad a apropiarse del contenido aquí expuesto, para asegurar el cumplimiento de los deberes legales.

LUZ AMÉRICA MALAGÓN GUILLÉN

Secretaría General