Circular 164 de 2026 SENA

CIRCULAR 164 DE 2026

(julio 29)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

1-4040

Bogotá D.C

Con el propósito de continuar garantizando la integridad, confiabilidad, oportunidad y trazabilidad de la información financiera de la Entidad durante la vigencia 2026, y en complemento de las disposiciones establecidas en la Circular 3-2026-000059, se efectúan las siguientes precisiones y modificaciones a los lineamientos originalmente emitidos.

Estos ajustes obedecen a la necesidad de armonizar los cronogramas de suministro de información con los tiempos de cierre contable, validación, conciliación y consolidación financiera establecidos por la Contaduría General de la Nación y el aplicativo SIIF Nación, fortaleciendo los mecanismos de control, seguimiento y aseguramiento de la información financiera institucional. Asimismo, se considera pertinente complementar algunos lineamientos asociados a reportes incorporados en el cronograma anexo de la Circular 3-2026-000059, los cuales, si bien se encuentran relacionados en dicho anexo, no quedaron desarrollados de manera expresa en el texto principal de la circular.

1. CUENTAS POR PAGAR

Se modifica el numeral 2.11 "Cuentas por Pagar" de la Circular 3-2026-000059, en el sentido de establecer que el Formato GRF-F-071 Seguimiento y Control de los Saldos de la Cuenta 2401 -Adquisición de Bienes y Servicios deberá diligenciarse y remitirse con periodicidad anual al correo jtrianar@sena.edu.co, una vez se haya efectuado el cierre contable definitivo por parte de la Contaduría General de la Nación y del aplicativo SIIF Nación, de conformidad con las instrucciones que se impartan mediante la Circular de Cierre Contable de la vigencia 2026.

Las Regionales y Centros de Formación Profesional deberán garantizar que la información reportada corresponda plenamente a los saldos reflejados en SIIF Nación por tercero y que el formato se encuentre diligenciado en su totalidad, de conformidad con las instrucciones establecidas para su presentación. Los formatos que presenten inconsistencias, diferencias o información incompleta serán devueltos para las correcciones correspondientes.

El formato GRF-F-071-Seguimiento y control de saldos de cuentas por pagar 2401_Adquisición de bienes y servicios se relacionan los saldos de las siguientes cuentas auxiliares:

Es preciso indicar que, siempre los saldos relacionados en el formato de seguimiento y control de los saldos de la cuenta 2401 Adquisición de Bienes y Servicios - GRF-F-071, deberá coincidir con los saldos reflejados en el reporte SIIF Nación de forma individual por cada tercero, así mismo aquellos formatos que no se encuentren diligenciados en la totalidad y de acuerdo a las indicaciones relacionadas en el formato en mención, no serán tomados en cuenta y se regresarán a las respectivas Regionales y Centros de Formación Profesional para sus respectivas correcciones.

Las Regionales y Centros de Formación Profesional, deberán realizar los respectivos registros de legalización y de depuración de los saldos reflejados de la cuenta auxiliar 240101001_Bienes y Servicios, originados por los comprobantes manuales correspondientes a los registros de las notas de entradas de almacén, realizando los respectivos registros contables, así mismo, deberán tener el seguimiento y control de los saldos reflejados en las cuentas auxiliares 240101001 Bienes y Servicios, y 240102001 Proyectos de Inversión, originados por obligaciones transaccionales que se encuentren en estado "Generada" y tienen un periodo mayor a 30 días sin pago, también todo lo correspondiente a os saldos generados por comprobantes manuales que tengan más de 10 días calendario de elaborados correspondientes al reconocimiento de la cuenta por pagar por falta de PAC originados al cierre de cada vigencia y otros conceptos diferentes a las notas de entrada de almacén.

Los comprobantes manuales que elabore las Regionales y Centros de Formación Profesional correspondiente a legalización de notas de entrada de almacén deberá solicitarse su aprobación en SIIF a los correos electrónicos smontesc@sena.edu.co. Todos los comprobantes manuales que afecten registros de las cuentas del pasivo por conceptos distintos a notas de entrada de almacén deberán solicitarse la aprobación al correo electrónico jtrianar@sena.edu.co.

Cuando en el proceso de depuración de saldos de las cuentas del Pasivo se deban realizar ajustes que afecten la cuenta 3109 corrección de errores deberán remitir la respectiva solicitud de aprobación del comprobante con los soportes de este, al correo jtrianar@sena.edu.co.

