CIRCULAR 144 DE 2026
(julio 3)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
11012
BOGOTÁ, D.C
| Para: | Director General, Directores de Área, Secretario General, Jefe de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro Coordinadores grupo mixto de apoyo Administrativo y Coordinador de Relaciones Laborales Dirección General. |
| Asunto: | Presentación Acta de Informe final de Gestión - Ley 951 de 2005 Directivos titulares- Representante Legal SENA. |
La Oficina de Control Interno en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 951 de 2005 y en ejercicio de las funciones de verificación, seguimiento y control previstas en la mencionada ley, recuerda a los servidores públicos que ostentan la calidad de representante legal y directivos titulares del SENA, así como a los particulares que administren fondos o bienes del Estado cuando les sea aplicable, las obligaciones relacionadas con la presentación del Acta de Informe de Gestión al separarse del cargo o al finalizar la administración, los términos y responsables para su entrega, así como el procedimiento de verificación y revisión física de los asuntos, recursos, bienes y documentos a su cargo.
1. Ley 951 de 2005:
Tiene por objeto establecer las normas generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado colombiano, así como definir la obligación de los servidores públicos que ostenten la calidad de titulares y representantes legales, y de los particulares que administren fondos o bienes del Estado, de presentar, al separarse del cargo o al finalizar la administración, según corresponda, un informe dirigido a quiénes los sucedan legal o reglamentariamente en el ejercicio de sus funciones.
Dicho informe deberá dar cuenta de los asuntos de su competencia, así como del estado de la administración, la gestión y el manejo de los recursos financieros, humanos y administrativos que les fueron asignados para el cumplimiento de sus funciones.
2. Sucesos en los que surge obligación de presentar informe de Gestión:
2.1 Por retiro del servicio: Cuando se produzca la separación del cargo por cualquiera de las causales previstas en el artículo 41 de la Ley 909 de 2004, entre ellas; Declaratoria de Insubsistencia, renuncia regularmente aceptada, pensión de jubilación o vejez, por edad de retiro forzoso, por invalidez absoluta, por destitución como consecuencia de un proceso disciplinario, por declaratoria de vacancia del empleo en caso de abandono del mismo, por revocatoria del nombramiento por no acreditar los requisitos para el desempeño, por orden o decisión judicial, por supresión del empleo, por muerte y por las demás que determine la Constitución Política y la ley.
2.2 Por ratificación en el cargo: Cuando resulte aplicable de conformidad con el régimen jurídico del respectivo empleo, en los términos previstos en la ley 951 de 2005.
2.3 Por finalización de la administración: Cuando, al término de la administración, deba presentarse el Acta de Informe de Gestión conforme a lo previsto en la Ley 951 de 2005.
3. Quiénes deben presentar Acta de Informe de Gestión:
3.1 Los servidores públicos que ostentan la calidad de directivos titulares y el representante legal de la Entidad, están obligados a entregar al servidor público que los suceda en sus funciones el Acta de Informe de Gestión, en la que se dé cuenta de los asuntos, recursos, bienes y documentos bajo su responsabilidad.
3.2 Los particulares que administren fondos o bienes del Estado en el evento en que se presente esta situación en el SENA, cuando les sea aplicable, en los términos previstos en la Ley 951 de 2005.
3.3 El servidor público de nivel jerárquico inmediatamente inferior, cuando el titular del cargo o el representante legal no pueda presentar el Acta de Informe de Gestión por causa de muerte, incapacidad por enfermedad, ausencia injustificada previa autorización del Jefe Inmediato. En estos casos deberá elaborarse Acta de Informe de Gestión Circunstanciada.
3.4 Los servidores públicos del SENA designados mediante encargo para desempeñar, por vacancia definitiva en los cargos de Director de área de la Dirección General, Director Regional y Subdirector de Centro de Formación.
4. A Quiénes deben presentar Acta de Informe de Gestión:
4.1 Al servidor público que suceda en el cargo del titular obligado a rendir el Acta de Informe de Gestión, quien deberá recibir y revisar su contenido.
