CIRCULAR 138 DE 2024
(mayo 31)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
| Para: | Todos los Servidores Públicos del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. |
| Asunto: | Gestión para el proceso de incapacidades. |
Considerando la importancia de la gestión en lo que refiere al manejo eficiente de las incapacidades y/o licencias por maternidad, paternidad o adopción presentadas por los Servidores Públicos del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, y con el objetivo de agilizar el recobro a las entidades de seguridad social y garantizar una correcta inclusión en la nómina, a continuación se detallan algunas instrucciones generales y responsabilidades que conciernen a todos los empleados para fortalecer el control de la cartera de recobros a favor de la entidad:
De Acuerdo con el Decreto 2353 de 2015 “Por el cual se unifican y actualizan las reglas de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud”, en el parágrafo 1 del artículo 3.2.1.10 ibidem, establece que:
- "(...En el Sistema de Seguridad Social en Salud, serán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general y de las Entidades Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día y de conformidad con la normatividad vigente.)”.
Es importante tener en cuenta que este reconocimiento será viable hasta el día ciento ochenta (180) de incapacidad, momento en el que surgen otras obligaciones a cargo de las entidades administradoras de salud o las administradoras de fondo de pensiones; Sin embargo, durante este periodo, persiste la responsabilidad de realizar el recobro, la cual recae tanto en el servidor público como en la entidad, siendo los grupos de gestión de talento humano o grupos de apoyo mixto los responsables en las regionales, como se describe a continuación:
1. Por parte del Servidor Público:
-- Deberá asistir a la respectiva EPS o ARL cuando la situación de salud lo amerite, con el fin de chequear las revisiones periódicas de incapacidad o calificación de pérdida de capacidad laboral; Esta acción garantizará los derechos en seguridad social y evidenciará la inasistencia al trabajo en los casos que lo amerite.
Además, tendremos en cuenta que se enviara por parte del Servidor Público el documento de incapacidad al momento de ser expedido, o como máximo dentro de los tres (3) días hábiles siguientes; La comunicación debe dirigirse en las regionales del Servicio Nacional de Aprendizaje al Grupo de Gestión del Talento Humano o quien haga sus veces, y en la Dirección General, a la Coordinación del Grupo de Administración de Salarios.
En todos los casos, el documento debe ser radicado a través de los medios establecidos por el proceso de Gestión Documental, notificando copia al jefe inmediato y anexando los documentos necesarios para el trámite de transcripción de acuerdo con el Decreto 1427 de 2022 en su ARTÍCULO 2.2.3.3.3 Expedición de certificado de Incapacidad de origen común donde indica:
- "(... “El certificado de incapacidad por accidente o enfermedad de origen común debe ser expedido por el medico u odontólogo tratante, debidamente inscrito en el Registro Especial en Talento Humano de Salud - ReTHUS o por profesionales que se encuentren prestando su servicio social obligatorio provisional..)”..
- "(...La incapacidad expedida por el médico u odontólogo no adscrito a la red prestadora de servicios de salud de la entidad promotora de salud o entidad adaptada, será validada por la entidad a la cual se encuentra afiliado el cotizante y pagada por esta, siempre y cuando sea expedida por profesional médico u odontólogo inscrito en el Registro Especial en Talento Humano de Salud -ReTHUS...)".
- "(.Cuando, a juicio de la entidad promotora de salud o entidad adaptada, haya duda respecto de la incapacidad expedida por el médico u odontólogo no adscrito a su red, podrá someter a evaluación médica al afiliado por un profesional par, quien podrá desvirtuarla o aceptarla, sin perjuicio de la atención en salud que este requiera..)".
Si llegare a presentarse el caso que el funcionario no cumpla con el deber legal de presentar el certificado de incapacidad o no allegue los documentos necesarios para realizar la transcripción, el caso será trasladado a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
2. Por parte del Jefe Inmediato:
-- Tendrá en cuenta cuando un funcionario no se encuentre laborando, por eso mismo se verificará si el motivo es por incapacidad y se solicitara el documento soporte respectivo.
-- Recibir el documento respectivo de incapacidad y asegurar que sea remitida al Grupo de Talento Humano en las Regionales y/o en la Dirección General al Grupo Administración de Salarios.
-- Cuando no se cumplan las condiciones establecidas respecto a la incapacidad deberá cerciorarse que el Servidor Público realice el normal desempeño de sus labores.
