CIRCULAR 133 DE 2013
(octubre 4)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
| Para: | Directores de Área, Jefes de Oficina de la Dirección General, Directores Regionales, Subdirectores de Centro y Coordinadores de los Grupos de Apoyo Administrativo. |
En cumplimiento a la normatividad vigente que rige la Contratación Estatal, le reiteramos a los destinatarios de la presente Circular, algunos de los aspectos que deben tenerse en cuenta en protección de los intereses del SENA, así:
1. ESTUDIOS DE MERCADO
En los estudios de mercado que se realicen para determinar el presupuesto oficial
Estimado de una contratación, podrá utilizarse una o varias de las siguientes opciones:
- Solicitud de cotizaciones: Deberá publicarse en la página WEB del SENA, por un término no inferior a tres (3) días hábiles. La solicitud de publicación de la ficha para realizar el estudio de mercado, debe realizarse como mínimo un día antes.
- Consulta en páginas Web: Relacionadas con proveedores de los bienes o servicios requeridos.
- Precios históricos: Análisis de precios de procesos de contratación iguales o similares dentro de los tres (3) años anteriores a la fecha del respectivo estudio de mercado (Se debe tener en cuenta el IPC).
- Consultar bases de datos especializadas: Deben guardar relación con la necesidad a contratar.
- Precios o tarifas reguladas: Para los bienes o servicios que sean aplicables (Ej: Combustible y vigilancia).
En el estudio previo se debe expresar el método utilizado, con los datos pertinentes, para que la información pueda ser verificada por terceros interesados.
2. PUBLICIDAD
Toda convocatoria o invitación para contratar, que realice el SENA, sin importar el tipo de proceso de selección y/o la cuantía, deberá cumplir con el principio de publicidad, en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP, http://www.colombiacompra.qov.co/
Los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación deben ser publicados en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública- SECOP http://www.colombiacompra.qov.co/
Cualquier publicación en la página WEB del SENA, relacionada con estudios de mercado, aviso de convocatoria de los procesos contractuales (Modalidades de selección en las que se requiera), y contratación directa (Resolución de justificación de contratación y estudios previos) se hará a través de la Dirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Contractual. (Aplica a las Regionales que aún no hayan recibido capacitación, o la información correspondiente para realizar la publicación directa de estos procesos).
Los destinatarios de la presente Circular que aun no realizan la publicación directamente de los procesos adelantados a través de las modalidades de contratación: Mínima cuantía junto con su estudio de mercado y contratación directa, tanto en el portal del SECOP como en la página WEB de la Entidad, deben comprometerse a designar y autorizar el desplazamiento de uno de los funcionarios que tenga a su cargo la Gestión de los Procesos de Contratación en su dependencia, para recibir capacitación en las fechas que a continuación se relacionan:
CRONOGRAMA CAPACITACION REGIONALES
| FECHAS | REGIONALES | ||
| INICIO | FINAL | ||
| 07/10/2013 | 08/10/2013 | VALLE | MAGDALENA |
| 15/10/2013 | 16/10/2013 | NTE DE SANTANDER | CAUCA |
| 17/10/2013 | 18/09/2013 | NARIÑO | CHOCO |
| 21/10/2013 | 22/10/2013 | ATLANTICO | BOLIVAR |
| 24/10/2013 | 25/10/2013 | PUTUMAYO | SUCRE |
| 28/10/2013 | 29/10/2013 | CESAR | GUAINIA |
| 31/01/2013 | 01/11/2013 | SAN ANDRES | ARAUCA |
| 05/11/2013 | 06/11/2013 | GUAVIARE | VICHADA |
Es necesario que los destinatarios de la presente Circular, al remitir sus solicitudes de publicación, remitan los documentos originales escaneados en archivos pdf. Tratándose de acto administrativo, el documento escaneado debe contar con la firma del funcionario que lo emite y el número que lo identifica.
Solamente se recibirán en Excel las fichas técnicas o formatos que los proponentes deben diligenciar en su totalidad en los procesos de contratación (Documento actualizado que se adjunta a la presente Circular).
Adicionalmente debe remitirse en formato Word los siguientes registros:
La solicitud de publicación debe efectuarse únicamente por la persona autorizada, indicando el número exacto del proceso y el nombre del documento con el que se va a publicar. (Ejemplo: ACTA DE CIERRE DG-00XX-2013).
