CIRCULAR 158 DE 2024
(julio 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá - DC
| Para: | Directores Regionales, Subdirectores de Centros de Formación, Coordinadores de Formación Profesional y Coordinadores del Grupo de Apoyo Administrativo en Centros de Formación |
| Asunto: | Registro de información plan de contingencia proceso de Migración SOFIA Plus. |
De acuerdo con el Plan Operativo Estratégico de Transición Digital que viene adelantando la entidad para la vigencia 2024, aprobado por la alta Dirección, se hace necesario realizar la migración de los diferentes aplicativos que posee la entidad.
De conformidad con lo anterior y de acuerdo con el cronograma establecido para la migración de los aplicativos, el proceso de migración para el Sistema Académico Administrativo SOFIA Plus se está realizando desde el 01 al 31 de julio de 2024, por lo cual no se contará su acceso.
En consideración a dicha migración se informan los siguientes lineamientos:
Formatos unificados de equivalencia funcional
Para efectos de registro, consolidación y seguimiento de la información durante el proceso de migración se diseñaron los siguientes formularios. Los mismos solo están habilitados para las personas autorizadas por las regionales y centros de formación.
1. Formulario Creación de Ficha
2. Formulario creación de EDT
3. Formulario inscripción de aspirantes
4. Formulario registro novedades
Esta información será utilizada como reporte preliminar de las actividades realizadas y como fuente de información para entidades externas que la requieren, como es el caso de la póliza de accidentes de aprendices, apoyos socioeconómicos, cifras de seguimiento sobre el proceso de sincronización de información, entre otros. Es por esto por lo que debe corresponder a la realidad y ser diligenciada a diario.
Solicitamos a las regionales el monitoreo continuo de su actualización y generación de alertas en caso de detectar cualquier inconveniente en su funcionamiento o registro por parte de los centros de formación.
Preinscripciones a formación complementaria virtual.
Como medida de contingencia, la Dirección de Formación Profesional ha dispuesto un mecanismo temporal donde los usuarios podrán realizar preinscripciones a los programas de formación complementaria virtual. Dicha herramienta cuenta con las siguientes validaciones:
1. El acceso se realiza por medio de https://comunidades.netlab-sena.net/cursos-cortos
2. Validación de usuario en SOFIA Plus: se valida si el usuario se encuentra registrado en SOFIA Plus por medio del tipo de identificación, número de documento y correo electrónico.
3. Pre-registro del usuario: en caso de usuarios que no se encuentren registrados en SOFIA Plus o no cumplan con la validación de datos, se permite el registro de datos de contacto del usuario.
4. Pre-registro de inscripción a cursos cortos virtuales: se almacena la preinscripción de los usuarios registrados en SOFIA Plus a programas de formación complementaria virtual.
5. Una vez el usuario seleccione el curso de su interés y haga clic en Inscribirse se iniciará el proceso de preinscripción.
Casos:
1. Usuarios con documento no registrado en SOFIA Plus. Si el documento que digita el usuario no se encuentra registrado en SOFIA Plus, se le indicará que debe realizar un pre-registro por medio del diligenciamiento de un formulario. El objetivo de registrar estos datos es contactar al usuario una vez se habilite SOFIA Plus, para que pueda realizar su registro en el sistema.
2. Usuarios registrados en Sofia Plus con correo erróneo. Si después de tres intentos, el correo digitado por el usuario sigue siendo incorrecto, se habilitará el formulario de pre-registro.
3. Si intenta pre-inscribirse más de una vez al mismo curso. Se le indicará que solo permite una preinscripción.
4. Usuarios registrados en Sofia Plus con correo correcto. Si el documento y el correo que digita el usuario se encuentra registrado en SOFIA Plus, se permite la pre-inscripción al programa de formación complementaria virtual.
Certificación
Mientras se realiza la migración, no se llevarán a cabo procesos de certificación digital. Anexamos un modelo de constancia que podrá ser expedida manualmente por el subdirector de centro para atender solicitudes urgentes de los aprendices, la cual se entenderá como una respuesta parcial a la petición interpuesta por el aprendiz. Una vez finalice el proceso de migración se deberá expedir la certificación digital solicitada.
