CIRCULAR 134 DE 2024
(mayo 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-4040
Bogotá, D.C.
| Para: | Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Coordinadores de Grupo de Apoyo Administrativo, Profesionales del Área Contable a Nivel Nacional |
| Asunto: | Seguimiento y control de los saldos contables de las cuentas por pagar 2401_Adquisición de Bienes y Servicios. |
De acuerdo con la Resolución No. 193 de 2016 de la Contaduría General de la Nación CGN, “Por la cual se Incorpora, en los Procedimientos Transversales del régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable" en su Artículo 1. “Incorpórese, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable, con el fin de medir la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de la información financiera de las entidades públicas y garantizar, razonablemente, la producción de información financiera con las características fundamental de relevancia y representación fiel, definidas en el marco conceptual de! marco normativo que le sea aplicable a la entidad, de acuerdo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública(...)"
Que mediante el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable de la Resolución 193 de 2016 en el numeral 3.2.15. Depuración contable permanente y sostenible indica que: “Las entidades cuya información financiera no refleje su realidad económica deberán adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, de forma que cumplan las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Asimismo, las entidades adelantarán las acciones pertinentes para depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información (…)".
Por lo anterior, los responsables del proceso contable en Dirección General, Regionales y Centros de Formación Profesional, deberán realizar el seguimiento, control y reconocimiento contable de los ajustes y/o reclasificaciones de los saldos reflejados en las subcuentas 240101001_Bienes y Servicios y 240102001_Proyectos de Inversión, las cuales conforman el saldo de la cuenta 2401_Adquisición de Bienes y Servicios.
Los saldos generados por notas de entrada de almacén reflejados en la subcuenta 240101001 Bienes y servicios, deberán registrar la reclasificación de estas notas de entrada conforme a la “GUÍA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR CUENTA 2401_ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES”.
A partir de la fecha publicación dela presente Circular, es preciso indicar, que los tiempos máximos de antigüedad de cada saldo contable no deberán superar más de noventa (90) días calendario, dependiendo del concepto de su origen como se relaciona a continuación:
- Reclasificación de notas de entrada a almacén.
- Obligaciones en estado generadas.
- Reservas inducidas de ley por falta de cupo PAC.
Los saldos que superen la antigüedad descrita deberán tener la respectiva descripción de las acciones administrativas adelantadas para su depuración, en la columna de “acciones administrativas” en el formato GRF-F-071-Seguimiento y control de los saldos de cuentas por pagar 2401_Adquisición de Bienes y Servicios.
El formato GRF-F-071-Seguimiento y control de saldos de cuentas por pagar 2401_Adquisición de bienes y servicios se debe elaborar de forma trimestral, pero para los periodos intermedios (primer trimestre, segundo trimestre, tercer trimestre) se relaciona únicamente los saldos de las subcuentas 240101001 Bienes y servicios y 240102001 Proyectos de inversión.
Para el cierre de cada vigencia, el formato GRF-F-071 deberá incluir todos los saldos de cuentas por pagar de acuerdo con los lineamientos de la Circular de Cierre del periodo contable de la vigencia según corresponda, la cual es emitida por la Entidad.
Es responsabilidad de la Regional consolidar la información del formato GRF-F-071- Seguimiento y control de saldos de cuentas por pagar, de sus Centros de Formación Profesional y su Regional para entregar a través de la carpeta de SharePoint asignada para
cada Regional y por cada trimestre por parte del Grupo de Contabilidad de la Dirección General, esta información deberá ser suministrada por cada Regional en las fechas establecidas en el calendario de la Circular de “Actividades relacionadas con el proceso contable de la vigencia 20xx“ según corresponda, expedida por el SENA.
Por lo anterior, se relaciona a continuación las fechas que reemplazan las reflejadas en la Circular 01-3-2024-000062 “Actividades relacionadas con el proceso contable de la vigencia 2024” numeral “CUENTAS POR PAGAR”.
| Periodicidad | Fecha de envío del formato GRF-F-071_Seguimiento y control de los saldos de la cuenta 2401- Adquisición de Bienes y Servicios |
| Segundo Trimestre | 9 de Agosto de 2024 |
| Tercer Trimestre | 7 de Noviembre de 2024 |
| Cuarto Trimestre | Se define en la Circular de cierre contable 2024 |
El cumplimiento de estas actividades permitirá mejorar la calidad de la información de los Estados Financieros de la Entidad.
La publicación de esta circular deroga la Circular No: 3-2016-000085 “Control y seguimiento periódico a la cuenta 240101”.
Cordial saludo,
OLGA MILENA GONZÁLEZ GÓMEZ
Directora Administrativa y Financiera
