CIRCULAR 142 DE 2019
(septiembre 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá, D.C.
| PARA: | DIRECTORES REGIONALES Y SUBDIRECTORES DE CENTRO |
| Asunto: | Lineamientos para el trámite de suscripción de contratos de arrendamientos vigencia 2020 |
En cumplimiento de los principios rectores de la administración pública de economía, eficacia, transparencia y optimización de los recursos de la Entidad, con la presente se emiten lineamientos que deberán implementarse a nivel nacional en la planeación que realicen las regionales para las solicitudes y/o suscripción de contratos de arrendamiento en la vigencia 2020:
Los Directores Regionales y los Subdirectores de Centro deberán registrar la información de las solicitudes que realicen al Comité Nacional de Arrendamientos en el aplicativo Plan de Acción ubicado en la plataforma Compromiso, (link http://172.29.33.131:88/WebPlaneacion/webentradaregistro.aspxB). puesto que con este insumo se realizará la evaluación de los arrendamientos para la vigencia 2020.
Estas solicitudes se deben registrar hasta el 30 de septiembre de 2019 para ser estudiadas y validadas por los directivos que conforman el Comité Nacional de Arrendamientos como son: Dirección de Planeación, Dirección de Formación Profesional, Oficina de Sistemas, Secretaria General (Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo) y la Dirección Administrativa y Financiera.
El Comité es quien aprueba en la entidad las solicitudes, quedando totalmente prohibido suscribir contratos de arrendamiento que no se hayan aprobados por este, de igual manera se debe cumplir textualmente con las directrices e instrucciones que en tal sentido se impartan producto de las sesiones del mismo y publicada en resolución administrativa.
Las regionales que cuentan en la presente vigencia con contratos de arrendamiento actualmente suscritos y con vencimiento de su plazo de ejecución en vigencias siguientes no podrán ser renovados o prorrogados sí se ha identificado que se requiere adelantar gestiones para obtener permisos ambientales. Toda vez que, siendo este un Inmueble de titularidad de un tercero no se permite realizar la inversión requerida.
De igual modo, para asegurar que la entidad no incurra en incumplimientos legales ambientales en el ejercicio diario de la misión encomendada, se prohíbe la suscripción de contratos de arrendamiento sobre Inmuebles que no cumplan previamente con las condiciones técnico ambientales, y de infraestructura que la normatividad legal aplicable les exige.
La Ley 1940 del 26 de noviembre de 2018, que decreta la Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal 2019 prohíbe expresamente en su artículo 68 que las entidades públicas adelanten cualquier tipo de contratación destinada a realizar mejoras en bienes inmuebles, por lo cual no está permitido hacer uso de los recursos de la entidad para contratar mejoras locativas en bienes inmuebles de particulares, que deben ser asumidas por los propietarios de los predios.
Teniendo en cuenta que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público aprobó un incremento máximo del presupuesto para vigencia fiscal 2020 del 2.4%, por parte de los Directores Regionales y los Subdirectores de Centro deben adelantar la gestiones necesaria para reducir o mantener constantes los costos mensuales pagados por la entidad a nivel nacional por conceptos de canon de arrendamiento para la próxima vigencia o propender para que sus incrementos no superen el 2% mensual.
Se debe justificar en el análisis y comparación de los inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y opciones de arrendamiento, según lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.1.4.11 del Decreto 1082 del 26 de mayo de 2015, reglamentario del sector administrativo de planeación nacional, los siguientes aspectos:
a. Cumplimiento de la norma de uso del suelo, adjuntando los soportes o certificaciones expedidas por la Oficina de Planeación Municipal o quien corresponda.
b. La prohibición para suscribir contratos de arrendamiento de casas o edificaciones diseñadas para uso residencial u otro uso distinto.
c. Las acciones necesarias adelantadas que propendan por la suscripción de contratos de arrendamiento preferiblemente con instituciones educativas, (colegios, institutos técnicos, universidades, etc.), teniendo en cuenta que estas instalaciones ofrecerán la infraestructura adecuada para desarrollar las funciones de Formación.
d. Atendiendo la necesidad de contar con espacios para la ubicación del archivo documental y la gestión del mismo en la sede, los inmuebles proyectados a ser arrendados deben contar con los espacios necesarios y las medidas técnicas necesarias de acuerdo la capacidad planeada para el mismo.
