CIRCULAR 165 DE 2020
(septiembre 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
| PARA: | DIRECTORES REGIONALES Y SUBDIRECTORES DE CENTRO |
| ASUNTO: | Planeación oferta e ingreso III convocatoria Modalidad Virtual 2020 |
Para el estudio, presentación y aprobación de la próxima oferta de formación, correspondiente a la Tercera Oferta de Formación Tecnológica Virtual 2020, se tendrán en cuenta los lineamientos y pautas que a continuación se establecen, generando consciencia en la comunidad SENA de la responsabilidad institucional que tenemos frente al país en el marco del actual Plan Nacional de Desarrollo.
1. Plan de oferta de formación
Los Directores Regionales, como garantes de la pertinencia, en coordinación con sus Subdirectores de Centro, son los principales responsables del cumplimiento de las metas Institucionales. Por tanto, tienen la responsabilidad institucional de liderar el estudio, presentación y aprobación de la Programación Indicativa de Formación Tecnológica, orientándola al cumplimiento de esta meta.
Esta labor se realiza teniendo en cuenta las siguientes pautas:
1.1. Para la planeación de la oferta de Formación Tecnológica Virtual se debe tener en cuenta el procedimiento “Planeación y Publicación de la Oferta Educativa” Código GFPI-P-003 Versión 01, que se encuentra en SIGA Compromiso de la entidad.
1.2. Los Centros de Formación, tienen la responsabilidad de formular el Plan de Oferta de Formación 2020. Para ello, construyen una propuesta incorporando la visión del sector externo sectorial y regional.
1.3. Los Centros de Formación analizan la pertinencia de la Oferta a través de los siguientes insumos: planes de desarrollo nacional, departamental y municipales; estudios de diferentes sectores y ramas, en particular los aportados por las mesas sectoriales; análisis ocupacionales, en especial, los productos suministrados por el Observatorio Laboral; autoevaluación de programas de formación; intereses del sector social (empleo digno y cualificación deseada); apuestas estratégicas nacionales y regionales (megaproyectos y proyectos estratégicos que demandarán personal calificado), según las condiciones particulares de la región, el sector y capacidades de los Centros de Formación.
1.4. Es igualmente importante tener en cuenta el comportamiento promedio de las inscripciones del mismo período en los dos últimos años, buscando el cumplimiento de las metas de formación de la vigencia, y los cupos nuevos proyectados por los centros para el tercer trimestre en el Plan de Acción 2020; información que incluye las metas y compromisos de atención a poblaciones vulnerables, programas especiales y convenios de inclusión social. Este análisis debe ser elevado, sustentando y aprobado en Comité Regional. Los programas a ofertar deben corresponder con las versiones en ejecución que se encuentran en Sofia Plus.
1.5. Es importante precisar que de conformidad con Artículo el Art. 1 del Decreto 1330 de 2019, para ofrecer y desarrollar un programa académico de educación superior, en el domicilio de una institución de educación superior, o en otro lugar, se requiere contar previamente con el registro calificado del programa y exclusivamente en los lugares de ofrecimiento con resolución de registro calificado.
De conformidad con lo anterior, los programas virtuales tienen un único registro calificado nacional con una vigencia de 7 años, por lo que los programas relacionados en el punto 2.2 pueden ser ofertados por los centros teniendo en cuenta las consideraciones en la planeación de la oferta.
1.6. Los Centros de Formación, al momento de enviar a la Dirección Regional el acta con la oferta de formación, deben incluir el nombre del programa, código y versión del programa en estado en ejecución en SOFIA Plus (debe coincidir con la programación indicativa), número y fecha de resolución del registro calificado que avala el lugar donde se llevará a cabo la formación, recuerden que esta información la requiere el gestor para aprobar la oferta, en caso de no tener registrados estos datos no se procederá con la aprobación de los programas de nivel tecnólogo y especialización tecnológica. Por favor tener presente que la fecha de terminación de una ficha debe ser un día antes del tiempo total de formación (ej. Programa de 24 meses: inicio 03/08/2020, fecha correcta fin 02/08/2022)
1.7. La Dirección Regional en coordinación con los Subdirectores de Centro de Formación concertará la planeación de oferta consignada en un acta Regional, teniendo en cuenta que en el acta deberá registrar los cupos máximos permitidos para la Región de acuerdo a la proyección realizada desde el Grupo de Ejecución de la Formación de la Dirección de Formación Profesional en el enlace registrado en el numeral 2.2 ítem i y coincidir con los cupos registrados por cada Centro de Formación en el formulario relacionado en el numeral
2.2 ítem h.