3. Por parte del Grupo Gestión del Talento Humano o grupo de Apoyo Mixto en las Regionales y Grupo Administración de Salarios en la Dirección General:
-- Verificar que la incapacidad y los documentos soporte respectivos sean válidos para pago de prestaciones económicas, de acuerdo con las Condiciones específicas del artículo 2.2.3.3.1 del Decreto 1427 de 2022 para el reconocimiento de esta, el cual estipula:
- "(...Estar afiliado al Sistema General de Seguridad Social en Salud, en calidad de cotizante, incluidos los pensionados con ingresos adicionales. Haber cotizado efectivamente al Sistema General de Seguridad Social en Salud, como mínimo cuatro (4) semanas, inmediatamente anteriores al inicio de la incapacidad. El tiempo mínimo de cotización se verificará a la fecha límite de pago del periodo de cotización en el que inicia la incapacidad. Contar con el certificado de incapacidad de origen común expedido por el médico de la red de la entidad promotora de salud o entidad adaptada o validado por esta. No habrá lugar al reconocimiento de la prestación económica derivada de la incapacidad de origen común cuando esta última se origine en la atención por servicios o tecnologías excluidos de la financiación con recursos públicos asignados a la salud, según los criterios establecidos en la Ley 1751 de 2015, artículo 15, numerales a, b, c, d, e y f, y las normas que la modifiquen o regulen.
Para el reconocimiento y pago de la incapacidad de origen común y sus prórrogas, se tomará como ingreso base de cotización el reportado en el mes anterior al inicio de la incapacidad, entendiendo por inicio, el reportado en el día uno (1) de la incapacidad inicial, no el de las prórrogas.)”.
-- Cabe resaltar la importancia de realizar la gestión de transcripción de la incapacidad en los términos establecidos en el decreto 1427 de 2022 en su ARTÍCULO 2.2.3.3.3 Expedición de certificado de Incapacidad de origen común (párrafo 2), el cual establece:
- "(.... "y su presentación para validación en la EPS o entidad adaptada se realice dentro de los quince (15) días siguientes a su expedición, allegando con la solicitud, la epicrisis, si se trata de internación, o el resumen de la atención, cuando corresponde a servicios de consulta externa o atención ambulatoria...”)
-- Por eso mismo se deberá incluir en el aplicativo de gestión del talento humano "Kactus”, antes del cierre de nómina del respectivo mes.
-- En los casos que se requiera la transcripción de la incapacidad, se solicitará al funcionario los documentos necesarios (epicrisis);Si no se proporciona la documentación requerida, el Funcionario deberá realizar este trámite directamente ante la EPS competente.
-- Se tramitará semanalmente el cobro de incapacidades, licencias de maternidad o paternidad ante las diferentes EPS y ARL a través de los canales habilitados.
-- Actualizar semanalmente los valores a cargo de cada EPS y registrar los pagos por cruce de incapacidad y pago, los cuales deben ser llevados por cada regional como control.
-- En necesario ingresar a la página WEB de la EPS competente, con el fin de identificar que incapacidades están Transcritas, negadas upagadas; La Regional respectiva debe enviar un comunicado solicitando el estado de las incapacidades pasados quince (15) días desde la radicación.
-- En el caso de las incapacidades negadas por la EPS respectiva, se deberá establecer la causal y el motivo por el que fue rechazada, es recomendable insistir sobre la solicitud de pago, subsanando las razones por las que fue negada.
-- Se llevará a cabo el control y seguimiento semanal del recobro, identificando:
- El nombre de la Entidad.
- El nombre del (los) funcionarios.
- El periodo en el que se encuentra la incapacidad.
- El valor por aplicar.
- El saldo pendiente por pagar.
- El valor para aplicar como ingreso.
- El valor para aplicar como gasto de cada.
-- De acuerdo con los medios establecidos para el pago de incapacidades en cada EPS, también se debe llevar a cabo un seguimiento del pago, identificando cuáles incapacidades fueron abonadas cada semana y cada mes.
-- Cuando se evidencie que no se ha pagado una incapacidad, se debe elaborar comunicado a la EPS y de acuerdo con el decreto 1427 de 2022 en su ARTÍCULO 2.2.3.4.3 Pago de prestaciones económicas.
- "(...La revisión y liquidación de las solicitudes de reconocimiento de prestaciones económicas se efectuará por la entidad promotora de salud o entidad adaptada dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su presentación por el aportante, o del interesado en los eventos de licencia de maternidad por extensión; Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, la entidad promotora de salud o la entidad adaptada efectuarán el pago de las prestaciones que haya autorizado, directamente al aportante, o al interesado, según corresponda, mediante transferencia electrónica. La EPS o entidad adaptada que no cumpla con el plazo definido para el reconocimiento y pago de las prestaciones económicas, deberá realizar el reconocimiento y pago de intereses moratorios al aportante, de acuerdo con lo definido en el artículo 4 del Decreto Ley 1281 de 2002;.)”.
-- A partir de las respuestas emitidas por cada EPS, es necesario establecer un plan de trabajo para depurar la información y subsanar en lo posible las causales de negación del pago. Para ello, podrán contar con el acompañamiento y asesoría del grupo de administración de salarios.
-- Se tendrá que remitir la información consolidada necesaria para depurar la cartera registrada por el grupo de contabilidad.
El Grupo de Administración de Salarios está a su disposición para resolver cualquier duda o brindar apoyo a las regionales del SENA en este asunto; Para comunicarse, pueden escribir al correo electrónico incapacidades@sena.edu.co.
Muchas gracias.
LUZ AMÉRICA MALAGÓN GUILLEN
Secretaria General
