CIRCULAR 165 DE 2022
(septiembre 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá
| PARA: | DIRECTORES REGIONALES A NIVEL NACIONAL |
| ASUNTO: | Cumplimiento de obligaciones frente a la Política de Gestión Documental y Administración de Archivos. |
De conformidad con lo consagrado en los artículos 11 y 12 de la Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, el Estado está en la obligación de crear, organizar, preservar y controlar sus archivos, teniendo en cuenta los principios que en la materia aplican y la normatividad archivística, así como la responsabilidad que le atañe frente a la gestión de documentos y la administración de sus archivos. Esta obligación se desarrolla en el Acuerdo 38 de 2002 expedido por el Archivo General de la Nación, que en su artículo 1 establece: “RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones”. Así las cosas, tanto el SENA como sus servidores públicos, están en la obligación legal de la conformación de sus archivos; por consiguiente, es responsable de velar por que se cumplan estas disposiciones en todas y cada una de las dependencias a nivel nacional.
Igualmente, de acuerdo con lo establecido en el artículo 24 del Decreto 249 de 2004, “Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.”, las Direcciones Regionales tienen entre sus funciones las de: "...1. Asegurar que las políticas, objetivos, estrategias, planes, programas, normas y procedimientos adoptados por la entidad se cumplan, para garantizar el cumplimiento de la misión del SENA.... 19. Implementar y mantener los procesos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad y velar por la mejora continua de los mismos en la Dirección Regional y en los Centros de Formación Profesional de su jurisdicción.”.
De conformidad con lo establecido en la normatividad anteriormente señalada, es responsabilidad de los Directores Regionales velar para que las funciones propias de la gestión documental, como parte de la red de procesos de la Entidad, se cumplan a cabalidad, por ello deben procurar que en cada uno de los procedimientos que forman parte del proceso mencionado se lleven a cabo las actividades previstas, dando cumplimiento a las orientaciones y directrices de la Dirección General, disponiendo los recursos físicos, humanos y presupuestales que se requieran para el mejoramiento continuo del proceso de gestión documental y administración de Archivos, en cumplimiento de las obligaciones mencionadas anteriormente.
Por esta razón, los hallazgos asignados por el Archivo General de la Nación (AGN) como ente rector en materia de gestión documental y Administración de Archivos a nivel nacional están en cabeza tanto de los Directores Regionales como de los Subdirectores de Centro de Formación Profesional.
Como consecuencia de lo anterior, el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA elaboró y concertó con el AGN un Plan de Mejoramiento Archivístico, el cual es de conocimiento de todas las dependencias, y teniendo en cuenta que los Directores Regionales son la máxima autoridad administrativa, de acuerdo con sus competencias, son ustedes los responsables de asegurar que se cumpla estrictamente el Plan de Mejoramiento Archivístico, de tal forma que las evidencias de las diferentes actividades realizadas por las Regionales hagan parte del informe que la Oficina de Control Interno debe rendir al Archivo General de la Nación. Igualmente son responsables de dar respuesta a los requerimientos que en materia archivística y en ejercicio de las facultades de inspección y vigilancia y como ente rector, les formule el Archivo General de la Nación.
Igualmente se insta a que el Plan de Acción 2023 en cada Regional prevea, para la gestión documental, la asignación de personal suficiente y calificado, así como los recursos físicos y materiales que se requieran para cumplir estrictamente con las obligaciones descritas anteriormente.
Finalmente se recuerda a las Regionales que deben continuar remitiendo los informes y las evidencias sobre el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el Plan de Mejoramiento Archivístico y demás actividades de gestión documental, tal como se ha venido haciendo hasta el momento
Cordialmente,
VERÓNICA PONCE VALLEJO
Secretaria General
