CIRCULAR 152 DE 2023
(agosto 23)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA
Bogotá D.C
| PARA: | Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional, Coordinadores de Grupo a nivel nacional, funcionarios y contratistas. |
| ASUNTO: | Responsabilidad frente a la gestión documental de la Entidad ante retiros de servidores públicos y terminaciones de contratos de prestación de servicios personales. |
De conformidad con lo establecido en los artículos 11 y 12 de la Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, el Estado está en la obligación de crear, organizar, preservar y controlar sus archivos, teniendo en cuenta los principios que en la materia aplican y la normatividad archivística, así como la responsabilidad que le atañe frente a la gestión de documentos y la administración de sus archivos. Esta obligación se desarrolla en el Acuerdo 38 de 2002 expedido por el Archivo General de la Nación, que en su artículo 1 establece: “RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.
El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones”. Así las cosas, tanto el SENA como sus servidores públicos, están en la obligación legal de la conformación de sus archivos, independiente el soporte en que estos se encuentren, sea físico o electrónico; por consiguiente, son responsables de velar por que se cumplan estas disposiciones en todas y cada una de las dependencias de la entidad a nivel nacional.
Ahora bien, con el objetivo de establecer las actividades que se deben ejecutar para un óptimo retiro de servidores públicos del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, entendido como la cesación permanente del ejercicio de funciones públicas conforme a las causales establecidas por la ley, la entidad expidió el Procedimiento Retiro del Talento Humano publicado en el aplicativo CompromISO bajo el código GTH-P-011, el cual inicia con la determinación de la causal de retiro y finaliza con el registro de la novedad en el aplicativo. Allí, y como una de las actividades que deben adelantarse está la entrega del cargo, el cual se sustenta en el diligenciamiento de tres formatos, por un lado, el de entrega y recibo del cargo, por otro, el acta de legalización y entrega del puesto de trabajo, y finalmente el inventario documental, publicados en el aplicativo CompromISO bajo los códigos GTH-F-179, GTH-F-051 y GD-F-004, respectivamente.
Igualmente, con el objetivo de establecer los parámetros para celebrar contratos de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión, en el marco de los principios de la contratación estatal y en cumplimiento de los fines del Estado, el SENA profirió el Procedimiento de Contratación de Prestación de Servicios Personales diferente a instructor, publicado en el aplicativo CompromISO bajo el código GTH-P-013, el cual inicia con la verificación de inexistencia de personal de planta, y finaliza con la liquidación del contrato. Allí se establece que, en la etapa pos -contractual, se deberán diligenciar los formatos de informe final de supervisión y el de entrega de bienes a cargo del contratista, publicados en el mencionado aplicativo bajo los códigos GTH-F-073 y GTH-F-074, respectivamente, adjuntando el Formato Único de Inventario Documental, anteriormente mencionado.
Tomando en consideración lo anteriormente expuesto, esta Secretaría General como encargada de, entre otros asuntos, dirigir y controlar la organización de los archivos de la entidad, tal como lo establece el numeral 4 del artículo 9 del Decreto 249 de 2004, recuerda a Directores de Área, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo a nivel nacional y supervisores de contratos de prestación de servicios personales, la importancia y responsabilidad que conlleva garantizarla correcta y oportuna entrega de la información producida tanto en ejercicio de las funciones asignadas como en la ejecución de las obligaciones contractuales, esto tanto por el retiro de servidores públicos como por la terminación del contrato suscrito, esto para garantizar la continuidad de las labores de la dependencia y evitar la pérdida del patrimonio documental de la entidad, ya que, como se ha mencionado en distintos espacios de socialización a cargo del Grupo Administración de Documentos, la información que se genera le pertenece al SENA y no a los funcionarios o contratistas considerados individualmente.
Por lo anterior es de vital importancia para las labores administrativas y misionales a cargo de la entidad, que los formatos enunciados en la presente Circular sean adecuadamente diligenciados y suscritos, tanto por los funcionarios que entregan el cargo que venían desempeñando y los contratistas que finalizan la ejecución de su relación contractual, como por los jefes de las dependencias y supervisores de contratos, y se efectúe la entrega de la información producida, ello, como se dijo anteriormente, para evitar la pérdida de dicha información, independientemente el formato en que esta se encuentre, bien sea en soporte físico electrónico.
La Secretaría General y el Grupo Administración de Documentos invitan a consultar los instrumentos archivísticos, documentos, procedimientos, manuales, guías y formatos dispuestos para asegurar la adecuada gestión documental en la Entidad, con el fin de lograr el cumplimiento de las actividades archivísticas, y garantizar la protección de la información y documentación que conforma el patrimonio documental de la Entidad.
Cordialmente
GIGIOLY KATERINE GRIMALDOS ROBAYO
Katerine Grimaldos Robayo Secretaria General