Gestión y operación de la adjudicación, novedades y desembolso de las convocatorias de Apoyo de Sostenimiento Regular y FIC.
Durante el proceso de migración, las acciones correspondientes a estos programas deberán llevarse a cabo de forma manual. Es necesario disponer de los documentos, formularios y registros que sustenten la gestión realizada en cada una de las actividades, con el fin de evidenciar su adecuado cumplimiento.
A continuación, se detalla cómo se gestionará, documentará y conservará el registro de la información relacionada con la operación de las acciones de desembolso, adjudicación y gestión de novedades de los procesos de Apoyo de Sostenimiento Regular y FIC:
| No. | ACCCIÓN | OPERACIÓN | |
| APOYO REGULAR | APOYO FIC | ||
| 1 | Gestión de desembolso del mes de junio y julio de 2024 | 1. Desde la Dirección de Formación Profesional se establece el siguiente enlace https://sena4-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/vvalenzuela_sena_edu_co/EvBke38E6ytNt6q1FNC7rKYBKGBzCSPGWl--fJwcEkXYYQ?e=Uh3VXS de consulta del reporte de aprendices validados para desembolso con corte al 30 de junio de 2024. 2. Con el reporte de desembolso y adjudicación de junio, le corresponde al Centro de Formación gestionar la revisión del cumplimiento de requisitos y obligaciones para confirmar el respectivo desembolso de junio de 2024. Además, el Centro de Formación debe generar de manera manual la resolución de solicitud y autorización de desembolso de aprendices. 3. Diligencia oportunamente la información sobre el desembolso de los aprendices adjudicados en el formato de trazabilidad publicado en compromiso Una vez se habilite el aplicativo y/o herramienta dispuesta por la Dirección de Formación Profesional, se debe registrar la información referente a la fecha de desembolso efectivo de cada aprendiz. 4. Se deben gestionar los desembolsos en los tiempos establecidos mediante la guía de apoyos socioeconómicos - GFPI-G-007 y conforme a lo definido en el cronograma de la convocatoria l-2024 formalizada a través de la circular No. 3-2024-000024 y/o la que la modifique. 5. Los Centros de Formación deberán validar el cumplimiento de requisitos y novedades de los aprendices adjudicados a corte 31 de julio de 2024, con el fin de generar los desembolsos correspondientes a determinado mes. | 1- Desde la Dirección de Formación Profesional se establece el siguiente enlace https://sena4-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/vvalenzuela_sena_edu_co/EvBke38E6ytNt6q1FNC7rKYBKGBzCSPGWl-- fJwcEkXYYQ?e=Uh3VXS de consulta del reporte de aprendices validados para desembolso con corte al 30 de junio 2024. 2- Con el reporte de desembolso y adjudicación de junio, le corresponde al Centro de Formación gestionar la revisión del cumplimiento de requisitos y obligaciones para confirmar el respectivo desembolso de junio de 2024. Además, el Centro de Formación debe generar de manera manual la resolución de solicitud y autorización de desembolso de aprendices. 3- Diligencia oportunamente la información sobre el desembolso de los aprendices adjudicados en el formato de trazabilidad publicado en compromiso. Una vez se habilite el aplicativo y/o herramienta dispuesta por la Dirección de Formación Profesional, se debe registrar la información referente a la fecha de desembolso efectivo de cada aprendiz. 4. Se deben gestionar los desembolsos en los tiempos establecidos mediante la guía de apoyos socioeconómicos - GFPI-G-007. 5. Los Centros de Formación deberán validar el cumplimiento de requisitos y novedades de los aprendices adjudicados a corte 31 de julio de 2024, con el fin de generar los desembolsos correspondientes a determinado mes. |