2. INFORME DE DEFENSA JUDICIAL

Se actualizan las fechas máximas de entrega del Informe Mensual de Defensa Judicial y de Conciliaciones Extrajudiciales a Nivel Nacional, considerando que su reconocimiento contable se realiza mes vencido y con el fin de armonizar el suministro de información con el cronograma institucional de cierre y consolidación contable. Las siguientes fechas establecidas en la presente circular sustituyen las contempladas inicialmente en la Circular 3-2026-000059:

3. PRECISIONES SOBRE REPORTES INCLUIDOS EN EL CRONOGRAMA ANEXO

Con el fin de fortalecer el proceso de validación, conciliación y control de la información financiera requerida para la preparación de los estados financieros de la Entidad, se complementan los lineamientos establecidos en la Circular 3-2026-000059 respecto de los siguientes reportes incluidos en el cronograma anexo:

Información Grupo de Presupuesto

El Grupo de Presupuesto de la Dirección General deberá remitir mensualmente al Grupo de Contabilidad el listado consolidado del CEN de compromisos correspondiente a todas las PCI, con el propósito de realizar el seguimiento de los recursos comprometidos y no obligados derivados de convenios suscritos por el SENA y facilitar la validación de los registros efectuados en cuentas de orden. Esta información debe remitirse a los correos: mcvargas@sena.edu.co y ssastoque@sena.edu.co

La información deberá remitirse con periodicidad mensual, a más tardar en las fechas establecidas para cada periodo en el cronograma anexo de la vigencia 2026.

Información de Grupo de Tesorería

El Grupo de Tesorería de la Dirección General deberá suministrar al Grupo de Contabilidad las certificaciones de saldos bancarios, extractos bancarios y planillas de movimientos bancarios requeridos para soportar los procesos de conciliación, validación y seguimiento de la información financiera institucional.

Igualmente, deberá remitir el reporte expedido por el Banco Agrario relacionado con los depósitos judiciales constituidos a favor y en contra de la Entidad, con el fin de facilitar los procesos de conciliación y verificación contable de dichas partidas.

Las certificaciones bancarias, extractos y movimientos bancarios deberán remitirse con periodicidad mensual, mientras que el reporte de depósitos judiciales deberá presentarse al cierre de cada trimestre.

Facturación electrónica - Grupo de Recaudo y Cartera

Los reportes de facturación electrónica deberán remitirse utilizando el formato anexo a la presente circular, el cual constituye el soporte para la conciliación entre los movimientos bancarios asociados al recaudo, los registros efectuados en SIIF Nación y las diferencias identificadas durante el proceso de validación y control de los ingresos facturados por la Entidad. Esta información debe remitirse a los correos: mepachecom@sena.edu.co y ssastoque@sena.edu.co. con periodicidad mensual conforme a las fechas establecidas en el cronograma anexo.

4. ANEXOS

Hacen parte integral del presente alcance:

- Anexo No. 1. Información Facturación Electrónica.

- Cronograma actualizado de entrega de información por parte de las áreas generadoras de información para el proceso contable de la vigencia 2026, en lo correspondiente a las precisiones y modificaciones efectuadas mediante el presente documento.

En consecuencia, para efectos del cumplimiento de las obligaciones asociadas al suministro de información al proceso contable, las dependencias responsables deberán observar de manera integral tanto las disposiciones contenidas en la Circular 3-2026-000059 como el cronograma y anexos que hacen parte de esta, así como las precisiones incorporadas mediante el presente alcance. Las fechas, periodicidades y entregables definidos en el cronograma anexo son de obligatorio cumplimiento y constituyen parte integral de los lineamientos impartidos para la vigencia 2026.

5. VIGENCIA DE LAS DEMÁS DISPOSICIONES

Las demás disposiciones, lineamientos, responsabilidades, procedimientos, formatos, cronogramas, anexos y actividades establecidos en la Circular 3-2026-000059 que no hayan sido modificados expresamente mediante el presente alcance continúan vigentes y son de obligatorio cumplimiento para todas las dependencias de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación Profesional del SENA.

Cordial saludo,

KEYLA KARINA GONZÁLEZ MARTÍNEZ

Directora Administrativa y Financiera (E)