CIRCULAR 141 DE 2023
(agosto 8)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA
Bogotá D.C
| PARA: | Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional y Coordinadores Grupo a nivel nacional |
| ASUNTO: | Lineamientos para el manejo de comunicaciones oficiales. |
De conformidad con lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001, “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”, proferido por el Archivo General de la Nación como ente rector en materia de gestión documental, las comunicaciones oficiales son “todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.” En concepto del Archivo General de la Nación, el adecuado manejo de la información y las comunicaciones incide directamente en la organización, dirección y avance de las Entidades; aunado a lo anterior, el artículo 3 de dicho Acuerdo señala que a través de las Unidades de Correspondencia se deben gestionar de manera centralizada los servicios de recepción, radicación y distribuciones de las comunicaciones, contribuyendo de esta manera al desarrollo de los programas de conservación y gestión documental.
Teniendo en cuenta lo anterior, y con el ánimo de establecer lineamientos claros para el manejo de las comunicaciones oficiales, esta Secretaría General, como encargada de coordinar la actividad administrativa de la entidad, tal como lo establece el numeral 1° del artículo 9 del Decreto 249 de 2004, se permite indicar que las comunicaciones oficiales internas en el SENA deben gestionarse a través del aplicativo OnBase mediante formas electrónicas automáticas por el cliente web, generándose de esta manera un radicado que inicia con la numeración XX-9-20XX-XXXXXX. Estas comunicaciones se elaboran directamente por el Cliente web de OnBase en todas las Direcciones, Subdirecciones de Centro de Formación Profesional y Coordinaciones de Grupo, tanto en Regionales como en la Dirección General, sin necesidad de utilizar el correo grupoadmondocumentos@sena.edu.co
Igualmente, las respuestas a las comunicaciones electrónicas oficiales recibidas cuyos radicados inicien con la numeración 7-20XX-XXXXXX o XX-1-20XX-XXXXX, se responderán mediante respuesta electrónica a través del Cliente WEB de OnBase en todas las Direcciones, Subdirecciones de Centro y Coordinaciones de Grupo, tanto en Regionales como en la Dirección General, sin necesidad de utilizar el correo servicioalciudadano@sena.edu.co
En este mismo sentido, la Secretaría General invita a los destinatarios de la presente Circular y a sus dependencias, consultar la Guía de Comunicaciones Oficiales, la cual se encuentra publicada en el aplicativo CompromISO, en el módulo de gestión documental, documentos del proceso, bajo el código GD-G-012, el cual tiene como objetivo orientar a los funcionarios y contratistas de la entidad respecto a la elaboración, recepción, radicación, gestión, trámite y archivamiento de comunicaciones oficiales, con el fin de garantizar su autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad, no repudio, preservación a largo plazo y la conformación de expedientes de acuerdo con los requisitos técnicos y normativos propios de la materia.
Aunado a lo anterior se recuerda que, de conformidad con la Resolución 927 del 18 de agosto de 2020 expedida por el Director General de la entidad, el SENA adoptó la firma digital (token) para la suscripción de comunicaciones oficiales, actos administrativos, trámites y documentos que requieran ser firmados de tal forma, recordando que esta firma digital tiene la misma validez y efectos jurídicos que la firma manuscrita, por lo tanto es confiable y segura teniendo en cuenta que su creación corresponde únicamente al funcionario autorizado para suscribir dichos documentos.
La Secretaría General y el Grupo Administración de Documentos recuerdan a funcionarios y contratistas que, de acuerdo con la información contenida en la presente Circular, es obligación de todos y cada uno apropiarse de su contenido, así como la aplicación de forma adecuada de los distintos procedimientos que propendan por la implementación de la cultura en la gestión documental, obteniendo un proceso ágil y eficiente, y que garantizan la protección de la información y documentación que conforma el patrimonio documental de la Entidad.
Cordialmente,
GIGIOLY KATERINE GRIMALDOS ROBAYO
Secretaria General
