CIRCULAR 150 DE 2023
(agosto 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA
Bogotá D.C
| PARA: | Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional y Coordinadores de Grupo a nivel nacional. |
| ASUNTO: | Funciones de gestión documental en la planta de personal. |
De conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, “El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.” En virtud de lo anterior, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA debe conformar sus respectivos archivos como evidencia de la gestión administrativa y misional de la Entidad, los cuales constituyen su patrimonio documental y garantizan el derecho de los ciudadanos de acceder a documentos e información pública, tal como lo preceptúa el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia, siendo este el fin último de la gestión documental.
En virtud de lo anterior, el artículo 1 del Acuerdo 038 de 2002 proferido por el Archivo General de la Nación, establece que: “El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.” En el mismo sentido, el Acuerdo 042 de 2002 señala que las unidades administrativas o dependencias, de conformidad con lo establecido en las Tablas de Retención Documental, deben velar por la adecuada conformación, organización, preservación y control de sus archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios archivísticos, el ciclo vital de los documentos y la normatividad propia de la materia.
Ahora bien, en el SENA el manual de funciones permite propiciar la dinámica del cambio destinado al logro de la competitividad, enfocada a reconocer la importancia de la formación profesional frente a los ciudadanos, igualmente da claridad a cada servidor público sobre lo que debe hacer de acuerdo con su nivel jerárquico, y mejora la calidad, eficacia y productividad del talento humano de la entidad. En conclusión, esta herramienta contribuye a los procedimientos de selección de personal, a la movilidad en la planta, a la evaluación del desempeño laboral, al funcionamiento institucional, entre otros asuntos.
En este orden de ideas, esta Secretaría General como encargada de coordinar la actividad administrativa del SENA, así como dirigir y controlar el proceso de organización de los archivos de la entidad, tal como lo establece los numerales 1° y 4° del artículo 9 del Decreto 249 de 2004 respectivamente, recuerda a Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional a nivel nacional y Coordinadores de Grupo a nivel nacional, que de conformidad con el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los Empleos de la Planta de Personal del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, actualizado mediante Resolución 1458 de 2017, específicamente su anexo de empleos técnicos y asistenciales, los cargos de Oficinista Grado 02 y Oficinista Grado 03 tienen asignadas la realización de, entre otras, las funciones de la organización y custodia del archivo de gestión de la dependencia respectiva, así como depurar los documentos que deben ir con destino al Archivo Central en transferencia documental, y en general las funciones asistenciales de archivo y documentación. Así mismo, los cargos de Secretaria Grado 04, Secretaria Grado 03 y Secretaria Grado 02 deben contar con conocimientos básicos o esenciales en normas de archivo y en Tablas de Retención Documental, y los cargos de Auxiliar Grado 02 y Auxiliar Grado 01 en técnicas de archivo, gestión y legislación documental.
Teniendo en cuenta que las dependencias en el desempeño de sus funciones elaboran, reciben y tramitan diferentes tipos de documentos relacionados con las funciones asignadas a cada una de ellas, es necesario que dichos cargos asuman estas funciones para garantizar el adecuado manejo de la documentación que se produce en los archivos de gestión, para que de esta forma sirvan de respaldo a los diferentes trámites administrativos que se adelanten, coadyuven a una adecuada gestión documental institucional, y faciliten las transferencias documentales primarias al Archivo Central, por ello los Jefes de las dependencias son responsables de velar por que cada uno de estos funcionarios que desempeñan los cargos mencionados asuman estas responsabilidades archivísticas.
La Secretaría General invita a consultar los instrumentos archivísticos, documentos, procedimientos, manuales, guías y formatos dispuestos para asegurar la adecuada gestión documental en la Entidad, con el fin de lograr el cumplimiento de las actividades archivísticas, y garantizar la protección de la información y documentación que conforma el patrimonio documental de la Entidad.
Cordialmente,
KATERINE GRIMALDOS ROBAYO
Secretaria General
