CIRCULAR 154 DE 2025
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
| Para: | DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO, COORDINADORES DE APOYO ADMINISTRATIVO MIXTO, TESOREROS Y LIDERES DE PRODUCCIÓN DE CENTROS |
| Asunto: | Lineamientos Facturación Electrónica y Plataformas de Recaudo para Producción de Centros. |
Reciban un cordial y efusivo saludo, estimados directores, subdirectores, coordinadores, tesoreros y líderes de producción de centros.
En cumplimiento de lo establecido en el Decreto 358 de marzo de 2020, la Resolución 165 de 2023, el Artículo 616-1 del Estatuto Tributario, el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, Resolución DIAN 000042 de 2020 y demás normas expedidas por la DIAN en materia de facturación electrónica o aquellas que las modifiquen, deroguen o sustituyan, se recuerda que las entidades de derecho público están obligadas a emitir factura electrónica por toda operación relacionada con la venta de bienes y/o prestación de servicios.
Con base en lo anterior, la Administración del SIIF Nación desarrollo funcionalidad incorporada al módulo Derechos y Cartera que permite a las entidades del Presupuesto General de la Nación generar, transmitir, validar y expedir facturas electrónicas de venta.
Por su parte, en aras de cumplir con los principios de transparencia y eficiencia administrativa, desde la Dirección Administrativa y Financiera se evidencia la necesidad de promover y reglamentar el pago a través de medios electrónicos que faciliten el recaudo de pagos y/o recaudos.
De esta manera, a continuación, se imparten instrucciones para que los centros de formación cumplan a cabalidad los procesos asociados a la facturación electrónica y tengan claridad sobre las plataformas de Recaudo utilizadas para el proceso de Producción de Centros del SENA, precisando que estos lineamientos modifican aquellos que se hayan dado en la misma materia y que sean contrarios a los enunciados:
1. Responsabilidad:
Cada Subdirector de Centro de Formación será el responsable de asegurar la emisión de la factura electrónica en el sistema SIIF NACIÓN por todos los ingresos generados a través de la venta de bienes y/o servicios, así como por conceptos de arrendamiento o alquiler de espacios. Esta responsabilidad se encuentra respaldada en lo dispuesto en el Capítulo IV, artículo 27, numeral 21 del Decreto 249 de 2004, que establece como función del Subdirector:
“Arbitrar y ejecutar los recursos que se generen por la venta de bienes y servicios producidos en el respectivo Centro”.
En cumplimiento de este mandato, la adecuada emisión de la factura electrónica constituye el soporte fiscal y contable que permite el reconocimiento formal del ingreso, su trazabilidad y su inclusión dentro del cumplimiento de metas institucionales y de control fiscal.
2. Sanciones por Incumplimiento:
El no cumplimiento de la obligación de facturar electrónicamente puede acarrear sanciones conforme a los artículos 652 y 652-1 del Estatuto Tributario, entre ellas, sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina o consultorio, o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio.
De igual manera, no expedir la factura electrónica en cumplimiento de los requisitos establecido en los literales a), h), e i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, incurrirán en una sanción del uno por ciento (1%) del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin exceder de 950 UVT.
3. Exención de Tributos:
Los bienes y servicios ofrecidos por los centros de formación del SENA no generan cobro de IVA ni de Impuesto al Consumo, en razón a que el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA es un establecimiento público no responsable de dichos tributos.
Esta condición se encuentra respaldada por el artículo 92 de la Ley 30 de 1992, así como por los artículos 476 y 512-8 del Estatuto Tributario, los cuales establecen las exenciones aplicables a entidades que prestan servicios en el marco de su función pública educativa.
Por tanto, estas exenciones se aplican a los servicios y bienes ofrecidos en desarrollo de la actividad misional educativa del SENA.
Tampoco aplica el impuesto de industria y comercio según lo establecido en el artículo 259 del Decreto Ley 1333 de 1986 y en el artículo 39 de la Ley 14 de 1983.
4. Proceso para la Expedición de la Factura Electrónica:
i) Emisión del documento equivalente a la prefactura en el Sistema Nacional de Producción de Centros – SGARC.
ii) Pago del bien o servicio a través de un único cupón o código QR por el valor total del documento equivalente a prefactura.
iii) Validación del pago en el Sistema Nacional de Producción de Centros en la siguiente ruta: Opción de SIIF NACIÓN/IMPRIMIR PREFACTURA PARA SIIF, donde se muestran los documentos equivalentes a prefactura que se encuentran pagos, y por lo tanto, se puede emitir la factura electrónica en SIIF NACIÓN.
iv) Emisión de Factura Electrónica en SIIF Nación por las personas encargadas en el centro de formación.
Nota: La factura debe emitirse en un plazo no mayor a cinco (5) días calendario después del pago, y dentro del mismo mes de su recepción.
5. Medios Autorizados para el Recaudo:
i) PLATAFORMA DE PAGOS EN LÍNEA SENA, en la siguiente ruta: Opción de RECAUDO CENTROS DE PRODUCCIÓN, seleccionando de forma CORRECTA la Regional, Centro de Formación y DIGITANDO el correspondiente y único Documento Equivalente emitido en el Sistema Nacional de Producción de Centros (prefactura); por medio de pago PSE, tarjeta de crédito (VISA, MasterCard y American Express), pagos Bancolombia, o imprimiendo el cupón de pago y realizando el pago en ventanilla de la sucursal bancaria con pago en efectivo o cheque de gerencia.
ii) Por medio de código QR establecido por la Dirección Administrativa y Financiera del SENA, único para cada centro de formación en implementación por medio de la plataforma Bancolombia WOMPI, donde se podrá pagar por PSE, tarjeta de crédito (VISA, MasterCard y American Express) o transferencia de cuentas Bancolombia.