4.2 Al servidor público que designe el Superior Jerárquico, cuando al momento de la entrega no exista nombramiento de quien deba asumir el cargo.
4.3 Al Superior Jerárquico y a la Oficina de Control Interno cuando el servidor público sea ratificado en el cargo. En este caso, copia del Acta de Informe de Gestión deberá remitirse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la ratificación, de conformidad con la Ley 951 de 2005 y la Circular Externa 11 de 2006 de la Contraloría General de la República.
4.4. A la Contraloría General de la República, con respecto al informe del representante legal de la entidad.
5. Finalidades que debe observar la entrega del Acta de lnforme de Gestión:
La entrega y recepción de los asuntos, recursos, bienes y documentos públicos constituye un proceso obligatorio, formal y documental mediante el cual se garantiza la continuidad de la gestión administrativa, la conservación de la memoria institucional y la adecuada transferencia de la información entre quien entrega y quien recibe las responsabilidades del cargo.
En desarrollo de este proceso deberán observarse las siguientes disposiciones:
5.1 Forma de Presentación:
El Acta de Informe de Gestión deberá presentarse por escrito, debidamente suscrita por el servidor público obligado a presentarla, y entregarse, según corresponda, al servidor público que lo suceda en el cargo o al destinatario previsto en la Ley 951 de 2005.
El Acta deberá contener la información relacionada con los asuntos de competencia del cargo, así como el estado de la gestión y de los recursos financieros, humanos, físicos, tecnológicos, administrativos y documentales administrados durante el ejercicio de las funciones correspondientes al período de gestión del servidor público o del particular que administre fondos o bienes del Estado, cuando sea aplicable.
5.2 Contenido mínimo del Acta de Informe de Gestión
El servidor público obligado a presentar el Acta de Informe de Gestión deberá preparar y mantener actualizada la información correspondiente, incluyendo, como mínimo, los siguientes aspectos:
a) Informe ejecutivo sobre la gestión por el servidor público, que describa de manera resumida la situación del despacho o entidad, desde el inicio de su gestión; las principales actividades, programas, proyectos y resultados obtenidos durante la gestión indicando aquellos culminados y los que se encuentren en ejecución, así como el estado de la dependencia o del despacho al momento del retiro del cargo o de la finalización de la administración.
b) Estado de los recursos materiales, financieros, tecnológicos y administrativos; así como los bienes muebles e inmuebles a su cargo, debidamente actualizados a la fecha de la entrega, con los correspondientes inventarios y responsables.
c) Detalle pormenorizado sobre la Planta de personal, su comportamiento durante toda la gestión, desagregada por cargos de Carrera Administrativa y de libre nombramiento y remoción, trabajadores y empleados oficiales y contratistas;
d) Detalle por vigencias de los programas, estudios y proyectos ejecutados y en ejecución obras públicas y proyectos en proceso o ejecución;
e) Estado de la ejecución presupuestal correspondiente al período de gestión.
f) Reporte de la Contratación Pública ejecutada y en ejecución, agrupada por objetos contractuales y vigencias fiscales desde el inicio de la gestión hasta su retiro de la Entidad.
g) Reglamentos, manuales de organización y de procedimientos que se encuentran registrados en las herramientas oficiales y correspondan al Despacho a su cargo.
h) Los demás asuntos, documentos e información relevantes que permitan garantizar la continuidad de la gestión administrativa y faciliten el adecuado ejercicio de las funciones por parte del servidor público que asuma el cargo.
6. Acto de entrega:
El servidor público titular obligado a presentar el Acta de Informe de Gestión, deberá realizar un acto formal de entrega de los asuntos, recursos, bienes y documentos a su cargo, haciendo entrega del Acta de Informe de Gestión al servidor público que lo suceda en el cargo o cuando corresponda, al servidor público designado en encargo, al servidor público designado por el Superior Jerárquico o al Superior Jerárquico y a la Oficina de Control Interno.