Cuando se requiera publicar un nuevo proceso, se debe indicar en el correo el nombre exacto del proceso, tal y como aparece en los documentos enviados. (Ejemplo: Asunto correo: Publicación proceso: DG-00XX-2013, este mismo nombre es el que debe aparecer en los documentos que se adjunten).
Con posterioridad a la adjudicación y a la celebración del contrato, el supervisor por intermedio de las personas autorizadas, debe remitir para la respectiva publicación en el SECOP, las Adiciones, Prórrogas, Modificaciones o Suspensiones, Cesiones, Sanciones y Actas de Liquidación, Terminación o Informe Final, etc., de cada uno de los contratos suscritos.
Para los procesos de mínima cuantía, una vez se formalice la aceptación de la oferta, esta debe publicarse en los tiempos inicialmente definidos en el cronograma. Toda vez que es necesario indicar una fecha de inicio del contrato, al momento de publicar dicho documento, se podrá señalar una fecha tentativa. Una vez se inicie la ejecución del objeto contractual, queda bajo la responsabilidad del funcionario designado, remitir la fecha definitiva para realizar el respectivo ajuste en el SECOP.
Si se requiere el remplazo de un documento ya publicado en SENA y SECOP, la solicitud de cambio debe ser remitida únicamente por el ordenador del gasto quien deberá justificar dicha situación.
El recibo de solicitudes se efectuará todos los días hábiles hasta las 4 p.m. En consecuencia, cualquier solicitud que se efectúe después de esta hora se dará por recibida el día hábil siguiente.
1. ACTUALIZACIÓN DE DATOS.
Se requiere que el Director Regional envíe los datos del funcionario responsable de requerir la publicación vía E Mail a: publicacionesweb@sena.edu.co (asunto: autorización publicaciones SECOP - SENA), antes del día 15 de octubre de 2013, con los siguientes datos:
Regional
Centro de Formación
Nombre Completo
No. de identificación
Cargo
Correo Electrónico
IP
El Grupo de Apoyo Administrativo de la Regional o del Centro de Formación Profesional y el Grupo de Gestión Contractual de la Dirección Administrativa y Financiera, garantizará la debida custodia y conservación de los expedientes contractuales, de conformidad con las tablas de retención documental vigentes para el SENA y posterior remisión al Grupo de Administración de Documentos de la Entidad.
Los Supervisores de los Contratos, deben remitir oportunamente al Grupo de Administración de Documentos, las Adiciones, Prórrogas, Informes de Supervisión, Modificaciones, Liquidaciones, o cualquier otro documento para que haga parte integral de la carpeta contractual, a fin de permitir a las entidades externas u oficinas internas competentes el efectivo consecutivo documental, en protección de los intereses del SENA.
4. PRINCIPIO DE ANUALIDAD PRESUPUESTAL.
Se le reitera a los destinatarios de la presente Circular que los recursos de los procesos de contratación se deben ejecutar en la misma vigencia para la cual fueron asignados.
Si el plazo de ejecución planeado supera una o varias vigencias, los pagos se realizarán con cargo al presupuesto del año o años inmediatamente siguientes, siempre y cuando exista aprobación de vigencias futuras por parte del funcionario competente, previa solicitud del área técnica interesada con la contratación, ya que no es viable realizar reservas presupuéstales.
5. UNIDAD DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN.
La Dirección General del SENA continuará fortaleciendo y liderando los siguientes procesos de contratación:
- Intermediación de Seguros
- Pólizas del programa de seguros.
- Servicio de vigilancia.
- Servicio de Aseo y cafetería.
- Suministro de útiles y papelería.
- Transporte de mercancías y paquetería.
- Suministro de tiquetes aéreos.
6. TRÁMITE DE AUTORIZACIONES ANTE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA DIRECCIÓN GENERAL DEL SENA.
El Decreto 2209 de 1998, artículo 9o define: “Sólo se podrán iniciar trámites para la contratación o renovación de contratos de suministro, mantenimiento o reparación de bienes muebles y para ¡a adquisición de bienes inmuebles, cuando el Secretario General, o quien haga sus veces, determine en forma motivada que la contratación es indispensable para el normal funcionamiento de la entidad o para la prestación de los servicios a su cargo".
No obstante lo anterior, la mencionada autorización es impartida por el Director Administrativo y Financiero, para los Centros de Formación, conforme lo establece el numeral 17 del Artículo 15 del Decreto 249 de 2004 que expresa: "Dirigir controlar los procesos de contratación para el mantenimiento, conservación y seguros de bienes muebles e inmuebles - autorizar previamente para efectos de la contratación que realicen los Centros de Formación, la celebración de los contratos de servicios personales, suministro, mantenimiento y reposición o mantenimiento del parque automotor”.