| 2 | Gestión de adjudicación y reemplazos | 1. Se recomienda realizar el proceso de validación con el reporte actualizado de Calificación y Priorización de la Convocatoria l-2024, mediante el cual se podrá identificar a ese corte el estado de cada aprendiz inscrito, lo que permitiría identificar la cantidad de aprendices adjudicados y activos en el apoyo, el número de aprendices cancelados, los cupos disponibles para reemplazos y la lista vigente de aprendices validados, quienes finalmente podrán ser adjudicados por reemplazo, adicionalmente se deberá validar con las novedades reportadas por la Coordinación y conforme a los reportado por el aprendiz. 2. De acuerdo con los cupos disponibles y teniendo en cuenta la lista de elegibles en el Reporte de Calificación y Priorización, se deben adjudicar los aprendices con el mayor puntaje y continuar en orden descendente, hasta alcanzar la cantidad de cupos pendientes por asignar. Se debe gestionar procesos de desempate cuando se requiera según las novedades presentadas. 3. La formalización de la adjudicación debe realizarse a través de un modelo de resolución manual que contenga la información requerida en las resoluciones de adjudicación por reemplazo utilizadas en meses anteriores. 4. Solo se puede adjudicar el mismo número de cupos asignados al Centro, no podrá adjudicarse por ningún motivo cupos adicionales y en el caso en que no exista lista de elegibles suficiente se deben adjudicar únicamente a los aprendices disponibles conservando los cupos asignados mediante circular No. 3-2024-000024 de 2024. 5. El Centro de Formación debe diligenciar y conservar el formato de Trazabilidad de Apoyos Socioeconómicos Regular, con la información de los aprendices que se adjudiquen durante el periodo en que no se encuentre disponible el aplicativo. 6- Se emitirán nuevas orientaciones cuando se habilite el aplicativo Sofia Plus para la sistematización de los aprendices adjudicados durante el tiempo en que se presentó la migración. 7- Se debe ejercer la acción de adjudicación por reemplazo en los tiempos establecidos mediante la guía de apoyos socioeconómicos y conforme a lo definido en el cronograma de la convocatoria 1-2024 formalizado a través de la circular 3-2024000024. 8- Los Centros de Formación deberán reportar la información de adjudicación, desembolsos en el siguiente Formulario. https://forms.office.com/r/4RMK3RsAjW | 1. El Centro de Formación deberá validar el cumplimiento de requisitos mediante el reporte de posibles beneficiarios y el reporte de aprendices matriculados en cada programa marcado como cursos FIC. Esto se hará teniendo en cuenta los recursos disponibles para la adjudicación de la ficha o la generación de la convocatoria. En estos reportes, se podrán visualizar todas las fichas y los aprendices que serán posibles beneficiarios del Apoyo de Sostenimiento FIC, según la validación del Centro de Formación. 2. Una vez el Centro de Formación realice la validación y/o convocatoria de los aprendices que serán adjudicados con el Apoyo de Sostenimiento FIC en el mes de julio, deberá generar la resolución de manera manual, teniendo en cuenta el modelo de adjudicación. Posteriormente, deberá realizar la asignación y digitalización de la resolución una vez se encuentre disponible el aplicativo. 3. El Centro de Formación debe diligenciar y conservar el formato de Trazabilidad de Apoyos Socioeconómicos FIC, con la información de los aprendices que se adjudiquen durante el periodo en que no se encuentre disponible el aplicativo. 4. Se emitirán nuevas orientaciones cuando se habilite el aplicativo Sofia Plus para la sistematización de los aprendices adjudicados durante el tiempo en que se presentó la migración. 5. Los Centros de Formación deberán reportar la información de adjudicación, desembolsos en el siguiente Formulario. https://forms.office.com/r/4RMK3RsAjW |