2. Programación de la oferta de formación
Los Directores Regionales, como conocedores y garantes de la pertinencia y las necesidades regionales, deben liderar la planeación de la oferta correspondiente a la formación tecnológica en modalidad virtual III -2020, teniendo en cuenta el marco general mencionado en el anterior numeral y los siguientes lineamientos:
2.1 La oferta formativa se aprobará por parte del Grupo de Gestión Curricular de la Dirección de Formación Profesional, la cual debe estar contenida en la Programación Indicativa registrada por los Centros de Formación en el aplicativo Plan de Acción. Para la oferta de los cupos nuevos, los Centros de Formación deben tener en cuenta que al sumarlos con los que pasan de 2019 a 2020 y con los que iniciaron en 2020 deben cumplir con el 100% de la meta actualmente vigente en el aplicativo Plan de acción (v6) (este porcentaje incluye las Ofertas Empresariales), por cada nivel de formación, de presentarse una mayor oferta de cupos traerá como consecuencia la sobre ejecución del Centro de Formación, principalmente en el rubro de Contratación de Instructores.
2.2 La oferta formativa que se aprobará, tanto en las Direcciones Regionales como por parte de las Redes de Conocimiento, será la concertada previamente entre el Grupo de Ejecución de la Formación de la Dirección de Formación Profesional y los Centros de formación, bajo los siguientes parámetros:
a. Teniendo en cuenta la ejecución de la meta de formación virtual en el nivel de tecnología.
b. Los programas adecuados para el ambiente Virtual, con registro calificado expedido por el Ministerio de Educación, y que pueden ofertarse en esta convocatoria son:
| Nivel de formación | Nombre del Programa | Códigoprograma | Versión |
| Tecnólogo | TECNOLOGÍA EN GESTIÓN LOGÍSTICA | 822202 | 1 |
| Tecnólogo | TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DE MERCADOS | 621113 | 1 |
| Tecnólogo | TECNOLOGÍA PRODUCCIÓN DE MULTIMEDIA | 228101 | 102 |
| Tecnólogo | TECNOLOGÍA EN ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN | 228106 | 102 |
| Tecnólogo | TECNOLOGIA EN NEGOCIACIÓN INTERNACIONAL | 122702 | 100 |
| Tecnólogo | TECNOLOGÍA EN DISTRIBUCIÓN FÍSICA INTERNACIONAL | 121518 | 1 |
c. Las metas asignadas por centro para la presente vigencia en formación virtual tecnológica, y su porcentaje de ejecución a la fecha. Es importante tener en cuenta que la meta para formación tecnológica Virtual es diferente a la meta para la formación laboral y tecnológica presencial y por tanto no es posible intercambiar los cupos para cubrir una meta con otra.
d. Los compromisos empresariales que conlleven la apertura de estas ofertas especiales con programas de formación virtual y que comprometan la ejecución de los cupos disponibles según la meta del centro.
e. Aprendices en estado EN FORMACIÓN que tienen durante la vigencia.
f. Análisis de inscripción de la oferta tecnológica virtual para las vigencias 2018 y 2019.
g. La capacidad de los centros para atender a los aprendices matriculados bajo la modalidad Virtual (disposición de instructores, bienestar, seguimiento a etapa productiva).
Los centros registrarán la propuesta de fichas a solicitar para la oferta, en el siguiente formulario, el cual es administrado por el Grupo de Ejecución de la Formación: https://ejecuciondelaformacion.sena.edu.co/enlace/solicitudoferta-III-2020
h. La cantidad de cupos por programa concertados entre el Grupo de Ejecución de la Formación y los Centros para esta oferta podrá ser consultado en el siguiente enlace (copiar y pegar en el navegador) y obedecerá al listado oficial de cupos que atenderá cada Centro
https://ejecuciondelaformacion.sena.edu.co/enlace/cuposoferta-III-2020
2.3 Se continúa utilizando SOFIA Plus como herramienta para el registro de la oferta y será el soporte para el análisis de la pertinencia, cobertura y calidad de la oferta educativa. Es así como el Centro de Gestión de Mercados, Logística y TIC - Regional Distrito Capital creará las fichas nacionales para los programas concertados entre el grupo de Ejecución de la Formación de la Dirección de Formación y cada uno de los Centros participantes, y enviará las sugerencias a los gestores de red correspondientes.