El Director Administrativo y Financiero también autorizará aquellas contrataciones en las que el Director Regional ejerce las Funciones de Subdirector de Centro y en aquellos Centros en los cuales el Subdirector ejerce también las funciones de Director Regional.
Con el fin de realizar seguimiento a las solicitudes de autorización y evitar duplicidad de la información, sólo se recibirán aquellas que sean registradas a través del aplicativo Onbase del SENA
Si verificados los requisitos documentales por el funcionario designado, se encuentra que falta cualquiera de ellos, la solicitud de autorización será inmediatamente devuelta vía E Mail, para que se realicen los ajustes por parte del área que requiere la contratación y sea enviada en debida forma a la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General del SENA, para el procedimiento subsiguiente a que haya lugar.
Cuando se observe que hay cumplimiento de los requisitos formales, la Dirección Administrativa y Financiera requerirá vía E-Mail el concepto técnico al Director o Jefe de Oficina competente de la Dirección General, para que lo emita en un plazo no superior a dos (2) días.
Si la solicitud cumple con todas las exigencias y el concepto de viabilidad, se impartirá la autorización respectiva.
La Dirección Administrativa y Financiera le asignará un número a la autorización y la remitirá mediante comunicación electrónica a la Regional o Centro de Formación que viene tramitando la necesidad contractual.
7. CONSTRUCCIONES Y ADECUACIONES.
De conformidad con los artículos 17 y 25 del Decreto 249 de 2004, corresponde a la Dirección Administrativa y Financiera, emitir conceptos técnicos y financieros para los proyectos de construcciones, adecuaciones y mantenimientos locativos del SENA a nivel nacional, previo cumplimiento de los requisitos definidos para cada actividad, así:
7.1 El Director Regional o Subdirector de Centro de Formación, deberá remitir al Director Administrativo y Financiero, la solicitud de Concepto Técnico y Financiero, a través del aplicativo OnBase, de forma oportuna, previa planeación y ejecución del proceso contractual en la misma vigencia, acompañada de los siguientes documentos:
7.1.1 Estudios previos para la contratación, requisito que debe incluir todas las consideraciones referentes a requerimientos ambientales, disponibilidad de servicios públicos, cumplimiento de normas técnicas, licencias y permisos especiales necesarios para la eficaz, eficiente y efectiva ejecución de la obra.
7.1.2. Presupuesto de la contratación, el cual debe incluir: descripción detallada y completa de cada ítem, unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor total. Se debe tener en cuenta que incluya el AIU y el IVA. El presupuesto asignado debe garantizar que la obra se ejecute en su totalidad.
7.1.3. El resultado del presupuesto debe estar soportado de acuerdo con el método de estudio de mercado empleado.
7.1.4. Certificado de disponibilidad presupuestal por cada contratación que se solicite.
7.1.5. Anexos Técnicos:
- Licencias de construcción y permisos requeridos.
- Planos o esquemas básicos donde se dimensione el proyecto
- Registro fotográfico no mayor a cinco (5) imágenes.
- Especificaciones técnicas.
- Área en metros cuadrados a intervenir
- Nombre y datos de quien realizó el dimensionamiento de la adecuación
Si al revisarse los registros documentales por parte del funcionario designado y adscrito al Grupo de Construcciones de la Dirección General, se advierte alguna observación, la solicitud de Concepto Técnico y Financiero deberá ser devuelta inmediatamente vía E Mail, para que se realicen los ajustes correspondientes y sea regresada en forma completa a la Dirección Administrativa y Financiera- Grupo de Construcciones, en un tiempo máximo de dos días hábiles siguientes al recibo de la devolución.
8. INMUEBLES.
Los Directores Regionales y Subdirectores de Centro, deben actualizar y verificar la información de la totalidad de los inmuebles del SENA (propios y en comodato), y garantizar el cumplimiento de los siguientes requisitos:
8.1. Registro Contable para balance de fin de año
8.2. Aseguramiento del Bien Inmueble.
8.3. Actualización de Titulación, (escrituras, estados de tenencia, registro de documentos, entre otros).
8.4. Vigencias de Comodatos.
Les agradezco el debido procedimiento, en protección de los intereses del SENA
Cordialmente,
FRANCISCO JAVIER CARDONA ACOSTA
Director Administrativo y Financiero