El Acta de Informe de Gestión deberá estar fechada y suscrita por quien entrega y por quien la recibe. Cuando el destinatario sea el servidor público que sucede en el cargo o el servidor público designado por el Superior Jerárquico, este deberá dejar constancia de su recepción.
Una vez suscrita el Acta de Informe de Gestión por las partes, el servidor público que entrega el cargo deberá radicarla en el aplicativo ONBASE de la Entidad, entregar el original al servidor público que la recibe y remitir copia a la Oficina de Control Interno, de conformidad con los procedimientos internos establecidos por el SENA.
Cuando no exista designación inmediata de quien deba asumir el cargo, el Acta de Informe de Gestión deberá entregarse al servidor público que para tal efecto designe el Superior Jerárquico.
7. Término para la entrega y recibo del Acta de Informe de Gestión:
Los servidores públicos en calidad de titulares y representantes legales, sujetos de vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República, están en la obligación, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al retiro del cargo, a la finalización de la administración o, cuando corresponda, a la ratificación en el cargo, de presentar a quiénes los sustituyan legal o reglamentariamente en el ejercicio de sus funciones, y a la Oficina de Control Interno del SENA, el Acta de Informe de Gestión de los asuntos de su competencia con las formalidades previstas en la Ley 951 de 2005, Circular 11 de 2006 y demás expedidas por la Contraloría General de la República que regulen el tema.
Para garantizar la entrega formal y la recepción de los asuntos de competencia, gestión y estado de los recursos financieros, humanos, administrativos y contractuales asignados al servidor público del SENA designado en encargo por vacante definitiva, en el cargo de Director de área de la Dirección General, Director Regional y Subdirector de Centro de Formación, deberá presentar a quien lo sustituya, el Acta de Informe de Gestión en los mismos términos y condiciones previstas en la Ley 951 de 2005 y Circular 11 de 2006 y demás expedidas por la Contraloría General de la República y la presente Circular.
8. Remisión de Copia del Acta de Informe de Gestión a la Oficina de Control Interno:
Los servidores obligados a presentar el Acta de Informe de Gestión deberán remitir copia de esta a la Oficina de Control Interno de la Entidad, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al retiro del cargo a través del canal de comunicación oficial vigente.
Así mismo, únicamente serán remitidos a la Contraloría General de la República las Actas de Informe de Gestión presentadas por el Representante Legal del SENA, en los términos previstos en la normativa vigente.
9. Verificación o revisión física del contenido del Acta de Informe de Gestión:
La verificación o revisión del Acta de Informe de Gestión deberá ser realizada por el servidor público que reciba el cargo o por quien haya sido designado para tal efecto, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la firma del acta y recepción del despacho.
Durante este término, el servidor público que presentó el Acta de Informe de Gestión podrá ser requerido para efectuar las aclaraciones o suministrar la información adicional que resulte necesaria.
Cuando como resultado de la revisión sea necesario efectuar aclaraciones o complementaciones al Acta de Informe de Gestión, estas deberán incorporarse y radicarse nuevamente de manera definitiva en el aplicativo oficial, con copia a la Oficina de Control Interno, dentro del mismo término de treinta (30) días hábiles.
Si durante el proceso de revisión se identifican presuntas irregularidades relacionadas con los asuntos, recursos, bienes o documentos recibidos, estas deberán ponerse en conocimiento de la Oficina de Control Interno Disciplinario, sin perjuicio de las demás actuaciones a que haya lugar.
10. Procedimiento Especial
En caso de muerte, incapacidad por enfermedad o ausencia injustificada del servidor público obligado a presentar el Acta de Informe de Gestión, el servidor público de nivel jerárquico inmediatamente inferior, previa autorización del Jefe Inmediato procederá con la asistencia del representante de la Oficina de Control Interno y dos (2) testigos a elaborar el Acta de Informe de Gestión Circunstanciada, dejando constancia del estado en que se encuentran los asuntos y recursos de la dependencia y hará entrega a la persona que sea nombrada transitoria o definitivamente para la sustitución correspondiente, sin menoscabo de la delimitación de responsabilidades.