2.4 Teniendo en cuenta el paso anterior, el grupo de Gestión Curricular de la Dirección General se encargará de tramitar con los gestores de red la aprobación o no de las sugerencias de programas registrados por el centro de Gestión de Mercados, Logística y TIC - Regional Distrito Capital, previa verificación en SOFIA Plus de las condiciones de calidad, incluyendo la respectiva justificación. http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php/novedades/boletin- informativo/623-boletin-no-63-julio-14-tema-varios Funcionalidad: Consultar programas sugeridos por la red.
2.5 El centro de Gestión de Mercados, Logística y TIC - Regional Distrito Capital una vez cuente con el aval de los Gestores de Red para cada solicitud, procederá a personalizar la oferta para su respectiva publicación.
2.6 El grupo de Administración Educativa de la Dirección General realizará la publicación de la oferta educativa.
2.7 En las fichas nacionales los aspirantes realizarán su inscripción en las fechas establecidas en el cronograma anexo a esta circular.
3. Pautas de ingreso
Para garantizar que se realice un óptimo proceso de ingreso a los programas de formación profesional a publicarse en la tercera convocatoria Virtual 2020, deben tenerse en cuenta los lineamientos registrados en la GUÍA DE INGRESO GFPI-G-025 que se encuentra publicada en el aplicativo CompromISO y los siguientes lineamientos:
3.1 Respuesta institucional con programas de formación tecnológica en oferta abierta virtual
- Los gestores de red deben aprobar en SOFIA Plus las respectivas sugerencias presentadas por el Centro de Gestión de Mercados, Logística y TIC para la programación de la respuesta institucional de Formación tecnológica a más tardar el 14 de septiembre de 2020. Estas sugerencias deben quedar con fecha de inicio 03 de noviembre.
- En esta convocatoria la modalidad a ofertar es 100% Virtual.
4. Inscripción
Las inscripciones se realizarán del 18 de septiembre al 2 de octubre a través del aplicativo SOFIA PLUS http://oferta.senasofiaplus.edu.co/sofia-oferta/ y acceso directo desde el portal del SENA www.sena.edu.co Se deberá tener en cuenta lo descrito en la GUÍA DE INGRESO GFPI-G-025 y los siguientes lineamientos:
Para los aspirantes extranjeros:
- El SENA les exige que sean residenciados en Colombia y deben tener la respectiva cédula de extranjería de residente expedida por autoridad colombiana competente. Los ciudadanos venezolanos, deben presentar el Permiso Especial de Permanencia o la Cédula de Extranjería de residente. Es de aclarar que todos los documentos de identificación y permanencia legal en el territorio colombiano deben estar vigentes al momento de la matrícula y la certificación.
El centro definirá estrategias de comunicación para la promoción y divulgación de la oferta virtual, garantizando el conocimiento de los programas ofertados en los diferentes municipios, y contemplando el procedimiento de registro, inscripción y selección que se realiza en SOFIA.
Entre el 3 y 4 de octubre quedarán activas las fichas nacionales que no cumplieron con tres veces el cupo programado, permitiendo que se realicen más inscripciones. El Centro de Formación consultará el reporte de inscripción y definirá las estrategias de promoción para los días adicionales de inscripciones.
Las fichas que durante todo el proceso de inscripción no cumplan mínimo con el 20% del cupo, el sistema las cancelará, enviando un mensaje a los aspirantes informándoles que por no cumplir con el cupo se cancela el proceso.
Durante el proceso de inscripción el sistema realizará la validación de las inhabilidades informándole al aspirante inmediatamente cuando éstas le apliquen.
El Sistema durante el proceso de inscripción en algunos programas, le permitirá al aspirante aplicar a segunda opción.
Los aspirantes para inscribirse a programas del nivel tecnólogo, deben incluir en el formulario el registro del Examen de Estado (SNP) sin ninguna excepción.
5. Selección
El proceso de Selección se compone de la FASE I: Prueba de competencias por la Web (On- line)
5.1. Aplicación de Pruebas Fase I: Prueba Web: valora los intereses, motivaciones, competencias generales laboral y ciudadanas, tiene doble carácter pues es una prueba eliminatoria y clasificatoria, se pondera de 0 a100%. Con esta prueba se busca identificar aquellos aspirantes que a través de sus respuestas demuestran: mayor interés por el programa elegido, la actitud esperada en diferentes ambientes cotidianos y la habilidad cognitiva para usar la información con un fin determinado como toma de decisiones, creatividad y solución de problemas, así mismo busca identificar las competencias que a futuro le facilitarán el desempeño exitoso en su vida laboral.