Nota: Dentro del medio de pago antes referenciado se podrán hacer recaudos a través de Nequi y Daviplata, solo por medio de PSE.
iii) Código QR estático: Cada Centro de Formación cuenta con un QR interoperable ubicado en los habladores suministrados por la entidad bancaria para el proceso de recaudo. El cliente deberá escanear el código QR con su celular desde su plataforma financiera y diligenciar la información solicitada. Este QR puede ser leído y utilizado por múltiples plataformas, sin estar limitado a una aplicación o entidad específica, con el fin de facilitar pagos electrónicos accesibles desde cualquier plataforma autorizada.
iv) Pago por datafono.
6. Prohibición de recepción de pagos en efectivo:
De acuerdo con lo dispuesto en la presente circular, los Centros de Formación del SENA no están autorizados para recibir pagos en efectivo por concepto de venta de bienes, servicios y arriendos asociados a actividades de Producción de Centros. Esta disposición tiene como finalidad garantizar la trazabilidad, transparencia y legalidad del recaudo institucional.
7. Pagos por Otros Conceptos (Carné, Duplicados, Certificaciones, Fotocopias):
Los pagos de carné, duplicados, certificaciones, y fotocopias se deben pagar por medio de PAGOS EN LÍNEA SENA por la opción de RECAUDO SENA, OTROS PAGOS, FOTOCOPIAS Y/O CERTIFICACIONES y desde la Dirección Administrativa y Financiera por medio del Grupo de Recaudo y Cartera se generará la Facturación Electrónica correspondiente.
8. Lineamientos para la emisión de facturación electrónica por ingresos recibidos a través de la plataforma WOMPI
Son los ingresos recaudados a través de la plataforma WOMPI, mediante un código QR único asignado a cada centro de formación. Esta plataforma permite aceptar pagos a través de diferentes medios, como tarjetas de crédito y débito (Visa, Mastercard, American Express), así como transferencias bancarias (PSE, Nequi, DaviPlata).
Desde la Dirección Administrativa y Financiera por medio del Grupo de Recaudo y Cartera se realizará la emisión de la factura electrónica correspondiente a los ingresos percibidos mediante la plataforma WOMPI, conforme a las siguientes directrices:
i) Para pagos iguales o superiores a $300.000, se deberá expedir factura electrónica a nombre del tercero que realizó el pago. El centro de formación deberá remitir toda la información necesaria para emitir factura.
ii) Dado que los pagos realizados por WOMPI generalmente corresponden a valores bajos, la facturación electrónica se realizará de manera acumulada, hasta alcanzar un monto que no supere el valor de 1.5 SMMLV, utilizando para ello el NIT genérico 222222222222 asignado para este fin.
9. Revisión y Control:
El líder de Producción de Centros deberá realizar validaciones semanales con el fin de asegurar que la totalidad de los ingresos registrados cuenten con su respectiva factura electrónica, conforme a lo establecido en la normatividad vigente y en el presente lineamiento.
Para tal efecto, deberá cruzar la información de los ingresos recibidos con las facturas emitidas en el sistema SIIF Nación, verificando que todos los valores hayan sido debidamente facturados, sin omisiones. Esta actividad es fundamental para garantizar la trazabilidad, legalidad y transparencia en el manejo de los recursos institucionales.
10. SENA Proveedor / SENA Autoconsumo:
Para implementar la estrategia de SENA proveedor SENA y SENA Autoconsumo se debe continuar con la aplicación del instructivo establecido en Compromiso con código GRF-I-005.
11. Transferencias Directas:
No se deben realizar pagos mediante consignación directa a la cuenta de Producción de Centros ni a ninguna otra cuenta institucional, esto debe hacerse mediante los canales institucionales establecidos.
12. Registro de Metas de Gerente Público:
Con el fin de que los ingresos recaudados por cada centro de formación, derivados del aprovechamiento económico mediante la venta de bienes, prestación de servicios, arrendamiento o alquiler de espacios, sean contabilizados dentro del cumplimiento de la meta del Gerente Público, es requisito indispensable que dichos ingresos cuenten con su respectiva factura electrónica emitida a través del sistema SIIF NACIÓN.
En este sentido, la factura electrónica constituye el único soporte válido para el registro oficial del ingreso en el sistema de metas de cada centro de formación. La ausencia de este documento fiscal impedirá la contabilización del ingreso para efectos de seguimiento, evaluación y consolidación del cumplimiento de metas institucionales.
Para tener en cuenta Bre-B:
En el marco del fortalecimiento de la infraestructura financiera nacional, el Banco de la República anuncia la puesta en marcha del nuevo sistema de pagos inmediatos interoperado de Colombia, una plataforma que permitirá a los ciudadanos realizar pagos y transferencias electrónicas en tiempo real, sin importar la entidad financiera o depósito electrónico del destinatario.
Esta iniciativa busca facilitar el acceso a servicios financieros, promover la eficiencia del sistema de pagos, reducir el uso de efectivo y avanzar hacia una economía más digital e inclusiva.
Por tanto, invitamos a todos los colaboradores a conocer los detalles técnicos, operativos y normativos del sistema en la guía disponible en la siguiente página.
https://www.banrep.gov.co/es/publicaciones-investigaciones/lineamientos-educativos-bre-b
Cordial Saludo,
Adriana Milena Gasca Cardoso
Directora Administrativa y Financiera (E)
