CIRCULAR 142 DE 2023
(agosto 8)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA
| PARA: | Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional, Coordinadores de Grupo a nivel nacional, Funcionarios y Contratistas |
| ASUNTO: | Suscripción y envío de comunicaciones oficiales |
De conformidad con lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001, “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”, proferido por el Archivo General de la Nación como ente rector en materia de gestión documental, las comunicaciones oficiales son “todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.” En concepto del Archivo General de la Nación, el adecuado manejo de la información y las comunicaciones incide directamente en la organización, dirección y avance de las Entidades; por ello, el artículo 4 de la mencionada norma señala que las entidades deben establecer los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación producida, requisito que debe cumplirse al momento de su radicación y envío.
En virtud de lo anterior, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA profirió la Resolución 2340 de 2010, “Por la cual se actualizan los procedimientos para el manejo de las comunicaciones institucionales y la documentación normativa y contractual en virtud del uso de las nuevas tecnologías para la gestión electrónica documental”. Por medio de este acto administrativo, el SENA estableció las pautas y requisitos que garantizan el adecuado manejo de las comunicaciones institucionales oficiales, en cumplimiento de los principios de igualdad, transparencia, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Entre otros asuntos establece la clasificación de las comunicaciones oficiales en recibidas y producidas, la recepción en sus diferentes soportes y su radicación, distribución y trámite.
Ahora bien, el artículo 13 de la mencionada Resolución define lo que se consideran en el SENA las comunicaciones oficiales producidas, estableciendo lo siguiente: “...Se consideran comunicaciones oficiales producidas, todas aquellas enviadas por los funcionarios autorizados para suscribir comunicaciones oficiales, tanto en soporte físico, como en soporte electrónico, a nivel interno y externo.” Resaltado fuera del texto.
En este mismo sentido, el artículo 24 de dicha Resolución menciona quienes están autorizados para firmar o enviar electrónicamente las comunicaciones oficiales por medio de los canales dispuestos para este fin, siendo ellos quienes desempeñen los cargos de: “Director General, Director de Área, Secretario General, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro y Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo de la Dirección General, de las Direcciones Regionales y de los Centros de Formación Profesional.”
Igualmente señala el parágrafo 1 de dicho artículo, que las comunicaciones oficiales a nivel internacional solo podrán ser suscritas y remitidas por el Director General, el Secretario General, Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales y Subdirectores de Centro de Formación Profesional. Finalmente, el parágrafo 4 del mismo artículo 24 determina que: “Las comunicaciones oficiales podrán ser firmadas o remitidas electrónicamente únicamente por funcionarios de planta y en ningún caso por contratistas.”
De acuerdo con todo lo anteriormente señalado, esta Secretaría General, como encargada de coordinar la actividad administrativa de la Entidad, de conformidad con lo establecido en el numeral 1 del artículo 9 del Decreto 249 de 2004, recuerda a los destinatarios de la presente Circular la importancia de dar cumplimiento a los parámetros establecidos en la Resolución 2340 de 2010, principalmente en lo relacionado con aquellos cargos expresamente autorizados para suscribir y remitir las distintas comunicaciones oficiales producidas por la Entidad en el desarrollo de sus funciones. Igualmente se recuerda que ningún contratista está autorizado para suscribir y enviar directamente este tipo de comunicaciones, ello para dar plena aplicación a los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación como ente rector en materia de gestión documental y la normatividad vigente en cuanto al manejo de comunicaciones oficiales.
Cordialmente,
GIGIOLY KATERINE GRIMALDOS ROBAYO
Secretaria General