5.2. La prueba de competencias por la Web Online se desarrolla desde cualquier punto de conexión a Internet. Los aspirantes serán citados de acuerdo con el último número de identificación, así:
| Documentos que terminan en 0, 1,2, 3, 4 | 5 de octubre a partir de 00:01 horas hasta las 23:59 horas |
| Documentos que terminan en 5, 6, 7, 8, 9 | 6 de octubre a partir de 00:01 horas hasta las 23:59 horas |
| Reprogramaciones pruebas 0, 1,2, 3, 4 | 7 de octubre a partir de 00:01 horas hasta las 17:00 horas |
| Reprogramaciones pruebas 5, 6, 7, 8, 9 | 8 de octubre a partir de 00:01 horas hasta las 17:00 horas |
5.3. Se puede consultar la fecha de la citación en el cronograma que se publica en el portal de SOFIA Plus http://portal.senasofiaplus.edu.co/
5.4. Para la atención y respuesta a quejas y reclamos relacionados con la aplicación de pruebas se dispone el día 09 de octubre hasta las 17:00 horas como única fecha.
6. Creación Fichas de Centro
Una vez los aspirantes queden en estado SELECCIONADO, el Grupo de Administración Educativa tramitará con SOFIA Plus la creación y personalización de las fichas de Centro, realizando la distribución de los seleccionados y comunicando a los Centros de Formación los números de fichas asignados, cantidad de seleccionados y cantidad de suplentes. Dichas fichas estarán disponibles a partir del 16 de octubre de 2020 y cada una contará con el 50% del cupo como suplentes o un porcentaje inferior dependiendo de la cantidad de aspirantes que presentaron Prueba Fase I.
Una vez creadas y distribuidas las fichas a los Centros, la profesional Ana Acosta - asesora del Grupo de Administración Educativa de la Dirección de Formación, se encargará de contactar al Coordinador de Formación y/o al Encargado de Ingreso de cada Centro, informándole sobre la disponibilidad de las fichas para efectuar el proceso de matrícula y demás gestiones pertinentes.
El responsable de ingreso en el Centro de formación podrá convocar a matrícula en el estricto orden de puntaje presentado en el sistema, ya que éste corresponde con el orden del puntaje obtenido en el proceso.
7. Matrícula
Las matrículas se realizarán del 19 al 31 de octubre
Deben tenerse en cuenta los lineamientos registrados en la GUÍA DE INGRESO GFPI-G-025.
8. Alistamiento de la formación
El acceso de aprendices e instructores a las fichas virtuales estará disponible en el LMS el 3 de noviembre, según cronograma anexo. Previo al acceso, el equipo de instructores realizará el alistamiento de la formación. Para ello, el Grupo de Ejecución de la Formación compartió previamente con los centros los demos de la inducción virtual y de los programas, para que el equipo de instructores pueda conocer su estructura en el LMS, junto con las actividades, materiales y demás recursos educativos digitales que sustentarán la ruta de aprendizaje. Estaremos atentos para resolver inquietudes con relación a los presentes lineamientos:
| Dependencia | Nombre de contacto | IP* |
| Grupo de Ejecución de la Formación | Erika Pérez | 12234 |
| Ingreso - Grupo de Administración Educativa | Alexandra Venegas | 12145 |
| Ingreso- Grupo de Administración Educativa | Ana Acosta | 12093 |
| Selección - Grupo de Administración Educativa | Carlos Mario Ayala | 12076 |
*Las llamadas a extensiones IP institucionales también se pueden hacer por medio de Microsoft Teams
Cordial Saludo,
Farid de Jesús Figueroa Torres
Director de Formación Profesional
Dirección General
<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0165_2020.pdf>
CRONOGRAMA
CRONOGRAFIA DE INGRESO CONVOCATORIA VIRTUAL III - 2020
| Tipo evento | PROCEDIMIENTO | III VIRTUAL | RESPONSABLE |
| Alistamiento | 1.1 Planeación del ingreso | ||
| 1.1.1 Planeación oferta de formación(diligenciamiento de programas de formación y cupos en el formulario) | 7 al 9 de septiembre | Directores Regionales, Subdirector de Centro, Coordinadores de Formación, Coordinadores de Administración Educativa. Coordinadores Académicos y las áreas de apoyo a la Formación Profesional (planeación. Grupos mixtos, comunicaciones, etc.) | |
| 1.1.2 Gestionar el Calendario para la Convocatoria | 11 de septiembre | Grupo Administración Educativa DFP | |
