CIRCULAR 136 DE 2023
(agosto 3)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA
Bogotá.
| PARA: | Director Jurídico, Directores Regionales, Coordinadores Grupos Regionales de Gestión del Talento Humano, Coordinadores Grupos de Apoyo Administrativo Mixto y Coordinador Grupo de Gestión de Cobro Coactivo. |
| ASUNTO: | Divulgación de actualización Tablas de Retención Documental del Grupo de Gestión de Cobro Coactivo y Despachos Directores Regionales, y de creación Tablas de Retención Documental de Grupos Regionales de Gestión del Talento Humano. |
De conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, “El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.” En virtud de lo anterior, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA debe conformar sus archivos como evidencia de la gestión administrativa y misional de la Entidad, los cuales constituyen su patrimonio documental y garantizan el derecho de los ciudadanos de acceder a documentos e información pública, tal como lo preceptúa el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia, siendo este el fin último de la gestión documental.
Para la adecuada conformación de los archivos y lograr las finalidades anteriormente descritas, las entidades públicas disponen de instrumentos archivísticos, los cuales facilitan el manejo optimizado de los documentos, así como su organización y clasificación. En el ordenamiento jurídico colombiano, los instrumentos archivísticos están consagrados en el artículo en el Artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura", en donde se evidencia que uno de ellos son las Tablas de Retención Documental.
Las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico que permite identificar la estructura orgánico - funcional de la Entidad, siendo el eje fundamental para la organización de documentos de archivo, y en particular para la normalización, acceso y control de la información a través de los tiempos de retención establecidos para cada fase del ciclo vital de los documentos, tanto en gestión como en Archivo Central, y la disposición final, facilitando de esta forma la toma de decisiones administrativas.
Ahora bien, de acuerdo con señalado en el artículo 23 del Acuerdo 04 de 2019, “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales - RUSD de las Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas de Valoración Documental - TVD”, las Tablas de Retención Documental deberán actualizarse y ajustarse, por cambios en la estructura orgánica de la Entidad, cuando se creen o supriman grupos internos de trabajo permanente, cuando se asignen, supriman o redistribuyan funciones en la Entidad, cuando se expidan normas que incidan en la producción documental de las distintas unidades administrativas, se generen nuevas series, subseries o tipos documentales, cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos, o cuando se hagan cambios en los criterios de valoración documental, modificándose tiempos de retención o disposición final.
Por lo anterior esta Secretaría General, a través del Grupo Administración de Documentos, como encargados de la dirección y control del proceso de organización de los archivos de la Entidad, y del diseño, coordinación, control y administración de los procesos y procedimientos que deben aplicarse a la gestión documental de la Entidad, respectivamente, procedieron a adelantar la creación y/o actualización de las Tablas de Retención Documental de los Despachos de los Directores Regionales, los Grupos Regionales de Gestión del Talento Humano y del Grupo de Gestión de Cobro Coactivo en la Dirección General, lo anterior para facilitar la ejecución en forma correcta de las labores en materia de gestión documental.
Se recuerda que las Tablas de Retención Documental podrán ser consultadas en la página web de la Entidad, en el botón de transparencia, en el link de datos abiertos, 7.1 Instrumentos de Gestión de la Información https://www.sena.edu.co/esco/transparencia/Paginapublica.aspx. Igualmente se reitera que para coadyuvar en la implementación y aplicación de este instrumento archivístico, la Secretaría General elaboró la Guía de Implementación de las Tablas de Retención Documental, publicada en el aplicativo CompromISO bajo el código GDG-003, la cual tiene como objetivo proporcionar orientaciones metodológicas a servidores públicos y contratistas en la materia, y que se aplica en todo el ciclo vital de los documentos, desde la planeación y producción documental, hasta su disposición final.
La Secretaría General y el Grupo Administración de Documentos invitan a funcionarios y contratistas a consultar los instrumentos archivísticos, documentos, procedimientos, manuales, guías y formatos dispuestos para asegurar la adecuada gestión documental en la Entidad, con el fin de lograr el cumplimiento de las actividades archivísticas, y garantizar la protección de la información y documentación que conforma el patrimonio documental de la Entidad.
Cordialmente,
GIGIOLY KATERINE GRIMALDOS ROBAYO
Secretaria General