| 3 | Generación y registro de novedades | 1- Considerando las causales de cancelación y suspensión definidas en la normatividad vigente (Resolución No. 169 de 2022), los Centros de Formación deben realizar un seguimiento continuo al estado de cada uno de los aprendices, con el fin de determinar si alguno incurre en alguna de estas causales. El Centro de Formación deberá disponer de las herramientas, bases de datos, aplicativos y demás fuentes de información existentes para el reporte de estas. 2- Una vez identificada la novedad, es necesario gestionar el respectivo acto administrativo de manera manual, el cual deberá comunicarse a los aprendices involucrados. Igualmente, deberá registrarse en el formato trazabilidad de apoyo regular para documentar el histórico de la gestión de apoyo de sostenimiento. 3- Cuando se habilite el aplicativo Sofia Plus, se deberán registrar las novedades en el aplicativo, conforme a lo definido en la guía de apoyos socioeconómicos y siguiendo los pasos establecidos en el manual de usuario de apoyo regular (GFPI-M-002). Una vez finalice la migración se brindarán las instrucciones respectivas. 4- Se deberá gestionar con la Coordinación Académica las novedades presentadas sobre el estado del aprendiz en formación beneficiario del apoyo de sostenimiento. 5- Los Centros de Formación deberán reportar la información de seguimiento y novedades en el siguiente Formulario. https://forms.office.com/rQ8dUKw | 1-Considerando las causales de cancelación y suspensión definidas en la normatividad vigente (Resolución No. 2591 de 2023), los Centros de Formación deben realizar un seguimiento continuo al estado de cada uno de sus aprendices, con el fin de determinar si alguno incurre en alguna de estas causales. El Centro de Formación debe disponer de las herramientas, bases de datos, aplicativos y demás fuentes de información existentes para el reporte de estas. 2- Una vez identificada la novedad, es necesario gestionar el respectivo acto administrativo de manera manual, el cual deberá comunicarse a los aprendices involucrados. Igualmente, deberá registrarse en el formato de trazabilidad de apoyo FIC para documentar el histórico de la gestión de apoyo de sostenimiento. 3- Cuando se habilite el aplicativo Sofia Plus, se deberán registrar las novedades en el aplicativo, conforme a lo definido en la guía de apoyos socioeconómicos. Una vez finalice la migración se brindarán las instrucciones respectivas. 4- Se deberá gestionar con la Coordinación Académica las novedades presentadas sobre el estado del aprendiz en formación beneficiario del apoyo de sostenimiento. 5- Los Centros de Formación deberán reportar la información de seguimiento y novedades en el siguiente Formulario. https://forms.office.com/r/9FgPQ8dUKw |
| 4 | Marcación de la Ficha como convenio FIC | N/A | 1- Al no permitirse la marcación de fichas como FIC, el Centro de Formación deberá realizar la validación en el catálogo de programas FIC vigente (Circular No. 3-2024136) previa creación de los programas FIC y según planeación indicativa. |
Gestión y reporte de actividades de Bienestar al Aprendiz - Centro de Formación
Los centros de formación deben realizar el reporte oportuno de las actividades desarrolladas durante el mes de julio en el formulario correspondiente, basado en el formato generado por el aplicativo. Por lo cual, adicional al registro físico que el Centro realiza se sugiere registros digitales de las actividades desarrolladas.
Enlace de reporte de información: https://forms.office.eom/r/2GtQRT2Gm8
Es importante precisar, que las acciones a emplear en cada programa de apoyo de sostenimiento deben desarrollarse en los tiempos definidos en la normatividad vigente y conforme a lo dispuesto en la guía de apoyos socioeconómicos, así como también, lo dispuesto mediante circulares y comunicaciones oficiales.
Por lo anterior, no se deben realizar acciones fuera de las fechas indicadas por la suspensión temporal del aplicativo, teniendo en cuenta que a través de esta comunicación se dan las orientaciones necesarias para que la gestión y operación de los programas de apoyos de sostenimiento se realicen de manera manual hasta que se habilite de nuevo el sistema o hasta la publicación de nuevos lineamientos y orientaciones.
Agradecemos la socialización y divulgación de estas disposiciones con los funcionarios y contratistas que estén relacionados con los procesos, garantizando su cumplimiento.
Cordialmente,
CLAUDIA PATRICIA FORERO LONDOÑO
Directora de Formación Profesional
Dirección General