El Acta de Informe de Gestión debe contener todos y cada uno de los requisitos previstos en la presente circular teniendo en cuenta los artículos 10 de la Ley 951 de 2005, numeral 5 de la Circular 11 de 2006 de la Contraloría General de la República, añadiendo al final del título de dicho formato la palabra Circunstanciada.
Para efectos de lo previsto en el presente numeral, la autorización para la elaboración del Acta de Informe de Gestión Circunstanciada será expedida por la autoridad competente, de conformidad con la estructura organizacional del SENA y las normas que regulan el respectivo empleo. En particular, corresponderá a las siguientes autoridades:
- Representante Legal de la Entidad - Director General = Presidente de la República.
- Director de área de la Dirección General y Jefes de Oficinas = Director General SENA.
- Director Regional = Director General SENA.
- Subdirector de Centro= Director Regional.
En los casos no previstos expresamente en la presente Circular, la autorización será expedida por el Jefe Inmediato o por la autoridad competente, de conformidad con la estructura organizacional del SENA y las disposiciones que regulen el respectivo empleo.
El servidor público entrante al tomar posesión, o en su caso, el que quede encargado del despacho, firmará el acta Circunstanciada con asistencia de dos (2) testigos que él mismo designe y el (los) representante (s) de la Oficina de Control Interno del SENA.
Copia del acta Circunstanciada una vez suscrita y fechada será entregada al servidor público entrante o al que quede encargado del Despacho y el original reposará en la Oficina de Control Interno de la Entidad.
La presentación de la copia del Acta de Informe de Gestión circunstanciada deberá ser reportada por el jefe de la Oficina de Control Interno del SENA a la Contraloría General de la República dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su elaboración.
11. Vigilancia y cumplimiento de la Ley 951 de 2005:
La vigilancia en el cumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley 951 de 2005 corresponde a las siguientes autoridades, en el ámbito de sus competencias:
A la Oficina de Control Interno del SENA:
1. Verificar el cumplimiento de la obligación de presentar el Acta de Informe de Gestión, en los términos previstos en la Ley 951 de 2005.
2. Requerir al servidor público obligado cuando no presente el Acta de Informe de Gestión dentro de la oportunidad legal, otorgándole un plazo de quince (15) días para su cumplimiento.
3. Si vencido dicho término el servidor público no atiende el requerimiento, informar el presunto incumplimiento a la Oficina de Control Interno Disciplinario, para lo de su competencia.
A la Oficina de Control Interno Disciplinario del SENA:
1. Adelantar las actuaciones disciplinarias a que haya lugar por el presunto incumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley 951 de 2005, de conformidad con el Código General Disciplinario (Ley 1952 de 2019, modificada por la Ley 2094 de 2021) y las demás disposiciones que regulen la materia.
12. Secretaría General - Grupo de Provisión del Talento Humano y Grupo de Gestión del Talento Humano
La Secretaría General, a través del Grupo de Provisión del Talento Humano y del Grupo de Gestión del Talento Humano, según sus competencias, deberá informar a la Oficina de Control Interno, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, cada vez que se produzca el retiro de un servidor público obligado a presentar el Acta de Informe de Gestión, por cualquiera de las causales previstas en el artículo 41 de la Ley 909 de 2004.
La comunicación deberá contener, como mínimo:
- Nombre completo e identificación del servidor público.
- Cargo desempeñado.
- Fecha de ingreso y de retiro del servicio.
- Última dirección y correo electrónico registrados.
- Número y fecha del acto administrativo mediante el cual se produjo el retiro.
Así mismo, deberá informar el nombre completo e identificación del servidor público designado para asumir el empleo, ya sea como titular o en encargo, indicando el número y la fecha del acto administrativo correspondiente
JUAN FELIPE RUEDA GARCIA
Jefe Oficina de Control Interno SENA.