Los arrendamientos planeados a nivel nacional para la vigencia 2020 deben cumplir previamente con la totalidad de términos normativos de Seguridad y Salud en el Trabajo - SST, por tal motivo, antes de culminar la vigencia del 2019 deberá realizarse la gestión necesaria para recibir el respectivo aval, previo al comité anual de arrendamientos establecido para el 28 de octubre de año 2019.
Los soportes de cumplimiento de normatividad de Seguridad y Salud en el Trabajo - SST posteriormente cargar esta evaluación en el formulario SST de dicho aplicativo y adjuntar en anexos el informe de inspección que evidencie fotográficamente y técnicamente el estado en que se encuentra el predio; la solicitud que no cuente con la totalidad de documentos y requisitos mínimos aquí descritos no serán sujetas de evaluación por parte del comité.
La responsabilidad del cumplimiento de requisitos normativos en términos de Seguridad y Salud en el Trabajo - SST recae directamente sobre los ordenadores de gasto y su personal de apoyo en la regional, atendiendo que son las personas idóneas que conocen, visitan y realizan el seguimiento a los predios a arrendar en cada regional o centro de formación.
Arrendamientos considerando acuerdos sindicales, hallazgos CGR (ambiental), situación de planes de emergencia certificados por bomberos y ascensores:
Producto del compromiso adquirido en el acuerdo colectivo firmado entre el SENA y los representantes de los trabajadores en diciembre 6 del 2018, a partir de la vigencia 2020 no se podrán generar arriendos en sedes que no cuenten con planes de emergencias certificados por el cuerpo de bomberos de cada municipio según corresponda y aplicable en cada regional o centro de formación, por lo cual, previamente a la revisión del arrendamiento cada ordenador del gasto deberá cargar dicha certificación en el aplicativo Plan de Acción.
El arrendador es el responsable de realizar mantenimiento preventivo y correctivo mensualmente de los sistemas de transporte vertical (ascensores, rampas eléctricas) y puertas eléctricas; los soportes de los mantenimientos realizados deben ser remitidos al supervisor del respectivo contrato.
En las ciudades de Bogotá, Medellín, Rionegro, (Antioquia), Barranquilla, Bucaramanga, Cartagena, Cali e Ibagué, el arrendador deberá presentar al supervisor del contrato la certificación anual obligatoria a los sistemas de transporte vertical (ascensores, rampas eléctricas, escaleras eléctricas) y puertas eléctricas, en cumplimiento de la normativa vigente para cada municipio, esta certificación debe ser realizada únicamente por una entidad acreditada por la Organismo Nacional de Acreditación Colombiana - ONAC.
En la lista de chequeo se debe incluir la verificación de las condiciones de infraestructura de las sedes en arriendo y comodatos en cuanto al estado de sistemas de transporte vertical y la conexión a sistemas de acueducto y alcantarillado; en el caso que el inmueble no cuente con servicios públicos domiciliarios, el arrendador deberá demostrar que cuenta con permiso de vertimientos y/o concesión de agua.
Por último, atendiendo criterios normativos y aplicables a nivel nacional para la entidad se informa que la minuta modelo para la suscripción de los contratos de arrendamiento es la publicada actualmente en la plataforma Compromiso, por lo cual, no se podrán suscribir contratos en modelos distintos.
Los lineamientos dispuestos en la presente circular son de obligatorio cumplimiento a nivel nacional y su no acatamiento se pondrá en conocimiento de Control Interno Disciplinario para lo pertinente.
Cordialmente,
HERNAN GIOVANNI RIOS LINARES
Oficina de Sistemas
VERONICA PONCE VALLEJO
Secretaria General
JUAN FERNANDO LOPEZ MEJIA
Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo
WILSON JAVIER ROJAS MORENO
Director Administrativo y Financiero
FARID DE JESÚS FIGUEROA TORRES
Dirección de Formación Profesional
<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link:
https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0142_2019.pdf>