| 1.1.3 Definición de la oferta educativa (aprobación programas de formación - gestores) | 14 y 15 de septiembre | Gestores de Red | |
| 1.1.4 Creación de fichas de caracterización en SOFIA PLUS para cada programa que ofertará el centro | 16 de septiembre | Grupo de administración educativa DFP | |
| 1.1.5 Revisión y verificación de la caracterización de la oferta educativa | 17 de septiembre | Grupo de administración educativa DFP | |
| 1.1.6 Publicación de la oferta educativa y la programación de charlas informativas en la Web | 17 de septiembre | Grupo de administración educativa DFP | |
| 1.1.6 Publicación de la oferta educativa y la programación de charlas informativas en la Web | 17 de septiembre | Grupo de administración educativa DFP | |
| Inscripciones | 1.2 Inscripción de Aspirantes | 18 de septiembre al 2 de octubre | Grupo Administración Educativa DirecciónGeneral. Equipo Técnico SOFIA Plus |
| 1.2.1 Apertura inscripciones 00:01 horasVía Web página del Sena y SOFIA PlusCali Center en Bogotá: 5925555. Resto del país 018000-910-270 | 18 de septiembre | Grupo Administración Educativa DirecciónGeneral, Equipo Técnico SOFIA Plus | |
| 1.2.2 Cierre inscripciones 23:59 horas | 2 de octubre | Grupo Administración Educativa DirecciónGeneral. Equipo Técnico SOFIA Plus | |
| 1.2.3 Inscripciones Programas de Baja Demanda | 3 y 4 de octubre | Centros de formación: Subdirector, Coordinadores de formación, administración educativa y académicos y áreas de apoyo. | |
| Selección fase I | 1.3 Selección de aspirantes | ||
| 1.3.1 Aplicación de pruebas de competencias de ingreso al programa de formación, vía Web, según el último número de identificación ( Fase I), así: | Del 5 al 9 de octubre | Grupo Administración Educativa DirecciónGeneral, Equipo Técnico SOFIA Plus | |
| 1.3.1.1 Aplicación de pruebas de selección en la web para documentos que terminan en 0, 1, 2, 3, 4 | 5 de octubre a partir de 00:01 horas hasta las 23:59 horas | Grupo Administración Educativa DirecciónGeneral, Equipo Técnico SOFIA Plus | |
| 1.3.1.2 Aplicación de pruebas de selección en la web para documentos que terminan en 5, 6, 7, 8, 9 | 6 de octubre a partir de 00:01 horas hasta las 23:59 horas | Grupo Administración Educativa DirecciónGeneral. Equipo Técnico SOFIA Plus | |
| 1.3.1.3 Reprogramación de pruebas de selección en la web para documentos de identificación terminados en 0,1,2,3,4 | 7 de octubre a partir de 00:01 horas hasta las 17:00 horas | Grupo Administración Educativa DirecciónGeneral. Equipo Técnico SOFIA Plus | |
| 1.3.1.4 Reprogramación de pruebas deselección en la web para documentos de identificación terminados en 5,6,7,8,9 | 8 de octubre a partir de 00:01 horas hasta las 17:00 horas | Grupo Administración Educativa DirecciónGeneral. Equipo Técnico SOFIA Plus | |
| 1.3.2 Publicación automática de los puntajes obtenidos por los aspirantes y activación de los preseleccionados | 10 de octubre | Grupo Administración Educativa DirecciónGeneral, Equipo Técnico SOFIA Plus | |
| 1.3.3 Publicación en la Web de los seleccionados | 17 de octubre | Grupo Administración Educativa DirecciónGeneral. Equipo Técnico SOFIA Plus | |
| Matricula | 1.4 Matricula | ||
| 1.4.1 Citación a los aspirantes seleccionados | Desde 19 al 31 de octubre | Centro de Formación: Grupos de Administración Educativa - Responsable de Ingreso | |
| 1,4.2 Verificación de la autenticidad de los documentos presentados por el aspirante | |||
| 1.4.3 Firma del compromiso del aprendiz SENA | |||
| 1.4.4 Asentar matricula | |||
| 1.4.5 Envío demos de inducción y programas de formación para alistamiento proceso de inducción | Del 28 al 30 de octubre | Grupo ejecución de la formación - Dirección de Formación Profesional | |
| 1.4.6 Fichas en ejecución SOFIA Plus proceso sincronización con el LMS | 2 de noviembre | SOFIA Plus - Territorium | |
| Ejecución | 1.4 Inicio de la formación de los aprendices matriculados | 3 de noviembre | Centro de Formación |
| Plan de Mejoramiento | 1.5 Evaluar y elaborar informes con propuestas de mejoramiento | 9 de noviembre | Coordinación Regional |
