CIRCULAR 142 DE 2024
(junio 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C
1-1015
| Para: | Para todos los Servidores Públicos del Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA. |
| Asunto: | Proceso disciplinario: Instrucción y Solicitud de Información. |
En el marco de la estrategia de la función-preventiva de conductas con incidencia disciplinaria, a continuación, se establecen lineamientos frente a las solicitudes de información que realice la Oficina de Control Interno Disciplinario del SENA en fase de instrucción:
1. Sobre las solicitudes de información.
En el ejercicio de la fase de instrucción adelantada por parte de la Oficina de Control Interno Disciplinario, se decreta y ordena la práctica de pruebas. De esta manera, se oficia a las dependencias y/o entidades que tengan a su cargo la custodia de las pruebas, con la finalidad de recaudarlas e incorporarlas al proceso disciplinario, bien sea en la etapa de indagación previa o en la de investigación disciplinaria.
Las solicitudes que se realizan internamente en la entidad son dirigidas a cualquiera de los servidores públicos de la Entidad y/o a las dependencias de esta, bien sea de la Dirección General, de las Direcciones Regionales y/o de los Centros de Formación.
La facultad antes enunciada, se encuentra consagrada en el Código General Disciplinario, que en su artículo 189 señala la obligación de entregar documentos o permitir su conocimiento, en los siguientes términos:
"ARTÍCULO 189. Obligación de entregar documentos. Salvo lo contemplado en el artículo 154 y demás excepciones legales, quien tenga en su poder documentos que se requieran en un proceso disciplinarlo, tiene la obligación de ponerlos a disposición de la autoridad disciplinaria que los requiera de manera oportuna o de permitir su conocimiento.
Cuando se trate de persona jurídica, pública o privada la orden de solicitud de documentos se comunicará a su representante legal, en quien recaerá la obligación de entregar aquellos que se encuentren en su poder y que conforme a la ley tenga la obligación de conservar. La Información deberá entregarse dentro de los términos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en las leyes que regulen la materia..." (Subrayado fuera de texto).
2. Sobre el término de respuesta a las solicitudes de información
El Artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el art. 1. Ley 1755 de 2015, establece los términos para resolver las distintas modalidades de peticiones.
"ARTÍCULO 14. Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones (...)
1. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción.
Parágrafo. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto." (Subrayado fuera de texto).
Así las cosas, y ante la solicitud de Información que se hiciere en el marco de un proceso disciplinarlo en fase de Instrucción, el destinatario de la solicitud deberá atender a los términos dispuestos en la norma antes referida, esto es, en los diez días hábiles siguientes a su recepción.
Frente al particular, la Ley 1952 de 2019 - CGD en el numeral 8 del artículo 39, establece una prohibición aplicable a todo servidor público, consistente en:
"ARTÍCULO 39. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido:
(...)
8. Omitir, retardar, o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitud de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento." (Subrayado fuera de texto).
Al respecto la Oficina de Control Interno Disciplinarlo se encuentra Investida de competencia para el ejercicio de su deber funcional de Instrucción, y la ley disciplinaria la faculta para efectuar las solicitudes de Información y las reiteraciones respectivas, por lo tanto, su inobservancia podría acarrear la apertura de una Investigación disciplinarla.
3. Sobre el alcance a las respuestas frente a las solicitudes de información
Para garantizar la efectiva respuesta a las solicitudes de Información en el marco de los procesos disciplinarlos en fase de Instrucción, los funcionarlos deberán tener en cuenta para la contestación de estas, lo siguiente:
I) La respuesta debe ser:
1. Clara, esto es, Inteligible y contentiva de argumentos de fácil comprensión.
2. Precisa, de manera que atienda directamente lo pedido sin reparar en Información Impertinente y sin Incurrir en fórmulas evasivas o elusivas.
3. Congruente, que abarque la materia objeto de la petición y sea conforme con lo solicitado.
ii) La respuesta deberá atenderse dentro del término legal oportuno para ello, esto es, 10 días hábiles desde su recepción. En caso tal de que no pueda responderse en este término, podrá solicitarse prorroga para atender de fondo la misma.
iii) Respecto de la competencia para resolver las peticiones se tiene que, si el funcionario a quien se dirige la petición no es competente, este trasladará por competencia de conformidad con el artículo 21 del CPACA, con copia a la OCID.
iv) Abstenerse de copiar la respuesta a la solicitud de información a funcionarios distintos a los comisionados y a la Jefatura de la OCID, teniendo en cuenta que los procesos disciplinarios en etapa de instrucción están sujetos a reserva legal. Por lo tanto, la solicitud de información que no sea ordenada por la oficina de instrucción podría afectar las garantías constitucionales al debido proceso, derecho a la defensa y ritualidad de la práctica de las pruebas.
v) Se debe precaver una eventual extralimitación en la función, evitando solicitar a otros funcionarios a los cuales no va dirigida la petición, información que no se ha requerido por parte del funcionario instructor.
En línea con lo antes indicado, se recuerda lo estatuido en el artículo 115 del CGD[1], en el cual se establece la reserva de carácter legal respecto de las actuaciones disciplinarias, hasta que se efectúe la citación a audiencia y se formule el respectivo pliego de cargos o se emita la providencia que ordene el archivo definitivo.
Finalmente, se destaca que, en el marco de las solicitudes y respuestas emitidas por cuenta de estas, especialmente, las concernientes a las solicitudes de información y demás requerimientos efectuados por parte de la Oficina de Control Interno Disciplinario, se recomienda la utilización de un lenguaje propositivo y asertivo, guardando la exigencia del respeto, imparcialidad y rectitud propio del ejercicio de la función pública.
DAYANNA QUANT ZUÑIGA
Oficina Control Interno Disciplinario
1. "ARTICULO 115 Reserva de la actuación disciplinaría. En el procedimiento disciplinario los actuaciones disciplinarias serán reservadas hasta cuando se cite a audiencia y se formule pliego de cargos o se emita la providencia que ordene el archivo definitivo, sin perjuicio de los derechos de los sujetos procesales. El disciplinado estará obligado a guardar la reserva de las pruebas que por disposición de la Constitución o la ley tengan dicha condición."
